W obrocie gospodarczym występuje faktura bez VAT. Sprawdź, kto i kiedy może wystawić taki dokument. Dowiedz się, jakie informacje powinien on zawierać. Zobacz, czy faktury bez VAT będą musiały znaleźć się w KSeF.
Spis treści:
- Czym jest faktura bez VAT?
- Kiedy można wystawiać takie faktury?
- Kiedy trzeba wystawić fakturę bez VAT?
- Jak wystawić fakturę bez VAT? Obowiązkowe informacje i dane
- Faktura bez VAT a KSeF
Najważniejsze informacje:
- Przepisy dokładnie określają kiedy trzeba wystawić fakturę bez VAT.
- Faktury bez VAT często wystawiane są z powodu zwolnienia podmiotowego.
- Wzór faktury bez VAT został określony w ustawie o VAT.
- Podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli wdrożyć KSeF do 2026 roku.
Czym jest faktura bez VAT?
Sporo przedsiębiorców w swojej działalności spotyka się z fakturami bez VAT. Chociaż ogromna większość faktur sprzedaży jest opodatkowana podatkiem VAT, to w obrocie gospodarczym występują też faktury, które nie zawierają tego podatku. W tym wypadku kwota netto z takiego dokumentu jest jednocześnie kwotą brutto.
Cechą charakterystyczną faktury bez VAT jest to, że od wartości sprzedaży nie nalicza się podatku VAT. Co za tym idzie, sprzedawca nie pobiera takiego podatku ani nie odprowadza go do urzędu skarbowego. Ma to swoje dobre, jak i złe strony.
Zakup na fakturę bez VAT jest dobrą opcją dla osób i firm, które nie są płatnikami podatku VAT. Takie podmioty nie mogą odliczyć tego podatku, wobec czego najbardziej interesuje je kwota brutto z faktury. Zdarza się, że sprzedawca zwolniony z VAT może zaoferować niższą cenę brutto niż czynny podatnik VAT. Jest to szczególnie często spotykane w przypadku usług, które charakteryzują się dużym nakładem pracy i niskim zapotrzebowaniem na materiały konieczne do wyświadczenia takiej usługi.
Z drugiej strony przy sprzedaży na rzecz czynnych podatników VAT podmiot, który jest z VAT zwolniony powinien wyraźnie komunikować, że wystawi fakturę bez VAT. W przeciwnym razie podając kwotę brutto może wprowadzić w błąd drugą stronę transakcji. Kupujący może być przekonany, że od umówionej ceny będzie mógł jeszcze odliczyć podatek VAT. Jednak w przypadku otrzymania faktury bez VAT nie będzie miał takiej możliwości, bo nie zawiera ona podatku VAT.
Czytaj także: Poznaj wszystkie rodzaje faktur! Kompendium wiedzy
Kiedy można wystawiać takie faktury?
Zwolnienie podmiotowe, zwolnienie przedmiotowe oraz czynności niepodlegające VAT to 3 najczęstsze powody, dla których w obrocie gospodarczym może pojawić się faktura bez VAT. Wzór takiego dokumentu nie różni się zbytnio od standardowej faktury VAT.
Faktury bez VAT pojawiają się też przy eksporcie usług. Taka faktura podlega opodatkowaniu VAT w kraju nabywcy. Będzie tak nawet w przypadku, gdy podmiot, który wystawia taką fakturę w Polsce jest zwolniony z VAT. Na takiej fakturze koniecznie musi pojawić się dopisek Reverse Charge (odwrotne obciążenie). To informacja dla nabywcy, że podatek VAT od tak zakupionej usługi będzie musiał odprowadzić w swoim kraju.
Dodatkowo faktury bez VAT występują u sprzedawców, którzy maja prawo do zwolnienia przedmiotowego. Towary oraz usługi, które podlegają przedmiotowemu zwolnieniu z VAT zostały wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Jeśli tacy sprzedawcy oprócz towarów i usług wymienionych w powyższym artykule, sprzedają również towary i usługi podlegające podatkowi VAT, to w zależności od rodzaju sprzedawanego towaru będą wystawiać zarówno faktury bez VAT, jak i faktury z naliczonym podatkiem VAT.
W tym kontekście bardzo ciekawym przypadkiem jest wystawianie faktur bez firmy. Ustawa Prawo przedsiębiorców wprowadziła pojęcie działalności nierejestrowej, zwanej też działalnością nierejestrowaną lub nieewidencjonowaną. W art. 5 tego aktu prawnego zdefiniowano maksymalny poziom przychodów, który uprawnia do prowadzenia takiej formy działalności. Wynosi on 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Osoba, która prowadzi działalność nierejestrową, siłą rzeczy nie jest w stanie przekroczyć kwoty 200.000 zł ze zwolnienia podmiotowego. O ile nie prowadzi sprzedaży towarów, którymi handel związany jest z obowiązkiem rejestracji do VAT (jak np. wyroby jubilerskie), to będzie wystawiać faktury bez VAT. W tym celu może wykorzystać dowolny program do wystawiania faktur bez VAT lub nawet wystawić takie faktury według szablonu z arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu.
Kiedy trzeba wystawić fakturę bez VAT?
Podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż zwolnioną od podatku VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami mają obowiązek wystawiania faktur jedynie wtedy, gdy nabywca w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, zażąda wystawienia faktury. Dotyczy to zarówno sprzedaży zwolnionej podmiotowo, jak i przedmiotowo.
Sprzedaż towarów i usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT co do zasady będzie wiązało się wystawianiem faktur z podaną podstawą prawną zwolnienia. W praktyce będzie to wymagało wskazania konkretnego punktu z powyższego przepisu, który upoważnia przedsiębiorcę do wystawienia faktury bez VAT.
Usługami, które podlegają ustawowemu zwolnieniu z VAT, są na przykład usługi:
- opieki nad osobami w podeszłym wieku świadczone w miejscu ich zamieszkania,
- opieki nad osobami niepełnosprawnymi świadczone w miejscu ich zamieszkania,
- opieki nad osobami przewlekle chorymi świadczone w miejscu ich zamieszkania,
- nauczania języków obcych,
- transportu sanitarnego,
- finansowe.
Niektóre rodzaje usług są zwolnione z VAT pod warunkiem, że świadczą je podmioty wskazane w ustawie o VAT. Przykładem mogą być usługi w zakresie opieki medycznej, które służą profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli są świadczone przez lekarza, lekarza dentystę, pielęgniarkę, położną lub psychologa.
Innym przykładem są usługi prywatnego nauczania zarówno na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym, jak i wyższym, jeśli są świadczone przez nauczycieli.
Do tego rodzaju usług należą też powszechne usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług czy usługi kulturalne świadczone przez podmioty prawa publicznego lub inne podmioty uznane na podstawie odrębnych przepisów za instytucje o charakterze kulturalnym lub wpisane do rejestru instytucji kultury.
Sprzedaż takich usług może być dokumentowana fakturą bez VAT. Podobnie jest w przypadku dostawy towarów wymienionych w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Przykładem takich towarów jest dostawa znaczków pocztowych za cenę równą wartości nominalnej ważnych w obrocie pocztowym na terytorium kraju. Innym rodzajem towarów wymienionych w ustawie o VAT są dostawy produktów rolnych dokonywane przez rolników ryczałtowych.
Jak wystawić fakturę bez VAT? Obowiązkowe informacje i dane
Wzór faktury bez VAT został określony w przepisach podatkowych. W przypadku sprzedaży towarów i usług zwolnionych przedmiotowo na fakturze obowiązkowo musi znaleźć się podstawa zwolnienia z VAT.
Natomiast, gdy sprzedający korzysta z podmiotowego zwolnienia VAT nie musi na fakturze umieszczać podstawy prawnej. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by znalazła się tam adnotacja, że powodem zwolnienia z VAT jest art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.
Co do zasady faktura bez VAT zawiera te same dane, co zwykła faktura VAT. Jednak nie będzie tam wyszczególnionych stawek podatku VAT, sumy wartości sprzedaży netto czy kwoty podatku od sumy sprzedaży netto. Jest to związane z tym, że przy takiej fakturze nie występuje podatek VAT.
Faktura bez VAT powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- kwotę należności ogółem,
- numer kolejny dokumentu,
- nazwę nabywcy wraz z adresem,
- nazwę podatnika wraz z adresem,
- ilość lub liczbę oraz miarę towarów lub usług.
Faktura bez VAT a KSeF
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 2026 roku. Wyznaczone są 2 terminy, zależne od wartości sprzedaży osiągniętej przez przedsiębiorstwo w 2025 roku. Te firmy, których obroty przekroczyły 200 mln złotych będą musiały korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
Większość firm, które korzystają z możliwości wystawiania faktur bez VAT, będzie musiała przystąpić do KSeF najpóźniej do 1 kwietnia 2026 roku. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, których obrót nie przekracza w ciągu roku 200.000 złotych, dzięki czemu mogą korzystać ze zwolnienia z VAT na mocy art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Czytaj także: Krajowy System e-Faktur – od kiedy? KSEF FAQ
W przypadku podatników, którzy zaczną działalność w trakcie 2026 roku, ze względu na wysokość obrotów najprawdopodobniej będzie mogła być przez nich stosowana faktura bez VAT. Wzór, który pozwala obliczyć, czy przy działalności rozpoczynanej w trakcie roku podatnik ma prawo do zwolnienia z VAT, to wartość limitu, czyli 200 000 zł pomnożona przez liczbę dni prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu roku oraz podzielona przez liczbę dni w danym roku podatkowym.
Tacy podatnicy będą mieć obowiązek korzystania z KSeF w drugim z możliwych terminów, czyli 1 kwietnia 2026 roku.
Wystawianie faktur bez firmy też może być związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF. Będzie tak wtedy, gdy nabywcy, którzy nie są konsumentami, zażądają od sprzedawcy wystawienia faktury. Taka faktura będzie musiała być w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku faktur wystawianych na rzecz konsumentów przepisy dopuszczają wystawienie takiego dokumentu przy pomocy KSeF, ale nie jest to obowiązkowe.
Podsumowanie
Chociaż wystawianie faktur bez VAT stanowi wyjątek od reguły, to jest dopuszczalne przez prawo. Trzeba przy tym pamiętać o konieczności spełnienia warunków wynikających z przepisów ustawy o VAT.
Jeżeli chcesz przetestować program do wystawiania faktur bez VAT i z VAT, to już dziś pobierz bezpłatne demo enova365. To program, który posiada wiele możliwości. Jeśli chcesz je bliżej poznać, to zapraszamy Cię do umówienia się na prezentację.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 Prawo przedsiębiorców
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług
- https://www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/ksef-od-kiedy-faq/
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz niektórych innych ustaw
- Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
