Ustalenie rentowności poszczególnych produktów i usług to sprawa ważna dla wielu firm. Aby dobrze to zrobić, trzeba określić koszty ogólnego zarządu. Sprawdź, jak zrobić to prawidłowo. Dowiedz się, jaką rolę w firmie pełnią koszty ogólne.
Spis treści:
- Definicja kosztów ogólnych zarządu
- Rola kosztów ogólnych zarządu w firmie
- Jak obliczać koszty ogólne zarządu?
- Jak monitorować koszty ogólne zarządu?
Najważniejsze informacje:
- Koszty ogólnego zarządu obejmują znacznie więcej niż tylko wynagrodzenia zarządu.
- Koszty ogólnego zarządu w rachunku zysków i strat występują w wariancie kalkulacyjnym.
- Poprawne określenie kosztów zarządu wpływa na możliwość określenia rentowności produkcji.
- Pomocą w monitorowaniu kosztów są narzędzia takie jak enova365.
Definicja kosztów ogólnych zarządu
Nieco światła na koszty ogólnego zarządu rzuca Ustawa o rachunkowości. W art. 23 ust. 3 tego aktu prawnego zawarto regulację, zgodnie z którą do kosztu wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów zarządu. Jest tak dlatego, że takie koszty obejmują wydatki związane z zarządzaniem danym przedsiębiorstwem jako całością.
Co istotne, koszty ogólnego zarządu w rachunku zysków i strat mają swoje miejsce obok kosztów produkcji, kosztów sprzedaży, kosztów zakupu czy kosztów wydziałowych. Znajdują się one w pozycji E kalkulacyjnej wersji rachunku zysków i strat. Z tego względu koszty ogólne zarządu wpływają na wynik finansowy przedsiębiorstwa.
Takie koszty są wyodrębniane w przedsiębiorstwach, które prowadzą pełne księgi rachunkowe i dodatkowo ujmują koszty nie tylko na kontach zespołu 4, ale również na kontach zespołu 5, czyli w układzie funkcjonalnym. Taki sposób prowadzenia księgowości sprawdzi się wszędzie tam, gdzie działalność jest prowadzona na większą skalę lub rodzaj prowadzonej działalności jest na tyle skomplikowany, że nie wystarczy samo ujmowanie kosztów w układzie rodzajowym.
Przykłady kosztów ogólnych zarządu
Konta zespołu 5 pozwalają na lepszy wgląd w sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa. Dzięki takiemu sposobowi dzielenia kosztów lepiej widać miejsca, w których można dokonać optymalizacji. Obejmuje to również koszty ogólnego zarządu. Przykłady takich kosztów to:
- koszty ochrony mienia,
- koszty administracyjne,
- koszty obsługi biurowej,
- wynagrodzenia zarządu,
- koszty utrzymania nieruchomości.
Warto zauważyć, że koszty ogólnego zarządu to nie tylko wynagrodzenia dla zarządu, koszty generowane przez biuro obsługujące zarząd czy też koszty, które generują członkowie zarządu w związku z pełnieniem swoich funkcji, takie jak np. koszty podróży służbowych.
Do takich kosztów zaliczają się wszystkie koszty, które są związane z administrowaniem i nadzorem nad firmą, kontrolą procesów, koordynowaniem zadań i szeroko pojętym zarządzaniem przedsiębiorstwem. Wszystko to są koszty ogólnego zarządu. Co to oznacza dla prawidłowego ustalenia rentowności poszczególnych działań w firmie? Pominięcie tych pozycji w kosztach ogólnego zarządu prowadziłoby do zniekształcenia danych. A to z kolei mogłoby wpłynąć na podejmowanie błędnych decyzji biznesowych.
Czytaj także: Rentowność firmy – wszystko, co musisz o niej wiedzieć!
Rola kosztów ogólnych zarządu w firmie
Koszty zarządu zaliczają się do kosztów pośrednich. Dodatkowo można stwierdzić, że są to koszty na zasadach ogólnych. Oznacza to, że aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu, trzeba udowodnić, że służą one uzyskaniu przychodów lub zabezpieczeniu albo zachowaniu źródeł przychodów.
Koszty ogólne zarządu można podzielić na dwie grupy:
- koszty administracyjno-gospodarcze,
- koszty ogólnoprodukcyjne.
Koszty administracyjno-gospodarcze to m.in. koszty powiązane z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Można wśród nich wymienić koszty biurowe czy płace pracowników administracyjnych.
Z kolei koszty ogólnoprodukcyjne dotyczą utrzymania całego przedsiębiorstwa. Przy czym nie można ich przypisać do konkretnych produktów wytwarzanych w danej firmie. Są to koszty ochrony mienia, utrzymania magazynów, budynków czy biur, koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, szkoleniem załogi oraz wszystkie inne koszty produkcji, których nie można jednoznacznie powiązać z produkowanymi wyrobami.
Co istotne, koszty ogólnego zarządu w fundacji nie różnią się zbytnio od takich kosztów występujących w przedsiębiorstwach komercyjnych. W wypadku fundacji i stowarzyszeń są to koszty ogólne obsługi danej organizacji, które nie są związane bezpośrednio z działalnością statutową lub działalnością gospodarczą, o ile taka działalność występuje w danej jednostce. Koszty ogólnego zarządu w rachunku zysków i strat dla organizacji pozarządowych znajdują się w pozycji G zatytułowanej „Koszty ogólnego zarządu”.
Monitorowanie poziomu kosztów ogólnego zarządu ma znaczenie dla optymalizacji finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu można zidentyfikować obszary, które generują najwięcej kosztów. Jeśli koszty te nie przekładają się na poprawienie rentowności przedsiębiorstwa, to może się okazać, że w tym miejscu jest przestrzeń na dokonanie pewnych optymalizacji.
Jak obliczać koszty ogólne zarządu?
Ustawa o rachunkowości zabrania zaliczania do kosztów wytworzenia produktów kosztów ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakim znajduje się w momencie sprzedaży. Nie wyklucza to jednak pozaksięgowego rozliczania kosztów zarządu na poszczególne produkty. Celem takiego działania jest np. badanie rentowności różnych rodzajów działalności przedsiębiorstwa lub nawet rentowności poszczególnych produktów i usług oferowanych przez daną firmę.
W tym wypadku koniecznie trzeba podzielić według wcześniej wybranego kryterium na poszczególne produkty koszty ogólnego zarządu. Przykłady kluczy, które służą do rozliczania kosztów zarządu, to:
- koszty przerobu,
- suma kosztów bezpośrednich,
- techniczny koszt wytworzenia,
- płace bezpośrednie z narzutami,
- wartość materiałów bezpośrednich.
Do rozliczenia kosztów zarządu przydatne będzie wyliczenie narzutów kosztów zarządu. Mogą to być narzuty stabilizowane lub rzeczywiste. Przy czym wybór jednego z tych sposobów obliczanie kosztów zarządu będzie miał wpływ na finalną wysokość kosztu wytworzenia pojedynczego produktu. Przeprowadzenie takiej kalkulacji można wykorzystać również do negocjacji cenowych czy ustalenia granicznej ceny opłacalności produkcji.
Należy przy tym pamiętać, że do kosztów zarządu nie zaliczają się takie koszty na zasadach ogólnych, jak koszty utrzymania obiektów, które służą prowadzeniu działalności socjalnej, koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne. Do takich kosztów nie zaliczają się też koszty rehabilitacji osób niepełnosprawnych, bo są to koszty działalności pomocniczej.
W przypadku przedsiębiorstw, w których występuje potrzeba alokacji kosztów zarządu na poszczególne wydziały można zastosować alokację według przychodów, pracochłonności lub powierzchni biurowej. Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia księgowe, zwłaszcza jeśli są częścią systemów ERP. W celu ułatwienia pracy pomocne będzie wyodrębnienie dodatkowych, syntetycznych kont księgowych, takich jak koszty ogólnoadministracyjne, a w firmach produkcyjnych również konta koszty ogólnoprodukcyjne.
Czytaj także: Koszt wytworzenia produktu – jak go obliczyć?
Jak monitorować koszty ogólne zarządu?
Jednym z zadań rachunkowości zarządczej jest monitorowanie, na jakim poziomie są koszty ogólnego zarządu. Co to w praktyce oznacza dla działów księgowych? Tutaj nie wystarczy nawet pełna księgowość prowadzona zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości.
Chociaż w układzie funkcjonalnym w kontach zespołu 5 występuje konto „Koszty zarządu”, to jednak bez dodatkowej analityki takie dane mogą nie wystarczyć do prawidłowej oceny sytuacji. Wszystko dlatego, że pod pojęciem koszty zarządu kryją się nie tylko płace dla zarządu. Znajdują się tu również różne koszty związane z ogólną działalnością przedsiębiorstwa, których nie można przyporządkować do poszczególnych produktów czy usług oferowanych przez przedsiębiorstwo.
Dobrą praktyką jest regularne monitorowanie kosztów ogólnych poprzez raporty finansowe. Dzięki temu można wychwycić zmiany poziomu niektórych rodzajów kosztów i wprowadzić środki zaradcze służące optymalizacji takich kosztów. Nieocenioną pomocą jest moduł Business Intelligence dostępny w systemie ERP enova365.
Zastosowanie tego nowoczesnego narzędzia pozwala na analizę zarówno kosztów całej firmy, jak i filtrowanie po parametrach, którymi są miejsca powstawania kosztów. Ponieważ parametry te są oparte na kontach księgowych zespołu 5, to daje to również możliwość monitorowania kosztów ogólnych zarządu.
Dzięki automatyzacji całego procesu monitoringu kosztów w przedsiębiorstwie uzyskuje się rzetelne dane, które mogą być podstawą do podejmowania decyzji prowadzących do optymalizacji kosztów w firmie.
Podsumowanie
Koszty ogólnego zarządu w fundacji czy w przedsiębiorstwie powinny być prawidłowo zidentyfikowane. Błędy w tym zakresie będą prowadzić do zniekształcenia prawdziwego obrazu rentowności poszczególnych działań.
Prawidłowe rozliczanie tych kosztów nie musi być wyzwaniem. Pomogą w tym odpowiednie narzędzia. Jednym z nich jest system ERP enova365. Jeśli chcesz sprawdzić, czy to coś dla Ciebie, to już dziś pobierz bezpłatne demo enova365.
Zapraszamy też do umówienia się na prezentację. Dzięki temu dowiesz się więcej na temat możliwości, jakie daje enova365.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- A. Kister, Rachunek kosztów, Innovatio Press, Lublin 2021
- Dodatek nr 10 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 12 (468) z dnia 20.06.2018
- T. Kiziukiewicz (red.), Rachunkowość zarządcza, Ekspert Wydawnictwo i Doradztwo, Wrocław 2005
