Umowa z biurem rachunkowym a KSeF – na co zwrócić uwagę? – AKTUALIZACJA 2024

Modyfikacja umów z klientami to jedno z działań, które musi podjąć każde biuro rachunkowe w związku z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Sprawdź, jak po tej zmianie powinna wyglądać umowa z biurem rachunkowym. Dowiedz się, czy biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność karną za faktury wprowadzane do KSeF.

Spis treści:

• Umowa z biurem rachunkowym − adaptacja do KSeF
• Zmiany w obowiązkach biura rachunkowego z uwagi na KSeF
• Dostosowanie obowiązków kontrahenta do wymogów KSeF
• Odpowiedzialność cywilna i karna biur rachunkowych
• Ubezpieczenie OC księgowych
• Umowa z biurem rachunkowym a KSeF – wnioski 

Najważniejsze fakty:

• Zaktualizowana umowa z biurem rachunkowym powinna być elementem przygotowań do wejścia w życie KSeF u każdego podatnika, który korzysta z usług biura rachunkowego. 

• Sposób współpracy i planowany obieg dokumentów uwzględniający KSeF powinien być opisany w umowie z biurem rachunkowym.

• Umowa RODO z biurem rachunkowym może być częścią umowy o świadczenie usług.

• Odpowiedzialność karna biura rachunkowego za puste faktury może być ograniczona przez odpowiednie zapisy w umowie.

• Polisa OC dla księgowych może chronić też przed odpowiedzialnością za błędy w zakresie KSeF.

Umowa z biurem rachunkowym − adaptacja do KSeF

Wdrożenie KSeF to nie tylko wyzwanie pod względem informatycznym i organizacyjnym, ale także pod względem prawnym. Mianowicie w umowie między klientem a biurem rachunkowym powinny pojawić się nowe zapisy. Będą one dotyczyć przede wszystkim sposobu dostarczania dokumentów do biura.

Co prawda, po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w obiegu nadal mogą być faktury papierowe, ale ważna będzie tylko taka faktura, która zostanie wprowadzona do KSeF w dniu wystawienia. Wyjątkiem jest awaria systemu KSeF lub problemy techniczne leżące po stronie podatnika. W tym drugim wypadku może chodzić np. o awarię komputera, gdzie jest zainstalowane oprogramowanie do obsługi KSeF, awarię sieci internetowej lub inne przyczyny techniczne. W takiej sytuacji podatnik powinien wprowadzić do KSeF faktury wystawione w trybie offline najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Jeśli obowiązek wprowadzenia faktur do KSeF podatnik sceduje na biuro rachunkowe, to w przypadku dokumentów wystawianych w formie papierowej podatnik musiałby takie dokumenty każdego dnia przekazywać do biura rachunkowego. Przekazanie faktur sprzedażowych, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej dopiero po zakończeniu miesiąca w przypadku przerzucenia obowiązku ich wprowadzania do KSeF na biuro rachunkowe nie pozwalałoby na terminową realizację tego zadania.

Konieczność zmiany umowy dotyczącej obsługi księgowej będzie dotyczyć również tych biur rachunkowych, które przeszły już na elektroniczny obieg dokumentów. W przypadku faktur zakupowych możliwe są dwie opcje:

• klient przekaże na rzecz biura rachunkowego uprawnienia do pobierania faktur z KSeF.
• klient będzie sam pobierał faktury z KseF, po czym przekaże je do biura.

Taka sama zasada będzie dotyczyć faktur sprzedażowych. W tym wypadku obowiązek wprowadzania faktur do KSeF może leżeć albo po stronie klienta, albo po stronie biura rachunkowego. Wszystko będzie zależeć od zapisów w umowie.

To pokazuje, jak ważna jest odpowiednia umowa z biurem rachunkowym. Wzór obiegu dokumentów i nadanych uprawnień wynikających z tego dokumentu będzie wpływał nie tylko na komfort pracy pracowników biura rachunkowego, ale również na zadowolenie ze strony klienta. Taka umowa pozwoli też na uniknięcie nieporozumień związanych z korzystaniem z KSeF.

Zmiany w obowiązkach biura rachunkowego z uwagi na KSeF

Wiemy już, że wbrew wcześniejszym zapowiedziom, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. Choć termin ten został odroczony – do 1 lutego 2026 r. dla największych firm i 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych – warto kontynuować prace przygotowawcze do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, by wdrożenie nowych procesów odbyło się bez pośpiechu. Jedną ze zmian będzie aktualizacja umów z biurem rachunkowym. Na co zwrócić uwagę wprowadzając zmiany do tego dokumentu? 

1. Uprawnienia do pobierania faktur z KSeF w imieniu przedsiębiorcy

Przedsiębiorca powinien określić zakres uprawnień, jakie przekaże właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Jeżeli biuro rachunkowe otrzyma odpowiednie upoważnienie od przedsiębiorcy będzie mogło pobierać bezpośrednio z tego systemu faktury wystawione zarówno przez klienta, jak i jego kontrahentów.

2. Ustalenie sposobu weryfikacji faktur

Warto ustalić, w jaki sposób przebiegać będzie merytoryczna weryfikacja faktur zakupu oraz klasyfikacja kosztów i przychodów.  Pomóc w tym mogą narzędzia, które pozwolą dodać odpowiednie informacje do dokumentu elektronicznego w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać informacje niezbędne dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu. 

Szczególnie cenionym przez użytkowników rozwiązaniem jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego ‒ rozwiązanie enova365 pozwalające na wspólną pracę księgowego i klienta w trybie online, między innymi w zakresie ostatecznej klasyfikacji kosztów i przychodów.

O tym, jak działa Pulpit Klienta Biura Rachunkowego dowiesz się z tego artykułu.

enova365 pozwala na różne modele pracy, między innymi takie, w których klient ma możliwość wprowadzenia uwag, komentarzy bądź całkowitego odrzucenia faktury pochodzącej z KSeF, zanim zostanie zaksięgowana. Taka opcja jest istotna, bo może się zdarzyć, że niektóre faktury nie będą miały związku z prowadzoną działalnością. Innym przypadkiem może być wystawianie faktur sprzedaży na niewłaściwego kontrahenta lub z niewłaściwą wartością transakcji. Biuro rachunkowe nie jest w stanie zweryfikować takich sytuacji bez informacji od klienta, dlatego jest tu konieczna zarówno akceptacja, jak i opis ze strony klienta.

W przypadku samodzielnego przekazywania przez klienta faktur do biura rachunkowego z pomocą przychodzi inna funkcjonalność Pulpitu. Daje ona możliwość: 

• pobrania dokumentów bezpośrednio z KSeF przez klienta, 
• dokonania ich wizualizacji, 
• udostępnienia ich pracownikowi biura. 

Dlatego w umowie warto zawrzeć  zasady akceptacji przez przedsiębiorcę faktur otrzymanych od kontrahentów. 

3. Umowa RODO

Przy okazji zmian w umowie wynikających z KSeF do takiego dokumentu może być dołączona umowa powierzenia z biurem rachunkowym. Często funkcjonuje ona jako osobny dokument, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by umowa RODO z biurem rachunkowym była integralną częścią umowy na obsługę księgową, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań nakładanych przez przepisy o ochronie danych osobowych.

Trzeba pamiętać, że przy przetwarzaniu danych osobowych niezbędna jest umowa z biurem rachunkowym. Na co zwrócić uwagę, tworząc taki dokument? Umowa powinna określać zarówno zakres, jak i cel przetwarzania danych. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych niezbędne jest zgłoszenie właściciela takiej działalności do ZUS. W takim zgłoszeniu trzeba podać, między innymi, stopień niepełnosprawności osoby prowadzącej działalność. Taka informacja zalicza się do danych wrażliwych. Jeśli w imieniu klienta takiego zgłoszenia lub jego zmian dokonuje biuro rachunkowe, to umowa powierzenia z biurem rachunkowym musi posiadać zapisy gwarantujące odpowiednią ochronę danych wrażliwych.

Przeczytaj również: Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?

Dostosowanie obowiązków kontrahenta do wymogów KSeF

Jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli kontrahent chce, żeby biuro rachunkowe miało dostęp do jego faktur wystawionych lub odebranych w systemie KSeF, to musi nadać mu uprawnienia do korzystania z tego systemu. Takie uprawnienia mogą dotyczyć zarówno podmiotu, jak i osoby fizycznej. Jednak ma to swoje konsekwencje.

Przedsiębiorca może przekazać uprawnienia do KSeF bezpośrednio na rzecz biura rachunkowego, wskazując NIP takiego podmiotu. Takie postępowanie wymaga posiadania przez biuro rachunkowe elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej numer NIP. Będzie ona potrzebna do autoryzacji przy korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur.

Inną opcją jest nadanie uprawnień konkretnej osobie fizycznej. Może to być zarówno właściciel biura rachunkowego, jak i każdy z jego pracowników. Jednak w przypadku gdy przedsiębiorca nada takie uprawnienia bez możliwości przekazywania ich dalszym osobom, to korzystać z KSeF będzie mogła tylko osoba, która otrzymała upoważnienie.

Dlatego jeśli księgowością w danym biurze rachunkowym zajmuje się kilka osób, to dobrym rozwiązaniem jest nadanie przez przedsiębiorcę uprawnień dla właściciela takiego biura z możliwością przekazywania uprawnień dalszym osobom. Nadanie lub odebranie uprawnień jest możliwe w każdym momencie. Dzięki temu można w łatwy sposób zmienić osobę, która będzie obsługiwać klienta na przykład podczas urlopu czy choroby osoby wcześniej upoważnionej do korzystania w jego imieniu z KSeF.

Możliwość bezpłatnej integracji z systemem KSeF zapewnia program księgowy dla Biur Rachunkowych od enova365. 

Odpowiedzialność cywilna i karna biur rachunkowych

Kolejna kwestia to odpowiedzialność karna biura rachunkowego. Biuro rachunkowe bedzie ją ponosić, na przykład, jeżeli  w imieniu klienta będzie wystawiać tzw. puste faktury, czyli faktury fikcyjne. Chodzi o faktury, które zostały wprowadzone do obiegu, chociaż dostawa towarów lub świadczenie usług opisane na takiej fakturze nigdy nie miało miejsca.

Oprócz odpowiedzialności karnej, w niektórych przypadkach może wystąpić też odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego. Wynika ona z art. 471 Kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania swoich obowiązków.

Zobacz też: Faktury KSeF – jak je dostarczać do biura rachunkowego, weryfikować i jak zorganizować zarządzanie płatnościami?

Ubezpieczenie OC księgowych

Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego może być przedmiotem polisy ubezpieczeniowej. Taką polisę może zawrzeć samo biuro rachunkowe. Istnieje też możliwość zawarcia indywidualnego ubezpieczenia OC przez poszczególnych pracowników biura.

Przy podpisywaniu umowy OC warto sprawdzić jej zapisy. Na przykład w przypadku korzystania przez biuro rachunkowe z podwykonawców, niektóre umowy mogą zawierać zapisy, na mocy których ubezpieczyciel rezygnuje z prawa do regresu względem tych podmiotów. Jest to rozwiązanie, które chroni przed odpowiedzialnością nie tylko samo biuro, ale również podmioty, którym to biuro zleca obsługę swoich klientów.

Biura rachunkowe, które prowadzą dla swoich klientów pełne księgi rachunkowe muszą wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jednak jego zakres jest dość ograniczony, a suma obowiązkowego ubezpieczenia określona w rozporządzeniu Ministra Finansów wynosi 10.000 euro. Przy większej skali działalności taka kwota może być niewystarczająca na pokrycie szkody. Dlatego większość biur ma wykupione dodatkowe, dobrowolne ubezpieczenie OC.

Zawierając umowę na ubezpieczenie OC księgowego warto sprawdzić jego zakres. Szczegóły wyłączeń znajdują się w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU). Może się okazać, że wykupiona polisa nie chroni np. przed błędami wynikającymi z nieterminowego pobierania faktur z KSeF czy wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.

Umowa z biurem rachunkowym a KSeF − wnioski

Podsumowując, wejście w życie KSeF sprawi, że umowy biura rachunkowego z klientami będą musiały zostać zmodyfikowane. Warto zdefiniować w nich nowy obieg dokumentów i określić, za co będzie odpowiadać klient, a za co biuro rachunkowe. Warto też wyposażyć biuro rachunkowe w narzędzia, które usprawnią wymianę dokumentów między klientami a biurem rachunkowym. Są nimi np. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego oraz system ERP, który łączy klientów z KSeF bez dodatkowych opłat. 

Żeby dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować się na KSeF w biurze rachunkowym i jak może Ci w tym pomóc enova365, jeszcze dziś pobierz przewodnik dla biur rachunkowych po KSeF.

Bibliografia