Jest wiele prac biurowych, w których systemy informatyczne mogą zastąpić człowieka, ale jednak zdecydowana większość nadal wymaga działania ludzi. W czym może pomóc pracownikom biurowym automatyzacja? Jak działa i jakie korzyści przynosi? Poznaj 10 efektów, których możesz się spodziewać po wdrożeniu automatyzacji pracy biurowej.
Spis treści:
- Automatyzacja pracy biurowej – game-changerem według badania McKinsey
- Jak działa automatyzacja procesów biurowych? Przykłady
- 10 korzyści z automatyzacji operacji biurowych
- Już wiesz, dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie do automatyzacji biura!
Najważniejsze informacje:
- Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że zautomatyzowanie procesów przekłada się na większą efektywność.
- Wdrożenie automatyzacji pracy biurowej eliminuje błędy, skraca czas potrzebny na realizację zadań, ale także wyzwala innowacyjność oraz zwiększa zadowolenie pracowników i klientów.
- Systemy ERP umożliwiają automatyzację powtarzalnych zadań w wielu obszarach działalności firmy oraz zapewniają przepływ informacji i dokumentów między różnymi zespołami w firmie.
Automatyzacja pracy biurowej – game-changerem według badania McKinsey
Ważnym czynnikiem sukcesu każdej firmy jest szybkość działania. Im szybciej firma realizuje zamówienia czy obsługuje reklamacje, im szybciej back-office obsługuje front-office, tym wyższa efektywność i tym bardziej zadowoleni klienci. Dlatego coraz więcej firm automatyzuje powtarzalne i pracochłonne czynności biurowe – wybrane procesy kadrowe, księgowe, z obszaru obsługi klienta, zamówień czy ofertowania – co pozwala im zdjąć ciężar wykonywania żmudnych zadań z barków ich pracowników. Dzięki temu, mogą oni spędzać czas na czynnościach, które generują więcej wartości dodanej, takich jak planowanie strategiczne, innowacje czy budowa lojalności klientów.
Liderzy, którzy już wdrożyli automatyzację pracy w biurze, uważają, że było to dla ich firm game-changerem. Według badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey z 2022 r. 2/3 respondentów, którzy wdrożyli automatyzację pracy biurowej stwierdziło, że ich firmy poprawiły kontrolę jakości, zwiększyły zadowolenie klientów i pracowników. Najczęściej wymienianą przez nich korzyścią była jednak redukcja wydatków.
Ten artykuł zawiera przykłady zastosowania zrobotyzowanej automatyzacji procesów oraz analizuje 10 najważniejszych zalet automatyzacji procesów biurowych.
Jak działa automatyzacja procesów biurowych? Przykłady
Zacznijmy od wyjaśnienia, jakie technologie i narzędzia umożliwiają zautomatyzowanie procesów biurowych. Choć jest ich wiele, w tym artykule skupimy się na dwóch: technologii RPA, która zastępuje człowieka, w wykonywaniu niektórych czynności i module Workflow systemu ERP, który przyspiesza pracę zaangażowanych w proces ludzi, dzięki standaryzacji procesów i wspieraniu ich przez system.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (robotic process automation – RPA)
Po pierwsze, trzeba wspomnieć o zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA). Wyposażone w nią programy zastępują pracę człowieka i automatyzują powtarzalne, oparte na regułach manualne zadania. Mogą, na przykład, logować się do aplikacji, wprowadzać określone dane czy dokonywać obliczeń. Narzędziem, które umożliwia takie działania w enova365 jest Harmonogram zadań.
Przykład zastosowania zrobotyzowanej automatyzacji procesów w pracy biurowej: Robotom RPA można powierzyć rejestrację zamówień, automatyczne generowanie faktur czy ich księgowanie według określonego klucza. RPA można wykorzystać także do pobierania kursów walut, importu wyciągów bankowych, wysyłania przypomnień o przeterminowanej płatności, automatycznej weryfikacji czasu pracy i wielu innych działań.
Czytaj także: Robotyzacja – co to jest?
Elektroniczny obieg dokumentów i informacji, wspierany przez narzędzia Workflow
Wdrożenie narzędzi Workflow pozwala na usprawnienie procesów, które wymagają określonej kolejności działań oraz przekazywania między pracownikami dokumentów czy informacji. Każdy taki proces można odpowiednio zaprojektować tak, żeby system sam powiadamiał odpowiednich pracowników o zadaniach czekających na wykonanie.
Choć w przeciwieństwie do technologii RPA człowiek jest tutaj niezbędny do akceptacji czy weryfikacji dokumentów, albo podejmowania decyzji czy proces ma być kontynuowany, praca przebiega szybciej dzięki:
- standaryzacji procesów – stworzeniu jednolitego schematu realizacji zadań,
- zautomatyzowanemu przekazywaniu dokumentów i spraw – od jednego pracownika do drugiego, zgodnie z ustaloną wcześniej procedurą,
- powiadomieniom systemowym – pracownicy zaangażowani w proces mogą być powiadamiani o tym, że wymagane jest ich działanie.
Przykład obiegu dokumentów kosztowych w firmie: Żeby wyjaśnić, jak działa elektroniczny obieg dokumentów, wspierany przez moduł Workflow enova365, posłużmy się przykładem obiegu dokumentów kosztowych w firmie. Osoby odpowiedzialne za weryfikację i zatwierdzenie takich dokumentów otrzymują powiadomienie, wysyłane automatycznie przez system, że czeka na nich zadanie do wykonania – przejrzenie i opisanie faktur. Jeżeli dodasz w systemie automatyczne wzorce księgowań (tzw. schematy księgowe), takie faktury kosztowe, po ich akceptacji, mogą też zostać automatycznie zaksięgowane przez system.
10 korzyści z automatyzacji operacji biurowych
Dzięki automatyzacji pracy w biurze firmy eliminują cały szereg czasochłonnych czynności, co przekłada się na oszczędność czasu wzrost wydajności operacyjnej, większe zadowolenie pracowników oraz szersze możliwości w zakresie innowacji i wzrostu. Oto szczegółowe spojrzenie na 10 najważniejszych zalet zautomatyzowanych przepływów pracy.
1. Oszczędność czasu i większa efektywność pracy
Automatyzacja pracy biurowej uwalnia potencjał pracowników, dzięki temu, że program informatyczny wykonuje wiele rutynowych, powtarzalnych zadań za nich lub z niewielkim ich wsparciem, takim jak zatwierdzanie dokumentów czy podejmowanie interwencji w wyjątkowych sytuacjach. W ten sposób liczba manualnych, czasochłonnych prac maleje, pracownicy mają więcej czasu, a zadania realizowane są szybciej. W efekcie, rośnie wydajność, a firma redukuje koszty.
Ile czasu pozwala zaoszczędzić automatyzacja procesów biurowych pokazuje poniższy wykres, na którym widać oszczędności wygenerowane w firmach, dzięki wdrożeniu narzędzi enova365.
2. Eliminacja błędów manualnych
Automatyzacja w pracy biurowej skutecznie eliminuje problemy związane z błędami manualnymi. W tradycyjnych procesach ręczne wprowadzanie danych – na przykład kursów walut, albo wysyłanie powiadomień o opóźnionych zobowiązaniach mogło prowadzić do pomyłek, wynikających z nieuwagi czy zmęczenia. Te problemy już nie pojawiają, gdy zadania te wykonuje system.
Systemy informatyczne, w tym enova365, mogą także sprawdzać dane pod kątem ich zgodności z ustalonymi kryteriami. Uruchamianie alertów w przypadku wykrycia rozbieżności, takich jak brakujące lub nieprawidłowe informacje, pozwala pracownikom wkroczyć wtedy, kiedy ich działanie jest rzeczywiście niezbędne.
Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji
3. Ogólne skrócenie czasu realizacji zadań i eliminacja opóźnień
Automatyzacja procesów biurowych nie tylko uwalnia czas pracowników, ale może ogólnie skrócić czas wykonywanych zadań czy całych procesów. Dzięki temu, że to system przekazuje dokumenty czy informacje kolejnym uczestnikom procesu, według ustalonych zasad, i powiadamia ich o konieczności działania, cały proces trwa krócej.
4. Lepsza kontrola nad procesami i ich spójnością
Wsparcie procesów narzędziami Workflow umożliwia pełną kontrolę nad przebiegiem działań w firmie oraz zapewnia ich spójność.
Jak automatyzacja procesów biurowych poprawia kontrolę i spójność?
- Wszystkie procesy, od momentu ich uruchomienia do zakończenia, są monitorowane w jednym systemie. Operatorzy mogą na bieżąco sprawdzać status zadań, postęp pracy i decydujące punkty w procesie.
- Wdrożenie Workflow eliminuje różnice w sposobie wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników, zapewniając, że wszystkie działania są realizowane według tych samych reguł i procedur.
- Każdy krok w procesie jest rejestrowany. Dzięki temu z łatwością możesz je audytować – menedżerowie mają pełny wgląd w to, kto i na jakim etapie realizuje dany proces.
5. Poprawa komunikacji wewnętrznej
Dzięki temu, że moduły systemu ERP, stworzone w celu usprawniania przepływu pracy, angażują do działania członków zespołu, niezbędnych do realizacji danego procesu, torują drogę do lepszej komunikacji i płynniejszej współpracy. Jak? Na przykład zapewniając płynny przepływ informacji między działami firmy. Dzięki systemowi ERP, wyposażonemu w moduł Workflow, wszystkie zespoły mają dostęp do aktualnych danych i dokumentów, dzięki czemu mogą działać w spójny sposób. To szczególnie ważne w procesach wieloetapowych, np. realizacji zamówień czy obsłudze reklamacji, przy których skoordynowane działania i dostęp do informacji są szczególnie ważne.
Dla przykładu, weźmy proces obiegu dokumentów, związanych z produkcją na zamówienie. Jak tylko do systemu wpłynie zapytanie ofertowe od klienta, uruchamia się proces wymiany informacji i dokumentów, związanych z oceną, czy firma może się podjąć jego wykonania, wyceną i realizacją tego konkretnego zamówienia. Na poszczególnych etapach procesu angażowane są osoby decyzyjne z różnych działów, a dokumenty przekazywane są w systemie zgodnie z ustalonymi wcześniej procedurami.
6. Automatyczne monitorowanie i raportowanie postępu prac
Moduł Workflow enova365 pozwala na bieżące śledzenie postępów realizacji zadań oraz automatyczne generowanie raportów. W systemie śledzony jest status każdego zadania w czasie rzeczywistym oraz rejestrowane są zmiany na każdym etapie procesu. Z systemu można wygenerować także raporty na podstawie zdefiniowanych wcześniej kryteriów, takich jak czas realizacji zadań, stopień ukończenia projektów czy liczba przetworzonych dokumentów. Raporty takie mogą być generowane cyklicznie lub na żądanie.
W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak przekroczenie terminu realizacji czy brak aktywności w procesie, system wysyła powiadomienia do odpowiednich osób, umożliwiając szybką reakcję.
7. Większe zadowolenie pracowników
Pracownicy, którzy przekazują swoje pracochłonne i nie wymagające kreatywności zajęcia systemowi informatycznemu, zyskują czas i przestrzeń na bardziej strategiczną i satysfakcjonującą pracę. A pracownicy bardziej zadowoleni z pracy są szczęśliwsi, osiągają lepsze wyniki i chętniej zostają w firmie na dłużej. Ponadto, wyeliminowanie rutynowych zadań daje pracownikom czas na zastanowienie się, które procesy biznesowe działają dobrze, a które nie i wprowadzanie ulepszeń. Daje to poczucie sprawczości i prowadzi do większego zadowolenia z pracy.
8. Zdrowsza kultura organizacyjna
Przyspieszając procesy i poprawiając komunikację między działami, automatyzacja pracy w biurze ułatwia realizację wspólnych celów i wspiera pracę zespołową. Jest to szczególnie ważne w świetle statystyk z raportu Workatu, z którego wynika, że znacząca większość ankietowanych firm, wykorzystuje automatyzację do usprawnienia procesów, obejmujących więcej niż jeden zespół. Można więc powiedzieć, że automatyzacja nie tylko wspiera współpracę między działami, ale także sprzyja zdrowszej, opartej na współpracy kulturze organizacyjnej, polegającej na tym, że wszystkie działy współpracują, żeby zrealizować jeden wspólny cel.
9. Lepsze doświadczenia klientów
Automatyzacja powtarzalnych zadań usprawnia i przyspiesza pracę, dzięki czemu można łatwiej sprostać oczekiwaniom klientów. Szybsza wysyłka zamówionych towarów, sprawniejsza obsługa reklamacji czy zwrotów, błyskawiczna obsługa zgłoszeń serwisowych – to wszystko oznacza płynną i przyjemną obsługę klienta, która zachęca klientów do wielokrotnego powrotu do firmy.
10. Większa innowacyjność i rozwój
Pracownicy, którzy nie są przeciążeni czasochłonnymi działaniami, mają przestrzeń na myślenie o rozwoju oraz dostrzeganie możliwości rozwoju. A dzięki automatyzacji, przyspieszającej tempo realizacji projektów, firmy mogą szybko wprowadzać nowe pomysły na rynek.
Automatyzacja pracochłonnych czynności pozwala pracownikom skoncentrować się na opracowywaniu nowych lub ulepszonych produktów, usług czy procesów, które pomagają skuteczniej rozwiązywać problemy klientów. Można więc powiedzieć, że dzięki automatyzacji firmy zyskują możliwość podążania za nowymi pomysłami, które mogą okazać się game-changerem w przyszłości.
Już wiesz, dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie do automatyzacji biura!
Automatyzacja pozwala firmom pracować bardziej efektywnie i innowacyjnie. Dzięki automatyzacji mogą usprawnić niemal wszystkie procesy biurowe, w tym pracę księgowych, kadrowych czy zarządzanie procesami. Eliminacja rutynowych prac, przekłada się na oszczędność czasu.
Żeby automatyzacja biura przyniosła jednak oczekiwane rezultaty wybierz odpowiedni system ERP, który wykorzystuje zrobotyzowaną automatyzację procesów, oferuje moduł Workflow, system DMS, system CRM oraz programy dla księgowych i kadrowych. Przetestuj 14-dniowe darmowe demo enova365. Możesz też umówić się na prezentację oprogramowania, aby poznać pełne spektrum możliwości enova365.
Bibliografia:
- www.public-workato-files.s3.us-east-2.amazonaws.com/Uploads/1fva87ls0wwfzs-1fva87ls0wvpou-2024-work-automation-index-1.pdf
- www.mckinsey.com/featured-insights/themes/how-automation-is-shaping-the-future-of-work
