Skomplikowane przepisy, rosnąca liczba transakcji i konieczność spełniania wymagań regulacyjnych sprawiają, że część dużych przedsiębiorstw korzysta z takich rozwiązań jak zewnętrzne biuro rachunkowe. Co przemawia za takim rozwiązaniem, a jakie są jego wady?
Spis treści:
- Rola zewnętrznego biura rachunkowego w obsłudze dużej firmy
- Zalety korzystania z zewnętrznego biura rachunkowego
- Wady korzystania z zewnętrznego biura rachunkowego
- Kiedy warto rozważyć zewnętrzne biuro rachunkowe?
- Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
Najważniejsze informacje:
- Zewnętrzne biura rachunkowe często zapewniają specjalistyczną wiedzę i kompetencje cyfrowe, które ułatwiają wdrożenie dobrych praktyk w firmie.
- Różnice w używanym oprogramowaniu, procedurach i standardach mogą prowadzić do problemów komunikacyjnych i operacyjnych, dlatego, w wypadku współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym konieczny jest profesjonalny onboarding każdego klienta.
- Zastosowanie nowoczesnych programów, które umożliwiają pełną integrację baz biura rachunkowego i klienta, dobrze się sprawdza w wypadki obsługi dużych firm przez biura rachunkowe.
Rola zewnętrznego biura rachunkowego w obsłudze dużej firmy
Outsourcing procesów księgowych czy kadrowo-płacowych jest działaniem, na które decyduje się coraz więcej firm. Dziś robią to nie tylko mikroprzedsiębiorstwa, ale również duże, także międzynarodowe organizacje o skomplikowanej strukturze organizacyjnej. W tym kontekście rola zewnętrznego biura rachunkowego jest nie do przecenienia.
Usługi biura rachunkowego obejmują dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnych narzędzi, umożliwiających efektywne prowadzenie ksiąg firmowych i skuteczne zarządzanie finansami, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami prawa. Współpraca z takim biurem pozwala na optymalizację procesów księgowych, minimalizację błędów oraz oszczędność czasu i zasobów.
Czytaj także: Umowa o świadczenie usług księgowych – najważniejsze elementy, które powinna zawierać
Zalety korzystania z zewnętrznego biura rachunkowego
Korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego przynosi szereg korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność i stabilność finansową dużych firm. Poniżej wymieniamy najważniejsze z nich.
Specjalistyczna wiedza
Pracownicy zewnętrznych biur rachunkowych są ekspertami w dziedzinie księgowości i finansów, mają szeroką wiedzę na temat najnowszych regulacji prawnych i standardów rachunkowości. Dodatkowo duże firmy księgowe często zatrudniają pracowników, posiadających wiedzę na bardzo specjalistycznym poziomie z dziedziny podatków czy cen transferowych.
Kompetencje cyfrowe
Żeby zoptymalizować procesy finansowo-księgowe trzeba nie tylko wiedzieć, jak powinny przebiegać, ale także mieć zaawansowane kompetencje cyfrowe i odpowiednie, elastyczne oprogramowanie, które umożliwia odwzorowanie tych procesów. Duże firmy księgowe już na etapie onboardingu klientów doradzają im jak wykorzystać potencjał rozwiązań technologicznych do zwiększenia efektywności pracowników i eliminacji błędów. Pomagają też w poukładaniu procesów i wdrożeniu nowych rozwiązań informatycznych.
Jak robi to firma UHY ECA – jeden z liderów tej branży w Polsce – dowiesz się z poniższego wideo.
Oszczędności
Zamiast zatrudniać pełnoetatowy personel księgowy, firmy mogą korzystać z usług specjalistów na zasadzie outsourcingu, co ogranicza konieczność ponoszenia kosztów związanych z wynagrodzeniami czy bonusami, jakie wypłacane są pełnoetatowym pracownikom.
Skalowalność usług
Zewnętrzne biura rachunkowe oferują elastyczność w dostosowywaniu zakresu usług w zależności od aktualnych potrzeb firmy. W okresach intensywniejszych firmy mogą rozszerzyć zakres współpracy, a gdy jest spokojniej – zredukować go.
Zgodność z przepisami
Środowisko regulacyjne jest dynamiczne i stale się zmienia, co stawia przed firmami wyzwanie w postaci konieczności ciągłego monitorowania i dostosowywania się do nowych przepisów. Stanowi to szczególne wyzwanie dla firm działających międzynarodowo. Zamiast zatrudniać lokalnych księgowych w każdym z krajów, lepiej zatrudnić zewnętrzne biuro rachunkowe, które pomoże w zapewnieniu zgodności z obecnymi przepisami i wymaganiami.
Wady korzystania z zewnętrznego biura rachunkowego
Opisany wyżej zakres działalności biur rachunkowych niesie ze sobą wiele korzyści. Istnieją jednak pewne wyzwania, które firmy powinny wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu księgowości.
Mniejsza kontrola
Jednym z głównych ograniczeń związanych z korzystaniem z zewnętrznego biura rachunkowego jest mniejsza kontrola nad działaniami księgowymi i finansowymi. Przekazanie odpowiedzialności na zewnątrz oznacza, że firma musi polegać na procedurach zewnętrznego partnera, co może prowadzić do braku bezpośredniego nadzoru nad procesami.
Bezpieczeństwo danych
Pomimo że profesjonalne biura rachunkowe stosują zaawansowane środki ochrony danych, zawsze istnieje ryzyko naruszenia prywatności lub cyberataków. Firmy muszą mieć pewność, że wybrany partner ma odpowiednie certyfikaty i stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa.
Brak integracji
Różnice w używanym oprogramowaniu, procedurach i standardach mogą prowadzić do problemów komunikacyjnych i operacyjnych. Brak płynnej integracji może wpłynąć na efektywność procesów oraz generować dodatkowe koszty związane z dostosowywaniem systemów i szkoleniem pracowników.
Komunikacja
Wyzwania związane z różnicami czasowymi, barierami językowymi oraz odmiennymi kulturami organizacyjnymi mogą wpływać na szybkość i jakość wymiany informacji. Przedsiębiorstwa muszą zadbać o jasne kanały komunikacyjne oraz ustalić procedury pozwalające na szybkie reagowanie na zmieniające się wymagania i potrzeby.
Kiedy warto rozważyć zewnętrzne biuro rachunkowe?
Decyzja o skorzystaniu z usług zewnętrznego biura rachunkowego może być kluczowa dla efektywnego zarządzania finansami firmy. W jakiej sytuacji warto to zrobić?
Okresy wzmożonej działalności
W trakcie okresów wzmożonej działalności, takich jak koniec roku finansowego, audyty czy sezony wzrostu sprzedaży, wewnętrzne działy księgowe mogą być przeciążone. W takich momentach zewnętrzne biuro rachunkowe pozwala na rozłożenie obciążenia, zapewniając terminowe i dokładne przetwarzanie wszystkich transakcji finansowych.
Restrukturyzacja
Procesy restrukturyzacyjne (fuzje, przejęcia, restrukturyzacja wewnętrzna) wiążą się z koniecznością dokładnej analizy finansowej, przeglądu istniejących struktur oraz wdrożenia nowych procedur. Usługi biura rachunkowego mogą dostarczyć niezbędnego wsparcia w postaci eksperckiej wiedzy oraz doświadczenia w zarządzaniu skomplikowanymi procesami finansowymi.
Międzynarodowa ekspansja
Ekspansja na rynki międzynarodowe wiąże się dostosowaniem do lokalnych przepisów podatkowych i księgowych, a także zarządzaniem finansami w różnych walutach. Zewnętrzne biura rachunkowe działające w krajach, w których planowane jest rozpoczęcie działalności, znają lokalne przepisy rachunkowe. Korzystanie z ich usług pozwala na uniknięcie błędów oraz na zapewnienie zgodności z międzynarodowymi standardami rachunkowości.
Szybki wzrost firmy
Firmy, które doświadczają szybkiego wzrostu, mogą napotkać trudności w nadążaniu za rosnącymi wymaganiami księgowymi. W takich sytuacjach zewnętrzne biuro rachunkowe może dostarczyć niezbędnego wsparcia, oferując skalowalne rozwiązania rosnące wraz z firmą.
Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
Wybór odpowiedniego zewnętrznego biura rachunkowego to decyzja, którą powinno się podjąć dopiero po dokładnej analizie. Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę?
- Doświadczenie w branży – biuro z doświadczeniem w danej branży będzie lepiej rozumiało specyfikę działalności, unikalne wyzwania oraz specyficzne przepisy i regulacje.
- Referencje i opinie – pozytywne opinie i rekomendacje od firm o podobnej wielkości i profilu działalności mogą być wskaźnikiem, że biuro będzie w stanie sprostać wymaganiom i oczekiwaniom.
- Zakres usług biura rachunkowego – istotne jest sprawdzenie, czy biuro może dostarczyć wszystkie potrzebne usługi, takie jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, sprawozdawczość finansowa, audyty oraz doradztwo finansowe.
- Polityka bezpieczeństwa danych – ważne jest, aby biuro miało odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, takie jak ISO 27001, oraz stosowało zaawansowane technologie zabezpieczające dane, np. szyfrowanie i regularne audyty bezpieczeństwa.
- Transparentność i komunikacja – firmy powinny ocenić, jak biuro komunikuje się z klientami, jak szybko odpowiada na zapytania oraz jakie kanały komunikacyjne są dostępne.
- Koszty usług – dokładna analiza cen zaproponowanych przez biuro rachunkowe pozwoli na upewnienie się, że są one konkurencyjne i adekwatne do zakresu oferowanych usług.
Usługi biura rachunkowego muszą być przede wszystkim jakościowe. Poza tym niezbędne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi. Tutaj warto wspomnieć o systemie ERP enova365, który zapewnia szereg rozwiązań umożliwiających współpracę z innymi podmiotami oraz szybką wymianę danych.
System enova365 to rozwiązanie z dedykowaną wersją dla biur rachunkowych umożliwiającą pełną integrację z bazą danych klienta i działanie na wprowadzanych do nich dokumentach. Dzięki temu możemy samodzielnie generować faktury sprzedażowe czy wprowadzać koszty, a zewnętrzne biuro rachunkowe na tej podstawie dokonuje wszelkich niezbędnych rozliczeń podatkowych. Moduł Business Intelligence dodatkowo pozwala na bieżąco śledzić wszystkie aspekty finansowe przedsiębiorstwa dzięki specjalnym Panelom BI prezentującym dane w przejrzysty i prosty sposób.
Jeśli chcesz bliżej poznać możliwości enova365, przetestuj specjalnie przygotowaną wersję demonstracyjną. Możesz też umówić się na prezentację, na której przedstawimy działanie naszego systemu ERP w praktyce.
