Proces rekrutacyjny wymaga przetwarzania danych osobowych kandydatów. Dowiedz się, jakie informacje może gromadzić pracodawca i jak spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydata.
Spis treści:
- Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji
- Jakie dane osobowe może zbierać pracodawca podczas rekrutacji?
- Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec kandydata – jak go spełnić?
- Rekrutacja ukryta – czy jest dozwolona?
- Zgoda kandydata na przetwarzanie danych – kiedy jest potrzebna?
- Przetwarzanie danych osobowych kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej i zbierania referencji od poprzednich pracodawców
- Przetwarzanie danych osobowych kandydata po zakończeniu rekrutacji
- Prawa kandydata w procesie rekrutacyjnym
Najważniejsze informacje:
- Pracodawcy powinni zbierać jedynie niezbędne dane osobowe kandydatów zgodnie z RODO, unikając zbędnych informacji jak stan cywilny czy orientacja seksualna.
- Kandydaci muszą być informowani o celu przetwarzania ich danych, okresie przechowywania oraz swoich prawach do dostępu, sprostowania i usunięcia danych.
- Rekrutacja ukryta, gdzie nie ujawnia się danych pracodawcy, jest zabroniona, a wszystkie procedury muszą być transparentne.
- W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej dozwolone jest zadawanie pytań tylko w zakresie niezbędnym dla danego stanowiska, bez naruszania prywatności kandydata.
- Po zakończeniu procesu rekrutacji, dane kandydatów, z którymi nie doszło do zatrudnienia, powinny być niezwłocznie usunięte, chyba że uzyskano zgodę na ich dalsze przetwarzanie.
Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji
Niezależnie od tego, w jaki sposób pracodawca przystępuje do poszukiwania nowych pracowników, proces rekrutacyjny zawsze nierozerwalnie łączy się z gromadzeniem danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych takich jak CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy czy referencje. W tym kontekście bardzo ważną kwestią staje się odpowiedzialne i zgodne z przepisami przetwarzanie tych informacji przez pracodawcę.
Podstawowym wymogiem jest selektywne zbieranie danych jedynie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu rekrutacji – podjęcia decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika. Innymi słowy, pracodawca nie powinien żądać od kandydata do pracy nadmiarowych informacji, które nie są istotne dla procesu rekrutacyjnego. Zbieranie danych osobowych na zapas, „na wszelki wypadek” jest niezgodne z zasadami RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) oraz może naruszać postanowienia prawa pracy, rodząc nawet zarzuty dyskryminacji.
Jakie dane osobowe może zbierać pracodawca podczas rekrutacji?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 Kodeksu Pracy oraz wskazówkami Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących przetwarzania danych osobowych w miejscach pracy, pracodawca ma prawo zbierać od kandydata do pracy następujące dane:
- dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia),
- dane kontaktowe, które udostępni kandydat (nie ma konieczności podawania adresu zamieszkania w procesie rekrutacji),
- informacje dotyczące wykształcenia, umiejętności i doświadczenia zawodowego (ukończone szkoły i studia, uczestnictwo w szkoleniach i kursach, poprzednie miejsca pracy, zajmowane stanowiska i obowiązki zawodowe).
Pracodawca może gromadzić dodatkowe informacje, jeśli uzyska zgodę od kandydata. Niemniej jednak zgoda nie obejmuje informacji o karalności. Warto jednak zaznaczyć, że z przepisów specjalnych może wynikać obowiązek lub prawo pracodawcy do sprawdzenia historii karnej, np. w przypadku rekrutacji nauczycieli czy pracowników różnych służb.
Jakich danych osobowych nie można wymagać podczas rekrutacji?
Pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, takich jak: stan cywilny, orientacja seksualna, wyznanie, potomstwo czy… zdjęcie.
W Polsce pracodawca nie może żądać zdjęcia od kandydata w ramach procesu rekrutacyjnego, chyba że istnieje jasno określona uzasadniona podstawa związana z charakterem stanowiska, na które kandydat aplikuje. W świetle przepisów prawa pracy oraz zasad ochrony danych osobowych, żądanie zdjęcia może być uznane za naruszające zasady równego traktowania oraz prywatności kandydatów.
Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec kandydata – jak go spełnić?
Każdy potencjalny pracodawca, gromadzący dane od kandydatów do pracy, ma obowiązek udzielić im informacji na następujące tematy:
- pełna nazwa i adres siedziby firmy,
- dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (jeżeli został wyznaczony),
- cel przetwarzania danych oraz podstawy prawne tego procesu,
- odbiorcy danych w chwili ich zbierania lub ich kategorie,
- planowane przetwarzanie danych poza granicami kraju (o ile ma miejsce),
- okres, przez który dane będą przechowywane lub kryteria ustalania tego okresu,
- prawa kandydata do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania kopii, korekty, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- prawo kandydata do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania na podstawie zgody,
- możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych oraz konsekwencjach ich ewentualnego niepodania.
Pracodawca jest obowiązany przekazać kandydatowi do pracy te informacje w klarowny, czytelny i łatwo dostępny sposób w chwili pozyskiwania danych. Może to uczynić poprzez umieszczenie tych informacji np. w treści ogłoszenia o pracę lub udzielenie ich w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy.
Rekrutacja ukryta – czy jest dozwolona?
W Polsce zabronione jest prowadzenie rekrutacji ukrytej, czyli takiej w której ukryte są dane pracodawcy. Wynika to z tego, że wtedy kandydat do pracy, wysyłając swoje dokumenty aplikacyjne, nie jest w stanie stwierdzić, kto jest administratorem jego danych osobowych w momencie ich udostępniania.
Warto nadmienić, że legalną praktyką jest powierzenie procesu rekrutacji agencji zatrudnienia, która we wstępnym etapie rekrutacji może zachować anonimowość przyszłego pracodawcy. W tym przypadku agencja zobowiązana jest do spełnienia obowiązku informacyjnego podczas gromadzenia danych.
Obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy, który wcześniej nie ujawnił swojej tożsamości, pojawia się w momencie, gdy dane wybranych przez agencję kandydatów mają być przekazane pracodawcy. Wówczas agencja przed przekazaniem danych powinna poinformować wybranych kandydatów o danych potencjalnego pracodawcy oraz uzyskać ich zgodę na przekazanie kandydatury. Pracodawca może otrzymać dane osobowe tylko od tych kandydatów, którzy wyrazili stosowną zgodę na udostępnienie swoich danych.
Zgoda kandydata na przetwarzanie danych – kiedy jest potrzebna?
Podczas procesów rekrutacyjnych powszechną praktyką jest wymaganie od kandydata zgody na przetwarzanie jego danych osobowych.
Jednak, jak wskazuje Urząd Danych Osobowych: „dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym i CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach”.
Przykładowo, zgoda kandydata byłaby konieczna, jeżeli w dokumentach aplikacyjnych kandydat zamieszczałby dane wychodzące poza zakres danych koniecznych, np. ujawniając swoje dane wrażliwe (np. dotyczące swojego stanu zdrowia).
Jeśli kandydat do pracy nie wyrazi jednoznacznej zgody na przetwarzanie danych dotyczących jego zdrowia, a pracodawca nie ma podstawy prawnego obowiązku do tego rodzaju przetwarzania, to pracodawca powinien natychmiast usunąć te dane ze swojej bazy danych. W przypadku ewentualnego uzyskania zgody na przetwarzanie danych szczególnej kategorii, taka zgoda powinna być jasno wyrażona, na przykład poprzez odrębne oświadczenie.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana przez kandydata w dowolnym momencie.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej i zbierania referencji od poprzednich pracodawców
W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca ma prawo zadawać kandydatowi szereg pytań dotyczących informacji zawartych w jego CV. Niemniej jednak, pytania te powinny dotyczyć wyłącznie kwestii związanych z konkretnym stanowiskiem, na które kandydat aplikuje. Należy unikać pytań, które mogą naruszyć prywatność kandydata, takie jak te dotyczące wyznania, orientacji seksualnej czy życia prywatnego,
Niedopuszczalne jest pozyskiwanie informacji od poprzedniego pracodawcy kandydata bez jego zgody. Pracodawca nie ma też uprawnień do weryfikacji dokumentów przedstawionych przez kandydata dotyczących jego wykształcenia. Co więcej, Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że „praktyka polegająca na pozyskiwaniu zgód od kandydata na weryfikowanie prawdziwości złożonych oświadczeń i danych zawartych w dokumentach również nie znajduje oparcia w przepisach RODO”.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata po zakończeniu rekrutacji
Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca ma określone zobowiązania dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydata. Zgodnie z przepisami, pracodawca nie może wykorzystać zebranych informacji w kontekście kolejnych rekrutacji, chyba że uzyskał na to zgodę kandydata. Warto podkreślić, że okres przechowywania danych powinien być z góry określony i dostosowany do zasad przetwarzania danych osobowych.
Zgodnie ze wskazówkami opublikowanymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, pracodawca powinien trwale usunąć dane kandydata, z którym nie podjął decyzji o zatrudnieniu, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. po podpisaniu umowy o pracę z nowym pracownikiem.
Pracodawca nie może też tworzyć „czarnych list” kandydatów, ani tym bardziej wymieniać się informacjami z innymi pracodawcami o osobach ubiegających się o zatrudnienie.
Co w sytuacji, gdy osoba wyśle swoją aplikację do pracodawcy, pomimo braku aktywnej rekrutacji?
Zdarzają się sytuacje, kiedy osoby poszukujące pracy przesyłają swoje aplikacje do różnych firm, niezależnie od tego, czy dany pracodawca aktualnie prowadzi proces rekrutacyjny, czy też nie.
Po otrzymaniu takiej kandydatury, pracodawca powinien podjąć decyzję, czy chce podjąć nową rekrutację i zatrudnić nowych pracowników. Jeśli zdecyduje, że jest zainteresowany nowym pracownikiem, powinien bezzwłocznie spełnić wobec kandydata „obowiązek informacyjny” oraz podjąć dalsze kroki w celu ewentualnego zatrudnienia.
Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca nie planuje rozszerzać swojego zespołu, powinien natychmiast usunąć dane dotyczące kandydata ze swoich zasobów. Może też poprosić kandydata o udzielenie zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w celach przyszłych rekrutacji.
Pracodawca nie może udostępniać danych osobowych kandydatów osobom postronnym, chyba że uzyska na to zgodę osoby zainteresowanej.
Prawa kandydata w procesie rekrutacyjnym
W procesie rekrutacyjnym kandydaci posiadają określone prawa związane z ochroną ich danych. Kandydat ma prawo do:
- uzyskania informacji na temat przetwarzanych przez pracodawcę danych, w tym prawo do dostępu do treści swojego dossier rekrutacyjnego,
- do sprostowania bądź uzupełnienia swoich danych w przypadku stwierdzenia ich nieprawidłowości,
- do usunięcia danych, zwane popularnie „prawem do bycia zapomnianym”, które umożliwia kandydatowi żądanie trwałego usunięcia swoich informacji, zwłaszcza gdy nie są one już niezbędne do celów rekrutacyjnych.
Dbaj o dane osobowe przetwarzane w Twojej firmie!
Przestrzeganie zasad ochrony danych nie tylko buduje zaufanie kandydatów do przyszłego pracodawcy, ale także pozwala uniknąć konsekwencji prawnych związanych z naruszeniem przepisów dotyczących prywatności.
enova365 oferuje wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, pomagając w dostosowaniu się do obowiązujących przepisów. Umów się na prezentację i zobacz, co nasz system ERP jest w stanie zrobić dla Twojej firmy. Przetestuj oprogramowanie pobierając 14-dniowe darmowe demo.
Bibliografia:
- Kodeks Pracy
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- Urząd Ochrony Danych Osobowych, Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców, 2018, https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/383/545
