Business Intelligence a decyzje biznesowe, czyli o analizie danych

Od Excela do BI – czym jest Business Intelligence i komu przyniesie korzyści

Zanim przejdziemy do korzyści, wyjaśnimy czym w ogóle jest BI, jak go rozumieć i skąd się wzięła jego obecna popularność. Aby móc opowiedzieć o korzyściach, jakie mogą odnieść użytkownicy narzędzia Business Intelligence dzięki analizie danych, należałoby najpierw usystematyzować pojęcia związane z tym tematem. Dodatkowo należy zakreślić pewien obraz, jak to zjawisko ewoluowało na przestrzeni lat.

Ludzie od zawsze gromadzili i przetwarzali dane. Byli to zarówno naukowcy, jak i zwykli mieszkańcy, którzy obserwowali otaczającą ich rzeczywistość. Na tej podstawie mogli dowieść np. cykliczności zmian w przyrodzie, które posłużyły im w przyszłości do prognozowania w czasie następujących po sobie zjawisk, a następnie planowania swojej pracy.

Z biegiem czasu i zmianami w zakresie przemysłu i robotyzacji, pojawiały się potrzeby gromadzenia innych danych i przetwarzania ich głównie w celu planowania produkcji czy innych procesów związanych z zakupami, sprzedażą, magazynowaniem lub chociażby cenami itd. Dążono do tego, aby zachować ciągłość procesów i nie dopuścić do przestojów, za którymi kryły się utracone korzyści i koszty. Początkowo dane te spisywano lub nawet przekazywano ustnie. Jednak cały czas widziano ogromny sens w gromadzeniu informacji i wykorzystywaniu ich przy swojej codziennej pracy. Podejmowano na ich podstawie decyzje biznesowe.

Współczesny świat i działanie przedsiębiorstw opiera się o ciągłą cyfryzację i automatyzację różnych procesów. Mamy dostępne zupełnie inne niż kiedyś technologie i narzędzia, pozwalające na gromadzenie ogromnych ilości danych i ich szybkie przetwarzanie. Dla większości z nas tym, co w całym procesie najważniejsze jest jakość tych danych i czas ich uzyskania. Minęły już czasy, kiedy mailowo krążyły excele, gdzie każda kolejna osoba uzupełniała dane ze swojego obszaru, po to, by po tygodniu analityk mógł zrobić sprawozdanie w formie raportu dla zarządu. Dziś służą do tego zaawansowane systemy ERP, które na bieżąco gromadzą dane ze wszystkich obszarów działalności organizacji. Stanowią ogromne zbiory, które następnie przetwarzamy i wykorzystujemy w systemach klasy BI. W zależności od różnych rozwiązań mogą to być osobne aplikacje, lub integralne moduły całego systemu ERP. W systemie enova365, narzędzie Business Intelligence jest jednym z kafelków całego systemu.

Czym takie rozwiązanie różni się od innych na rynku?

Jest to natywne podejście, które daje szereg możliwości. Po pierwsze, mamy dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Wszelkie informacje wprowadzane w ciągu dnia w systemie są od razu widoczne na raportach BI. Mamy też możliwość utrwalania tych danych i analizy na konkretny moment, kiedy utrwalanie nastąpiło. Użytkownicy sami mogą decydować, który sposób prezentacji danych wybiorą i tworzyć własne raporty analityczne.

Kolejnym bardzo istotnym czynnikiem, przemawiającym na korzyść zastosowanego w enova365 rozwiązania, jest możliwość udostępniania analiz w wielu różnych miejscach systemu. Zwizualizowane dane możemy przeglądać na dedykowanych do tego Panelach BI (w innej nomenklaturze dashboardach), lub w innych miejscach systemu ERP typu formularz karty pracownika, kontrahenta, towaru, projektu, a nawet dokumentu. Dane ujęte są także na Banerach BI na listach i formularzach. Mogą pokazywać zagregowane informacje w kontekście zbiorczej listy dokumentów, środków trwałych, czy chociażby zapisów księgowych itp. To właśnie dzięki takiemu podejściu korzyści z Business Intelligence mogą odnieść wszyscy pracownicy używający danych w swojej pracy. Mowa tutaj zarówno o pracownikach niższego szczebla, którzy wykorzystają je do pracy operacyjnej, jak i menadżerach wyższego szczebla. Dotyczy to również zarządu, wykorzystującego dane do podejmowania decyzji strategicznych.

Dobrą praktyką jest konstruowanie Paneli BI tzw. obszarowych. Dzięki temu księgowa będzie miała swój dedykowany panel z danymi związanymi z rozrachunkami, planem kont, zestawieniami wyników finansowych. Handlowiec zyska swój panel z danymi odnośnie do wygenerowanych przez siebie obrotów. Pozna najbardziej zyskowne towary czy kontrahentów, daty ostatniej transakcji itp.

Kupiec otrzyma swój dedykowany panel, na którym może analizować gospodarkę magazynową, rotacyjność towarów, ich bieżące stany, zaleganie na magazynach, czy ceny ostatnich lub średnich transakcji zakupu. Dla lepszego planowania zakupów może korzystać z analiz typu Bilans Stanu Towarów. Oprócz bieżących stanów magazynowych towarów, widzi ilości wynikające z dokumentów – z jednej strony zamówień zakupu, a z drugiej zamówień sprzedaży. Wszystko to wiąże się z datami realizacji. Dzięki temu uzyskuje więc pełny obraz zapotrzebowania na dany towar w czasie, w porównaniu do ilości, jakie zamówił u dostawców. To bardzo ważne, by w tym miejscu zachować ten balans. Z jednej strony nie doprowadzić do zbędnego magazynowania dużych ilości i zalegania towaru – bo jak wiadomo koszty magazynowania są wysokie. Z drugiej strony, by nie dopuścić do sytuacji braków na magazynie, co skutkować może utratą klientów.

Patrząc historycznie od lat 90 polski biznes sukcesywnie dojrzewa. Rozwija się i dostrzega korzyści biznesowe wynikające z wykorzystania systemu Business Intelligence. Jeszcze kilka lat temu panował mit, że tego typu rozwiązania zarezerwowane są jedynie dla korporacji albo bardzo dużych podmiotów. Dzisiaj śmiało można powiedzieć, że grupa znacząco się rozszerzyła.

Kiedy więc należy zacząć myśleć o Business Intelligence, żeby miało to sens?

Nietrudno się domyślić, że jest to bardzo indywidualne dla każdej organizacji. Analityka biznesowa to obszar, do którego trzeba się przygotować. Należy wziąć pod uwagę dwie przesłanki: wydajnościową i merytoryczną.

Przykład wydajnościowy:

Jeden z klientów prowadził od zawsze analizy kosztów analiz opartych na danych z obrotów i sald pobieranych bezpośredni przez arkusz MS Excel z bazy. Excel doskonale sobie radził do momentu… tak, do momentu zmian w prawie. Narzucony ministerialny plan kont spowodował totalną niewydolność. Analizy wykonywane w kilkanaście minut zamieniły się w kilkanaście godzin, co stało się nie do przyjęcia. Rozwiązaniem okazały się analizy przygotowane w oparciu o rozwiązania BI w enova365. Czas obliczeń wrócił do normy.

– mówi Witold Leszczynowicz z firmy COMP-TECH, Autoryzowanego Partnera enova365.

Przykład merytoryczny:

U klienta zaczyna pojawiać się coraz więcej  arkuszy excelowych, które z kolei zaczynają się ze sobą łączyć. Zależności między arkuszami rosną i… ktoś nadpisał jeden z arkuszy – zazwyczaj kopia jest stara i  mamy problem. Zazwyczaj przygotowanie kilku domen rozwiązuje kłopot, a szybkość dostępu danych oraz ich nienaruszalność są dodatkową korzyścią. – podkreśla Witold, biorąc pod uwagę swoje doświadczenia związane z wdrożeniami systemu.

Kiedy potrzebny jest moduł BI i jak z niego w pełni korzystać

Jeszcze nie tak dawno panowało przekonanie, że Business Intelligence to narzędzie dedykowane dla dużych podmiotów. Jednak patrząc na trend ostatnich lat widać że ta maksyma traci na ważności. Chcąc być skutecznym w swoim działaniu, nieuniknione jest analizowanie danych, wyciąganie na ich podstawie wniosków i podejmowanie decyzji, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, ilość zatrudnionych osób, skalę obrotów, czy osiągane wyniki finansowe. I tu należy obalić kolejny mit na temat BI. Nie jest on narzędziem wspomagającym jedynie zarząd w podejmowaniu strategicznych decyzji na poziomie całej organizacji. Analiza BI służy każdemu, bez względu na obszar, jakim się zajmuje i bez względu na miejsce w strukturze, do którego jest przypisany. Pracownicy niższego szczebla również mogą znaleźć sporo możliwości zastosowania narzędzia w swojej codziennej pracy.

enova365 umożliwia tworzenie modeli danych opartych o kontekst zalogowanego operatora, dzięki czemu pracownik może mieć dostęp do spersonalizowanych informacji. Takim przykładem jest utworzenie Panelu BI i udostępnienie na nim analiz sprzedażowych, gdzie każdy handlowiec ma podgląd do swoich klientów, ich wielkości sprzedaży, najczęściej kupowanych towarów, ostatnich dat transakcji, płatności itp. Dzięki temu może być skuteczniejszy w swoim działaniu.

Wydaje mi się, że ten fakt też miał ogromne znaczenie w rozwoju BI. Początkowo narzędzie znane było tylko analitykom i zarządom, a co za tym idzie ukierunkowano je na dane skondensowane, analizowane na ogólnym poziomie. Natomiast z czasem stało się powszechnie stosowane jako narzędzie do analizy danych przez pracowników operacyjnych. Tutaj analizie podlegały mniejsze wycinki danych, a co za tym idzie, raporty BI były bardziej szczegółowe. – mówi Mateusz Cich, kierownik projektu Business Intelligence w enova365.

Trendy w zakresie Business Intelligence, jak w każdej innej dziedzinie, cały czas się zmieniają i wymuszają dostosowanie się do otoczenia. Dziś nie wystarczy analizowanie danych historycznych i wyciąganie na ich podstawie wniosków. Dziś trzeba przewidywać zachowania konsumentów, konkurencji i trendów w innych branżach, które mogą mieć mocne przełożenie na naszą działalność. To dlatego coraz większą wagę przywiązuje się do predykcji danych.

BI w enova365 umożliwia także korzystanie z zewnętrznych narzędzi typu Power BI czy Excel. Jeżeli ktoś jest mocno związany z takimi narzędziami również może śmiało korzystać z takich opcji. Odbywa się to poprzez skonfigurowanie źródła danych do bazy enova365. Wówczas operator może korzystać w pełni z modeli danych przygotowanych w enova365, ale w narzędziach zewnętrznych. Poprzez odświeżanie danych może mieć dostęp do aktualnych informacji z bazy.

BI może pomóc każdemu, bez względu na wielkość organizacji, skalę działalności, czy sektor. Często jesteśmy odbiorcami przeróżnych zestawień, raportów i sprawozdań, jakie przygotowywane są przez sektor publiczny i dotyczą obywateli danego kraju. Pokazuje to naprawdę szerokie zastosowanie Business Intelligence.

Ośmielę się tutaj powiedzieć, że organizacje, które obecnie nie stosują narzędzi klasy BI, na pewno znalazłyby szerokie możliwości zastosowania go w swojej działalności. Widać to bardzo dobrze na przykładzie naszych klientów, korzystających z innych modułów systemu, kiedy po pewnym czasie zdecydowali się na zakup i wdrożenie BI, aby móc lepiej analizować dane. Bardzo pozytywnym zjawiskiem, jakie obserwujemy jest również wzrost świadomości użytkowników. Są oczywiście klienci, którzy na etapie analizy przedwdrożeniowej mają już jasno określone i sprecyzowane potrzeby analityczne oraz konkretne szkice raportów. Inni zaczynają pracę opierając się na standardzie, a dopiero w trakcie korzystania z BI rodzą się pomysły na dodatkowe analizy.

A więc Excel już nie wystarczy?

Jak już wspominałem wiele firm wykorzystuje mnóstwo arkuszy excelowych mniej lub bardziej ze sobą powiązanych. Wyobraźmy sobie, że zarządzamy firmą z kilkudziesięcioma przedstawicielami handlowymi. Każdy z nich ma założony budżet sprzedażowy, ale i wydatkowy. Różne grupy produktów mają różne oprocentowanie prowizyjne. Dodatkowo chcemy wygenerować informację o top 10 handlowców w kontekście przychodowym, ale również w kontekście „rozrzutności”. Policzyliście już ilość arkuszy potrzebnych do  zrealizowania potrzeby biznesowej?

Wykorzystując dostępne moduły enova365 można natomiast mieć to wszystko jednym kliknięciem na panelu BI. – obrazuje Witold Leszczynowicz, COMP-TECH.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy dyrektorami odpowiedzialnymi za kontrakty długoterminowe z sieciami handlowymi. Produkujemy masowy towar spożywczy, którego cena sprzedaży oscyluje w okolicach 1 zł. Klient detaliczny kupuje zazwyczaj 10 szt. Negocjujemy cenę 1 szt. Przy zamówieniach rzędu kilku milionów sztuk miesięcznie potrzebujemy na bieżąco danych o aktualnym (z wczoraj) koszcie produkcji obejmującym wszystkie pozycje, a więc:  koszt surowca, koszt opakowania, koszty robocizny i to w przeliczeniu na 1 szt. Oczywiście wszelkie korekty cen zakupu surowców muszą być również wzięte pod uwagę. Ilość zakładek w excelu,  ilość ręcznych operacji kopiuj wklej z raportów do arkuszy to ogrom pracy i poświęconego czasu. Niejednokrotnie drobny błąd przekreśla także te godziny i trzeba zaczynać od nowa. Narzędzie Business Intellignece sprawdza się jednak doskonale.

Jak zaplanować wdrożenie Business Intelligence w firmie, jak się przygotować

Przygotowanie do wdrożenia powinno zostać poprzedzone analizą jak w przypadku wdrożenia każdego innego elementu systemu.  W przypadku zagadnień BI musimy wiedzieć jaki jest konkretny cel biznesowy. To podstawa sukcesu! Ponadto, bardzo pożądane jest posiadanie po stronie klienta kierownika projektu, osoby zaangażowanej merytorycznie, posiadającej odpowiednie kompetencje i umocowanie w zakresie podejmowania decyzji. To swoisty łącznik pomiędzy światem biznesu a światem wdrożeniowców. To z nią konsultanci będą kreować analizy i podejmować decyzje o ostatecznym kształcie wyników, ich prezentacji i dostępności. Wreszcie, jeśli BI będzie obejmować wiele obszarów biznesowych, kierownik musi dostarczyć odpowiednie zasoby merytoryczne.

Podsumowując, by dobrze przygotować się do wdrożenia BI należy przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie – czego oczekujemy. Planowanie wdrożenia narzędzia Business Intelligence musi również dotyczyć warstwy sprzętowej i licencji SQL, obejmować analizę sprzętu i oprogramowania serwerowego  pod kątem wydajności.

Co powinien oferować kompletny system Business Intelligence?

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do analityki biznesowej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze i co powinien oferować kompletny system BI? Po rozmowie z ekspertem enova365 Mateuszem Cichem, przedstawiamy jedynie kilka najbardziej istotnych cech, które należy rozważyć.

• Szybkość i aktualność dostarczanych informacji – oznacza, że dla tego, kto chciałby analizować sytuację firmy, liczą się bieżące dane na ten konkretny moment, w którym wykonywana jest analiza. Przykładowo, dla Dyrektora Handlowego nie jest ważne jaka była miesięczna sprzedaż na dzień przedwczorajszy, tylko na chwilę obecną. Dzięki temu może monitorować sytuację nawet kilka razy dziennie. Podobnie jest z analizowaniem należności i zobowiązań w obszarze księgowości. Na sytuację płynności może bowiem wpłynąć kilka przelewów wykonanych w ciągu dwóch godzin. Zatem liczy się stan na dany moment. Oczywiście analizy historyczne, czy porównawcze odnoszące się dodanych historycznych, również mają sens, ale w zupełnie innym kontekście niż ten.
• Wiarygodność przetworzonych i prezentowanych danych – mowa tutaj o informacji która jest prawdziwa i nie zawiera żadnych przekłamań, tak aby odbiorca analiz nie był narażony na ryzyko zwiane z podejmowaniem decyzji na podstawie błędnych danych.
• Szczelny system praw – jak wiadomo każdy w organizacji odpowiada za swój obszar działalności. Od zajmowanego stanowiska zależy czy obszar ten jest szerszy czy węższy. Zatem nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do pełnej informacji o firmie i o danych z każdego obszaru. Z tego powodu integralną częścią systemów analitycznych jest system praw pozwalający zawęzić zbiór informacji dostępnych dla konkretnego pracownika czy zespołu.
• Integracja wszystkich obszarów analitycznych – w zależności od wielkości firmy i profilu działalności tych obszarów może być więcej lub mniej. Mowa tu np. o sprzedaży, zakupach, gospodarce magazynowej, księgowości, finansach, windykacji, kadrach, płacach, rentowności i dużo by jeszcze można wymieniać. Często nawet firmy korzystają z kilku systemów operacyjnych, gdzie dane te są rozporoszone. Jednak BI powinien być narzędziem, które w jednym miejscy gromadzi i przetwarza dane ze wszystkich obszarów i systemów. Tak aby informacja była dostępna z jednego miejsca.
• Elastyczność tworzenia modeli danych – jak wiadomo każdy system posiada pewne standardowe funkcje i modele danych, raporty i inne analizy. Tym, co dla użytkownika jest najważniejsze jest możliwość elastycznego dostosowania do własnych potrzeb i sposobu analizowania danych.
• Szeroki wybór wizualizacji danych – który może być bardzo pomocny w zrozumieniu danych.
• Intuicyjny interface – łatwość poruszania się po narzędziu, odszukiwaniu interesujących użytkownika informacji i wykonywania na nim różnych czynności. Istotne, aby użytkownik nie musiał sięgać co chwilę do dokumentacji i instrukcji.
• Możliwość dostępu do modułu Business Intelligence z dowolnego urządzenia, o każdej porze i z każdego miejsca – korzystając z takiego rozwiązania nie musimy się bać, że brak obecności w biurze pozbawi nas dostępu do informacji, a podejmowane decyzje będą obarczone dużym ryzykiem błędu.

Moduł Bi w enova365 posiada wszystkie cechy kompleksowego systemu do analizy danych.

Wizualizacja danych i możliwości Business Intelligence

Każdy z nas jest inny i w inny sposób analizuje, a następnie przyswaja informacje. Możliwość wyboru form wizualizacji danych może okazać się więc bardzo pomocna. W module BI enova365 do dyspozycji mamy:

• Wskaźniki – czyli tzw. KPI (kluczowe wskaźniki efektywności), finansowe lub niefinansowe, określane mianem mierników. Za ich pomocą dokonuje się pomiaru stopnia realizacji celów organizacji, działów, pracowników, projektów itd. Wskaźnik przedstawia pojedynczą, skondensowaną informację. Bardzo pomocna okazuje się funkcjonalność tooltipów, za pomocą których możemy przekazać odbiorcy pewne szczegóły np. o parametrach czyli filtrach, na które reaguje wizualizacja oraz sposób wyliczania wartości. 
• Raporty – czyli postać tabelaryczna, prezentująca znacznie szerszy zakres informacji niż wskaźnik. Jest to najbardziej powszechnie stosowana forma wizualizacji. Na labelu w dolnej części wizualizacji również dostępne mamy szczegółowe informacje np. o zastosowanych filtrach, które również widzimy w bocznej sekcji z parametrami.
• Wykresy – tutaj do wyboru mamy wiele typów wizualizacji wykresów. Są to np. wykresy kołowe, kolumnowe, bąbelkowe, lejkowe, piramidowe, kołowe, radarowe, warstwowe, bąbelkowe, punktowe, pierścieniowe.

Jak podejmować decyzje biznesowe na podstawie danych

Mamy już zwizualizowane w systemie dane, co zrobić z nimi dalej, jakie decyzje podejmować na ich podstawie? Mając przygotowane modele danych i różne raporty, można dokonywać analizy danych. Jednak, aby prawidłowo je zinterpretować musi wystąpić jeszcze jeden bardzo ważny aspekt – pełne zrozumienie źródła danych, sposobu ich wyliczania oraz aktualność. Trzeba mieć świadomość skąd są one pobierane oraz w jaki sposób są wyliczane. Najbardziej powszechnym przykładem może być analiza rentowności sprzedaży. Dla poprawnego odczytu informacji, odbiorca analiz musi wiedzieć w jaki sposób jest wyliczana, jakie koszty pomniejszają wynik oraz czy jest on pomniejszany o wartość korekt. Dokumenty korekt w zarządczych raportach mogą być zupełnie inaczej ujmowane niż w zestawieniach podatkowych. Każda taka informacja jest bardzo istotna w prawidłowej interpretacji danych.

Przykłady zastosowania analiz i możliwości podejmowania na ich podstawie decyzji, zarówno na poziomie operacyjnym jak i strategicznym:

• Planowanie produkcji na podstawie analizy historycznych danych, sezonowości, napływających zamówień, dostępnych zasobów ludzkich i sprzętowych.
• Podejmowanie decyzji na temat zakupów, tak by maksymalnie ograniczać koszty magazynowania, a tym samym nie dopuszczać do braków towarów na magazynie.
• Dzięki analizom ABC czy XYZ możliwe jest optymalne rozlokowanie towarów na magazynie, tak aby łatwiej dostępne były, te które charakteryzują się największą sprzedażą, a tym samym najwyższym współczynnikiem rotacyjności.
• Analiza wiekowania towarów oraz analiza towarów pod kątem krótkich dat przydatności pozwoli podjąć decyzję w zakresie polityki cen i rabatów, tak aby zminimalizować straty utylizacji towarów.
• Na podstawie danych precyzyjniej możemy budżetować koszty i przychody w kontekście działów, komórek organizacyjnych, kanałów sprzedaży, kampanii marketingowych czy projektów.
• Analiza rentowności towarów zobrazuje nam progi opłacalności i tym samym pozwoli na zmiany cenników nastawionych na maksymalizację zysku.
• Analiza rentowności klientów unaoczni nam opłacalność kontraktów z kontrahentami. Tutaj należy mieć na uwadze wszystkie udzielone klientowi rabaty, upusty retro (które często są pomijane w analizach rentowności transakcji), opłaty półkowe, koszty delegacji i koszty reprezentacji, jakie firma ponosi w stosunku do kontrahenta w celu utrzymania współpracy oraz potencjalne ryzyko ponoszenia kar umownych. Mając taką wiedzę możemy zmieniać podejście do zawierania kontraktów z klientami.
• Analiza obszaru CRM pod kątem prowadzonych projektów oraz stopy zwrotu z inwestycji pomoże w prawidłowym obraniu kierunku prowadzenie kolejnych projektów.
• Precyzyjna analiza kosztów usług obcych oraz zakupu materiałów może przyczynić się do porównania ofert konkurencji i zmiany dostawcy określonych usług przy zachowaniu tego samego poziomu jakości, w celu optymalizacji kosztów.
• Analiza wykonania planów w połączeniu z analizą ilości wykonanych zadań, pozwoli na opracowanie algorytmów uzależniających wysokość premii dla pracowników.
• Stała analiza rotacji pracowników w kontekście działów może skłonić do głębszej weryfikacji pod kątem np. problemów w zarządzaniu zespołem lub innych niepokojących zjawisk, jakie mają miejsce w strukturach organizacji.
• Analiza należności pod katem wiekowania płatności od poszczególnych kontrahentów, pomoże w porę uruchomić procedurę windykacyjną oraz zablokować kolejne sprzedaże do tych klientów.

To oczywiście jedynie kilka przykładów zastosowań wykorzystania analiz Business Intelligence do podejmowania decyzji. Mamy tak wiele obszarów działalności, a każdy z nich możemy pokryć osobnym obszarem analitycznym, do którego utworzonych może być dziesiątki analiz. Trzeba jednak zachować w tym wszystkim umiar, bo nie chodzi tutaj o ilość, a o jakość danych. Czasami 10 przemyślanie zbudowanych raportów może przynieść znacznie więcej wartości niż kilkadziesiąt raportów o znikomej wartości informacyjnej.

Bezpieczeństwo danych w module BI

System BI gromadzi ogromne wolumeny danych z różnych obszarów. Każdy z nich powinien być dedykowany odpowiednim działom i poszczególnym pracownikom. To bardzo ważne, aby wrażliwe dane nie trafiły w niepowołane ręce. Wyobraźmy sobie jak duże zamieszanie mogłoby powstać w skutek powszechnego udostępnienia raportów z wynagrodzeniami czy innymi wrażliwymi danymi pracowników. W celu uniknięcia takich sytuacji konieczne jest zastosowanie systemu uprawnień, tak aby pracownicy mieli dostęp do odpowiedniego wycinka całego zbioru informacji jaki gromadzi system BI. To właśnie dlatego integralną częścią narzędzi analitycznych jest system praw pozwalający zawęzić zbiór informacji dostępnych dla konkretnego pracownika czy zespołu.

System praw jaki został zaimplementowany w enova365 podzielić można wg kilku rożnych kategorii:

• uprawnienia do czynności (np. czynności do tworzenia modeli danych, utrwalania danych itp.)
• uprawnienia do modeli danych (np. modele danych z obszaru KiP nieodstępne dla handlowców)
• poziom uprawnień do obiektów (np. odczyt lub pełne prawo do np. Paneli BI, Banerów itp.)
• uprawnienia do udostępniania danych innym operatorom.

Czynniki sukcesu wdrożenia BI i dobre praktyki

Co decyduje o sukcesie wdrożenia lub o porażce? Jak wyglądają dobre praktyki ze współpracy na linii Wdrożeniowiec-Klient?

Może zabrzmi to trochę trywialnie, ale aby wdrażać BI musimy wiedzieć co chcemy osiągnąć, zbadać potrzebę biznesową, nazwać ją i chyba najważniejsze – odpowiednio ją w systemie zmapować. Praktyka pokazuje, że BI to „gra zespołowa”, a więc należy zbudować zespół wdrożeniowy.

Niejednokrotnie w takim zespole nieocenioną wartość wnosi zaangażowany informatyk. – mówi Witold Leszczynowicz, COMP-TECH. Z praktycznego doświadczenia w zakresie wdrożeń mogę dodać, że kluczem do sukcesu jest także dokładna i solidna analiza przedwdrożeniowa. Podczas niej muszą być określone cele wdrożenia, najważniejsze potrzeby analityczne oraz to kto będzie odbiorcą tych danych. BI pomimo swoich standardowych funkcjonalności i modeli danych, musi zostać w pewien sposób spersonalizowany i dostosowany do organizacji, profilu działalności i specyfiki w jakiej pracuje. – dodaje.

Analizę danych trzeba podzielić na dwie kategorie. Pierwsza oparta jest na zasadach rachunkowości finansowej i ściśle odpowiada w swej strukturze przepisom prawnym. Druga oparta jest na zasadach rachunkowości zarządczej. Tutaj stosowane zasady kształtowane są przez daną jednostkę i w każdej z nich może być wypracowana inna struktura prezentacji danych. Bardzo ważne jest zrozumienie jak dane te są wyliczane i jakie jest ich źródło. To przyniesie sukces w świadomym korzystaniu z narzędzi BI oraz analizowaniu danych i podejmowaniu na ich podstawie właściwych decyzji, które zaowocują sukcesem biznesowym. – podkreśla Mateusz Cich, enova365.

Business Intelligence jest właściwym narzędziem dla każdego podmiotu i wszystkich pracowników niezależnie od miejsca jakie zajmują w strukturze.

Więcej o Business Intelligence znajdziesz w artykułach na stronie.

Autor: Gabriela Gil, Specjalista ds. Marketingu enova365