Wiesz, jak zbudować optymalną strategię cenową, wyeliminować wąskie gardła i podnieść poziom obsługi klienta w biurze rachunkowym? Co zrobić, żeby utrzymywać rotację księgowych na niskim poziomie i zwiększyć wydajność ich pracy? Jeżeli nie, przeczytaj ten artykuł, a dowiesz się, jak te działania wprowadzić w życie i usprawnić zarządzanie biurem rachunkowym.
Spis treści:
- Wyzwania, z jakimi wiąże się zarządzanie biurem rachunkowym
- Jak zatrudnić i utrzymać wykwalifikowanych pracowników?
- Jak zbudować zwycięską strategię cenową?
- Jak usprawnić przepływ pracy i wyeliminować wąskie gardła?
- Jakie rutynowe zadania można zautomatyzować w biurze rachunkowym?
- Jak podnieść poziom obsługi klienta?
- Jakie analizy i raporty usprawnią pracę księgowych?
- Praca w rachunkowości a narzędzia AI
- Podsumowanie: 7 działań, które pomogą Ci usprawnić zarządzanie biurem rachunkowym
Najważniejsze informacje:
- Utrzymaniu talentów w branży usług księgowych sprzyjają inwestycje w nowe technologie.
- Nowoczesne programy dla biur rachunkowych umożliwiają monitorowanie pracy księgowych dla poszczególnych klientów i wycenę usług adekwatnie do rzeczywistego obciążenia.
- Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala wyeliminować wąskie gardła.
- Automatyzacja pracy księgowych oszczędza ich czas.
- Klienci oczekują stałej dostępności do danych księgowych własnej firmy oraz współpracy księgowego z biura i klienta w czasie rzeczywistym.
Wyzwania, z jakimi wiąże się zarządzanie biurem rachunkowym
Jakie wyzwania rodzi zarządzanie biurem rachunkowym? Wbrew powszechnej opinii największym wyzwaniem tej roli nie jest bycie księgowym, ale właścicielem firmy czy przedsiębiorcą. Bo zarządzanie biurem księgowym, podobnie jak zarządzanie każdą inną firmą obejmuje bardzo wiele aspektów.
Należy do nich nie tylko bieżące zarządzanie organizacją, w tym ludźmi, ale także wprowadzanie innowacji, które są niezbędne dla rozwoju. W związku z tym warto pamiętać, że zarządzanie biurem rachunkowym to także tworzenie strategii – w tym cenowej – promocja działalności i sprzedaż usług czy zarządzanie efektywnością. Ten ostatni obszar obejmuje, między innymi, strategiczne decyzje dotyczące tego, jak będą przebiegały poszczególne procesy i operacje oraz z jakich rozwiązań technologicznych będzie korzystać firma.
Widać więc, że zarządzanie biurem rachunkowym to zagadnienie bardzo złożone. Ponieważ biura rachunkowe to organizacje o różnej wielkości i oferujące różny zakres usług, podejmowane decyzje trzeba dopasować do indywidualnej sytuacji. Jeżeli dodamy do tego zmiany ustawodawstwa, wymuszające cyfryzację, trendy na rynku pracy – w tym postępującą zmianę specyfiki zawodu księgowego – oraz fakt, że wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych staje się coraz powszechniejsze, można wyodrębnić uniwersalne działania, które warto wdrożyć w każdym biurze rachunkowym.
Jak zatrudnić i utrzymać wykwalifikowanych pracowników?
Zarządzanie zasobami ludzkimi w biurze rachunkowym to, między innymi, dbanie o to, żeby miało ono wykwalifikowany zespół, czyli zatrudnianie pracowników o odpowiednich kompetencjach oraz troska o ich rozwój. Biura rachunkowe napotykają w tym aspekcie wiele problemów.
„W branży biur rachunkowych jest duża zmienność pracowników. Ciągle szukają innych wyzwań, innych biur” – mówi Agnieszka Pasek-Wujek, Prezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce o/o w Kielcach. Zatrudnienie i utrzymanie kompetentnych pracowników staje się więc coraz trudniejsze.
Bazując na dostępnych badaniach prowadzonych wśród księgowych na całym świecie zidentyfikowaliśmy następujące trendy, których znajomość pozwoli Ci zwiększyć lojalność pracowników.
- Zdecydowana większość pracowników, nie tylko księgowych, chciałaby pracować zdalnie przynajmniej od czasu do czasu. Tak twierdzi 98% osób ankietowanych w badaniu Forbes Advisor.
- 33% ankietowanych księgowych zauważyło, że utrzymaniu talentów sprzyjają inwestycje w nowoczesne technologie.
- Rozwój zawodowy jest ważny dla większości młodych pracowników.
Z powyższego wynika jasno, że księgowi szukają pracy, którą chociaż w części można wykonywać zdalnie i takiej, w której będą się mogli rozwijać, korzystając z nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
W zaoferowaniu księgowym z biura rachunkowego wymarzonej pracy pomoże Ci enova365. Z systemu można korzystać zdalnie, bez względu na to, czy wybierzesz chmurę, czy rozwiązanie tradycyjne (on-premise). Program jest nowoczesny technologicznie – wykorzystuje robotic process automation i umożliwia przejście na elektroniczny obieg dokumentów – co pozwala na automatyzację wielu czynności. Pracownicy, którzy z niego korzystają mogą rozwijać kompetencje, poszukiwane na rynku pracy.
Jak zbudować w biurze rachunkowym zwycięską strategię cenową?
Czy Twoje biuro rachunkowe oferuje konkurencyjne ceny? Wiesz ile czasu na pracy dla poszczególnych klientów spędzają księgowi? Czy jesteś w stanie szybko sprawdzić, ile dokumentów danego klienta zaksięgowano każdego miesiąca? A może to wszystko jest co miesiąc wyliczane ręcznie?
Choć odpowiednia wycena usług w branży usług księgowych jest trudna, jest jednocześnie ważnym elementem strategii konkurencyjnej. Dlatego warto wdrożyć program do zarządzania biurem rachunkowym, który dostarczy informacji, dzięki którym biuro rachunkowe będzie mogło zaproponować klientom opłaty za usługę, adekwatne do rzeczywistego obciążenia księgowych. Takim programem jest enova365. Pakiet dla biur rachunkowych enova365 zawiera natywnie elementy Business Intelligence, które dostarczą Ci informacji o pracy pracowników biura rachunkowego potrzebnych do precyzyjnej wyceny usług.
Jednocześnie na etapie wdrożeniowym można dopasować program dla biur rachunkowych enova365 do specyficznych potrzeb biura rachunkowego w taki sposób, żeby całkiem zautomatyzować proces rozliczania klientów. Tak zrobiło biuro rachunkowe Poltax, w którym oprócz rozwiązania enova365 wdrożono także autorski dodatek Autoryzowanego Partnera enova365 – firmy Blacksoft.
Czytaj także: Automatyzacja rozliczeń klientów w biurze rachunkowym – case study Poltax
Jak usprawnić przepływ pracy i wyeliminować wąskie gardła?
Automatyzacja przepływu pracy rewolucjonizuje sposób pracy w firmach, także w biurach rachunkowych.
- Wczytywanie danych,
- wysyłanie maili do klientów,
- przydzielanie zadań,
- powiadomienia o statusie realizowanych zadań
– te wszystkie czynności mogą przebiegać w dużej mierze automatycznie. Umożliwia to odpowiedni system dla biura rachunkowego wyposażony w moduł workflow. Jego wykorzystanie pozwala na automatyzację obiegu zadań i dokumentów zgodnie z ustalonymi procedurami, co gwarantuje transparentność i oszczędza czas.
Na czym polega moc Workflow enova365 wyjaśnia szczegółowo poniższy film.
Warto wiedzieć, że automatyzacja wprowadzania danych do systemu i innych czynności pozwala znacząco przyspieszyć pracę. Dla przykładu, po wdrożeniu takich rozwiązań biuro rachunkowe – Rachunkowość dla firm – skróciło miesięczny czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu z 12 godzin do 20 minut. Przeczytaj case study
Jakie rutynowe zadania można zautomatyzować w biurze rachunkowym?
Szacuje się, że aż 40% zadań, wykonywanych przez księgowych można zautomatyzować, przy pomocy odpowiedniego oprogramowania. Przynosi to szereg korzyści, z których dwie najważniejsze to oszczędność czasu i eliminacja błędów.
Jeżeli zainwestujesz w nowoczesne oprogramowanie, to nie będzie miało znaczenia czy wysyłasz 50 czy 5 000 deklaracji JPK, bo wszystkie możesz wysłać jednym kliknięciem. Przykładowo, funkcję zbiorczego wysyłania deklaracji oferuje pakiet enova365 dla biur rachunkowych.
Jakie inne rutynowe zadania księgowych usprawni program do zarządzania biurem rachunkowym enova365?
- Wprowadzanie danych,
- przetwarzanie faktur,
- uzgadnianie kont bankowych,
- generowanie sprawozdań finansowych,
- wysyłka deklaracji, która może się odbywać hurtowo, dla wielu firm,
to niektóre z nich. Dzięki automatyzacji praca w biurze rachunkowym przebiega szybciej i sprawniej.
Jak podnieść poziom obsługi klienta?
Wiodące biura rachunkowe już teraz wychodzą naprzeciw wymagającym klientom, którzy oczekują stałej dostępności do danych księgowych własnej firmy oraz współpracy księgowego z biura i klienta w czasie rzeczywistym. Wykorzystują do tego nowoczesne oprogramowanie, takie jak Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365.
Zastosowanie tego rozwiązania sprawia, że klienci mają stały dostęp do informacji o swoich kosztach i przychodach oraz należnościach dla Urzędu Skarbowego czy ZUS. Program usprawnia przepływ dokumentów na linii klient-księgowy i odwrotnie. Przekazanie księgowym z biura faktur jest dla klienta kwestią tylko kilku kliknięć.
Z kolei księgowi mogą:
- w zorganizowany sposób przekazywać informacje wybranym grupom klientów,
- wiele czynności wykonywać hurtowo (jeżeli korzystają z modułu „Praca na wielu bazach”),
- monitorować prace już wykonane dla poszczególnych klientów i takie, które dopiero trzeba wykonać.
Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego
Jak analizy i raporty usprawnią pracę księgowym?
Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania biurem rachunkowym usprawnia także analizę danych dotyczących zarówno biura rachunkowego – o czym wspomnieliśmy już wyżej – jak i jego klientów. Możesz korzystać z listy wskaźników, które na przykład dostarczą Ci informacji o należnościach czy zobowiązaniach, dynamice sprzedaży, kosztach czy sprawach kadrowych w biurze rachunkowym lub w firmach klientów.
Program do zarządzania biurem rachunkowym umożliwia także samodzielne zdefiniowanie monitorowanych wskaźników, a ich liczba jest praktycznie nieograniczona.
Co istotne, wskaźniki oraz raporty mogą zawierać dane całościowe lub sparametryzowane np. wartość faktur sprzedaży w bieżącym roku dla całej firmy klienta lub szczegółowe informacje dedykowane dla konkretnego handlowca w biznesie klienta i obrotu w jego regionie.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Praca w rachunkowości a narzędzia AI
Narzędzia, wykorzystujące sztuczną inteligencję rozwijają się w szybkim tempie. Warto obserwować, jakie możliwości pojawiają się na rynku i stosować w swoim biurze rachunkowym te, które pozwalają na wprowadzenie usprawnień.
Stosując narzędzia AI już teraz możesz przyspieszyć wykonywanie prac administracyjnych, usprawnić komunikację z klientami czy zautomatyzować niektóre działania księgowych.
Narzędzia AI pozwolą Ci:
- streszczać obszerne informacje tak, żeby to co najważniejsze było ujęte w kilku punktach,
- szybciej pisać e-maile do klientów i usprawniać komunikację z nimi,
- tworzyć teksty ofert dla klientów,
- wdrożyć chatboty na stronie internetowej,
- wykrywać nieścisłości w uzgodnieniach kont,
Pamiętaj jednak, że choć jest wiele zalet wykorzystywania narzędzi AI, są też minusy. Dlatego, jeżeli korzystasz z ChatGPT pamiętaj, że konieczna jest weryfikacja treści i danych, pozyskiwanych przy pomocy tego narzędzia.
Podsumowanie: 7 działań, które pomogą usprawnić zarządzanie biurem rachunkowym
Jak widzisz, można zrobić wiele, żeby usprawnić zarządzanie biurem rachunkowym, a najważniejsze dobre praktyki podsumowujemy poniżej.
- Sprawdź, jaka jest wymarzona praca w rachunkowości i zaoferuj ją.
- Usprawnij proces wyceny usług finansowo-księgowych.
- Przejdź na elektroniczny obieg dokumentów, żeby wyeliminować wąskie gardła.
- Zautomatyzuj rutynowe czynności księgowych.
- Daj klientom dostęp do danych, dotyczących ich firmy, 24/7.
- Zyskaj możliwość szybkiej analizy.
- Wykorzystaj moc AI.
Żeby wprowadzić w życie powyższe zalecenia konieczne jest nowoczesne oprogramowanie, dopasowane do potrzeb biur rachunkowych. Jedną z ciekawych możliwości jest pakiet dla biur rachunkowych enova365. Żeby poznać pełnię jego możliwości jeszcze dziś umów się na bezpłatną konsultację online, w czasie której konsultanci odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.
Bibliografia:
