Cyfryzacja wiąże się zarówno z nowymi możliwościami dla firm, jak i z zagrożeniami, przed którymi należy się bronić. Z tego powodu ważne jest wprowadzenie praktyk zapewniających cyberbezpieczeństwo i ochronę danych za pomocą odpowiednich narzędzi.
Spis treści:
- Wyzwania w ochronie danych w biurach rachunkowych
- Podstawowe zasady cyberbezpieczeństwa
- Szkolenie pracowników – bezpieczeństwo najsłabszego ogniwa
- Zabezpieczenia techniczne – jak chronić się przed atakami?
Najważniejsze fakty:
- Tworzenie silnych haseł, regularna aktualizacja oprogramowania i zastosowanie technologii, która zwiększa bezpieczeństwo danych to najważniejsze zasady cyberbezpieczeństwa w biurze rachunkowym.
- Zabezpieczenia techniczne, które warto wdrożyć w biurze księgowym to m.in. programy antywirusowe, firewalle, programy szyfrujące dane. Kolejne działania, jakie trzeba podjąć to backup danych, zarządzanie dostępem do danych i troska o zgodność z przepisami o ochronie danych.
- Warto wybrać taki program dla biura rachunkowego, który zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a następnie dodać do niego inne zabezpieczenia techniczne, stanowiące kolejne warstwy ochronne.
Wyzwania w ochronie danych w biurach rachunkowych
Coraz więcej spraw związanych z działalnością gospodarczą w Polsce prowadzi się za pomocą dokumentacji elektronicznej. Z jednej strony pozwala to na zaoszczędzenie czasu, z drugiej niesie ze sobą ryzyko nieznane jeszcze kilka lat temu. Rozwój zastosowań internetu w wielu dziedzinach życia spowodował bowiem jednoczesny wzrost cyberprzestępczości. Dlatego obecnie konieczna jest właściwa polityka ochrony danych osobowych w firmie.
Najczęstszymi zagrożeniami czyhającymi w sieci są ryzyko wycieku danych oraz cyberataki na infrastrukturę firmową. Pierwsze z nich wiąże się z przejęciem informacji przez osoby nieuprawnione. Mogą to być m.in. dane klientów, dane finansowe, wewnętrzne dokumenty strategiczne czy też informacje o pracownikach lub procedurach. W nieodpowiednich rękach mogą być użyte do zaszkodzenia firmie i osobom z nią związanym.
Drugi rodzaj niebezpieczeństw dotyczy wszelkich ataków mających za zadanie tymczasowo lub permanentnie wyłączyć działanie firmowych zasobów serwerowych. Chodzi tu m.in. o ataki DDoS na serwery, na których znajduje się strona internetowa firmy oraz ataki na wewnętrzne serwery firmy pozwalające wyłączyć lub uszkodzić kluczowe do jej pracy aplikacje i systemy.
Każde z powyższych zagrożeń może negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorstwa. Dlatego tak istotne jest zadbanie o cyberbezpieczeństwo. Co to jest i jak można je wdrożyć?
Podstawowe zasady cyberbezpieczeństwa
Biura rachunkowe gromadzą i przetwarzają ważne z biznesowego punktu widzenia dane – informacje finansowe. Z tego powodu wprowadzenie zasad mających na celu zadbanie o cyberbezpieczeństwo nie powinno być odwlekane w czasie. Ochrona danych powierzonych przez klientów to kluczowa kwestia, na której warto skupić się już na samym początku.
Aby to zrobić, możemy na początek zastosować kilka metod, które nie wymagają większej wiedzy o tym, jak działa cyberbezpieczeństwo. Na czym polega ich skuteczność? Oto kilka przykładów:
- tworzenie silnych haseł, składających się z ciągów liter (z zastosowaniem co najmniej jednej wielkiej litery), cyfr oraz znaków specjalnych. Silne hasło jest praktycznie niemożliwe do złamania za pomocą bardzo często wykorzystywanej metody słownikowej,
- regularna aktualizacja oprogramowania, bez względu na to, czy mówimy o systemie operacyjnym, programach zabezpieczających czy innych narzędziach używanych w biurze rachunkowym. Każda aktualizacja wprowadza poprawki i wypełnia luki w zabezpieczeniach, uniemożliwiając cyberprzestępcom ich wykorzystanie,
- bezpieczne przechowywanie danych, czyli zastosowanie chmur obliczeniowych zabezpieczonych odpowiednim poziomem szyfrowania lub specjalnego oprogramowania szyfrującego dyski twarde, co w razie próby przejęcia danych stanowi dodatkową ochronę przed wyciekiem informacji.
Czytaj także: Chmura obliczeniowa czy własna infrastruktura serwerowa – jaki model korzystania z systemu ERP wybrać w biurze rachunkowym?
Szkolenie pracowników – bezpieczeństwo „najsłabszego ogniwa”
W branży cybersecurity uważa się, że bez względu na jakość zastosowanych systemów bezpieczeństwa, najsłabszym ogniwem każdego z nich jest człowiek. Wiedzą to również przestępcy, dlatego jednym z najpopularniejszych rodzajów ataków jest tzw. phishing. Polega on na przesyłaniu na adresy e-mail i numery telefonów informacji zawierających w sobie specjalnie spreparowany link bądź plik. Kliknięcie w taki odnośnik albo pobranie i otwarcie załącznika mogą spowodować instalację złośliwego oprogramowania, które da dostęp do komputera osobom z zewnątrz.
Metoda phishingu jest trudna do wykrycia przez niedoświadczonych użytkowników, zwłaszcza gdy przybiera formę np. przesłanej faktury, oferty lub informacji związanej z zadaniami danej osoby. Może to być m.in. wiadomość o wstrzymaniu przesyłki lub powiadomienie z serwisów społecznościowych o złamaniu regulaminu i nałożeniu kary na użytkownika.
Metody socjotechniczne wykorzystywane przez przestępców stale ewoluują, dlatego bardzo ważne jest regularne przypominanie wszystkim pracownikom o tym, aby nie klikać w podejrzane wiadomości e-mail i nie ściągać załączonych plików bez ich wcześniejszego prześwietlenia (np. programem antywirusowym).
Zabezpieczenia techniczne – jak chronić się przed atakami?
Cyberbezpieczeństwo firm zapewniać mogą również odpowiednie technologie ochronne. Możemy je podzielić na trzy obszary: oprogramowanie, zarządzanie dostępem oraz odzyskiwanie danych:
- oprogramowanie to wszelkiego rodzaju narzędzia zabezpieczające infrastrukturę firmową, jak np. programy antywirusowe, firewalle, czy też wspomniane wcześniej programy szyfrujące dane znajdujące się na dyskach twardych. Ich instalacja oraz regularnie przeprowadzane aktualizacje pomogą chronić kluczowe dane przed wyciekiem,
- zarządzanie dostępem ma miejsce choćby z poziomu systemów ERP. Każdy dobry program księgowy umożliwia przydzielenie konkretnym użytkownikom dostępu wyłącznie do tych informacji, które są im potrzebne w wykonywanej pracy. Dzięki temu możemy w łatwy sposób chronić bazę danych przed przejęciem przez osoby nieuprawnione,
- odzyskiwanie danych to proces, który wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi i procedur do regularnego tworzenia backupu. W takiej sytuacji każdy atak wyłączający infrastrukturę serwerową i przerywający dostęp do danych staje się jedynie chwilowym utrudnieniem znikającym w momencie przywrócenia bazy informacji z kopii zapasowej w alternatywnej lokalizacji, w której nie doszło do cyberataku.
Podstawowe zadanie z zakresu cyberbezpieczeństwa w każdym biurze rachunkowym to zadbanie o powyższe obszary. Ważne jest również to, aby je regularnie audytować i aby prowadzone działania były zgodne z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami ochrony danych, takimi jak RODO. Tylko w ten sposób zyskamy pewność, że jesteśmy w stanie w najlepszy sposób chronić powierzone dane i zapewnić klientom poczucie bezpieczeństwa.
Dużą pomocą są dziś również same systemy ERP, w które wbudowano funkcje sprawiające, że odpowiednia ochrona danych staje się prostsza. System enova365 oprócz wspomnianej wcześniej opcji udzielania dostępu do konkretnych rodzajów informacji, zapewnia również wysokie standardy przechowywania danych oraz wewnętrzne szyfrowanie uniemożliwiające przechwycenie danych. Oprogramowanie jest dostosowane do wymogów wynikających z RODO, związanych z przechowywaniem zgód, modyfikacji czy anonimizacji danych. Nasz program księgowy dla biur rachunkowych oferuje także szereg innych korzyści.
Dobry system ERP to podstawowe narzędzie w pracy każdego biura rachunkowego. Warto więc wybrać takie rozwiązanie, które zagwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a następnie dodać do niego inne opisane powyżej technologie stanowiące kolejne warstwy ochronne, tj. oprogramowanie zabezpieczające oraz regularne szkolenia pracowników w zakresie unikania phishingu. Tylko wtedy zyskamy pewność, że wewnętrzna polityka ochrony danych osobowych w firmie będzie właściwie realizowana.
