Faktura eksportowa to kluczowy dokument w transakcjach międzynarodowych, który pełni istotną rolę nie tylko w zakresie handlowym, ale także podatkowym i celno-rejestracyjnym. Dowiedz się, czym jest faktura eksportowa i jak ją wystawić, aby uniknąć problemów podczas eksportu towarów lub usług.
Spis treści:
- Faktura eksportowa − co to jest?
- Jaka stawka VAT na fakturze eksportowej?
- Jak wystawić fakturę eksportową? Wzór
Faktura eksportowa − co to jest?
Faktura eksportowa to dokument handlowy, który jest używany do udokumentowania sprzedaży towarów lub usług na eksport. Używa się go w celu potwierdzenia transakcji handlowej międzynarodowej.
Jest ona niezbędna do załatwienia formalności celnych, podatkowych i rejestracyjnych zarówno w kraju eksportera, jak i w kraju importera. W dokumentacji eksportowej może być wymagane także określenie warunków dostawy, takich jak Incoterms, oraz informacje dotyczące przewoźnika i sposobu płatności.
Czym jest eksport?
Zgodnie z art. 2 pkt 8 Ustawy o podatku VAT za eksport towarów uważa się dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez:
a) dostawcę lub na jego rzecz, lub
b) nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia albo zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych – jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych.
Rodzaje eksportu
Możemy wyróżnić 2 rodzaje eksportu:
1. Eksport bezpośredni
Eksport bezpośredni występuje, gdy sprzedawca (eksporter) samodzielnie dokonuje wywozu towarów z terytorium Polski poza granice Unii Europejskiej. W tym przypadku eksporter jest odpowiedzialny za organizację transportu towarów i za spełnienie wszelkich formalności celnych oraz dokumentacji związanej z eksportem. Towary opuszczają Polskę i trafiają bezpośrednio za granicę UE do nabywcy lub na jego rzecz.
2. Eksport pośredni
Eksport pośredni ma miejsce, gdy sprzedawca (eksporter) nie jest bezpośrednio zaangażowany w wywóz towarów poza terytorium Polski. Zamiast tego towar jest dostarczany do tzw. eksportera pośredniego, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce i bierze na siebie organizację eksportu. Eksporter pośredni nabywa towary od dostawcy i eksportuje je za granicę. To znaczy, że towar fizycznie opuszcza Polskę, ale poprzez pośrednika. Eksport pośredni ma zastosowanie, gdy sprzedawca nie chce lub nie jest w stanie samodzielnie zająć się procedurami związanymi z eksportem.
Ostatecznie oba rodzaje eksportu pozwalają na skorzystanie z preferencyjnej stawki podatku VAT równiej 0% w przypadku eksportu towarów poza terytorium Unii Europejskiej, o ile spełnione są odpowiednie warunki i dokumentacja.
Kiedy wystawia się fakturę eksportową?
Fakturę eksportową wystawia się w przypadku konkretnej kategorii transakcji, która dotyczy eksportu towarów. Zanim wystawisz taką fakturę, konieczne jest zweryfikowanie, czy dana transakcja spełnia wymagania uprawniające do uznania jej za eksport. Aby transakcja była uznana za eksport musi spełniać łącznie 3 kryteria:
- sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce,
- towar zostaje fizycznie przetransportowany spoza terytorium Polski poza granice Unii Europejskiej,
- dostawa towaru jest zgłaszana i podlega procedurze odprawy celnej.
Warto zauważyć, że faktura eksportowa pełni inną funkcję niż faktura księgowa. Jeżeli pomylimy fakturę eksportową z fakturą księgową, może to skutkować zatrzymaniem towarów w urzędzie celnym z powodu brakujących informacji.
Jaka stawka VAT na fakturze eksportowej?
Stawka VAT w przypadku eksportu wynosi 0%. Niemniej jednak, aby móc zastosować tę 0% stawkę VAT, konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej przed upływem terminu składania deklaracji VAT.
Potwierdzenie to może przyjąć formę:
- komunikatu IE-599 wygenerowanego przez urząd celny lub jego wydruku, który został potwierdzony przez tenże urząd,
- dokumentu SAD (ang. Single Administrative Document, czyli Jednolitego Dokumentu Administracyjnego).
W przypadku braku tego dokumentu wystawionego w terminie eksport nie zostaje ujęty w deklaracji za miesiąc dostawy, ale przekładany jest na kolejny okres rozliczeniowy.
Warto dodać, że do podstawy opodatkowania wlicza się jedynie podatki, cła oraz inne należności, z wyjątkiem VAT, a także koszty dodatkowe, takie jak prowizje, opakowania, transport i ubezpieczenia. To oznacza, że koszty te zostaną opodatkowane stawką VAT taką samą jak towar podlegający eksportowi.
Wartość faktury, po przeliczeniu na złotówki, będzie uwzględniona w deklaracji VAT w rubryce „eksport towarów”. Dostaw tego rodzaju nie uwzględnia się w podsumowaniu VAT-UE, nawet jeśli towar został przeniesiony do innego kraju UE przed opuszczeniem terytorium UE (np. w celach odprawowych).
Faktury eksportowe zostaną uwzględnione w deklaracji VAT w zgodzie z ogólnymi zasadami dotyczącymi obowiązku podatkowego, co oznacza, że zostaną uwzględnione w momencie dokonania dostawy.
Jak wystawić fakturę eksportową? Wzór
Aby poprawnie wystawić fakturę eksportową, należy spełnić kilka warunków i zawrzeć odpowiednie informacje na dokumencie. Oto kluczowe elementy faktury eksportowej:
W fakturze eksportowej powinny znaleźć się wszystkie wymagane dane, podobnie jak w przypadku standardowej faktury VAT. Są to:
- numer faktury – każda faktura powinna mieć unikalny numer identyfikujący ją w systemie księgowym,
- data wystawienia – określenie daty, w jakiej faktura została wystawiona,
- dane sprzedawcy – dane firmy sprzedającej, w tym nazwa firmy, adres siedziby, numer identyfikacji podatkowej VAT, a także dane kontaktowe,
- dane nabywcy – dane firmy kupującej lub usługodawcy, w tym nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej VAT (jeśli jest to dostawca),
- opis dostarczonego towaru/usługi – szczegółowy opis dostarczonego towaru lub usługi, w tym ilość, jednostka miary, cena jednostkowa,
- wartość dostawy – całkowita wartość towaru lub usługi przed opodatkowaniem,
- stawka VAT – w przypadku eksportu towarów, stosowana jest stawka VAT równa 0%, co oznacza zwolnienie z podatku, o ile spełnione są określone warunki.
- wartość podatku VAT – wartość podatku VAT (w tym przypadku wynosząca 0%), jeśli jest wymagana,
- wartość brutto – łączna wartość do zapłaty, uwzględniająca podatek VAT (w przypadku eksportu towarów, wynosi 0%),
- waluta – należy określić, w jakiej walucie jest dokonywana transakcja, która może być walutą kraju, do którego towar jest eksportowany, lub inną wybraną walutą,
- język faktury – faktura może być wystawiana w innym języku niż polski, jeśli kontrahentowi zagranicznemu ułatwia to zrozumienie treści dokumentu,
- potwierdzenie wywozu towarów – aby skorzystać z 0% stawki VAT, konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Dokumentem takim dla potrzeb VAT jest elektroniczny komunikat IE-599 przesłany przez urząd celny kraju wywozu,
- pozostałe informacje – w zależności od specyfiki transakcji i umowy między stronami, można uwzględnić dodatkowe informacje, takie jak warunki płatności, termin dostawy, numery referencyjne itp.
Jak wystawić faktury eksportowe? Już wiesz!
Zanim wystawisz fakturę eksportową, upewnij się, że spełnia wszelkie obowiązujące przepisy i regulacje, w tym te dotyczące eksportu towarów i zwolnienia z podatku VAT.
enova365 to system ERP, który wspiera pracę całego biznesu. Jego moduł Księgowość pomoże Ci uporządkować sprawy księgowe Twojej firmy, także wystawiać faktury eksportowe.
W celu zarejestrowania transakcji eksportowej w enova365 możesz użyć jednej ze standardowych faktur sprzedaży (FV) lub zdefiniować specjalny dokument w oparciu do definicję FV lub FD.
Pobierz bezpłatną wersję demo jeszcze dziś i sprawdź, jak enova365 sprawdza się w Twojej firmie. Możesz także umówić się na prezentację z naszym doradcą, aby dowiedzieć się, jak system może dodatkowo usprawnić zarządzanie Twoją firmą.
