Wszędzie tam, gdzie księgowość prowadzą zewnętrzne podmioty, przydaje się pełnomocnictwo dla biura rachunkowego. Sprawdź, jak je wypełnić i jakiego zakresu spraw może ono dotyczyć.
Spis treści:
- Czym jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?
- Podstawa prawna pełnomocnictwa
- Rodzaje pełnomocnictw w przepisach podatkowych
- Jak sporządzić pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?
- Uprawnienia i obowiązki biura rachunkowego jako pełnomocnika
- Korzyści z udzielenia pełnomocnictwa biuru rachunkowemu
Najważniejsze informacje:
- Pełnomocnictwo nie wymaga podpisu strony, której jest ono udzielane.
- Udzielanie pełnomocnictw podatkowych reguluje Ordynacja podatkowa.
- Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego musi spełniać pewne wymogi formalne.
- Pełnomocnictwa podatkowe mają ustawowo określone wzory.
- Nie każde pełnomocnictwo uprawnia do reprezentowania w sprawach podatkowych.
Czym jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?
Pełnomocnictwo to jednostronne oświadczenie mocodawcy. Na jego podstawie wymieniona w pełnomocnictwie osoba trzecia uzyskuje prawo do wykonywania czynności w imieniu mocodawcy.
Pełnomocnictwo nie jest umową, dlatego nie występuje tu obowiązek podpisania go przez obie strony. Wystarczy sam podpis mocodawcy.
Przy współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym w większości przypadków pełnomocnictwo jest wręcz niezbędne. Upoważnia ono pracownika biura rachunkowego do działania w imieniu podatnika, np. w sprawach związanych z podatkami.
Przykładem sytuacji, w której pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego jest wymagane przez prawo jest wysyłka deklaracji podatkowych. Tutaj biuro rachunkowe do podpisania takich deklaracji nie może posłużyć się danymi podatkowymi z lat ubiegłych. Takie postępowanie oznaczałoby podszycie się pod klienta.
W tej sytuacji przedsiębiorca powinien wypełnić pełnomocnictwo UPL-1, które upoważnia wskazaną w nim osobę do podpisywania i elektronicznej wysyłki deklaracji składanych na potrzeby rozliczeń podatkowych.
Co ważne, niektóre deklaracje, takie jak np. JPK_VAT można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Tutaj konieczne jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego. Biura rachunkowe często korzystają z program dla biura rachunkowego, które umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów.
Podstawa prawna pełnomocnictwa
Przepisy regulujące udzielanie pełnomocnictw podatkowych znajdują się w rozdziale 3a Ordynacji podatkowej. Ten rozdział ma tytuł Pełnomocnictwo. W artykułach od 138a do 138o zawarto normy prawne dotyczące pełnomocnictw.
Jednak to nie jedyne miejsce, które reguluje kwestie pełnomocnictw. Sama Ordynacja podatkowa bezpośrednio w art. 138o odsyła do Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego w sprawach, które nie zostały uregulowane w rozdziale dotyczącym pełnomocnictw.
Udzielenie pełnomocnictwa wcale nie oznacza, że przedsiębiorca nie może już dokonywać samodzielnie czynności, których dotyczy takie pełnomocnictwo. Dodatkowo w każdym czasie może wycofać udzielone pełnomocnictwa. W przypadku pełnomocnictw podatkowych służą temu specjalnie przygotowane druki związane z odwołaniem poszczególnych rodzajów pełnomocnictw.
Pełnomocnik ma nie tylko prawo, ale również obowiązek prowadzić sprawy zgodnie z treścią udzielonego pełnomocnictwa oraz w dobrze pojętym interesie mocodawcy. Pełnomocnik ma też obowiązek ujawniać podmiotom, do których się zwraca zarówno fakt istnienia pełnomocnictwa, jak i jego zakres.
Rodzaje pełnomocnictw w przepisach podatkowych
W przepisach podatkowych określono różne rodzaje pełnomocnictw. Każde z nich ma specyficzne właściwości. Z tego względu należy starannie wybrać właściwy rodzaj pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo ogólne
Takie pełnomocnictwo ma zastosowanie, gdy działania pełnomocnika będą ograniczać się do spraw zwykłego zarządu. Są to czynności związane z podejmowaniem zwykłych, bieżących działań dotyczących prowadzenia przedsiębiorstwa.
Jednak należy pamiętać, że w przepisach nie jest określone, czym są sprawy zwykłego zarządu. Z uwagi na to może się zdarzyć, że pewne działania dokonywane na podstawie pełnomocnictwa ogólnego mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe czy sądy.
Czytaj także: Błędy biura rachunkowego – kto za nie odpowiada i jak się przed nimi ustrzec?
Pełnomocnictwo szczególne
Pełnomocnictwo szczególne, jak sama nazwa wskazuje, upoważnia do reprezentowania mocodawcy w konkretnie określonej sprawie np. podatkowej. Z tego względu takie pełnomocnictwo musi dokładnie wskazywać nie tylko do jakiej sprawy zostało udzielone, ale też przed jakim organem ta sprawa się toczy.
Pełnomocnictwo szczególne można ustanowić:
- pisemnie,
- elektronicznie,
- ustnie do protokołu.
Pełnomocnictwo do reprezentowania przed organami podatkowymi
Przedsiębiorcy, którzy zlecają prowadzenie księgowości do biura rachunkowego często oczekują również reprezentacji przed organami podatkowymi. W tym wypadku zgodnie z treścią art. 138d Ordynacji podatkowej wystarczy pełnomocnictwo ogólne.
Takie pełnomocnictwo upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Zgodnie z przepisami Szef Krajowej Administracji Skarbowej umieszcza informacje o udzieleniu takiego pełnomocnictwa, a także o jego odwołaniu, wypowiedzeniu lub zmianie w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych.
Co ciekawe, adwokaci, radcowie prawni oraz doradcy podatkowi mogą sami zgłaszać do odpowiednich organów fakt udzielenia im pełnomocnictwa ogólnego. Dotyczy to również zawiadamiania o zmianach w takim pełnomocnictwie, a także o jego wypowiedzeniu lub odwołaniu łącznie ze wskazaniem daty, kiedy przestało ono obowiązywać.
Jak sporządzić pełnomocnictwo dla biura rachunkowego?
Przy sporządzaniu pełnomocnictwa dla biura rachunkowego trzeba trzymać się wymagań narzuconych przez przepisy prawa. Dotyczy to zarówno elementów pełnomocnictwa, jak i wymogów formalnych oraz wzoru pełnomocnictwa.
Elementy pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego musi zawierać dane mocodawcy oraz pełnomocnika. Co do zasady takim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Oznacza to, że pełnomocnictwo powinno być wystawione na konkretnego pracownika biura rachunkowego, a nie na dane podmiotu, który prowadzi księgowość dla danego przedsiębiorcy.
Jeśli chodzi o pełnomocnictwo dla biura rachunkowego do ZUS, to należy określić w nim jego zakres. Natomiast przy pełnomocnictwach dla urzędu skarbowego zakres pełnomocnictwa określa się przez wybranie odpowiedniego formularza.
W obu przypadkach warto pamiętać o określeniu terminu obowiązywania takiego pełnomocnictwa. Dotyczy to zarówno początku, jak i końca jego obowiązywania, z tym, że może być też ono bezterminowe.
Wymogi formalne
Pełnomocnictwa podatkowe oraz te przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych można przekazywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W obu przypadkach muszą być podpisane.
Dokument papierowy wymaga odręcznego podpisu mocodawcy, ale nie jest wymagana pieczęć firmowa. Jednak w wypadku osób prawnych należy pamiętać, że podpis musi złożyć osoba, która jest uprawniona do reprezentowania danego podmiotu.
Pełnomocnictwa składane do ZUS można przekazywać drogą elektroniczną poprzez eZUS, czyli następcę PUE-ZUS. W tym wypadku podpis pod dokumentem można złożyć na 4 sposoby:
- profilem PUE,
- podpisem osobistym,
- profilem zaufanym ePUAP,
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wzór pełnomocnictwa
W wielu sytuacjach konieczne jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego. Wzór takiego pełnomocnictwa będzie zależeć od obszaru, którego będzie ono dotyczyć. Przykładowo pełnomocnictwa podatkowe mają z góry określone wzory. Takie formularze można dostarczyć do organu podatkowego w wersji papierowej lub elektronicznej.
Podobnie pełnomocnictwo dla biura rachunkowego do ZUS ma z góry określoną formę. Nie ma tu miejsca na dowolność. Trzeba skorzystać z dostępnych formularzy. W przypadku pełnomocnictwa dla ZUS są to następujące formularze:
- PEL,
- PEL-K,
- PEL-O,
- PEL-Z.
Każdy z nich pełni inną funkcje. W przypadku formularza ZUS-PEL istotne jest, żeby określić, czy takie pełnomocnictwo zostało wystawione jako jednorazowe, np. do wykonania konkretnej czynności, czy też mocodawca uprawnia pełnomocnika do załatwiania wszelkich spraw w ZUS.
Uprawnienia i obowiązki biura rachunkowego jako pełnomocnika
Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego jest formalnym dokumentem, który upoważnia pracownika biura do działania w imieniu podatnika w sprawach związanych z podatkami oraz innymi sprawami należącymi do właściwości organów podatkowych.
Najważniejsze pełnomocnictwo do urzędu skarbowego dla biura rachunkowego, jakie trzeba sporządzić decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, to UPL-1. Umożliwia ono elektroniczną wysyłkę deklaracji do urzędu skarbowego. Jest to o tyle ważne, że niektóre dokumenty można przesyłać wyłącznie w formie elektronicznej.
W wielu przypadkach przedsiębiorcy udzielają biurom rachunkowym również pełnomocnictw do reprezentowania ich przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Jednak należy pamiętać, że pełnomocnictwo ZUS-PEL nie upoważnia pełnomocnika do reprezentacji podczas kontroli z ZUS. W takiej sytuacji niezbędne jest wypełnienie pełnomocnictwa na druku PEL-K. Warto zauważyć, że zarówno w przypadku zwykłego pełnomocnictwa ZUS, jak i pełnomocnictwa upoważniającego do reprezentacji przy kontroli należy pamiętać o właściwym sposobie reprezentowania przedsiębiorcy.
Jeśli pełnomocnictwo składa spółka, w której występuje przedstawicielstwo wieloosobowe, a do ważności czynności prawnych potrzeba podpisu więcej niż jednego członka zarządu, to należy wypełnić nie tylko formularz PEL czy PEL-K, ale również dołączyć załączniki PEL-Z.
Czytaj także: Jakie cechy powinno posiadać dobre biuro rachunkowe?
Korzyści z udzielenia pełnomocnictwa biuru rachunkowemu
Rola pełnomocnictwa we współpracy między firmą a biurem rachunkowym jest nieoceniona, gdyż pozwala na efektywne zarządzanie obowiązkami podatkowymi. Przykłady sytuacji, w których pełnomocnictwo jest niezbędne, obejmują m.in. złożenie deklaracji podatkowych, gdzie pracownik biura rachunkowego może podpisać dokumenty w imieniu płatnika.
Warto również zauważyć, że pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania w szerokim zakresie, natomiast pełnomocnictwo szczególne ogranicza się do konkretnych czynności. Wszystko to przekłada się na oszczędność czasu dla klienta, bo biuro rachunkowe może komunikować się bezpośrednio z organami skarbowymi czy ZUS w celu wyjaśnienia niezbędnych kwestii.
Dodatkową korzyścią jest profesjonalna reprezentacja przed urzędami. Przedsiębiorcy czasami mają problem nie tylko ze zrozumieniem języka urzędowego, ale również z określeniem dokumentów, jakich wymagają od nich organy podatkowe czy ZUS. Natomiast biuro rachunkowe na co dzień zajmuje się tego typu sprawami, dlatego o wiele łatwiej jest mu się porozumieć w tej kwestii z urzędami.
Podsumowanie
Decydując się na usługi zewnętrznego podmiotu, który zajmie się prowadzeniem księgowości warto wypełnić pełnomocnictwo dla biura rachunkowego. Wzór pełnomocnictw podatkowych jest z góry ustalony, dlatego tu trzeba skorzystać z formularzy udostępnionych przez organy podatkowe.
Takie działanie z pewnością przyczyni się zarówno do poprawy efektywności działań, jak i do dobrej współpracy z biurem rachunkowym. Warto przy tym wybrać biuro rachunkowe, które automatyzuje procesy, przy pomocy nowoczesnego oprogramowania, takiego jak enova365 i umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
- https://www.biznes.gov.pl/ Pełnomocnicy i przedstawiciele podatkowi
- https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze-pelnomocnictwa
- Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
