Ekwiwalent za urlop to w uproszczeniu wypłacenie wynagrodzenia za przysługujące pracownikowi dni urlopowe, które nie zostały wykorzystane u danego pracodawcy. Czy można się o nie ubiegać tylko przy zmianie pracy? Zobacz, jak obliczyć ekwiwalent za urlop, kiedy pracownikowi przysługuje takie świadczenie i jaki są zasady ubiegania o nie.
Spis treści:
- Ekwiwalent za urlop − co to takiego?
- Jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Instrukcja krok po kroku
- Czy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop?
- Dopilnuj wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop!
Ekwiwalent za urlop − co to takiego?
Ekwiwalent pieniężny za urlop to kwota, którą pracodawca powinien wypłacić za niewykorzystany urlop. Kwestię tę reguluje ustawa Kodeks pracy (Dz.U.2022.1510 t.j.) w art. 171 par. 1.
„Art. 171. [Ekwiwalent za urlop]
§ 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.
Jak widzisz, niewykorzystany urlop można spieniężyć wyłącznie w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Tym samym trzeba podkreślić, że nie ma możliwości wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w danym roku kalendarzowym, w przypadku kontynuowania umowy o pracę. Rodziłoby to niepokojące następstwa.
Otóż celem regulowanego przez Kodeks pracy urlopu jest zapewnienie pracownikowi należytego wypoczynku. Jeżeli ustawa stwarzałaby sytuację, w której pracodawca może po prostu zapłacić pracownikowi za „brak odpoczynku i nieustającą pracę”, mogłoby dochodzić do znacznych nadużyć. Dlatego ekwiwalent wypłaca się jedynie w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę.
Wyliczenie ekwiwalentu za urlop każdego roku może się różnić, ponieważ jest to uzależnione od wysokości współczynnika ekwiwalentu ustalanego na dany rok kalendarzowy. Kiedy takie świadczenie przysługuje pracownikowi? Na początek warto ustalić, ile dni wolnego pracownik może wziąć na etacie.
Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Takie prawo nie zostało formalnie zagwarantowane osobom zatrudnionym na umowy cywilnoprawne, np. umowę zlecenie czy umowę o dzieło, ani też osobom świadczącym usługi jako przedsiębiorca (czyli posiadającym umowy typu B2B).
To, ile dni wolnych przysługuje z tytułu umowy o pracę, jest uzależnione od stażu pracy. I tak co do zasady, w prawie pracy występują 2 progi:
- 20 dni urlopu wypoczynkowego na rok kalendarzowy dla osób ze stażem pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu wypoczynkowego na rok kalendarzowy dla osób ze stażem pracy powyżej 10 lat.
Do stażu pracy wlicza się również okresy spędzone w szkołach, których ukończenie pracownik może potwierdzić świadectwem czy dyplomem. Pamiętaj, że przy obliczaniu stażu pracy nie sumuje się lat spędzonych w szkołach tego samego typu. Jeżeli więc pracownik ukończył 2 kierunki studiów licencjackich, do obliczenia urlopu bierze się pod uwagę okres tylko jednych studiów tego typu. Co więcej, jeżeli w okresie edukacji pracownik podejmował pracę zarobkową, do stażu pracy wlicza się tylko okres pracy lub tylko okres szkoły.
Skąd pracownik ma się dowiedzieć, ile urlopu wypoczynkowego przysługuje mu w danym roku? Tuż po zatrudnieniu, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację, ile dni urlopowych mu przysługuje.
Pierwszy rok pracy na umowę o pracę jest wyjątkowy. Kiedy podwładny zaczyna swoją pierwszą pracę na umowę o pracę, prawo do urlopu uzyskuje z każdym przepracowanym miesiącem. I tak po pierwszym miesiącu może wykorzystać 1/12 urlopu, który przysługiwałby za cały rok kalendarzowy, czyli − w przypadku, kiedy wymiar rocznego urlopu pracobiorcy to 20 dni − 1,66 dnia.
W kolejnych latach pracy na podstawie umowy o pracę sprawa wygląda inaczej − urlop naliczany jest na dany rok kalendarzowy i pracownik może wykorzystać dni wolne, nawet jeżeli jeszcze na nie „nie zapracował”.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Instrukcja krok po kroku
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Kalkulator wysokości stawki zmienia się każdego roku. Współczynnik, który określa należność za niewykorzystane dni urlopowe, ustalany jest na dany rok. Mówi o tym, art. 173 Kodeksu pracy.
„Art. 173.
Minister Pracy i Polityki Socjalnej określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop”.
Jak widzisz, to Minister właściwy do spraw Pracy i Polityki Socjalnej ustala, jak obliczyć ekwiwalent za urlop. Kalkulator wygląda następująco:
1. Od wszystkich dni kalendarzowych odejmij wszystkie niedziele, dni ustawowo wolne od pracy (te, które nie wypadają w niedziele) i dni wolne od pracy wynikające z harmonogramu (przeważnie 5-dniowego tygodnia pracy, czyli soboty).
2. Następnie liczbę otrzymanych dni podziel przez 12. Tak wyjdzie Ci współczynnik ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
3. Współczynnik ekwiwalentu pomnóż przez wymiar etatu. Gdy podwładny pracuje na cały etat, pomnóż go razy 1, a gdy na pół – razy ½.
4. Ustal stawkę godzinową za pracę, wykorzystując współczynnik ekwiwalentu. Jak? Podstawę miesięcznego wynagrodzenia podziel przez współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez liczbę godzin, którą pracownik ma obowiązek dziennie przepracować (najczęściej będzie to 8 godzin).
5. Stawkę godzinową, która wyszła w poprzednim dzieleniu, pomnóż razy liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (zakładamy, że jeden dzień urlopu to 8 godzin).
Sprawdź także, jakie nowelizacje Kodeksu Pracy wejdą wkrótce w życie.
Obliczmy ekwiwalent na przykładzie.
Umowa o pracę Jana K., którego pensja zasadnicza wynosi 4500 złotych, wygasa 30 czerwca 2022 roku. Jan pracuje na pełen etat, 40 godzin w tygodniu, a więc 8 godzin dziennie. Współczynnik ekwiwalentu w tym roku to 20,92. Jan ma zaległe 10 dni urlopu, za które chce otrzymać pieniądze. Ile wynosi ekwiwalent za urlop?
Obliczamy stawkę dzienną, a więc
4500 zł:(20,92×1):8=26,89
26,89złx(10×8)=2151,05 zł
Pracodawca powinien wypłacić Janowi 2151,05 zł.
We wszystkich obliczeniach może wyręczyć Cię program kadrowo-płacowy, na przykład moduł Kadry Płace i HR enova365.
Czy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop?
Przy rozwiązywaniu stosunku pracy „niewykorzystany urlop a koniec umowy” to zawsze kwestia, budząca wiele wątpliwości. Na pytanie, czy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop, odpowiedź brzmi: nie zawsze.
Wypłata świadczenia nie należy się pracobiorcy, jeżeli wykorzysta cały urlop wypoczynkowy, który przysługuje mu u danego pracodawcy w danym roku, a także zaległe dni wolne, skumulowane z lat poprzednich. Tu trzeba podkreślić, że liczbę dni urlopu oblicza się proporcjonalnie do długości zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym pracownik składa wypowiedzenie. Gdy umowa o pracę wygasa z końcem czerwca, należy mu się 6/12 wysokości urlopu na dany rok kalendarzowy. Do tego dolicza się oczywiście wszystkie dni zaległego urlopu wypoczynkowego, którego powinieneś udzielić Ci pracownikowi.
Kiedy jeszcze pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu? Mówi o tym bardzo wyraźne art. 171 par. 3 Kodeksu pracy, a mianowicie:
„§ 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą”.
Istnieją sytuacje, w których pracodawca może odmówić udzielenia urlopu. Są one ściśle określone w Kodeksie pracy. Czy wyliczenie ekwiwalentu za urlop uwzględnia i te dni? Oczywiście, że tak. Choć kwestia ta wydaje się dość prosta, niektórzy mogą czuć się zagubieni. Gdy pracownik wnioskował o urlop w danym terminie, a pracodawca nie wyraził na niego zgody, to urlop po prostu nie zostaje wykorzystany. Oznacza to, że powinno się za niego wypłacić świadczenie.
Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego (wyrok SN z 15 października 1976 r., I PRN 71/76, OSNC 1977/5-6/97), wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powinna zostać dokonana ostatniego dnia pracy.
Dopilnuj wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop!
Wiesz już, jak wyliczyć ekwiwalent za urlop. Pamiętaj, że współczynnik ekwiwalentu zmienia się każdego roku. Niezależnie, czy niewykorzystany urlop pochodzi z roku 2022, czy 2021, ekwiwalent pieniężny wylicza się na podstawie współczynnika na rok bieżący. Rozstrzygnięcie problemu niewykorzystany urlop a koniec umowy zawsze ma dwa wyjścia: pracownik może wykorzystać dni wolne i otrzymać za nie wynagrodzenie lub nie wykorzystać urlopu do zakończenia umowy o pracę i otrzymać właściwy ekwiwalent.
Więcej informacji na temat przysługujących pracownikowi praw i świadczeń od pracodawcy znajdziesz w module Kadry, Płace i HR Evona365. Przetestuj nasze demo i umów się na prezentację, która pokaże Ci, jak wiele zastosowań nasze produkty mogą mieć w Twojej firmie.
