Opakowania zwrotne przyczyniają się do zmniejszenia ilości odpadów. W niedalekiej przyszłości w niektórych przypadkach będą one obowiązkowe. Sprawdź, jak przygotować się na zmiany przepisów i jak prawidłowo rozliczać obrót opakowaniami zwrotnymi.
Spis treści:
- Czym są opakowania zwrotne i jakie mają znaczenie w biznesie?
- Moduł Handel w enova365 – funkcja „kaucje (opakowania zwrotne)”
- Obrót opakowaniami zwrotnymi a VAT
- Jak księgować opakowania zwrotne?
- Jak rozliczać opakowania zwrotne?
- Jak fakturować opakowania zwrotne?
- Przykłady księgowania i fakturowania opakowań zwrotnych z enova365
- Podsumowanie
Najważniejsze informacje:
- W przepisach nie ma definicji opakowań zwrotnych.
- Obrót opakowaniami zwrotnymi podlega przepisom ustawy o VAT.
- Prowadzenie ewidencji opakowań zwrotnych ułatwi moduł Handel enova365.
- Co do zasady koszt opakowania zwrotnego nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.
- Brak zwrotu opakowania zwrotnego będzie wiązał się z obowiązkiem wystawienia faktury VAT.
Czym są opakowania zwrotne i jakie mają znaczenie w biznesie?
Ogólną definicję opakowań można znaleźć w Ustawie z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Zgodnie z tą ustawą jako opakowania należy rozumieć wyroby, które są wprowadzane do obrotu, a służą w odniesieniu do innych produktów do ich:
- ochrony,
- przewozu,
- prezentacji,
- dostarczania,
- przechowywania.
Natomiast termin „opakowania zwrotne” nie został zdefiniowany w polskich przepisach. Przykłady takich opakowań to butelki, kegi czy palety. Co do zasady będą to wszystkie opakowania, które nadają się do ponownego użycia w procesie dystrybucji lub produkcji towarów.
Opakowania jednorazowe powodują tworzenie ogromnej ilości odpadów. Nie sprzyja to ekologii. Dodatkowo każdy podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za opakowania w ramach BDO.
Tutaj z pomocą przychodzą opakowania zwrotne. Nie dość, że stosowanie opakowań zwrotnych pozytywnie wpływa na środowisko naturalne, to jeszcze pozwala zmniejszyć opłatę za wprowadzone do obrotu opakowania. Taka opłata w przypadku opakowań zwrotnych jest naliczana tylko raz – przy pierwszym wprowadzeniu opakowania do użytku.
Jedną z branż, w której opakowania zwrotne są najbardziej rozpowszechnione, jest branża piwowarska. Butelki zwrotne funkcjonują też w szeroko rozumianej branży spożywczej jako opakowania na napoje.
Inną branżą wykorzystującą opakowania zwrotne w postaci palet wielorazowego użytku jest branża logistyczna. Za takie palety pobierana jest kaucja, która może zostać zwrócona w przypadku zwrotu dostarczonych palet.
Moduł Handel w enova365 – funkcja „kaucje (opakowania zwrotne)”
W zarządzaniu opakowaniami zwrotnymi używanymi przez firmę pomóc może moduł enova365 Handel. Zapewnia on obsługę w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów używanych w przedsiębiorstwach. Dotyczy to m.in. ewidencji zamówień, dokumentów zakupu i sprzedaży oraz obsługi magazynu. W tych wszystkich miejscach mogą pojawić się opakowania zwrotne.
Zarządzanie obrotem opakowań zwrotnych jest możliwe dzięki funkcjonalności Kaucje (opakowania zwrotne) będącej częścią modułu Handel. Najpierw trzeba włączyć opcję „Obsługa opakowań i kaucji”. Można to zrobić podczas konfiguracji systemu enova365. W tym celu trzeba wejść w zakładkę „Handel” / „Definicje dokumentów” / „Opakowania i kaucje”.
Włączenie tej opcji pozwoli na aktywowanie dokumentów, które umożliwiają obrót opakowaniami. Będzie można też zdefiniować schematy opakowań oraz przypisać je do poszczególnych towarów. Dzięki temu możliwe będzie automatyczne tworzenie dokumentów związanych z opakowaniami.
Obrót opakowaniami zwrotnymi a VAT
W przypadku zwykłych opakowań jednorazowych koszt takiego opakowania jest wliczany do podstawy opodatkowania VAT. Wynika to z art. 29a ustawy o VAT.
Natomiast opakowania zwrotne są wyjątkiem jeśli chodzi o opodatkowanie VAT. Sprecyzowano to w art. 29a ust. 11 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem „do podstawy opodatkowania nie wlicza się wartości opakowania, jeżeli podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru”.
Kaucja to określona suma pieniężna, która stanowi gwarancję dotrzymania zobowiązania. W przypadku opakowań zwrotnych zobowiązaniem jest zwrot takiego opakowania.
Zgodnie z przytoczonym wyżej przepisem w przypadku sprzedaży towaru w opakowaniu zwrotnym, za który została pobrana kaucja, kosztu takiego opakowania nie wlicza się do podstawy opodatkowania VAT. Wiąże się z tym fakt, że wydawanie opakowań zwrotnych objętych systemem kaucyjnym nie podlega dokumentowaniu fakturą VAT.
W sytuacji braku zwrotu opakowania kaucja stanowi odszkodowanie dla podmiotu wydającego opakowanie zwrotne. Co to oznacza dla sprzedawcy? Chociaż kaucja nie jest należnością za opakowanie, to jednak brak zwrotu opakowania przez nabywcę rodzi konsekwencje podatkowe dla sprzedawcy.
W takiej sytuacji sprzedawca musi w przypadkach określonych w art. 106i ust. 5 ustawy o VAT wystawić fakturę dokumentującą wydanie opakowań zwrotnych w następujących terminach:
- do 7. dnia od daty zwrotu opakowania określonego w umowie,
- do 60. dnia od daty wydania opakowania zwrotnego, jeśli w umowie nie określono terminu zwrotu.
Mimo upływu wyżej wymienionych terminów może się zdarzyć, że kupujący zwróci opakowanie. Wtedy na sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia faktury korygującej. Zmniejszy ona podstawę opodatkowania o wartość opakowań zwrotnych, które zostały oddane do sprzedawcy.
Jak księgować opakowania zwrotne?
Ewidencja księgowa powinna dostarczać informacji o wszystkich zdarzeniach gospodarczych. Dotyczy to również obrotu opakowaniami zwrotnymi bez względu na to, czy określono termin zwrotu tego opakowania, czy też nie.
Ewidencja opakowań zwrotnych
W systemie enova365 można na bieżąco monitorować ilość opakowań zwrotnych będących na stanie firmy. Pomocne będą w tym dokumenty wydań i przyjęć opakowań (WO/PO) oraz zwrotów wydań i przyjęć opakowań (ZWO/ZPO).
Dokument WO/PO zostanie utworzony w przypadku wystawiania faktury dokumentującej sprzedaż/zakup towarów w opakowaniach zwrotnych. Taki dokument będzie widoczny na liście wydań/przyjęć opakowań.
Natomiast zwrotu opakowań, zarówno wydanych (ZWO), jak i przyjętych (ZPO), można dokonać na 2 sposoby.
Pierwszym z nich jest wystawienie ZWO/ZPO w relacji do wskazanego przez użytkownika dokumentu WO/PO.
Drugim ze sposobów jest ręczne wystawienie ZWO/ZPO poprzez dodanie pozycji z ilościami zwracanych opakowań.
Jeśli w systemie enova365 będzie włączona opcja „Automatyczne rozliczanie przyjęć i wydań opakowań” to poszczególne pozycje dokumentu ZWO/ZPO zostaną rozliczone automatycznie. Dzięki temu osoba wprowadzająca zwrot opakowań nie musi tracić czasu na odszukiwanie dokumentów dotyczących ilości wydanych/przyjętych opakowań zwrotnych.
Księgowanie kaucji za opakowania
W przypadku podmiotów, które ewidencjonują cudze opakowania zwrotne, można posłużyć się ewidencją pozabilansową. Takie opakowania są własnością dostawcy towarów. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby takie opakowania wprowadzić do ewidencji bilansowej.
W przypadku podjęcia decyzji o wprowadzeniu opakowań zwrotnych do ewidencji bilansowej należy je tam wprowadzić według cen uzgodnionych z właścicielem opakowań. Warto przy tam pamiętać o utworzeniu odpowiedniej analityki, która pozwoli na ewidencjonowanie zarówno obcych, jak i własnych opakowań zwrotnych.
System enova365 wspiera księgowanie kaucji za opakowania obce i własne. Dużą pomocą są tu nie tylko wspomniane już dokumenty WO i ZWO, ale również PO (przyjęte opakowania) oraz ZPO (zwrot przyjętych opakowań). Zapewnia to wysoką przejrzystość rozliczeń, w których występują opakowania zwrotne. Przykłady takich rozliczeń znajdują się w kolejnym śródtytule.
Jak rozliczać opakowania zwrotne?
Prawidłowe rozliczenia opakowań zwrotnych są ściśle związane z ich terminem zwrotu. Z tego względu niezwykle ważne jest prowadzenie dokładnej ewidencji wydanych i przyjętych opakowań.
Zasady rozliczania kaucji
Sposób rozliczania opakowań zwrotnych będzie zależeć od tego, czy takie opakowania zwrócono w terminie określonym w umowie. Natomiast w przypadku braku określenia w umowie terminu zwrotu opakowań będzie to 60 dni od wydania opakowania zwrotnego klientowi.
Z tego względu na karcie towaru, który jest opakowaniem w zakładce „Magazyn” dostępne są 2 dodatkowe listy zawierające informacje o obrocie opakowaniami zwrotnymi.
Pierwsza z list zatytułowana „Bilans obrotów” pozwala na sprawdzenie informacji o saldzie wartościowym oraz ilościowym dotyczącym operacji wydania i przyjęcia opakowań osobno dla każdego ze zdarzeń.
Druga lista zatytułowana „Bilans dla kontrahentów” pozwala na sprawdzenie ilości i wartości nierozliczonych opakowań w podziale na poszczególnych kontrahentów. Jest tu też dostępne wyszczególnienie wartości i ilości opakowań uszeregowane po terminie rozliczenia.
Zwroty opakowań i rozliczenie kaucji
Kaucje za opakowania zwrotne, które nie zostały zwrócone w terminie, powinny zostać zafakturowane. Nie jest to ograniczone wyłącznie do opakowań wydawanych firmom. Również opakowania zwrotne na paragonie podlegają takim samym rygorom wynikającym z ustawy o VAT.
W przypadku paragonów dokumentujących wydanie opakowań zwrotnych trudno mówić o zawarciu umowy określającej termin zwrotu. Z tego względu zastosowanie będzie miał termin wynoszący 60 dni od daty wydania opakowania zwrotnego. Jeśli w tym czasie opakowanie zwrotne nie wróci do sprzedawcy, będzie miał on obowiązek powiększenia podstawy opodatkowania o wartość tego opakowania.
Jak fakturować opakowania zwrotne?
Dokumentowanie obrotu opakowaniami nie zawsze musi się wiązać z wystawieniem faktury za opakowanie zwrotne. Na paragonie rozliczenia takich opakowań umieszczane są w części niefiskalnej. Jednak w przypadkach określonych w przepisach konieczne jest wystawienie faktury za opakowania zwrotne. Co to ma wspólnego ze zwrotami po terminie? Wyjaśniamy to w kolejnych akapitach.
Faktura z kaucją za opakowania zwrotne
Wydanie za kaucją opakowań zwrotnych jest w początkowym okresie czynnością wyłączoną z podstawy opodatkowania VAT. W tym przypadku nie można wystawić faktury, a jedynie notę księgową lub inny wewnętrzny dokument księgowy. Podobnie będzie w przypadku zwrotu opakowań w terminie przewidzianym umową.
Dopiero przekroczenie terminu wskazanego w umowie lub terminu 60. dni od wydania opakowania zwrotnego w przypadku braku umownego terminu zwrotu będzie skutkować koniecznością wystawienia faktury VAT.
W przypadku systemu enova365 faktury związane z opakowaniami zwrotnymi można utworzyć poprzez wygenerowanie dokumentów FVO lub ZKO na bazie dokumentów WO lub PO.
Korekty faktur przy zwrocie opakowań
Pomimo wystawionej faktury za opakowania zwrotne może się okazać, że klient odda takie opakowania. Nie ma przy tym znaczenia, że stało się to po terminie wskazanym w umowie. Takie zdarzenie rodzi obowiązek wystawienia faktury korygującej podstawę opodatkowania.
Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zwrotu opakowania po 60. dniach od jego wydania, jeżeli w umowie nie było wskazanego terminu zwrotu. Ponieważ tutaj również musiała być wystawiona faktura VAT, to zwrot opakowań będzie skutkował koniecznością wystawienia korekty do takiej faktury.
W systemie enova365 fakturę korygującą można wystawić w tym samym miejscu, w którym wystawiane są faktury sprzedaży. Na liście faktur należy wyszukać fakturę, która będzie podlegać korekcie.
W tym celu można wykorzystać lokator, wpisując numer faktury, którą chcemy skorygować. Gdy już będzie ona odnaleziona, to w celu wystawienia korekty można nacisnąć klawisze Alt + F7 lub w menu „Relacje” wybrać funkcję „Korekta – nowy dokument”.
Przykłady księgowania i fakturowania opakowań zwrotnych z enova365
W przypadku kaucji nierozliczonych w terminie konieczne będzie ich zafakturowanie. Najprościej to zrobić poprzez odfiltrowanie na liście dokumentów WO lub PO dokumentów, które nie były rozliczone w terminie wyznaczonym w umowie.
Z takich dokumentów można w prosty sposób utworzyć w relacji faktury VAT za nierozliczone kaucje. W tym wypadku utworzone zostaną dokumenty FVO lub ZKO, które będą widoczne na liście faktur sprzedaży lub zakupu.
Najczęstszymi błędami spotykanymi podczas rozliczeń opakowań zwrotnych są pomyłki związane z prawidłowym określeniem terminu zwrotu opakowań w umowie, bądź brakiem takich ustaleń. Ma to ogromny wpływ na poprawność rozliczeń VAT.
Czas na wystawienie faktury w przypadku braku zwrotu opakowania w terminie przewidzianym w umowie to zaledwie 7 dni. Natomiast podstawę opodatkowania należy powiększyć o wartość opakowań w dniu następującym po dniu, w którym umowa wskazywała obowiązek zwrotu opakowań. Kontrastuje to z sześćdziesięciodniowym terminem na wystawienie faktury dotyczącej wydania opakowań zwrotnych za kaucją, gdy umowa nie przewidywała terminu ich zwrotu.
Z tego względu już na etapie wprowadzania dokumentów dotyczących opakowań zwrotnych trzeba dokładnie sprawdzić, jaki termin na ich zwrot został określony w umowie.
Podsumowanie
Opakowania zwrotne to nie tylko domena branży spożywczej. Bez względu na rodzaj prowadzonego biznesu mogą pojawić się w nim takie opakowania. Prawidłowe zarządzenie tymi opakowaniami ma duży wpływ na poprawność rozliczeń podatku VAT, zwłaszcza w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego.
Dlatego naprawdę warto wypróbować moduł Handel w enova365. Pozwala on na efektywne zarządzanie opakowaniami zwrotnymi. Już dziś możesz przekonać się o wartości tego oprogramowania pobierając bezpłatne demo. A w przypadku pytań zachęcamy do umówienia się na prezentację, podczas której nasz ekspert opowie więcej o możliwościach, jakie daje enova365.
Bibliografia:
- Baza wiedzy enova365
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług
- Ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi
