W jaki sposób obsługiwać wielu klientów biura rachunkowego jednocześnie? Klucz to praca z bazami danych kilku lub kilkudziesięciu klientów naraz. Jak w biurze rachunkowym zarządzać wieloma bazami danych jednocześnie z pomocą enova365?
Spis treści:
- Czym jest baza danych w kontekście biura rachunkowego?
- Praca z bazami danych wielu klientów naraz – dlaczego dobry program dla biura rachunkowego powinien mieć taką funkcję?
- W czym praca na wielu bazach enova365 pomaga administratorom baz danych, księgowym i menedżerom?
- System zarządzania bazą danych – must have dla każdego biura rachunkowego
Czym jest baza danych w kontekście biura rachunkowego?
Zacznijmy od tego, czym jest baza danych w kontekście oprogramowania dla biura rachunkowego. Jako bazę danych w kontekście biur rachunkowych rozumiemy przestrzeń w systemie informatycznym, na której pracuje biuro rachunkowe i która jest dedykowana danemu klientowi biura. Znajdują się w niej wszystkie informacje na temat obsługiwanej przez biuro rachunkowe firmy, które są potrzebne księgowemu do rozliczeń podatkowych.
Odpowiednie oprogramowanie dla biura rachunkowego zapewnia, że poszczególne, nie połączone ze sobą bazy danych klientów otrzymują łącznik zapewniający możliwość zarządzania tymi bazami oraz wykonywania w jednym miejscu czynności, które są wspólne dla poszczególnych baz danych. Dlaczego to takie ważne?
Praca z bazami danych wielu klientów naraz – dlaczego dobry program dla biura rachunkowego powinien mieć taką funkcję?
Dynamicznie zmieniające się przepisy prawa to powód, dla którego przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na powierzenie obsługi księgowej i podatkowej profesjonalnym biurom rachunkowym. Statystyki pokazują, że już ponad 65% działających w Polsce firm korzysta w różnym zakresie z usług biur rachunkowych.
Aby odpowiedzieć na stale rosnące zapotrzebowanie i oczekiwania ze strony klientów, biuro rachunkowe musi posiadać nowoczesne narzędzia, które zapewnią ich efektywną obsługę. Takie oprogramowanie musi zaspokajać co najmniej trzy najważniejsze potrzeby biur rachunkowych.
- Zapewniać bezpieczeństwo danych. Użytkownicy muszą mieć pewność, że korzystają z wersji systemu zgodnej z bieżącymi przepisami prawnymi, które dynamicznie się zmieniają. Jednocześnie system musi gwarantować bezpieczeństwo danym powierzonym przez klientów, a więc także tworzyć i zabezpieczać kopie zapasowe.
- Umożliwiać płynną pracę. Dobry system dla biur rachunkowych musi, po pierwsze, zapewniać księgowym możliwość płynnego przełączania się między bazami różnych klientów. Po drugie, musi umożliwić płynne przekazywanie danych pomiędzy księgowymi w biurze.
- Oszczędzać czas. Praca księgowego składa się z wielu powtarzalnych czynności, które trzeba wykonać na rzecz klienta regularnie – np. wysłać pliki JPK czy e-deklaracje. Program dla biura rachunkowego musi zapewnić, aby takie czynności były możliwie zautomatyzowane, tak by księgowy mógł je wykonywać dla wielu klientów w jednym czasie.
Wszystkie te potrzeby zaspokaja oprogramowanie dla biur rachunkowych enova365.
„Biuro rachunkowe, poza bieżącą obsługą, musi zapewnić swoim klientom dopasowanie rozliczeń do zmieniających się przepisów, bezpieczeństwo powierzonych danych, a także to, co coraz bardziej rośnie na znaczeniu – zdalną komunikację z zespołem księgowym. Nowoczesne biura, które dają swoim klientom możliwość elektronicznego przesyłania dokumentów (np. faktur) z dowolnego miejsca czy bieżący podgląd zestawień finansowych z aplikacji w telefonie są coraz bardziej oblegane. Równocześnie, pracownicy biur rachunkowych oczekują od swoich pracodawców dostępów do nowoczesnych narzędzi, które automatyzują i usprawniają pracę” – wyjaśnia Agnieszka Opalińska, Zastępca kierownika projektu Księgowość enova365.
„Odpowiedzią na oczekiwania klientów i pracowników biur rachunkowych jest dobrze dopasowane oprogramowanie oraz narzędzia wspierające pracę. enova365 umożliwia biurom rachunkowym udostępnienie dedykowanych rozwiązań swoim klientom, dzięki czemu obie strony poruszają się w obrębie jednego systemu, co sprawia, że współpraca jest szybsza i łatwiejsza. Księgowym natomiast pozwala na daleko idącą automatyzację pracy” – dodaje.
Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego
W czym praca na wielu bazach enova365 pomaga administratorom baz danych, księgowym i menedżerom?
Przeznaczone dla biur rachunkowych rozwiązanie – Praca na wielu bazach to rozszerzenie systemu enova365, umożliwiające stworzenie łącznika pomiędzy bazami danych obsługiwanych klientów. Narzędzie jest udostępniane bezpłatnie wraz z licencją systemu enova365 dla biura rachunkowego.
Jego zadaniem jest usprawnienie pracy biur księgowych. Począwszy od administratora baz klientów, który w łatwy sposób może wykonać czynności, takie jak aktualizacja systemu, zakładanie baz danych dla nowych klientów czy przygotowywanie nowych konfiguracji, aż po osoby wykonujące zadania księgowe. Rozszerzenie umożliwia im, na przykład, stworzenie plików JPK dla wybranych klientów biura w jednym miejscu czy hurtową wysyłkę eDeklaracji.
Funkcje modułu enova365 Praca na wielu bazach możemy podzielić ze względu na obszar pracy.
Praca na wielu bazach – funkcje dla administratorów baz danych
Funkcje oprogramowania dla biur rachunkowych Praca na wielu bazach kluczowe dla administratora baz danych to między innymi:
- łatwe zakładanie kolejnej bazy,
- archiwizacja wielu baz danych,
- zbiorcza aktualizacja do nowych wersji,
- centralne zarządzanie operatorami w wielu bazach danych – zakładanie nowych kont dla operatorów, kopiowanie do innych baz, nadawanie odpowiednich uprawnień w wielu bazach i wiele innych,
- możliwość korzystania z wzorców demonstracyjnych i wykorzystania ich w nowej bazie – użytkownicy programu mogą skorzystać z gotowych danych, udostępnianych przez producenta, takich jak np. plan kont, schematy księgowe, zestawy matryc czy zestawienia księgowe,
- aktualizacja wskaźników w wielu bazach danych,
- zbiorcze zakładanie nowych okresów obrachunkowych, schematów księgowych i planów kont,
- zbiorcze zarządzanie wydrukami dla wielu baz – mechanizmy pozwalają na skopiowanie rejestracji wybranego wydruku do wybranych baz danych i nadanie dostępu dla wszystkich lub dla wybranych operatorów,
- zapis ustawień listy, takich jak kolory czy kolumny dla wielu baz i użytkowników – można w jednej bazie ustawić domyślny wygląd i następnie skopiować go dla wszystkich operatorów w innych bazach,
- możliwość kopiowania wzorcowych danych konfiguracyjnych do nowej bazy danych.
Praca z wieloma bazami danych – funkcje dla księgowych
Najważniejszą korzyścią z pracy na wielu bazach z punktu widzenia księgowych jest możliwość jednoczesnej obsługi wielu klientów. Oprogramowanie Praca na wielu bazach enova365 pozwala księgowym biur rachunkowych między innymi na:
- hurtowe wykonywanie operacji na wielu bazach danych, np. generowanie i wysyłkę JPK oraz e-deklaracji, tworzenie okresów obrachunkowych, generowanie kont i schematów,
- możliwość kopiowania danych księgowych z systemów zewnętrznych (np. planu kont, nierozliczonych rozrachunków, kontrahentów),
- szybkie przejście np. do listy obrotów i sald lub ewidencji dokumentów we wskazanej bazie, co umożliwiają skróty do wybranych obszarów w poszczególnych bazach danych.
Praca z wieloma bazami danych – funkcje dla menedżera biura rachunkowego
Wiesz już, jak oprogramowanie dla biur rachunkowych wspiera pracę zatrudnionych w nich księgowych i administratorów baz danych, ale jak pomaga menedżerom? W skrócie umożliwia im łatwy i szybki wgląd w to, jak realizowane są zadania biura rachunkowego w różnych obszarach. Funkcje, które to umożliwiają to między innymi:
- zbieranie informacji z wielu baz – menedżer może na przykład sprawdzić, czy są naliczone składki ZUS, deklaracje VAT, PIT, CIT, JPK, czy utworzono i wysłano e-Deklaracje; wszystkie te informacje są obliczane na bieżąco przez program dla wskazanego okresu,
- raporty wykonanych prac dla klienta (liczba dokumentów, operacji, dekretów itd.),
- zarządzanie obiegiem dokumentacji dzięki funkcjom Workflow i DMS, kolorowanie listy – znaki ostrzegawcze na liście.
System zarządzania bazą danych – must have dla każdego biura rachunkowego
Mnogość funkcjonalności, jakie posiada oprogramowanie enova365 dla biur rachunkowych, możliwość pełnego dostosowania go do potrzeb biura rachunkowego, a także gwarancje bezpieczeństwa to jedne z wielu cech charakterystycznych dla systemu enova365. Dzięki wdrożeniu takiego oprogramowania, w tym Pracy na wielu bazach, twoje biuro rachunkowe będzie pracować szybciej i bardziej efektywnie.
W myśl zasady, że czas to pieniądz wdrożenie enova365 może umożliwić obsługę większej liczby klientów w tym samym czasie, a biuro księgowe będzie mogło się stale rozwijać.
Jeśli chcesz przekonać się, w jaki sposób enova365 może działać w Twoim biurze rachunkowym, zachęcamy do bezpłatnego przetestowania demo. Dołącz do tysięcy zadowolonych klientów i usprawnij pracę Twojego biura rachunkowego.
