Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika? Wiele zależy od rodzaju umowy, jaką przedsiębiorca podpisuje z pracownikiem. Najwyższy całkowity koszt zatrudnienia pracownika generuje umowa o pracę. Zobacz, ile wyniesie zatrudnienie pracownika w 2024 roku.
Spis treści:
- Koszt zatrudnienia pracownika − co to?
- Płaca minimalna i jej wpływ na koszty zatrudnienia w 2024 roku
- Koszt całkowity zatrudnienia pracownika − szczegółowe wyliczenia
- Koszty pracodawcy − umowy cywilnoprawne
Najważniejsze informacje:
- Całkowity koszt zatrudnienia obejmuje wynagrodzenie brutto, składki ZUS finansowane przez pracodawcę, wpłaty do PPK oraz inne obowiązkowe opłaty.
- Dodatkowe koszty pośrednie pracodawcy to finansowanie badań lekarskich, szkoleń BHP, przygotowanie stanowiska pracy oraz koszty związane z nieobecnościami pracownika.
- Wzrost płacy minimalnej w 2024 roku bezpośrednio zwiększa koszty zatrudnienia, w tym składki ZUS i wpłaty na PPK.
- Koszty umowy zlecenie obejmują wynagrodzenie brutto, składki ZUS (płatne przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę) oraz wpłaty na PPK. Koszt ten musi uwzględniać minimalną stawkę godzinową.
- Koszty umowy o dzieło ograniczają się do wynagrodzenia brutto, bez obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne. Nie ma tu zastosowania minimalne wynagrodzenie czy stawka godzinowa.
Koszt zatrudnienia pracownika − co to?
Koszt zatrudnienia pracownika odnosi się do całkowitej kwoty, jaką przedsiębiorca musi ponieść w związku z zatrudnieniem osoby na umowę o pracę, umowę zlecenie, czy umowę o dzieło. Jest to suma obejmująca bezpośrednie wynagrodzenie pracownika (takie jak wynagrodzenie brutto) oraz szereg dodatkowych kosztów, takich jak składki ZUS finansowane przez pracodawcę, wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) czy inne obligatoryjne opłaty.
Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko kwoty wypłacane bezpośrednio pracownikowi i urzędom. To również koszty pośrednie, takie jak finansowanie badań lekarskich, szkoleń BHP, przeszkolenie pracownika, przygotowanie stanowiska pracy, zapewnienie bezpiecznych warunków pracy oraz koszty związane z ewentualnymi nieobecnościami pracownika.
Całkowity koszt pracodawcy − umowa o pracę
W przypadku umowy o pracę, głównym elementem kosztu jest wynagrodzenie brutto pracownika, do którego dochodzą składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), a także składki na PPK, jeżeli pracownik zdecyduje się na uczestnictwo w tym programie. Koszt zatrudnienia obejmuje również składki społeczne finansowane przez pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy, które są potrącane z wynagrodzenia brutto, a także wynagrodzenie netto, czyli kwotę „na rękę” pracownika.
Całkowity koszt pracodawcy przy umowie zlecenia
W przypadku umowy zlecenia, koszt zatrudnienia zależy od kilku czynników, takich jak status zleceniobiorcy (czy umowa zlecenia jest jego jedynym źródłem zatrudnienia, czy jest studentem do 26. roku życia, itp.). W niektórych przypadkach kosztem całkowitym będzie wynagrodzenie brutto plus składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę.
Całkowity koszt zatrudnienia na umowę o dzieło
Natomiast przy umowach o dzieło koszt zatrudnienia ogranicza się jedynie do wynagrodzenia brutto, ponieważ z tytułu tej umowy nie odprowadza się składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której umowa o dzieło jest zawierana z własnym pracodawcą.
Płaca minimalna i jej wpływ na koszty zatrudnienia w 2024 roku
Płaca minimalna ma istotny wpływ na koszty zatrudnienia pracownika. Jest to najniższa dopuszczalna przez prawo kwota wynagrodzenia, którą pracodawca musi wypłacić pracownikowi. Wzrost płacy minimalnej bezpośrednio wpływa na zwiększenie kosztów zatrudnienia, ponieważ pracodawcy są zobowiązani do wypłaty co najmniej tej kwoty swoim pracownikom.
Sprawdź też, jak płaca minimalna wpływa na ZUS.
W 2023 roku płaca minimalna w Polsce wynosiła od stycznia do czerwca 3 490 zł, a od lipca do grudnia 3 600 zł. Natomiast od 2024 roku wzrosła do 4 242 zł od stycznia do czerwca i do 4 300 zł od lipca do grudnia. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, płaca minimalna jest ustalana proporcjonalnie do wysokości etatu.
Zwiększenie płacy minimalnej powoduje wzrost kosztów brutto zatrudnienia, co obejmuje nie tylko samo wynagrodzenie, ale również składki ZUS finansowane przez pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) oraz ewentualne wpłaty na PPK. Zatem każdy wzrost płacy minimalnej prowadzi do zwiększenia obciążenia finansowego dla pracodawcy.
Przykładowo, całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę na pełny etat przy minimalnym wynagrodzeniu w 2024 roku wynosi ponad 5 174 zł na początku roku i około 5 245 zł w drugiej połowie roku, co stanowi wzrost w porównaniu do roku poprzedniego. To pokazuje, jak istotny wpływ na ogólny koszt zatrudnienia ma płaca minimalna.
Koszt całkowity zatrudnienia pracownika − szczegółowe wyliczenia przy umowie o pracę
Szczegółowe koszty zatrudnienia pracownika obejmują szeroki zakres wydatków, które pracodawca musi ponieść w związku z zatrudnieniem osoby na umowę o pracę. Te koszty można podzielić na bezpośrednie i pośrednie.
Bezpośrednie koszty zatrudnienia
1. Wynagrodzenie brutto – to podstawowe wynagrodzenie pracownika przed odjęciem podatków i składek.
2. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% od wynagrodzenia brutto
- Ubezpieczenie rentowe: 6,50% od wynagrodzenia brutto.
- Ubezpieczenie wypadkowe: zmienna stopa procentowa, standardowo 1,67%.
- Składka na Fundusz Pracy (FP): 2,45% od wynagrodzenia brutto.
- Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% od wynagrodzenia brutto.
3. Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
- Wpłata podstawowa pracodawcy: 1,5% od wynagrodzenia brutto.
- Wpłata dodatkowa pracodawcy: 2,5% (opcjonalnie).
4. Składki ZUS finansowane przez pracownika (potrącane z wynagrodzenia brutto)
- Ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne.
5. Zaliczka na podatek dochodowy
- Obliczana według skali podatkowej, zależna od wysokości wynagrodzenia.
Czytaj także: Zmiany w PPK w 2023 roku i autozapis do PPK – co trzeba wiedzieć?
Pośrednie koszty zatrudnienia
1. Szkolenia i badania lekarskie – koszty przeszkolenia BHP, badania lekarskie przyjmowanych pracowników.
2. Przeszkolenie pracownika i wdrożenie w struktury firmy – czas i zasoby potrzebne do przyuczenia nowego pracownika.
3. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych – szkolenia, kursy, rozwój zawodowy.
4. Przygotowanie stanowiska pracy – zakup sprzętu, mebli, narzędzi pracy.
5. Bezpieczne i higieniczne warunki pracy – zapewnienie odpowiednich warunków pracy zgodnie z przepisami.
6. Koszty związane z nieobecnościami pracownika – wynagrodzenie urlopowe, chorobowe, a także koszty wynikające z potrzeby zastępstwa.
7. Benefity pracownicze – dodatki, np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie grupowe.
8. Odzież robocza i posiłki – w niektórych branżach konieczne jest zapewnienie odzieży roboczej czy posiłków.
9. Zezwolenia i pozwolenia – w przypadku zatrudnienia cudzoziemców, koszty związane z uzyskaniem odpowiednich pozwoleń na pracę.
Czytaj także: Zatrudnienie obcokrajowca krok po kroku – jakie dokumenty przygotować?
Przykładowe wyliczenie kosztu zatrudnienia pracownika
Załóżmy, że pracownik ma wynagrodzenie brutto 5 000 zł. Całkowity koszt zatrudnienia będzie wyglądać następująco:
- Wynagrodzenie brutto: 5 000 zł
- Składki ZUS finansowane przez pracodawcę: około 20% wynagrodzenia brutto, czyli ok. 1 000 zł
- Wpłaty na PPK (jeśli dotyczy): 1,5% + 2,5% (opcjonalnie) wynagrodzenia brutto
- Składki ZUS finansowane przez pracownika: potrącane z wynagrodzenia brutto
- Zaliczka na podatek dochodowy: zależna od wysokości wynagrodzenia i ulg podatkowych
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę może przekraczać jego wynagrodzenie brutto nawet o 20-30%.
Powyższe wyliczenia są przykładowe i mogą się różnić w zależności od indywidualnych okoliczności, takich jak konkretna wysokość wynagrodzenia, rodzaj umowy, czy status pracownika. Ważne jest, aby pracodawcy byli świadomi, że koszt zatrudnienia pracownika to znacznie więcej niż tylko jego wynagrodzenie brutto.
Koszty pracodawcy − umowy cywilnoprawne
W przypadku umów cywilnoprawnych do czynienia mamy nie z pracownikiem i pracodawcą, a ze zleceniobiorcą i zleceniodawcą. Do regulowania umów służy nie Kodeks Pracy, a Kodeks Cywilny.
Szczegółowe koszty pracodawcy przy umowie zlecenie
Na umowie zlecenie obowiązują składki ZUS, które są opłacane przez zleceniodawcę oraz zleceniobiorcę. W 2024 roku obowiązuje minimalna stawka godzinowa, która wynosi od stycznia do czerwca 27,70 zł/godz., a od lipca do grudnia 28,10 zł/godz.
Koszty związane z umową zlecenie obejmują:
- Wynagrodzenie Brutto − kwota wynagrodzenia przed potrąceniem podatków i składek.
- Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę − w tym ubezpieczenie emerytalne (9,76%), rentowe (6,50%), wypadkowe (1,67%), FP (2,45%), i FGŚP (0,10%).
- Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę − emerytalne (9,76%), rentowe (1,50%), zdrowotne (9,00%), i dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%).
- Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) − podstawowa wpłata wynosi 1,5% wynagrodzenia zleceniobiorcy, z możliwością dodatkowej wpłaty do 2,5% wynagrodzenia.
Szczegółowe koszty pracodawcy przy umowie o dzieło
W przypadku umowy o dzieło, koszt zatrudnienia pracownika jest prostszy do określenia, ponieważ nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Koszt zatrudnienia pracownika na umowie o dzieło to jedynie wynagrodzenie brutto. W umowach o dzieło nie obowiązują minimalne wynagrodzenia ani stawki godzinowe, co jest typowe dla umów o pracę i zlecenie.
Koszty pracownika w 2024 roku − już wiesz, jak je obliczyć!
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę czy podejmując współpracę z podwykonawcą w oparciu o umowy cywilnoprawne musisz obliczyć całkowity koszt zatrudnienia takiej osoby.
W zautomatyzowaniu obliczania wynagrodzeń dla pracowników oraz podwykonawców pomoże Ci moduł Kadry, Płace i HR enova365. Umów się na prezentację i zobacz, co nasz system ERP jest w stanie zrobić dla Twojej firmy. Przetestuj oprogramowanie pobierając 14-dniowe darmowe demo.
