Integracja sklepu internetowego z ERP — dlaczego warto

• Integracja sklepu internetowego z ERP jako kompleksowe podejście
• Odpowiedni timing
• Integracja sklepu internetowego z ERP — co doceniają klienci
• Rozwiązania na miarę potrzeb
• Czysty zysk
• Trendy technologiczne

Okres pandemii wzmocnił znaczenie obecności firm w sieci. Jeśli któraś organizacja nie posiadała wcześniej e-sklepu, aby przetrwać na rynku, musiała zdecydować się na prowadzenie działalności również w Internecie. Większość rozwiniętych przedsiębiorstw korzysta dziś z systemów ERP. To dlatego jednym z większych wyzwań w ostatnich latach stała się ich integracja z nowymi rozwiązaniami z obszaru e-commerce. Jakie możliwości oferują dziś nowoczesne systemy ERP w kontekście e-sklepu oraz jakie zyski generuje dla firmy tego typu połączenie? Jak wygląda integracja sklepu internetowego z ERP w praktyce?

Tak zwana nowa normalność, z jaką mamy do czynienia po wybuchu epidemii koronawirusa, nie sprawiła, że potrzeby nabywcze Polaków zniknęły. Zmienił się jedynie podstawowy kanał, poprzez który są one obecnie realizowane.

– Pandemia spowodowała znaczne przyspieszenie od dawna obserwowanego trendu przenoszenia się handlu detalicznego do Internetu, czyli na platformy e-commerce. Wygaszenie pandemii z pewnością nie spowoduje skutku odwrotnego. Nastąpiła już bowiem trwała zmiana nawyków konsumentów – komentuje Wojciech Chrobak, Kierownik Projektu Handel w enova365.

Potwierdza to badanie konsumentów przeprowadzone na potrzeby analizy PwC, z którego wynika, że:

Organizacje, które w czasie kryzysu potrafiły wykorzystać nowoczesne narzędzia sprzedażowe w sieci, były w stanie uzyskać bezprecedensową przewagę konkurencyjną. Co okazało się kluczem do sukcesu?

Integracja sklepu internetowego z ERP jako kompleksowe podejście

Konieczność przestawienia się na sprzedaż online dla wielu firm oznaczała szereg nowych wyzwań. Inwestycja w platformę e-commerce to jedno. Aby w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania, niezbędna jest jego integracja z posiadanym już rozwiązaniem ERP. System ten stanowi bowiem metodę efektywnego planowania i zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa.

– Dla firm handlowych o skali działalności przekraczającej kilkanaście czy kilkadziesiąt transakcji internetowych dziennie, integracja systemu ERP z systemem e-commerce jest koniecznością. W innym przypadku mamy nieefektywny proces ręcznego rejestrowania zamówień złożonych w sklepie internetowym w systemie ERP. Istnieje duże ryzyko popełnienia przez operatora błędów identyfikacji towaru, przepisania danych kontrahenta, cen, sposobu dostawy itd. – wyjaśnia Wojciech Chrobak, Kierownik Projektu Handel w enova365.

Jednym z kluczowych elementów każdego dobrego systemu ERP jest aktualizowany na bieżąco moduł finansowo-księgowy. Umożliwia on maksymalne zautomatyzowanie cyklicznych obowiązków w tym obszarze.

– Prowadząc e-sklep, dokumenty sprzedaży musimy wystawiać w systemie ERP. Wszystko po to, żeby przetwarzać je dalej w całym procesie fiskalizacji, prowadzenia rejestru VAT, księgowania itd. Brak integracji e-sklepu z posiadanym systemem ERP zmusza nas zatem do obsługi podwójnych katalogów towarów i nabywców, co zwiększa ryzyko kosztownych błędów – dodaje ekspert.

Odpowiedni timing

W raporcie „Perspektywy rozwoju rynku e-commerce w Polsce 2021-2026” eksperci PwC zwracają uwagę na cztery aspekty sprzedaży online, które są kluczowe dla firm już sprzedających lub zamierzających sprzedawać online. Pierwszym jest omnichannel, czyli zapewnienie spójności pomiędzy różnymi kanałami sprzedaży (zarówno online, jak i offline). Drugi to customer experience, czyli budowanie pozytywnych doświadczeń klienta. Jak bowiem wynika z szacunków PwC:

Trzecim aspektem jest aktywizacja i lojalizacja klientów, m.in. poprzez dobór odpowiednich strategii cenowych czy programów lojalnościowych. Czwarty to logistyka i zapewnienie ciągłości łańcuchów dostaw. Ten ostatni aspekt stał się szczególnie istotny w obliczu niespodziewanych, globalnych kryzysów: pandemii oraz wojny w Ukrainie.

Wszystkie te aspekty prowadzenia sprzedaży w sieci bezpośrednio związane są z efektywnym sposobem zarządzania przedsiębiorstwem. Brak integracji e-sklepu z systemem ERP może generować problemy w co najmniej trzech wymienionych wyżej obszarach.

– To rozwiązanie przydaje się niemal na każdym etapie prowadzenia sklepu internetowego. Co do zasady możemy przyjąć, że jeśli mamy w firmie system ERP oraz prowadzimy sprzedaż detaliczną przez platformę e-commerce w skali wykraczającej poza minimalną (powyżej kilkunastu transakcji sprzedażowych online dziennie), to integracja między tymi systemami powinna zostać wdrożona bezzwłocznie. Jej brak będzie się bowiem wiązać z rosnącym ryzykiem w wielu obszarach prowadzenia działalności, w tym w zakresie czasu i jakości obsługi klienta – zauważa Wojciech Chrobak.

Integracja sklepu internetowego z ERP — co doceniają klienci

Możliwości, jakie dają kontektory systemu ERP z e-sklepem są bardzo duże. Pozwalają między innymi na obsługiwanie zamówień ze sklepu internetowego bezpośrednio w systemie ERP. Które funkcjonalności szczególnie cenią przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na to rozwiązanie? – Jedną z najczęściej wymienianych zalet systemu ERP jest szeroki zakres oferowanych funkcjonalności. Wbrew pozorom procesy obsługi transakcji e-commerce są nieraz bardzo złożone.

– Mamy tu do czynienia z synchronizacją kartotek towarowych wraz ze zdjęciami, często z opcjami do wyboru (np. kolor, rozmiar), aktualizacją informacji o dostępności, pobieraniem i aktualizacją zamówień, jak również importem danych o zapłatach – wyjaśnia Wojciech Chrobak.

Drugim istotnym kryterium oceny rozwiązania przez klientów kontektorów jest kompleksowa obsługa przesyłek. Dla docelowego odbiorcy towaru zakupionego przez platformę e-commerce krótki czas oczekiwania na dostawę oraz sprawna komunikacja w tej sprawie są podstawowymi wyznacznikami determinującymi satysfakcję z doświadczenia zakupowego. Szybki czas realizacji zamówienia w dużym stopniu buduje lojalność klienta i zachęca do rekomendowania firmy znajomym. Aby spełnić te wymagania, sama integracja systemu ERP z e-sklepem nie jest wystarczająca.

– Potrzebna jest też integracja z platformami firm kurierskich. Co więcej, niezbędny staje się import wyciągów bankowych ze wspomaganiem wiązania wpłat z zamówieniami – zauważa Wojciech Chrobak. 

Trzeci aspekt, który doceniają klienci korzystający z integracji to automatyczna synchronizacja danych.

– Jako użytkownik chciałbym na przykład, żeby po dodaniu towaru w systemie ERP pojawił się on samoczynnie w e-sklepie. Podobnie w drugą stronę: zamówienie złożone w e-sklepie powinno się automatycznie pojawić w systemie ERP – mówi ekspert.

Rozwiązania na miarę potrzeb

Rozwiązania oferowane przez systemy ERP dla e-commerce pozwalają dziś na obsługę procesów w firmach o różnych profilach.

– Integracja z platformami e-commerce musi zapewniać konfigurowalność procesu. W Polsce mamy tradycyjną różnorodność postępowania w firmach o zbliżonym profilu działalności – komentuje Wojciech Chrobak.

Kompleksowość systemów takich jak enova365 polega na tym, że obejmuje cały szereg rozwiązań połączonych z prowadzeniem działalności w Internecie. Pozwala też na ich dopasowanie do wymogów każdej branży. Wśród obszarów, których funkcjonowanie w firmie może wesprzeć system ERP, znajdują się:

• Handel i Magazyn
• Sprzedaż i CRM
• Finanse i Księgowość
• Kadry Płace i HR
• Procesy
• Projekty
• Business Intelligence
• Produkcja. 

Innowacyjność polskich przedsiębiorców oraz ich kreatywność w zakresie prowadzenia biznesu są jednak bardzo duże. Czy zatem w ramach integracji systemu ERP z e-sklepem możliwe są rozwiązania customowe, tj. dostosowane do specyficznych wymogów danego przedsiębiorstwa?

– Istnieją nieliczne przypadki, w których nietypowy proces biznesowy wykracza poza możliwości konfiguracji standardowego rozwiązania. Wtedy firmom wdrożeniowym pozostają narzędzia pozwalające zaimplementować specjalne, dedykowanie rozwiązania poza dostępnym pakietem już istniejących – wyjaśnia Wojciech Chrobak.

Czysty zysk

Obsługa zamówień i magazynów, zarządzanie produktami i cennikami, danymi kontrahentów oraz zamówieniami ze wszystkich kanałów sprzedaży w ramach jednej bazy (omnichannel w CRM), zbieranie i rozliczanie w jednym miejscu wszystkich operacji finansowych – to podstawowe możliwości, jakie oferuje integracja ERP z rozwiązaniem e-commerce. Warto podkreślić, że – oprócz poprawy efektywności prowadzenia działalności gospodarczej – tego typu rozwiązanie docelowo przekłada się w firmie również na wymierne, liczone w złotówkach, korzyści.

– Dzieje się tak dlatego, że w nieco dłuższej perspektywie koszt wdrożenia integracji będzie z pewnością o wiele niższy od kosztu nadmiarowej pracy sprzedawców, którzy zmuszeni byliby do ręcznego przepisywania danych z e-maila czy ekranu do systemu ERP – zauważa Wojciech Chrobak. – Nie możemy również ignorować innego ważnego aspektu, jakim jest komfort pracy zatrudnionych osób. Większość pracowników ma świadomość, że na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają eliminować tego typu manualne czynności z procesu zarządzania sprzedażą – dodaje ekspert.

Trendy technologiczne

Inwestowanie w nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalające na kompleksowe zarządzanie firmą to jeden z najważniejszych trendów, jakie notują eksperci. Z ubiegłorocznego raportu ManpowerGroup wynika, że wpandemii 27% firm w Polsce oraz 35% w ujęciu globalnym zdecydowało się na przyspieszenie decyzji o wdrożeniu automatyzacji i digitalizacji.

– Moje doświadczenia potwierdzają, iż przedsiębiorcy dążą dziś do uproszczenia procesów. Automatyzacja i digitalizacja przejawia się przez inwestycje w nowoczesne technologie. Pozwalają one bowiem na odzyskanie czasu do tej pory poświęcanego na pracochłonne, rutynowe czynności. Dzięki posiadaniu w pełni zintegrowanych systemów do zarządzania wszystkimi procesami i zasobami w organizacji, kierownictwo i pracownicy mogą poświęcić się rozwijaniu firmy, tworzeniu jej strategii i generowaniu innowacji, które decydują o przewadze konkurencyjnej na rynku – podsumowuje Wojciech Chrobak.

Dowiedz się więcej o możliwościach systemu ERP enova365 dla e-commerce. Program do obsługi sklepu internetowego pozwala usprawnić obsługę klientów oraz zbudować silną markę w sieci. Zaufało nam już ponad 17 500 klientów. Przetestuj nasz system bezpłatnie przez 14 dni lub umów bezpłatną prezentację. Integracja sklepu internetowego z ERP