Flota samochodowa w firmie to bardzo ważny zasób, który pomaga realizować pośrednio lub bezpośrednio cele przedsiębiorstwa. Samochody mogą być własnością firmy lub tylko być przez nią zarządzane. Obsługa floty samochodowej to złożony proces, który wymaga nie tylko zarządzania pojazdami, ale i pracownikami je obsługującymi. Aby robić to sprawnie i automatycznie, możesz wdrożyć w firmie odpowiedni system, np. enova365 flota samochodowa. Co to jest i jak ją wykorzystać?
Spis treści:
- Flota samochodowa − co to jest?
- Zarządzanie flotą samochodową − wyzwania
- Flota samochodowa − jak nią zarządzać?
- Jak enova365 pomoże Ci zarządzać flotą samochodową?
Flota samochodowa − co to jest?
Flota samochodowa w firmie to zbiór pojazdów, które są własnością danego przedsiębiorstwa lub zarządzane przez nie. Może składać się z różnych rodzajów aut, takich jak samochody osobowe, dostawcze, ciężarowe lub specjalistyczne, w zależności od potrzeb firmy.
Floty samochodowe najczęściej wykorzystują firmy transportowe, kurierskie, usługowe oraz inne przedsiębiorstwa – kompletnie niezwiązane z transportem – które wymagają mobilności w celu świadczenia usług lub dostarczania towarów.
Zarządzanie flotą samochodową obejmuje monitorowanie i koordynację pojazdów, utrzymanie ich w odpowiednim stanie technicznym, kontrolę kosztów paliwa i konserwacji, a także zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi transportu drogowego.
Zarządzanie flotą samochodową − wyzwania
Dla wielu firm posiadanie własnej floty samochodowej to konieczność. Jednak jak przy zarządzaniu każdym zasobem przedsiębiorstwa, należy przygotować się na pewne wyzwania związane z obsługą samochodów, ich eksploatacją, a także zarządzaniem kadrą obsługującą pojazdy. Wyzwania związane z flotą samochodową zwiększają się wraz z liczbą pojazdów, które należy obsługiwać.
Zarządzanie flotą samochodową rodzi takie wyzwania jak:
1. Planowanie i optymalne wykorzystanie zasobów
Skoordynowanie harmonogramów, tras, dostaw i zadań dla floty samochodowej może być skomplikowane. Wymaga dokładnego planowania i optymalnego wykorzystania zasobów, aby zminimalizować koszty i zwiększyć efektywność.
2. Monitorowanie i zarządzanie kosztami
Koszty związane z flotą samochodową obejmują paliwo, utrzymanie, naprawy, ubezpieczenie i inne czynniki. Monitorowanie tych kosztów oraz efektywne zarządzanie nimi może być wyzwaniem, aby utrzymać wydatki na akceptowalnym poziomie.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa
Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem zarządzania flotą samochodową. Firma musi zadbać o regularne przeglądy techniczne pojazdów, monitorowanie stanu technicznego, szkolenia kierowców w zakresie bezpiecznej jazdy oraz utrzymanie polityki bezpieczeństwa na drodze.
4. Optymalizacja wydajności paliwowej
Paliwo stanowi znaczący koszt w przypadku floty samochodowej. Zarządzanie zużyciem paliwa i dążenie do optymalizacji wydajności paliwowej może być wyzwaniem. Wdrażanie strategii oszczędzania paliwa, monitorowanie zużycia oraz szkolenia kierowców w zakresie ekonomicznej jazdy są ważne dla redukcji kosztów.
5. Technologia i śledzenie pojazdów
Wykorzystanie zaawansowanych technologii, takich jak systemy GPS, umożliwiających śledzenie i monitorowanie pojazdów, może ułatwić zarządzanie flotą samochodową. Jednak wprowadzenie i zarządzanie technologią oraz szkolenie personelu w jej obsłudze może stanowić wyzwanie.
6. Zgodność z przepisami
Firma musi działać zgodnie z przepisami dotyczącymi floty samochodowej, takimi jak przepisy dotyczące rejestracji, ubezpieczenia, czasu pracy kierowców i wymogów dotyczących bezpieczeństwa drogowego. Śledzenie i spełnianie tych przepisów może być wymagające.
Co więcej, zmiany w prawie dotyczącym elektromobilności oraz dyrektywy UE nakładają coraz więcej ograniczeń na transport drogowy zasilany tradycyjnymi silnikami spalinowymi. Od 2035 r. z dróg Unii Europejskiej mają zniknąć pojazdy spalinowe. To już dziś ogromne wyzwanie dla firm z dużymi flotami samochodowymi. Flotowcy już teraz w coraz większym zakresie przygotowują się do przejścia na pojazdy elektryczne lub wodorowe.
7. Ponoszenie kosztów środowiskowych
Każda firma wykorzystująca flotę samochodową musi wnosić opłaty za korzystanie ze środowiska naturalnego. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do przedstawiania półrocznych sprawozdań marszałkowi województwa, właściwemu według miejsca rejestracji pojazdu, oraz właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska.
8. Zarządzanie kadrą kierowców oraz obsługi pojazdów
Ogromnym wyzwaniem związanym z zarządzaniem flotą jest także rozliczanie czasu pracy, logistyka i wyznaczanie zadań pracownikom związanym z obsługą samochodów. Chodzi tu o managerów flot, obsługę techniczną oraz kierowców.
Narzędziem niezbędnym do sprawnego zarządzania pracą tego zespołu ludzi jest odpowiednio przygotowany system ERP. Dzięki modułom Kadry Płace i Księgowość enova365 sprawnie rozliczysz godziny pracy kierowców. Specjalny dodatek enova365 Pakiet Mobilności pozwoli Ci także prowadzić ewidencję i rozliczenia pracowników oraz zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicą w ramach tzw. Pakietu Mobilności.
Flota samochodowa − jak skutecznie nią zarządzać?
Aby obsługa floty samochodowej i zarządzanie personelem przebiegało sprawnie, wprowadź do swojej firmy te dobre praktyki.
1. Polityka korzystania z samochodów
Ustal jasne zasady dotyczące korzystania z floty samochodowej, takie jak uprawnienia pracowników do korzystania z samochodów służbowych, warunki użytkowania, obowiązkowe szkolenia dotyczące bezpieczeństwa drogowego itp.
Przedstaw zasady polityki dotyczącej floty samochodowej podczas szkolenia. Ustal, z jakimi konsekwencjami wiązać się będzie niestosowanie zasad.
2. Monitorowanie i śledzenie
Wyposaż flotę w system monitorowania GPS, aby zawsze móc kontrolować, gdzie w danym czasie znajduje się konkretny pojazd. Może to pomóc w optymalizacji trasy, poprawie bezpieczeństwa i obniżeniu kosztów.
Kwestia monitorowania pojazdów to nie tylko kontrola kierowców czy wyraz braku zaufania do nich. Chodzi przede wszystkim o względy bezpieczeństwa, np. o możliwość odnalezienia samochodu w razie kradzieży czy nieszczęśliwego wypadku.
3. Regularne przeglądy i konserwacja
Zapewnij regularne przeglądy techniczne i konserwację pojazdów w celu utrzymania ich w dobrej kondycji. To pomoże uniknąć awarii, zwiększy bezpieczeństwo i wydajność floty.
Kontrolowanie aktualności przeglądów technicznych pojazdów ułatwi Ci system ERP przystosowany do obsługi floty samochodowej.
4. Raportowanie i analiza danych
Regularnie zbieraj dane dotyczące zużycia paliwa, kosztów utrzymania, wypadków drogowych. Ułatwi Ci to nie tylko rozliczenia kosztów, ale i pomoże wyznaczyć jasne kierunki optymalizacji. Analizuj te dane, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i podjąć odpowiednie działania. Bieżące raportowanie wydatków, np. na paliwo, pomoże Ci kontrolować koszty utrzymania floty.
Wpisywanie kosztów paliwa, środowiskowych czy poczynionych na eksploatację do wspólnego systemu ERP ułatwi także kwestię rozliczenia przez księgowość.
5. Planowanie i alokacja zasobów
Skrupulatnie planuj wykorzystanie floty samochodowej, uwzględniając zapotrzebowanie na pojazdy w różnych okresach, zmienność zadań, ograniczenia czasowe. Przydzielaj samochody zgodnie z priorytetami i wydajnie zarządzaj zasobami.
6. Bezpieczeństwo i szkolenia
Zapewnij odpowiednie szkolenia dotyczące bezpieczeństwa drogowego dla kierowców floty. Promuj odpowiedzialną jazdę, przestrzeganie przepisów drogowych i eliminuj niebezpieczne zachowania.
7. Kontroluj czas pracy kierowców
Jeżeli prowadzisz firmę transportową, niezwykle ważną kwestią jest kontrola czasu pracy kierowców. Zgodnie z prawem, zawodowi kierowcy mają obowiązek odbycia przerw pomiędzy kolejnymi wyjazdami. Aby działać zgodnie z prawem, ich godziny pracy najlepiej rejestrować za pomocą specjalnego systemu informatycznego.
Jak enova365 pomoże Ci zarządzać flotą samochodową?
enova365 jest jednym z niewielu systemów ERP, który ma moduł do zarządzania flota samochodową. Dzięki niemu zadania fleet managera oraz pracowników obsługujących auta są przejrzyste i poukładane.
System ERP enova365 pomoże Ci, między innymi, ewidencjonować wszystkie pojazdy oraz zdarzenia z nimi związane, takie jak awarie czy planowane przeglądy, a także polisy ubezpieczeniowe oraz związane z nimi szkody. Moduł flota samochodowa enova365 pozwala Ci także zarządzać rezerwacjami aut w czasie oraz graficznie prezentować zaplanowane wyjazdy w kalendarzu. Nasz system ERP umożliwia Ci także automatyczne przekazywanie wszystkich danych związanych z ewidencją pojazdów oraz przejazdami i ich rozliczeniem do księgowości.
Skuteczne zarządzanie flotą − podejmij odpowiednie kroki!
Wprowadzając usprawnienia informatyczne do zarządzania flotą masz pewność, że Twoje pojazdy oraz osoby je obsługujące są w dobrych rękach. Systemy ERP dostosowane do obsługi floty pomagają rozliczyć koszty, usprawnić pracę oraz kontrolować stan techniczny aut.
Chcesz przetestować moduł flota samochodowa od enova365? Skontaktuj się z naszym doradcą!
