- Jakie dane kadrowo-płacowe przetwarzają działy HR?
- Zastosowania Business Intelligence w kadrach i płacach
- Czego dowiesz się z analizy czasu pracy poszczególnych pracowników?
- Obserwuj rotację i lepiej zarządzaj
- Weź pod lupę nieobecności pracowników
- Analizuj poziom wynagrodzeń
- Dane kadrowo-płacowe z perspektywy zarządu
- Praca zdalna a dane kadrowo-płacowe
- Oszczędność czasu pojedynczego pracownika to oszczędności dla działu HR i dla firmy
Praca w działach kadrowo płacowych to wyzwanie. Zakres obowiązków obejmuje wiele czynności – od weryfikacji czasów pracy pracowników, przez aktualizację dokumentacji pracowniczej, rozliczanie wynagrodzeń pracowników, aż po kontakty z urzędami. Aby móc płynnie zarządzać tym obszarem i mieć pod kontrolą wszystkie procesy, jakie w nim zachodzą, potrzebujesz nowoczesnego narzędzia BI.
Jakie dane kadrowo-płacowe przetwarzają działy HR?
Wbrew pozorom, pracownicy działu kadr i płac muszą zarządzać ogromną ilością informacji, których liczba rośnie proporcjonalnie do wielkości organizacji. Obsługa kadrowo-płacowa to między innymi:
- weryfikacja czasów pracy,
- naliczanie wynagrodzeń pracowników,
- tworzenie list płac,
- pilnowanie terminów szkoleń, badań czy umów,
- zakładanie i aktualizowanie kartotek pracowników,
- przygotowywanie świadectw pracy i innych dokumentów związanych z historią zatrudnienia,
- współpraca z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi instytucjami,
- bieżące śledzenie zmian z zakresu prawa pracy.
To oczywiście jedynie przykłady, bo zakres obowiązków pracowników działu kadr jest znacznie szerszy.
Niezależnie od tego, jak duża jest Twoja firma, korzystaj z narzędzi, które ułatwią analizę danych kadrowo-płacowych, takich jak narzędzie Business Intelligence enova365.
Zastosowania Business Intelligence w kadrach i płacach
Narzędzie Business Intelligence (BI) pomoże Ci zyskać kontrolę nad danymi. Wszystkie raporty i wskaźniki znajdziesz w jednym miejscu – na Panelach BI.
Z poziomu Paneli BI szybko uzyskasz niezbędne dane, bez potrzeby wchodzenia na pojedyncze karty pracowników. Dodatkowo, dzięki filtrom możesz analizować dane w różnych przekrojach i interwałach czasowych, obserwować zmienność zjawisk w czasie oraz ich dynamikę. Choć zawsze możesz drążyć głębiej, dochodząc do oczekiwanego poziomu szczegółowości, analizę ułatwi wychodzenie od ogółu do szczegółu.
CIEKAWOSTKA: Dzięki odpowiedniemu filtrowaniu jeden raport może przedstawić całościowo sytuację firmy lub szczegółowo poszczególnych działów albo pojedynczych pracowników.
Poniżej znajdziesz kilka przykładowych zastosowań analiz BI pogrupowanych w tematyczne Panele BI, które umożliwiają wszechstronną analizę następujących danych, przetwarzanych w działach kadr:
- dane wynikające z ewidencji czasu pracy,
- elementy płacowe i koszty wynagrodzeń,
- rotacja pracowników i jej przyczyny,
- zwolnienia chorobowe, urlopy i inne nieobecności.
Czego dowiesz się z analizy czasu pracy poszczególnych pracowników?
Wbrew pozorom, ewidencjonowanie czasu pracy nie jest tylko obowiązkiem pracodawcy, który służy do wywiązania się z przepisów Kodeksu pracy. Analiza danych z systemów rejestracji czasu pracy może dostarczyć wiele wartościowych informacji.
Dowiedz się, którzy pracownicy wygenerowali najwięcej nadgodzin w danym miesiącu, w którym dziale zjawisko to występuje najczęściej, a także którym pracownikom brakuje godzin do pełnej miesięcznej normy czasu pracy z powodu wyjść prywatnych w czasie pracy.
Dlaczego to takie ważne?
1. Wpływa na koszty wynagrodzeń. W przypadku niemożności odebrania nadgodzin, pracodawca musi wypłacić odpowiednie wynagrodzenie. Dlatego informacje, którym pracownikom trzeba przypomnieć o konieczności odpracowania wyjść lub w odbiorze nadgodzin są ważne z punktu widzenia pracodawcy.
2. Pozwala zaobserwować trendy ważne ze strategicznego punktu widzenia. Dane o czasie pracy pomogą zaobserwować różne zjawiska, które warto poddać pod dyskusję na poziomie kierowniczym, żeby podjąć decyzje o charakterze strategicznym.
PRZYKŁAD: Jeżeli zaobserwujesz dużą liczbę nadgodzin w każdym miesiącu, w tym samym dziale, warto zastanowić się nad rozwiązaniem problemu u źródła. Co będzie korzystniejsze – zatrudnienie dodatkowej osoby do tego działu czy wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia z tytułu nadgodzin pozostałym pracownikom tego działu?
Obserwuj rotację i lepiej zarządzaj
W sytuacji, kiedy pracodawcy konkurują o pracownika duża rotacja zatrudnionych może urosnąć do rangi problemu. Dlatego przeanalizuj jacy pracownicy opuszczają firmę – czy są to młodzi stażem, czy doświadczone osoby. Sprawdź, dlaczego decydują się na zakończenie stosunku pracy i w których działach zjawisko to występuje najczęściej.
Ponieważ problem dużej fluktuacji może nie dotyczyć całej firmy lecz konkretnych działów, warto zweryfikować, co się dzieje w tych komórkach organizacyjnych. Sprawdź, jak wygląda w nich sposób zarządzania lub też jakie są tam wynagrodzenia.
Weź pod lupę nieobecności pracowników
Jak wiemy, przyczyn nieobecności może być wiele… Począwszy od urlopów wypoczynkowych, które wszyscy bardzo lubimy, po zwolnienia chorobowe i opiekę nad dziećmi lub członkami rodziny. Warto więc kontrolować i weryfikować te zjawiska. Być może są pracownicy, którzy mają niewykorzystany urlop wypoczynkowy, skumulowany z kilku lat. Monitoruj takie sytuacje i przypominaj o konieczności bieżącego wykorzystywania urlopów.
Widzisz trendy, istotne ze strategicznego punktu widzenia? Uważasz, że warto rozważyć zakładanie rezerw na wypłatę ekwiwalentów? Wykorzystaj dane do zasygnalizowania tych informacji zarządowi.
Pytań można w tej kwestii stawiać wiele, jednak dzięki odpowiednim narzędziom BI, odpowiedzi na nie można uzyskać w szybki i prosty sposób.
Analizuj poziom wynagrodzeń
Podejmując rozmowę z pracownikiem o zmianie wysokości wynagrodzenia, czy nowych stawkach dla pracowników ubiegających się o pracę, możesz szybko zweryfikować widełki płacowe, obowiązujące aktualnie na danych stanowiskach, czy w konkretnych wydziałach.
Co więcej, dzięki filtrom okresów możesz porównać dane do poprzednich lat, budując tym samym świadomość dynamiki wzrostów i innych zmian w tym obszarze.
Chcesz analizować dane pod różnym kątem? Raporty BI zawierają szereg wskaźników od najniższych i najwyższych kwot wynagrodzeń, po średnie i mediany. W celu wyeliminowania marginalnych danych spowodowanych np. pracą na ½ etatu, kwoty wynagrodzeń prezentowane na tych wskaźnikach przeliczone są na pełny etat.
Dane kadrowo-płacowe z perspektywy zarządu
Jak analizować koszty wynagrodzeń z punktu widzenia pracodawcy? Rosnąca inflacja sprawia, że organizacja weryfikuje możliwość podniesienia wynagrodzeń? Odpowiedni Panel BI także przychodzi tu z pomocą.
W modelach danych wykorzystywanych do budowy raportów zebranych na omawianym Panelu BI enova365, prezentowane są kwoty brutto powiększone o narzuty, co stanowi całościowy koszt wynagrodzeń, jaki pokrywa pracodawca.
Analizuj z łatwością:
- jak kształtują się wynagrodzenia na poziomie organizacji lub poszczególnych działów,
- trendy w wynagrodzeniach na przestrzeni lat,
- jakie składniki płacowe stanowią największy udział w całości kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę.
WSKAZÓWKA: Każdy opisany Panel BI, poza pracą operacyjną z danymi, pozwala na analizę pewnych zjawisk na strategicznym poziomie. Zatem na poziomie zarządu firmy również można weryfikować dane związane z nieobecnościami, fluktuacją czy czasem pracy, wyciągając z nich wnioski służące do poprawy działania całej organizacji.
Praca zdalna a dane kadrowo-płacowe
Twoja firma oferuje możliwość pracy hybrydowej albo zdalnej? Choć taki tryb pracy wiąże się z tym, że rzadziej załatwiasz sprawy bezpośrednio w siedzibie firmy, dzięki odpowiednim narzędziom – Pulpitom Pracownika i Kierownika – można płynnie obsługiwać te procesy.
Jakie funkcje ma Pulpit Pracownika?
Za pośrednictwem Pulpitu Pracownika, zwanego potocznie portalem pracownika – pracownik może złożyć online różne wnioski pracownicze, które zostaną przeprocesowane drogą elektroniczną.
Jednak oprócz funkcji pracy operacyjnej, pulpity, dzięki dostępności w nich Business Intelligence, mogą dostarczać pracownikom informacje związane z ich osobą w formie raportów i wskaźników BI. Modele danych wykorzystane do budowy analiz BI wykorzystują kontekst zalogowanego operatora, co umożliwia mu wgląd w informacje związane np. z jego:
- ewidencją czasu pracy,
- wynagrodzeniem,
- przypisanymi zadaniami i ich realizacją.
W ten sposób pracownik, bez bezpośredniego kontaktu z działem kadrowo-płacowym, uzyska dane o:
- przysługującym mu limicie urlopowym i pozostałych do wykorzystania dniach urlopu,
- historii nieobecności,
- wysokościach kwot wynagrodzeń w poszczególnych okresach, ich składnikach oraz średnich wartościach, co pozwoli szybko wypełnić wniosek o kredyt, czy zakup towaru lub usługi rozłożony na raty.
PODSUMOWANIE: Business Intelligence, za pomocą Pulpitów Pracownika, może dostarczyć szereg informacji, do których pracownik ma dostęp w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, bez potrzeby osobistej wizyty w biurze.
Oszczędność czasu pojedynczego pracownika to oszczędności dla działu HR i dla firmy
Business Intelligence dostępny w enova365 to narzędzie zarówno do operacyjnej pracy z danymi, jak również analizy danych na poziomie strategicznym. Podczas gdy na poziomie operacyjnym pozwoli analizować dane szczegółowe, na poziomie strategicznym spojrzysz na pewne zjawiska ogólnie – z poziomu całej firmy lub wydziałów.
Panel Business Intelligence pozwala na analizę danych kadrowych-płacowych, w tym:
- bieżące monitorowanie zachodzących w organizacji procesów,
- weryfikację realizacji bieżących zadań,
- pilnowanie terminowości,
- filtrowanie danych zgodnie z potrzebami,
- analizę danych od ogółu do szczegółu – na wielu rożnych płaszczyznach, w zależności od potrzeb analitycznych danego podmiotu, czy też pojedynczych użytkowników
Business Intelligence enova365 to moduł, który świetnie sprawdza się w standardowej instalacji enova365, ale także w środowisku wielu baz danych i Pulpitach.
Posiada dużo standardowych modeli danych, ale także pozwala na budowę swoich modeli lub rozszerzenie istniejących.
Twój system kadrowo-płacowy dostarcza Ci za mało informacji?
Wybierz kompleksowe narzędzie, które nie tylko pomoże Ci w prowadzeniu kadr, ale też umożliwi przetwarzanie danych i łatwe prowadzenie analiz.
