Właściciel firmy Aleksander Wala uważa, że biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy wyprzedza technologicznie konkurencję; dlatego też postanowił postawić na innowacje. Dzięki temu w WARIDO Accounting Sp. z o.o. fakturowanie kilkuset klientów zajmuje 30 sekund, a czas obsługi każdego z nich znany jest z dokładnością do 1 minuty. Jakie jeszcze procesy przebiegają sprawniej dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu i jakie rozwiązania firma planuje wdrożyć w przyszłości?
W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.
| Nazwa biura rachunkowego | WARIDO Accounting Sp. z o. o. |
| Specjalizacja | Spółki z o.o. – kompleksowa obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa |
| Obszar działania | Cała Polska |
| Klienci | Małe i średnie przedsiębiorstwa |
Spis treści:
- Narzędzia wykorzystywane biuro rachunkowe WARIDO
- Jakie procesy przebiegają w WARIDO Accounting automatycznie?
- Rola AI – do czego WARIDO wykorzystuje sztuczną inteligencję?
- Jak biuro rachunkowe WARIDO przygotowuje się na wejście w życie KSeF?
- Z jakimi wyzwaniami wiąże się cyfryzacja biura rachunkowego?
- Czego oczekują od biura rachunkowego klienci?
Narzędzia wykorzystywane biuro rachunkowe WARIDO
Z jakich narzędzi korzysta biuro rachunkowe WARIDO?
Korzystamy z systemu enova365, który wyróżnia się elastycznym dopasowaniem do naszych potrzeb. Nie traktujemy go wyłącznie jako programu księgowego – jest to również platforma, na której zbudowaliśmy własne rozwiązania do zarządzania biurem rachunkowym.
Przykładowo?
Oprzyjmy się na module CRM. To on zapewnia nam pełną obsługę sprzedażową klienta: generujemy w nim oferty, umowy oraz mierzymy skuteczność różnych kampanii. Na podstawie niego zbudowaliśmy własne rozwiązanie – mechanizm automatycznego generowania faktur, który pracuje na wielu bazach klientów i zlicza liczbę dekretów, rozliczonych pracowników oraz inne prace wykonane w danym miesiącu. Dzięki temu fakturowanie kilkuset klientów zajmuje nam tylko 30 sekund.
Ekspresowe działanie.
I to nie wszystko. Dodatkowo wdrożyliśmy kalendarze pracownicze zintegrowane z CRM, co pozwala nam kontrolować koszty obsługi każdego klienta z dokładnością do 1 minuty. Pracownicy raportują tam swoje czynności, co umożliwia szczegółowe monitorowanie kosztów. Wszystkie te analizy są zsynchronizowane w module BI, co pozwala nam na bieżąco śledzić opłacalność poszczególnych kontraktów.
Jakie procesy przebiegają w WARIDO Accounting automatycznie?
Jakie inne procesy przebiegają automatycznie w WARIDO?
W zasadzie wszystkie procesy możliwe do zautomatyzowania są już automatyzowane. enova365 oferuje ogromne możliwości w zakresie tworzenia importów i eksportów, które odbywają się w tle. Dzięki modułowi obsługującemu Webservice problem rozliczania rachunków bankowych klientów jest praktycznie wyeliminowany, ponieważ pracujemy w modelu bieżącym. Klient, współpracując z nami, może codziennie przesyłać dokumenty, które natychmiast księgujemy i eksportujemy do banku.
Na jakie korzyści się to przekłada?
Dzięki takiemu podejściu klient nie musi wprowadzać przelewów i otrzymuje wyniki już 5. dnia miesiąca, zamiast przed 25. dniem. Aby zoptymalizować obciążenie pracowników i uniknąć spiętrzeń zadań między 15. a 25. dniem miesiąca, dążymy do równomiernego rozłożenia obowiązków. Dzięki temu możemy obsłużyć większą liczbę firm, nie zwiększając liczby pracowników, a wydatki na enova365 traktujemy jako inwestycję w efektywność i oszczędności.
Jakie inne działania przebiegają sprawniej dzięki narzędziom technologicznym?
Dzięki gotowym integratorom do parowania rozrachunków z operatorami płatności doskonale radzimy sobie z obsługą sklepów internetowych. Pozwala to usprawnić księgowość, gdyż dziesiątki tysięcy operacji rozliczają się automatycznie.
To wszystko już się dzieje. A jakie są Wasze plany na przyszłość? Nad czym pracujecie?
Obecnie, korzystając z zaawansowanego API, pracujemy nad zastosowaniem modeli sztucznej inteligencji oraz technik data mining w celu dalszej automatyzacji procesów księgowych. Pełna liczba automatyzacji, którą posiadamy, jest jednak trudna do wymienienia, ponieważ często mamy indywidualne rozwiązania wypracowane z klientami.
Skoro jesteśmy przy klientach – jak zazwyczaj wygląda onboarding nowego? Co robicie, żeby ten proces przebiegał sprawnie?
Staramy się przyjmować klientów zgodnie z naszą polityką rachunkowości, co upraszcza proces onboardingu. Mamy wzorcową bazę danych, gdzie wszystko jest poustawiane, więc wystarczy ją skopiować. Jeśli zaś klient posiada własny plan kont, może dostarczyć go nam w formie tabelarycznej. Dzięki elastyczności systemu enova365 możemy ten proces przeprowadzić automatycznie, wklejając plan kont z innych systemów w kilka minut.
Rola AI – do czego WARIDO wykorzystuje sztuczną inteligencję?
Czy korzystacie w pracy z narzędzi AI? Jeśli tak – do czego je wykorzystujecie?
Owszem, korzystamy z AI. Robimy to głównie w marketingu i modelach lingwistycznych, które są bardzo popularne. Tworzymy również własne modele, które są wzbogacone wiedzą pochodzącą z przepisów prawnych.
O jakich modelach mowa? Możemy liczyć na przykład?
Obecnie prowadzimy badania nad wykorzystaniem modeli sztucznej inteligencji dedykowanych do analizy danych. Jeśli wyniki testów będą pozytywne, planujemy wdrożenie tych rozwiązań w przyszłym roku.
Jak biuro rachunkowe WARIDO przygotowuje się na wejście w życie KSeF?
Kolejnym wyzwaniem nowoczesności jest Krajowy System e-Faktur. Jak przygotowujecie się na jego wejście w życie?
Korzystamy z KSeF od początku jego dostępności, ponieważ niektórzy z naszych klientów potrzebowali skrócenia terminów zwrotu VAT. Przeprowadziliśmy jedne z pierwszych pilotażowych wdrożeń. W kontekście masowej obsługi czekamy na moduł workflow w Pulpitach Klientów Biura Rachunkowego, który usprawni komunikację z klientem w zakresie akceptacji merytorycznej oraz opisywania faktur. Dla nas samych jednak nie ma większego znaczenia, czy korzystamy z KSeF, czy zasilamy enova365 narzędziami do OCR, ponieważ zmieniamy jedynie źródło napływu danych. Dzięki pracy z OCR od zakupu enova365 w 2016 r. praca cyfrowa nie stanowi dla nas żadnego wyzwania.
To jedno – ale jakie jeszcze funkcje systemu najbardziej ułatwiają Wam pracę?
Przede wszystkim elastyczność i wynikający z niej fakt tego, że traktujemy go jako platformę do dalszego rozwoju, a nie gotowy program. Z enova365 można korzystać w sposób uproszczony, ale przy rozmiarze naszego biura potrzebowaliśmy systemu, który dostosowuje się do nas, a nie odwrotnie.
Z jakimi wyzwaniami wiąże się cyfryzacja biura rachunkowego?
Z jakimi wyzwaniami wiązało się przejście na elektroniczny obieg dokumentów?
Głównym wyzwaniem były bardziej przyzwyczajenia pracowników niż sama technologia. Byliśmy jednymi z pierwszych w sektorze MŚP biur rachunkowych, którzy wdrożyli OCR już w 2012 roku. W tamtym czasie inne oprogramowanie nie pozwalało na ergonomiczną pracę ze skanami, dlatego wdrożyliśmy enovę.
Jakie korzyści to przyniosło?
Oszczędność czasu i uporządkowanie procedur oraz standaryzację.
Pociągnijmy ten temat dalej. Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego w relacjach z klientami?
Bardzo wiele. Dokumenty są przechowywane w bazie danych i klient może samodzielnie pobierać faktury, bez potrzeby kontaktu z księgową. Jesteśmy w 100% otwarci na pracę zdalną i obsługę klientów z całej Polski, co pozwala nam współpracować z klientami bez względu na odległość.
Od czego powinny zacząć biura, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów?
Od cierpliwości i stopniowego wdrażania. Przekonywanie ludzi to największa trudność, wymagająca rozmów i argumentowania. Czasem też rotacji kadr, jeśli ktoś nie zaakceptuje decyzji. Cyfryzacja jest tak czy inaczej, nieunikniona i niektóre biura rachunkowe, jeśli nie przystosują się szybko, mogą nie przetrwać.
Czego oczekują od biura rachunkowego klienci?
Czego firmy oczekują dziś w kwestii obsługi księgowej, kadrowej czy sprawozdawczości?
Potrzebują responsywności i szybkości w uzyskiwaniu wyników. Obsługa księgowa dziś i 20 lat temu, kiedy powstawało nasze biuro rachunkowe, jest zupełnie inna. Kiedyś wyznacznikiem dobrej księgowej była liczba wprowadzanych dokumentów na godzinę – a teraz wszystkie dokumenty są już importowane lub OCR-owane. Dziś dobra obsługa to miły kontakt z klientem i szeroka wiedza, ponieważ przepisy stały się dużo bardziej skomplikowane.
Czy takie właśnie kryteria decydują dziś o wyborze biura rachunkowego?
Często decyduje cena, co wynika z braku świadomości klientów. Zawód księgowego nie jest regulowany, więc biuro rachunkowe może otworzyć każdy, niezależnie od kwalifikacji. Nasze biuro podchodzi do rozliczeń bardzo odpowiedzialnie, co generuje koszty związane z kontrolą wewnętrzną i wykwalifikowaną kadrą. Mamy wdrożone ISO 9001 oraz ISO 27001, co zapewnia ochronę danych i standaryzację procesów.
Co to daje klientowi?
Klient zyskuje pewność ciągłości usług i regularne testy backupów, które odzyskujemy w ciągu 6 godzin. Konkurowanie z małymi biurami, które nie stosują takich procedur, jest jednak sporym wyzwaniem, dlatego klienci powinni docenić wartość, jaką niesie nasza dbałość o jakość i bezpieczeństwo usług.
Czy automatyzacja i cyfryzacja są już argumentem, który biorą pod uwagę firmy poszukujące biura rachunkowego?
Tak, automatyzacja i cyfryzacja są coraz ważniejszymi argumentami. Potencjalni klienci często dostrzegają duże oszczędności dzięki naszym nowoczesnym rozwiązaniom, mimo iż jesteśmy drożsi od ich obecnego biura rachunkowego.
Jakie to oszczędności?
Dzięki automatyzacji możemy znacząco zredukować czas poświęcony na rutynowe czynności, co pozwala nam skupić się na bardziej złożonych zadaniach i lepszej obsłudze klienta. Cyfryzacja umożliwia również lepszą kontrolę i bezpieczeństwo danych, a także łatwiejszy dostęp do dokumentów i informacji w czasie rzeczywistym, co jest ogromnym atutem z punktu widzenia naszych klientów. Doceniają oni także elastyczność i możliwość zdalnej współpracy, co jest szczególnie ważne w dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.
Czy firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby o wiele kilometrów?
W tym temacie wszystko zmieniła pandemia. Pokazała, że rozwiązania zdalne stały się powszechne i konieczne do codziennego użytku w firmach. Ten czas bardzo nam pomógł, przekonując ostatnich klientów, którzy nosili nam faktury papierowo, że można załatwić wszystko bez wychodzenia z domu. My sami od dawna wykorzystujemy telekonferencje, szczególnie przy obsłudze klientów, których siedziba firmy jest w Polsce, a oni sami przebywają za granicą. Technologie istniały już wcześniej, ale przyzwyczajenia ludzi do bliskości księgowego stanowiły przeszkodę w ich wykorzystaniu. Dziś obsługa na odległość nie stanowi dla nas problemu, a klienci z Warszawy, Olsztyna czy Szczecina, mimo że jesteśmy na Śląsku, nawiązują chętnie z nami współpracę.
Na koniec poprosiłbym o dokończenie zdania. „Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy…”
…Wyprzedza o krok technologicznie inne biura rachunkowe i to staramy się ciągle robić.
Dziękuję za zaproszenie i gorąco zachęcam wszystkich zainteresowanych do skorzystania z oferty biura rachunkowego WARIDO, które świadczy kompleksowe usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe dla spółek z o.o.
