Biura rachunkowe i firmy, korzystające z KSeF, mogą się mierzyć z różnymi problemami. Co zrobić, aby uniknąć konsekwencji wynikających z niewywiązania się z nowych wymogów? Warto już teraz poznać szczególne zasady wystawiania e-faktur, przekazywania ich nabywcy i przesyłania do KSeF.
Spis treści:
- Jak działa KSeF i od kiedy?
- Awarie systemu KSeF
- Identyfikacja płatności z KSeF
- Identyfikacja pozycji faktur zawierających usługi przy imporcie faktur zakupowych
- Brak możliwości anulowania faktur
- Obieg dokumentów uzupełniających do faktury
- Inne potencjalne problemy z KSeF
Najważniejsze informacje:
- Awarie systemu KSeF wymagają zastosowania określonych procedur.
- Awarie mogą wystąpić zarówno po stronie platformy KSeF, jak i użytkownika.
- W przypadku wystąpienia problemów z KSeF istnieje możliwość wystawienia faktury w trybie offline.
- Termin dostarczenia faktury w przypadku awarii po stronie KSeF wynosi 7 dni roboczych.
- Awaria po stronie podatnika oznacza konieczność dostarczenia dokumentów najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu ich w trybie offline.
Jak działa KSeF i od kiedy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów ogólnokrajowym programem informatycznym, umożliwiającym przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Są one wystawiane w formacie XML. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwym schematem XML faktury), a następnie nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje wtedy urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury może uzyskać do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w KSeF bądź podanie określonych danych faktury.
KSeF posiada nie tylko funkcje wysyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, ale też ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem faktury. Ponadto Krajowy System e-Faktur służy do analizy oraz kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych, jak również wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia bądź braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Od stycznia 2022 r. można korzystać z KSeF dobrowolnie. Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur miał stać się rozwiązaniem obligatoryjnym dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur (nievatowców).
Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie daty wdrożenia KSeF. Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli e-fakturowanie, będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
Czytaj także: KSeF – od kiedy? FAQ
Awarie systemu KSeF
Procedury związane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur zakładają określony sposób postępowania w przypadku wystąpienia awarii systemu, uniemożliwiającej wysłanie dokumentów. Awarie mogą wystąpić zarówno po stronie platformy KSeF, jak też użytkownika, który może mieć problem na przykład z działaniem łącza internetowego.
W przypadku wystąpienia tego typu problemów z KSeF istnieje możliwość wystawiania faktur w trybie offline, czyli poza systemem. Dokumenty takie muszą jednak zostać dostarczone do KSeF w określonym terminie. Jeśli z kolei awaria wystąpiła po stronie podatnika, rejestracja faktur w KSeF powinna nastąpić najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu ich w trybie offline.
Co istotne, termin dostarczenia dokumentów w przypadku awarii po stronie KSeF wynosi 7 dni roboczych, tymczasem awaria po stronie wysyłającego oznacza krótki termin oraz ryzyko nałożenia kary finansowej w przypadku niedostarczenia faktury.
Identyfikacja płatności z KSeF
Konsekwencją wdrożenia KSeF są zmiany w płatnościach przelewem za faktury. Przelewy między czynnymi podatnikami VAT za faktury wysyłane do systemu KSeF muszą zawierać unikalny 35-cyfrowy numer identyfikacyjny nadawany przez KSeF. Istnieje również możliwość zlecenia płatności z identyfikatorem zbiorczym, wtedy generowany jest w KSeF zbiorczy identyfikator takiej płatności. Adresat, który otrzyma tę płatność, może wysłać do platformy zapytanie o listę faktur, których dotyczy identyfikator.
Problemem może być rozliczanie przelewów zbiorczych na kwotę inną od tej, która wynika ze zbiorczego identyfikatora płatności. Biura rachunkowe muszą pamiętać, aby uzgodnić ze swoimi klientami dodatkowe zasady rozliczania takich płatności.
Identyfikacja pozycji faktur zawierających usługi przy imporcie faktur zakupowych
Identyfikacja pozycji faktur zawierających usługi przy imporcie faktur zakupowych jest problematyczna ze względu na brak kodów GTIN. Tego typu kody służą w przypadku faktur ustrukturyzowanych do identyfikacji towarów. Stosowane są przez firmy prowadzące gospodarkę magazynową. Brak kodów GTIN dla usług oznacza konieczność ręcznej poprawy takich dokumentów.
Brak możliwości anulowania faktur
Faktura raz wprowadzona do Krajowego Systemu e-Faktur nie może zostać anulowana. Jedyną opcją rezygnacji z transakcji, po wysłaniu faktury sprzedaży do KSeF, będzie bowiem wystawienie faktury korygującej, ponieważ wysyłka taka oznacza natychmiastowe dostarczenie jej do odbiorcy. W tej sytuacji odbiorca dokumentów będzie musiał wystawioną fakturę oraz korektę zarejestrować w swoim systemie.
Klienci biur rachunkowych korzystający z narzędzia służącego do anulowania faktur w systemie ERP będą więc musieli zaakceptować w tym zakresie zmiany. Wiele systemów (również enova365) pozwalało na oznaczenie dokumentu, który został zatwierdzony, ale jeszcze niewysłany do klienta jako „anulowany”. Wejście w życie KSeF oznacza, że nie będą już mogli anulować w systemie faktury, która nie została jeszcze wysłana do odbiorcy.
Obieg dokumentów uzupełniających do faktury
Dokumenty uzupełniające przesyłane są wraz z fakturami sprzedaży, co jest szczególnie istotne w niektórych branżach, na przykład metalurgicznej, chemicznej, czy budowlanej. Do dokumentów takich należą między innymi specyfikacje dostarczanych towarów. Niestety obecna struktura plików xml tworzonych na potrzeby wysyłki do KSeF nie pozwala na wysyłanie tego typu załączników. Z tego względu konieczne będzie wprowadzenie dodatkowych rozwiązań w zakresie obiegu tych dokumentów, zarówno ze strony dostawców, jak i odbiorców. Dopuszczalne jest wysyłanie faktur do KSeF oraz przesyłanie ich również do odbiorcy mailem wraz z dodatkowymi dokumentami, ale rozwiązanie to zwiększa ryzyko pomyłek oraz wymusza korzystanie z więcej niż jednego źródła importu dokumentów.
Wymiana dokumentów między biurem rachunkowym i jego klientami jest łatwiejsza za sprawą enova365 z Pulpitem Klienta Biura Rachunkowego. Dzięki temu możliwe jest dodawanie załączników do faktur, na przykład w postaci skanu. W ten sposób nie trzeba stosować dodatkowego obiegu dokumentów, co pozwala także uniknąć błędów wynikających z konieczności dopasowania załącznika wysyłanego mailem do pobranej z KSeF faktury.
Czytaj także: Faktury KSeF – jak je dostarczać do biura rachunkowego, weryfikować i jak zorganizować zarządzanie płatnościami?
Inne potencjalne problemy z KSeF
Problemów, z jakimi mogą mierzyć się podatnicy i biura rachunkowe wdrażające KSeF może być niestety więcej. Wymienione powyżej zagadnienia to tylko niektóre z przykładów, które mogą powodować kłopoty. Warto na przykład wiedzieć, że jeśli faktura będzie niegodna ze strukturą logiczną systemu, KSeF ją odrzuci po stwierdzeniu jakiegokolwiek błędu, jednocześnie nie informując o tym, gdzie wystąpił błąd. KSeF nie wychwyci także duplikatów faktur.
Problemy mogą się również pojawiać przy nadawaniu uprawnień, które można określić poprzez wniosek papierowy lub elektroniczny. Warto zadbać, aby te uprawnienia nie były zbyt szerokie, bo zwiększa to ryzyko dostępu do danych dla osób nieuprawnionych.
Bez wątpienia problemy mogą wystąpić przy okazji integracji systemów informatycznych z KSeF. Dlatego warto wybrać oprogramowanie, które jest dobrze przygotowane na współpracę z Krajowym Systemem e-Faktur. Klienci enova365 integrację z KSeF mają w standardzie i nie płacą dodatkowo za wysyłanie oraz odbieranie faktur z KSeF. Jeszcze dziś za darmo przetestuj to oprogramowanie.
Nie warto czekać z wdrożeniem KSeF, ponieważ wcześniejsze rozpoczęcie testów pozwoli lepiej przygotować się do zmian, jakie niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur.
