Lista płac, choć nie jest wymogiem nałożonym na pracodawcę przez przepisy prawa, to niezwykle istotny dokument w przedsiębiorstwie zatrudniającym pracowników czy podwykonawców. Na jej podstawie wypłacane są należne pracownikom pensje. Dziś listy płac są generowane automatycznie, dzięki programom kadrowo-płacowym, czy systemom ERP. Zobacz, jak sprawnie zarządzać listą płac w firmie z pomocą enova365!
Spis treści:
- Lista płac – co powinna zawierać?
- Czy pracodawca musi mieć listę płac?
- Lista płac generowana automatycznie – jak to działa?
- Jak sprawnie zarządzać listami płac pracowników w firmie?
Lista płac – co powinna zawierać?
Lista płac to jeden z najważniejszych dokumentów w każdej firmie. Stanowi ona podstawę do wypłacenia wynagrodzeń pracownikom oraz umożliwia właściwe rozliczenia z instytucjami państwowymi.
Co powinna zawierać lista płac? Oto elementy, które powinna zawierać każda profesjonalnie sporządzona lista:
- Nazwa i adres firmy – podstawowe dane identyfikacyjne pracodawcy, takie jak nazwa i adres firmy, są absolutnie niezbędne.
- Okres rozliczeniowy – okres, którego lista płac dotyczy; najczęściej jest to jeden miesiąc kalendarzowy.
- Data wypłaty – dokładna data, na którą zaplanowano wypłatę wynagrodzenia.
- Numer listy płac – unikatowy numer lub nazwa, pod którym lista będzie archiwizowana.
- Informacje o pracowniku
- Imię i nazwisko
- Stanowisko
- Numer identyfikacyjny (jeśli jest używany)
- Liczba przepracowanych godzin
- Składniki wynagrodzenia
- Podstawowe wynagrodzenie – kwota brutto wynagrodzenia zgodnie z umową o pracę.
- Dodatkowe składniki – premie, dodatki, prowizje oraz inne formy dodatkowego wynagrodzenia, jeśli są przyznawane.
- Obciążenia i potrącenia
- Składki na ubezpieczenia – ZUS, zdrowotne, emerytalne itd.
- Podatek dochodowy – kwota podatku dochodowego, jaka zostanie pobrana od wynagrodzenia.
- Inne potrącenia – na przykład alimenty, opłaty za korzystanie z różnych udogodnień itp.
- Podsumowanie – ostateczna kwota do wypłaty, po uwzględnieniu wszystkich dodatków i potrąceń.
- Podpisy – podpisy osób uprawnionych do przygotowania i zatwierdzenia listy płac. W przypadku wypłaty w gotówce, podpis pracownika potwierdzający odbiór wynagrodzenia.
Czy pracodawca musi mieć listę płac?
W Polsce nie ma ścisłego obowiązku prawnego prowadzenia listy płac, w którym uwzględnione będą wynagrodzenia pracowników. Pracodawca na podstawie Kodeksu pracy jest natomiast zobowiązany do wypłacania pracownikowi płacy za jego pracę oraz odprowadzania odpowiednich składek.
Jednak jak pokazuje praktyka, księgowanie listy płac ułatwia wszelkie rozliczenia w firmie. Wszelkie informacje dotyczące wynagrodzeń muszą być rejestrowane w formie pisemnej, a lista płac spełnia tę funkcję doskonale. W praktyce, większość firm decyduje się na jej comiesięczne sporządzanie.
Obecnie każde zinformatyzowane przedsiębiorstwo wykorzystuje program do list płac. Lista płac online to jedna z opcji wielu programów kadrowo-płacowych oraz systemów do zarządzania firmą ERP. Opcja listy płac występuje także w enova365 w module Kadry i Płace.
Po co pracodawcy lista płac?
Skoro tworzenie listy płac nie jest obowiązkiem pracodawcy, dlaczego warto ją tworzyć? Powodów jest kilka. Oto one:
- dokumentacja − lista płac jest jednym z najbardziej istotnych dokumentów księgowych; pomaga w ewidencji i kontroli wydatków związanych z wynagrodzeniami,
- kontrole – lista płac pomaga podczas ewentualnych kontroli ze strony organów skarbowych, ZUS czy PIP,
- pomoc w rozliczeniach – dokument ten ułatwia również przygotowanie różnych deklaracji, takich jak deklaracje podatkowe czy obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne,
- transparentność – listy płac skonstruowane są w ten sposób, że wyszczególniają poszczególne składniki wynagrodzenia pracownika. Choć pracownik nie ma dostępu do pełnej listy płac, zawsze ma dostęp do swojego paska, który szczegółowo wyjaśnia, co składa się na jego wynagrodzenie, jak odprowadzone zostały składki etc.,
- szybkość wypłat – prowadzenie automatycznej listy płac, np. za pomocą specjalnego narzędzia ERP, ułatwia proces wyliczenia, a następnie wypłaty wynagrodzenia. Dzięki jasnym i transparentnym zapisom, proces wypłaty wynagrodzeń jest znacznie szybszy i wydajniejszy.
Jakie korzyści niesie ze sobą firmowa lista płac?
Płace pracowników ujęte w listę generowaną przez oprogramowanie to przede wszystkim oszczędność czasu. Odpowiednio sporządzona lista płac automatyzuje wiele procesów, co oszczędza zasoby zarówno w działach księgowości, jak i HR.
Automatyzacja pozwala także na znaczne zmniejszenie ryzyka błędów. Kiedy wszystkie informacje są zebrane i uporządkowane w jednym miejscu, znacznie maleje ryzyko pomyłek i nieścisłości.
Prowadzenie listy płac to ważne źródło informacji na temat rozwoju firmy. Pomaga także optymalizować procesy, bo przejrzysta dokumentacja finansowa może pomóc w identyfikacji obszarów do oszczędności czy inwestycji.
Regularne sporządzanie list płac pomaga utrzymać zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy i podatkowego.
Nie bez znaczenia pozostaje także satysfakcja samych pracowników. Jasna i precyzyjna lista płac może zwiększyć zadowolenie i zaufanie pracowników, co w dłuższej perspektywie przekłada się na ich wydajność i lojalność.
W związku z tym, choć lista płac nie jest obowiązkowa w świetle polskiego prawa, jej regularne sporządzanie jest zdecydowanie zalecane. Oferuje ona bowiem szereg korzyści, które mogą mieć pozytywny wpływ na funkcjonowanie firmy.
Lista płac generowana automatycznie − jak to działa?
Dzięki automatyzacji zarządzania procesami w firmie przy pomocy systemów informatycznych, listy płac mogą być generowane automatycznie na podstawie gromadzonych danych.
Oczywiście każdy system ma swoje, autorskie rozwiązanie. Najczęściej jednak proces ten przebiega zgodnie z tymi krokami.
1. Implementacja oprogramowania
Na początek trzeba zainstalować i skonfigurować odpowiednie oprogramowanie. Wprowadza się w nim niezbędne dane o firmie oraz pracownikach – od podstawowych danych osobowych po umowę o pracę i szczegóły wynagrodzenia.
Pamiętaj, że każdy system należy odpowiednio wdrożyć oraz przeszkolić pracowników, jak z niego korzystać.
2. Zdefiniowanie zasad naliczania wynagrodzeń
W systemie ustawia się reguły naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia: podstawowe wynagrodzenie, premie, dodatki, składki ZUS, podatek dochodowy itd.
3. Ewidencjonowanie czasu pracy/wykonanych zadań
Bardzo często, dzięki zintegrowaniu z systemami rejestrującymi czas pracy, oprogramowanie może automatycznie naliczać wynagrodzenie na podstawie faktycznie przepracowanych godzin. W innych wypadkach należy wprowadzić do systemu czas pracy pracownika lub wykonane zadania, za które należy się wynagrodzenie – w zależności od tego, na jakiej podstawie następuje rozliczenie.
4. Automatyczne generowanie listy płac
Po wprowadzeniu wszystkich danych i reguł, system automatycznie generuje listę płac. Może to być zrobione na żądanie (manualnie) lub w określonych odstępach czasu (automatycznie).
5. Weryfikacja i zatwierdzenie wynagrodzenia pracowników
Zanim lista zostanie ostatecznie zatwierdzona, można ją przejrzeć i ewentualnie skorygować. Niektóre systemy mają wbudowane mechanizmy kontroli, które alarmują o możliwych błędach. Nawet najlepiej skonfigurowane narzędzie wymaga nadzoru.
6. Raportowanie i archiwizacja
Po zatwierdzeniu listy, oprogramowanie może automatycznie wygenerować różnego rodzaju raporty oraz zarchiwizować dane dla celów księgowych i audytowych.
Zobacz, jak wygląda rozliczenie wynagrodzeń krok po kroku.
Jak sprawnie zarządzać listami płac pracowników w firmie? Rozwiązanie enova365
enova365, w module Kadry i Płace, zapewnia możliwość tworzenia list płacowych. Jak działa to rozwiązanie?
Funkcja „Lista Płac” to z jednej strony miejsce, w którym zostają zgromadzone wszystkie listy płac z programu, z drugiej – gdzie tworzy się nowe listy. Proces tworzenia listy płac ma dwa etapy:
- tworzony jest dokument, w którym zapisane są wynagrodzenia wszystkich pracowników i określone zostają warunki naliczania wypłat,
- naliczane są wypłaty zgodnie z podanymi warunkami.
W oprogramowaniu wybrać możesz własną definicję listy płac. Wprowadzić możesz różne rodzaje podstaw wynagrodzenia, czyli typ wypłaty, np. etat, zlecenie, inne, wszystkie. Wypłata może być naliczana z góry lub z dołu.
Wybierając odpowiednią jednostkę organizacyjną możesz zobaczyć wszystkie wypłaty danego wydziału, który ma zaznaczony parametr „lista płac – TAK”. Co więcej, dzięki opcji „z zależnymi”, możesz zobaczyć listy płac samej jednostki organizacyjnej lub z jednostki organizacyjnej i podległych jej (zależnych od niej) jednostek.
Funkcja listy płac pozwala na ustawienie listy na podstawie:
- okresu, za jaki ma być naliczona wypłata,
- według daty wypłaty,
- według miesiąca ZUS,
- według daty listy płac,
- innego wybranego okresu.
Jak można zarządzać listą płac w systemie enova365? Czynności, jakie możesz wykonać to:
- podsumowanie zaznaczonych list płac,
- renumeracja list płac, czyli możliwość alfabetycznego ułożenia listy według danych pracowników,
- publikuj w pulpitach/wycofaj publikację w pulpitach − opcja ta spowoduje na zatwierdzonej liście płac ustawienie parametru Publikacja w pulpitach na Tak/Nie,
- przygotuj przelewy − a więc przygotowanie przelewów z danej listy płac,
- kompensata należności w ramach wskazanych, zatwierdzonych list płac,
- księgowanie (TXT) − przygotowanie pliku do CDN XL,
- oznacz do przeliczenia umowy zaliczka lub podatek − to czynność historyczna dedykowana rozliczeniom umów ryczałtowych,
- zatwierdź listę płac,
- przenieś do bufora − pozwala zbiorczo cofnąć zatwierdzenie wskazanej listy płac,
- zmiana daty wypłaty − możliwa tylko dla list, którym cofnięto zatwierdzenie/przeniesiono do bufora,
- nalicz wypłaty − pozwala na naliczenie wypłat dla danej listy.
Lista płac − niezbędne narzędzie w każdej firmie!
Choć lista płac nie jest dokumentem obowiązującym prawnie, jest niezbędna z punktu widzenia prowadzenia księgowości firmy. Stanowi narzędzie naliczania wypłat dla pracowników i podwykonawców − w szczególności odpowiedniego ustalenia należności z tytułu podatku dochodowego czy ZUS.
Aby skutecznie prowadzić listę płac, wykorzystaj program księgowy, który pozwoli Ci zautomatyzować cały proces rozliczenia z pracownikiem. Skorzystaj z darmowego, 14-dniowego demo enova365 lub umów się na prezentację z naszym doradcą!
