Elastyczny system ERP, indywidualne podejście do klientów i budowanie kompetencji cyfrowych to kluczowe elementy dla powodzenia procesu, jakim jest onboarding klienta w biurze rachunkowym. O tym, jaki model rozpoczęcia współpracy z klientem sprawdza się w firmie outsourcingowej UHY ECA, opowiadają nie tylko przedstawiciele tej firmy, ale także blisko współpracującego z nią partnera wdrożeniowego – Datio.
Spis treści:
- Co to jest onboarding klienta w biurze rachunkowym?
- Dlaczego jakość procesu onboardingu klienta ma znaczenie?
- Jak przebiega onboarding klienta w firmie outsourcingowej? Przykład UHY ECA
Najważniejsze informacje:
- Wdrożenie w biurze rachunkowym elastycznego systemu ERP jest kluczowe dla skutecznej współpracy z większymi, wymagającymi klientami.
- Każdy klient wymaga indywidualnego podejścia i dostosowania systemu ERP do jego specyficznych potrzeb.
- Rozwój kompetencji cyfrowych zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i klienta, jest niezbędny dla efektywnego korzystania z systemu ERP.
- Dokładne określenie wzajemnych obowiązków oraz wdrożenie dobrych praktyk jest kluczowe dla płynnej i długoterminowej współpracy.
Co to jest onboarding klienta w biurze rachunkowym?
Onboarding klienta w biurze rachunkowym to proces, który służy jak najefektywniejszemu przejściu od etapu podpisania umowy do skutecznej pracy na rzecz klienta. W tym czasie biuro rachunkowe powinno poznać dobrze potrzeby klienta, ale także stworzyć solidny fundament dla efektywnej, długoterminowej współpracy.
Na etapie onboardingu klienta biuro rachunkowe powinno więc przede wszystkim dobrze zrozumieć, w jaki sposób pracuje klient i ustalić, jakie działania muszą zostać podjęte w kwestii organizacji pracy i rozwoju wykorzystywanego oprogramowania, żeby firma outsourcingowa dobrze zaspokajała potrzeby klienta. Częścią procesu onboardingu klienta jest także przygotowanie przez biuro rachunkowe zasobów ludzkich i technologicznych, potrzebnych do właściwego wywiązywania się ze współpracy.
Choć do każdego klienta trzeba podchodzić indywidualnie, jednak można wyróżnić stałe etapy, z których składa się onboarding. Ogólnie rzecz biorąc, proces ten można podzielić na następujące etapy:
- Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych i innych usług. To etap, który pozwala na precyzyjne ustalenie zakresu współpracy i określenie, w jaki sposób ma przebiegać, z uwzględnieniem obowiązków obu stron. Czytaj także: Umowa o świadczenie usług księgowych – najważniejsze elementy, które powinna zawierać
- Zbieranie potrzebnych informacji – chodzi tutaj o wszystkie dane, które są niezbędne dla rozpoczęcia pracy przez biuro rachunkowe. Są to na przykład dokumenty, ale także rozeznanie, jak po stronie klienta zorganizowana jest praca.
- Ustalenie, jak będzie wyglądała organizacja pracy i jak będą przebiegały nowe procesy po przejęciu obowiązków przez biuro rachunkowe lub firmę outsourcingową.
- Konfiguracja wykorzystywanego oprogramowania w taki sposób, żeby jak najlepiej odwzorowywało procesy klienta i umożliwiało płynną wymianę informacji.
- Szkolenie klienta z obsługi systemu.
Dlaczego jakość procesu onboardingu klienta ma znaczenie?
- Poznanie potrzeb klienta
Firmy decydują się na outsourcing usług księgowych, między innymi po to, żeby mieć pewność, że księgowość prowadzona jest zgodnie z przepisami i że odbywa się to efektywnie. Chcą pozbyć się odpowiedzialności i stresu, ale także mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im informacji. Dobrze przeprowadzony proces onboardingu pozwala zrozumieć potrzeby klientów i podjąć działania w kierunku ich udanej realizacji.
- Sprecyzowanie wzajemnych obowiązków
Upewnij się, że w momencie podpisywania umowy z klientem, wie on dokładnie, do czego zobowiązuje się Twoja firma i co klient ze swojej strony musi zapewnić, żeby Wasza współpraca była owocna.
Dokładne sprecyzowanie wzajemnych oczekiwań już na początku ułatwi transformację i zapobiegnie nieporozumieniom w przyszłości. Odpowiednim momentem na to jest właśnie onboarding. Wtedy biuro rachunkowe i klient powinni „dograć” wtedy wszystkie istotne kwestie, tak by organizacja pracy była optymalna.
- Wdrożenie dobrych praktyk
Im bardziej skomplikowana jest sytuacja klienta, tym bardziej doceni Twoją pomoc, jeżeli zaproponujesz rozwiązania, dzięki którym zoptymalizuje on procesy. Klienci, nawet większe firmy, często oczekują, że biuro rachunkowe lub firma konsultingowa dostarczy im optymalnego rozwiązania technologicznego i pomoże wykształcić potrzebne kompetencje cyfrowe.
- Prezentacja możliwości i profesjonalizmu firmy
Profesjonalny onboarding klienta stawia biuro rachunkowe w korzystnym świetle. Zwiększa też szanse na realizację celów, które chce zrealizować klient, współpracując z biurem rachunkowym.
Jeżeli klient oceni korzystnie współpracę z Twoim biurem rachunkowym, już od samego jej początku rośnie prawdopodobieństwo, że w przyszłości poszerzysz z nim zakres współpracy o dodatkowe usługi. Być może też klient udzieli Ci dobrych referencji i będzie polecał Twoją ofertę innym.
Z drugiej strony, nieudany onboarding sprawi, że klient może odejść do innej firmy. Może się tak zdarzyć także, gdy klient będzie miał poczucie, że jego zasoby nie są optymalnie wykorzystywane.
Jak przebiega onboarding klienta w firmie outsourcingowej? Przykład UHY ECA
Jak wspomnieliśmy wyżej, w przygotowaniu fundamentu dla długoterminowej współpracy biura rachunkowego lub firmy outsourcingowej z dużym, wymagającym klientem, ważną rolę odgrywa dobrze dobrane do potrzeb oprogramowanie. W procesie onboardingu może uczestniczyć więc nie tylko biuro rachunkowe i jego klient, ale także firma wdrożeniowa.
O tym, jaki model współpracy z klientem sprawdza się w firmie outsourcingowej UHY ECA, jak on przebiega oraz co jest ważne przy przyjmowaniu na pokład wymagających klientów, opowiadają nie tylko przedstawiciele tej firmy, ale także blisko współpracującej z nią firmy wdrożeniowej – Datio.
3 elementy, kluczowe przy onboardingu dużego klienta w firmie outsourcingowej
1. Elastyczny system ERP – podstawą współpracy
Barbara Jędrzejek, Managing Partner z UHY ECA: „Jako UHY ECA Outsourcing obsługujemy klientów średnich i dużych. Są to klienci wymagający ze względu na zakres i rodzaj ich działalności. Obsługujemy ich w zakresie księgowości, kadr i płac oraz sprawozdawczości, często w dwóch układach sprawozdawczych – układzie zgodnym z Ustawą o rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości”.
Całą współpracę opieramy o system enova365, który pomaga digitalizować wymianę informacji z klientem oraz dostarczać mu danych, których potrzebuje. Dlatego duży nacisk w naszej organizacji kładziemy na rozwój kompetencji cyfrowych. W transformacji cyfrowej ważnym partnerem jest firma wdrożeniowa Datio, która pomaga nam te kompetencje budować.
2. Indywidualne podejście do każdego klienta
Patryk Steidten, Associate Partner, UHY ECA: „Każdy klient jest inny – firma produkcyjna z branży X nie jest równa firmie produkcyjnej z branży Y. enova365 daje możliwość elastyczności, żeby system był ułożyć w 100% pod danego klienta. Obserwujemy, że klienci chcą korzystać z systemu ERP, który jest kompleksowy: ma wszystkie potrzebne moduły i dobrze odwzorowuje procesy. To się wpisuje niejako w charakter naszej firmy, bo my też chcemy być organizacją zwinną, dostosowującą się do potrzeb klienta”.
3. Budowanie kompetencji cyfrowych
Tomasz Ojrzyński, Prezes Zarządu Datio: „Sam system to nie wszystko. Dobry system bez odpowiednich kompetencji (…) byłby mało praktyczny. Metodologia wdrożenia w biurach rachunkowych musi być odmienna od metodologii wdrożenia u klientów końcowych w innych branżach. W przypadku takiej metodologii stanowczo stawiamy na szkolenia. Staramy się kształcić liderów kompetencji po stronie klienta tak, aby w sposób samodzielny mogli kształtować odpowiednią do potrzeb konfigurację programu. To pracownicy biura rachunkowego mają być osobami, które dostarczają tą technologię swoim klientom, tak, aby świadczone usługi były na najwyższym poziomie”.
Jak przebiega przygotowanie do współpracy z klientem w firmie outsourcingowej – UHY ECA?
1. Analiza biznesu klienta
Barbara Jędrzejek, UHY ECA: „Po nawiązaniu współpracy jako UHY pełnimy rolę analityka biznesowego i rozeznajemy, jak wyglądają procesy po stronie klienta i w jaki sposób enova365 powinna zostać do nich dostosowana, żeby na koniec spełnić oczekiwania klienta w zakresie raportowania oraz wymiany informacji między nami”.
2. Określenie planu konfiguracji oprogramowania zgodnie z potrzebami klienta
Barbara Jędrzejek, UHY ECA: „Po wstępnym rozeznaniu omawiamy cały plan projektu z Tomaszem Ojrzyńskiem z firmy wdrożeniowej Datio, żeby dokładnie określić plan, zasoby jakie potrzebujemy do realizacji projektu i przystępujemy do jego wdrożenia”.
W takim bezpośrednim kontakcie z klientem jesteśmy my, natomiast firma wdrożeniowa wspiera nas w zakresie zaawansowanych prac programistycznych.
3. Zaprojektowanie potrzebnych funkcji oprogramowania i ich wykonanie
Tomasz Ojrzyński, Datio: „Musimy zdiagnozować te elementy, które są trudniejsze do wykonania, takie jak na przykład te, do których trzeba podejść projektowo, taką funkcjonalność przemyśleć. Następnie programiści muszą wykonać jakąś funkcjonalność, która skutkuje tym, że proces obsługi klienta jest zautomatyzowany, jest sprawny i uzyskujemy potem informację niskim nakładem pracy”.
Elementy, które są do samodzielnego wykonania przez firmę outsourcingową są wykonywane przez liderów kompetencji z biura rachunkowego. My jesteśmy elementem, który wspiera, a nie wykonuje na rzecz klienta końcowego konkretną funkcjonalność.
To wszystko jest pod dyktando analizy biznesowej potrzeb i finalnie jesteśmy jakimś recenzentem tej analizy. Nasze zasoby są wykorzystywane na zadania, które po wstępnej analizie przekraczają możliwości firmy outsourcingowej.
Onboarding klientów w firmie outsourcingowej – podsumowanie dobrych praktyk
Podsumowując, skuteczny onboarding klienta w dużym biurze rachunkowym to przede wszystkim doprecyzowanie obowiązków obu stron. Równie istotne jest także wdrożenie dobrych praktyk, co obejmuje dostosowanie wykorzystywanego oprogramowania do potrzeb. Celem jest optymalizacja i automatyzacja procesów, w tym zadbanie o płynny przepływ informacji. Warto też pamiętać, że to pracownicy biura rachunkowego powinny być osobami, które dostarczają technologię klientowi biura.
Jeżeli szukasz do biura rachunkowego systemu ERP, który jest elastyczny i dostosowuje się do potrzeb klienta, jest otwarty na integracje i zgodny z przepisami, jeszcze dziś wypróbuj enova365 albo umów się na bezpłatną prezentację systemu.
