KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od kwietnia 2026 roku. Jednak już dziś Twoja firma może przystąpić do nowego systemu fakturowania. KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, które już wkrótce będą obowiązującymi elektronicznymi dokumentami sprzedaży. Zobacz, jak przygotować się na KSeF, kiedy go wprowadzić i jak do niego przystąpić.
Spis treści:
- KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?
- KSeF – jakie zmiany?
- Jak uzyskać dostęp do KSeF?
- Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF – checklista
- Przygotuj się na obowiązkowy system KSeF!
KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur to ujednolicony, rządowy system teleinformatyczny, w którym można wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. KSeF zapewnia także przechowywanie faktur przez 10 lat. Jego najważniejszym zadaniem jest nadawanie fakturom specjalnego numeru identyfikacyjnego KSeF.
Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przystąpić do KSeF. Od kiedy uczestnictwo w systemie będzie obowiązkowe? KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Wcześniej, 1 lutego 2026 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla największych firm.
Podstawą do wprowadzenia w życie elektronicznego fakturowania w jednolitym systemie jest decyzja wykonawcza Rady UE – Polska musiała uzyskać zgodę organów ponadnarodowych.
KSeF – jakie zmiany?
Jako podstawę prawną tej zmiany na chwilę obecną wskazuje się ustawę z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzję wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającą Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83). Wciąż trwają prace nad rządowym projektem zmiany ustawy o podatku VAT, które mają wprowadzić KSeF do porządku prawnego.
Jednolite, scentralizowane e-fakturowanie
Po uzyskaniu zgody na wprowadzenie obligatoryjnego KSeF Polska dołącza do grona państw członkowskich UE, które mają jednolite, scentralizowane e-fakturowanie, czyli fakturowanie elektroniczne w ramach systemu państwowego. Krajem, który uzyskał na to zgodę, jest również Francja. Niemcy przygotowują się do tego procesu. W założeniu wszyscy członkowie UE mają wprowadzić obligatoryjne systemy do e-fakturowania. Ma to być wprowadzenie VAT-u w erę cyfryzacji.
Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane
Główną zmianą, jaką niesie ze sobą KSeF jest wprowadzenie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych. To elektroniczne dokumenty sprzedaży w formie pliku XML, których schemat został określony przez Ministerstwo Finansów. Najważniejsze jest jednak to, że każda wystawiona w KSeF faktura ma nadany specjalny numer identyfikacyjny.
Eliminacja faktur papierowych
Jednocześnie, wraz z wejście w życie obowiązkowych e-faktur, funkcjonujące obecnie faktury papierowe lub tzw. faktury elektroniczne, które nie są jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną, przestaną obowiązywać w porządku prawnym i nie będą stanowiły dokumentu sprzedaży.
Szybszy zwrot VAT
Przystąpienie do KSeF ma przynieść przedsiębiorcom wiele ułatwień, jak zapewnia Ministerstwo Finansów. Przystąpienie do KSeF przyspieszy zwrot podatku VAT. Czas oczekiwania na zwrot skrócony zostanie z 60 do 40 dni. Będzie to możliwe, ponieważ gromadzenie wszystkich faktur VAT w jednym miejscu, przyspieszy weryfikację zasadności zwrotu podatku.
Prostsze wystawianie faktur korygujących
System teleinformatyczny ma także uprościć wystawianie tzw. faktury korygujących. Korekta faktury ustrukturyzowanej nie będzie wymagała podawania uzasadnienia do wprowadzonych zmian, np. uzgodnienia co do ich naniesienia.
Zmiany z JPK_VAT
Dodatkowo z podatnika VAT ściągnięty zostanie obowiązek przedstawiania JPK_VAT na żądanie organów, ponieważ wszystkie faktury będą dostępne w systemie, do którego dostęp ma fiskus.
Szybszy obieg faktur
E-fakturowanie przez KSeF ma przynieść korzyści dla prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ma usprawniać przepływ dokumentów sprzedaży pomiędzy podmiotami. Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w systemie sprawia, że odbiorca otrzymuje ją niemal w czasie rzeczywistym. Reforma ma więc na celu automatyzację procesów.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z KSeF przez darmowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub też zintegrować przesyłanie faktur z systemem zarządzania firmą (ERP). Możliwość taką zapewnia także enova365.
Każdy przedsiębiorca posiadający NIP ma automatycznie stworzone konto w darmowym KSeF udostępnionym przez MF. Do systemu zalogować się można za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub za pomocą tokena udostępnianego przez MF. Aby móc korzystać z KSeF, jednostka musi przejść uwierzytelnienie i autoryzację.
Dużo prostszym sposobem jest wysłanie faktur do KSeF za pośrednictwem oprogramowania księgowo-finansowego. Jeżeli jeszcze nie wprowadziłeś u siebie takiego rozwiązania, warto to rozważyć. enova365 daje możliwość wystawiania, jak i odbierania faktur przez KSeF.
Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF – checklista
Mimo tego, że do obowiązku fakturowania elektronicznego przez KSeF zostało jeszcze sporo czasu, wiele firm już szykuje się na nadchodzące zmiany. Możliwość fakultatywnego dołączenia do programu rządowego pozwala na przeprowadzenie testów i wyeliminowanie pojawiających się problemów. Takie właśnie było założenie prawodawcy.
Wcześniejsze dołączenie do KSeF jest szczególnie ważne dla dużych firm, które wystawiają setki lub tysiące faktur miesięcznie.
Co zrobić, aby sprawnie wdrożyć KSeF w swojej firmie? Oto pomocna checklista.
1. Wyznacz osoby, odpowiedzialne za wdrożenie KSeF w firmie
Kto powinien zająć się wdrożeniem KSeF w firmie? Zadania związane z implementacją wymagają różnego zestawu umiejętności i kompetencji. Dlatego też wiele firm decyduje się na powołanie specjalnego zespołu, w którym znajdują się specjaliści od księgowości, finansów, administracji oraz IT.
2. Poznaj swoje obowiązki wynikające z przepisów prawa
Ustawa o podatku VAT jest wciąż nowelizowana. Przed nami jeszcze przynajmniej jedna znacząca nowelizacja, która będzie wprowadzać w życie obligatoryjny KSeF. Warto więc upewnić się, że księgowość lub zespół odpowiedzialny za KSeF w firmie był na bieżąco ze zmianami w prawie podatkowym.
3. Przygotuj nowe procedury działania
Zmiana sposobu fakturowania może nieść także pewne ryzyko i zagrożenia dla organizacji, np. awarię systemu fakturowania, niedopatrzenia wynikające ze zmian w prawie podatkowym, nieumiejętne wystawianie faktur i odrzucenia faktur ustrukturyzowanych przez KSeF. To tylko przykłady. Na początek zrób więc analizę SWOT i podejmij działania, które dobrze przygotują Twoją firmę na dołączenie do KSeF.
4. Wypracuj odpowiednie dla Ciebie rozwiązania z dostawcą oprogramowania
Jeżeli Twój system finansowo-księgowy nie daje możliwości sprawnego wysyłania i odbierania faktur przez KSeF umów się na prezentację systemu, który to oferuje, na przykład enova365.
5. Przeprowadź szkolenia personelu
Zaplanuj szkolenia personelu, który będzie miał do czynienia z KSeF. Kiedy przyjdzie odpowiedni czas, wyznacz odpowiednią osobę do przygotowania wdrożenia pracowników.
6. Poinformuj partnerów biznesowych
Z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuj partnerów biznesowych o zmianie sposobu fakturowania. Pamiętaj, że do kwietnia 2026 r., odbiorca faktury musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF. Jeżeli takiej nie udzieli, firma będzie musiała dostarczać mu fakturę ustrukturyzowaną, wystawioną przez KSeF w inny sposób, np. mailowo.
Przygotuj się na obowiązkowy system KSeF!
Wprowadzenie KSeF w firmie, podobnie jak wprowadzenie każdej zmiany, to wyzwanie.. Do wdrożenia nowego systemu fakturowania powinni być zaangażowani specjaliści od finansów, księgowości, prawa, administracji oraz IT. Nie bez znaczenia są również kontakty z kontrahentami.
Aby ułatwić sobie przejście na KSeF, możesz skorzystać ze wsparcia zewnętrznego systemu ERP. enova365 zapewnia pomoc i usprawnia zarządzanie firmą także w wielu innych niż KSeF aspektach. Skontaktuj się nami i umów się na prezentację. Możesz także testowo wypróbować nasze demo, aby przekonać się, czy jest to rozwiązanie dla Twojej firmy.
Bibliografia:
https://krajowysystemefaktur.pl/
https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
https://ksef.pl/
https://www.gov.pl/web/finanse/rozpoczynamy-konsultacje-projektu-zmiany-ustawy-dotyczacej-obowiazkowego-ksef
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
