Czy w miarę, jak rośnie Twoja firma coraz częściej zadajesz sobie pytanie, czy outsourcing kadr i płac jest nadal najlepszym dla Ciebie rozwiązaniem? Z drugiej strony, być może masz obawy, czy wewnętrzny dział poradziłby sobie z kadrami i płacami, a jeżeli tak, to jakim kosztem. Sprawdź, co potrafią nowoczesne programy kadrowo-płacowe, dlaczego dają pewność działania zgodnie z przepisami i jakie czynności automatyzują.
Spis treści:
- Outsourcing kadr i płac – na czym polega?
- Outsourcing kadr i płac – co obejmuje?
- Outsourcing usług kadrowo-płacowych – jakie ma zalety?
- Outsourcing kadrowy i płacowy – wady
- Dobre programy kadrowo-płacowe – jakie funkcje powinny mieć?
- Outsourcing kadrowo-płacowy czy nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe?
Outsourcing kadr i płac – na czym polega?
Outsourcing kadr i płac to nic innego, jak powierzenie realizacji wszystkich obowiązków kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie. W praktyce, zamiast budować własny dział kadr i płac, możesz skorzystać z usług firmy, która specjalizuje się w obsłudze kadrowo-płacowej przedsiębiorstw. Niektóre firmy decydują się na outsourcing usług kadrowo-płacowych, żeby usprawnić procesy w tym obszarze i jednocześnie zredukować koszty operacyjne. Tyle wstępu, przejdźmy do ustalenia, co obejmuje outsourcing kadrowy i płacowy.
Outsourcing kadr i płac – co obejmuje?
Wiesz już, że outsourcing kadr i płac to po prostu realizacja obsługi kadrowo-płacowej przez zewnętrzne firmy. Możesz im zlecić wszelkie działania, jakimi zwykle zajmują się pracownicy działów kadr i płac. Należą do nich m.in.:
- prowadzenie teczek osobowych, czyli obowiązkowej dokumentacji pracowniczej,
- kontrolowanie terminów kończących się umów o pracę, ważności badań okresowych czy szkoleń BHP;
- bieżące rejestrowanie/wyrejestrowywanie pracowników do i z ZUS;
- ewidencjonowanie oraz rozliczanie nieobecności pracowniczych, oraz nadgodzin;
- prowadzenie kartoteki urlopowej pracowników oraz ustalanie wymiarów i limitów urlopów;
- sporządzanie oraz wysyłanie deklaracji miesięcznych do PFRON;
- przyjmowanie inspekcji z ramienia PIP, dotyczących prawidłowości prowadzenia administracji kadrowej; dostarczanie urzędnikom PIP niezbędnych danych oraz udzielanie wyjaśnień;
- opracowywanie raportów i zestawień kadrowych;
- wystawianie świadectw pracy.
Outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje więc pełen zakres działań w ramach tzw. twardego HR – od rozliczania wynagrodzeń, po wywiązywanie się z obowiązków wobec instytucji państwowych, takich jak ZUS, PFRON czy PIP. Jeżeli tego potrzebujesz możesz także znaleźć firmę, której zakres usług obejmuje elementy miękkiego HR, np. opracowywanie nowych systemów motywacyjnych, albo obsługę procesów płacowych w czasie reorganizacji.
Podsumowując, firmie outsourcingowej możesz powierzyć wszelkie możliwe obowiązki z zakresu kadr i płac. Przed podjęciem decyzji o znalezieniu odpowiedniej firmy outsourcingowej wielu menedżerów zadaje sobie jednak pytanie, czy decydować się na outsourcing, czy zbudować własny dział kadr i płac. Sprawdźmy najpierw, jakie korzyści przynosi outsourcing usług kadrowo-płacowych.
Outsourcing kadr i płac – jakie ma zalety?
Eksperckie wsparcie, które daje pewność działania zgodnego z przepisami
Ponieważ zagadnienia kadrowo-płacowe są złożone i wymagają ciągłego trzymania ręki na pulsie, jedną z największych korzyści z outsourcingu kadr i płac jest eksperckie wsparcie. Chodzi o to, że specjaliści od kadr i płac muszą wiedzieć o każdej zmianie przepisów i odpowiednio modyfikować działania firmy, żeby mieć pewność, że firma odprowadza składki ZUS czy podatki o właściwej wysokości oraz wywiązuje się z wszystkich obowiązków przewidzianych prawem. Jeżeli nie są w stanie tego robić, ryzykują, że firma złamie prawo, co wiąże się z poważnymi finansowymi konsekwencjami. Firmy outsourcingowe biorą na siebie odpowiedzialność za prawidłową obsługę kadr i płac swoich klientów.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Kolejną zaletą outsourcingu są oszczędności. Obsługa kadrowo-płacowa firmy wiąże się z wieloma zadaniami, które – choć można je już zautomatyzować, dzięki takim programom jak program kadrowo-płacowy enova365 – w wielu firmach nadal są wykonywane ręcznie. Biznesy, które przekażą te obowiązki zewnętrznej firmie, nie muszą już poświęcać czasu na czasochłonne, żmudne, a jednocześnie odpowiedzialne zadania, takie jak na przykład odprowadzanie odpowiedniej wysokości składek na ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy.
Outsourcing usług kadrowo-płacowych – wady
Pomimo wspomnianych wyżej korzyści outsourcing kadr i płac może mieć także wady. Jakie zagadnienia warto dokładnie przeanalizować, żeby mieć pewność, że zlecenie obsługi kadrowo-płacowej będzie opłacalne dla biznesu?
Cena, czyli ile kosztuje outsourcing usług kadrowo-płacowych
Powierzenie obsługi kadrowo-płacowej wyspecjalizowanej firmie, która zatrudnia ekspertów z dziedziny prawa pracy oczywiście wiąże się z kosztami. Obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika zaczyna się od około 80 zł brutto. Górne widełki przekraczają natomiast 140 zł brutto.
Przy okazji podejmowania decyzji o outsourcingu kadr i płac warto jednak pamiętać, że firmy, które posiadają własny dział kadrowo-płacowy też ponoszą koszty związane z rekrutacją i zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników.
Bezpieczeństwo danych
Innym problemem, który warto przeanalizować w kontekście outsourcingu kadr i płac jest kwestia bezpieczeństwa danych. Decydując się na outsourcing płac, udostępniasz osobom z zewnątrz wynagrodzenia – czyli jedne z najbardziej poufnych firmowych informacji.
Dlatego obsługę kadrowo-płacową warto powierzyć doświadczonej firmie, która korzysta z nowoczesnego technologicznie, bezpiecznego programu i gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Słaby wgląd w dane kadrowo-płacowe
Dla większości biznesów, wydatki na wynagrodzenia są jednym z najważniejszych kosztów, dlatego dane z obszaru kadr i płac powinny być dokładnie analizowane. Ważnych informacji dostarczają zarządowi nie tylko dane dotyczące wynagrodzeń, ale także nieobecności, nadgodzin, rotacji pracowników czy wielu innych zmiennych. Dla firm, które mają napięty budżet poleganie na niedokładnych danych kadrowo-płacowych może być poważnym problemem.
Czy można zlecić obsługę kadrowo-płacową zewnętrznej firmie, a równocześnie z łatwością analizować dane kadrowo-płacowe? Tak, jest to możliwe jeżeli firma outsourcingowa korzysta z enova365. Może wtedy dać klientom zdalny dostęp do programu i do jego rozszerzonych funkcji.
Jak może to działać w praktyce wyjaśnia Wojciech Kulig z Payroll360.
„Nasi klienci mają zapewniony stały wgląd do swoich danych poprzez udostępniane im zdalnie licencje enova365 „Podgląd” lub edytowalne licencje „Kadr i płac”, które pozwalają im także wprowadzać dane i zarządzać nimi. Oprócz tego wdrażamy u większości klientów Pulpity pracownika oraz kierownika, więc firmy mogą korzystać z pełnej funkcjonalności tych modułów. Dzięki temu nasz klient otrzymuje usługę outsourcingu kadr i płac wraz z dostępem do swoich danych oraz możliwością korzystania z nowoczesnego oprogramowania, którego de facto nie musi kupować na własność, bo jest ono częścią całego pakietu usługi.”
Dobre programy kadrowo-płacowe – co powinny umożliwiać?
Przy podejmowaniu decyzji o przejściu na outsourcing płac i kadr warto zawsze rozważyć także drugą możliwość – realizację zadań kadrowo-płacowych we własnej firmie, przy użyciu nowoczesnego programu kadrowo-płacowego. Jakie funkcje powinien mieć taki program?
Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
Dobre systemy kadrowo-płacowe są tak zaprogramowane, by automatyzowały wiele czynności. Należą do nich między innymi:
- rozliczanie wynagrodzeń – nowoczesne programy kadrowo-płacowe mogą generować listy płac, księgować je w systemie, a poszczególne składniki wynagrodzenia mogą być automatycznie przyporządkowywane do miejsc powstawania kosztów; w efekcie, nawet w dużych organizacjach rozliczanie wynagrodzeń często może wykonywać jedna osoba (czytaj także: Jak enova365 wspiera system kadrowo-płacowy w firmie dr Irena Eris);
- ewidencja czasu pracy i nieobecności – nowoczesne programy umożliwiają pracownikom ewidencję czasu pracy w systemie, gdzie jest on automatycznie zapisywany; z kolei narzędzia do samoobsługi pracowniczej umożliwiają przepływ wniosków pracowniczych w wersji elektronicznej, gdzie po zaakceptowaniu przez menedżerów są automatycznie zapisywane w systemie, a nieobecności pracownicze – rozliczane (czytaj także: Samoobsługa pracownicza – czyli jak działa Pulpit Pracownika w enova365);
- zbiorcze dostarczanie pracownikom PIT-ów czy pasków wynagrodzeń – program, taki jak enova365 umożliwia hurtową wysyłkę do pracowników różnej dokumentacji w wersji elektronicznej, a potwierdzenia jej odbioru przez pracowników automatycznie zapisują się w systemie;
- generowanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS – po wypełnieniu deklaracji ZUS w systemie enova365 możesz zaimportować je bezpośrednio do programu Płatnik;
- automatyczne wysyłanie przypomnień o kończących się umowach o pracę, terminach badań lekarskich czy szkoleniach BHP,
- automatyczne zaciąganie zwolnień z ePUAP.
Zgodność z przepisami
Dobry program kadrowo-płacowy, taki jak enova365 jest aktualizowany zawsze, kiedy zmieniają się przepisy prawa. Czuwają nad tym eksperci merytoryczni od prawa pracy czy podatków. Dlatego jeszcze zanim zmiany regulacji prawnych wejdą w życie, aktualizowane są wzory dokumentów, takich jak wnioski, świadectwa pracy, formularze ZUS-owskie, stawki podatków, diet, sposoby naliczania różnych ulg i wiele innych kwestii. Dzięki temu korzystając z systemu masz pewność, że Twoja obsługa kadrowo-płacowa jest w pełni zgodna z przepisami.
Analiza danych kadrowo-płacowych
Nowoczesne programy kadrowo-płacowe umożliwiają zarówno analizę danych szczegółowych na poziomie operacyjnym, jak i spojrzenie na pewne zjawiska ogólne na poziomie strategicznym z poziomu całej firmy lub jej działów. Panel Business Intelligence enova365 – który podobnie jak moduł Kadry Płace jest częścią programu klasy ERP enova365 – pozwala na analizę danych kadrowo-płacowych, w tym:
- bieżące monitorowanie zachodzących w organizacji procesów,
- weryfikację realizacji bieżących zadań,
- filtrowanie danych zgodnie z potrzebami,
- analizę danych od ogółu do szczegółu – na wielu różnych płaszczyznach, w zależności od potrzeb analitycznych danego podmiotu, czy też pojedynczych użytkowników.
Outsourcing kadrowo-płacowy czy nowoczesny program kadrowo-płacowy?
Wiesz już, że zarówno outsourcing kadr i płac, jak i wewnętrzny dział kadr w firmie mają swoje wady i zalety. Podsumujmy najważniejsze informacje.
Usługi kadrowo-płacowe świadczone przez zewnętrzne firmy dają pewność, że wszystkie działania firmy z tego obszaru prowadzone są zgodnie z prawem. Obsługę kadrowo-płacową warto jednak powierzyć renomowanej firmie outsourcingowej, która korzysta z nowoczesnego oprogramowania, takiego jak enova365. W ten sposób zyskasz nie tylko rzetelną obsługę, ale często także zdalny dostęp do swoich danych kadrowo-płacowych. Jeżeli także Twoja firma korzystać będzie z enova365, zyskasz też m.in. możliwość łatwego analizowania danych kadrowo-płacowych.
Jeżeli zamiast outsourcingu zdecydujesz się na wewnętrzny dział kadr i płac, jego pracę musi wesprzeć program kadrowo-płacowy, który pozwoli zautomatyzować wiele czynności. W takiej sytuacji, żeby zapewnić zgodność wszystkich działań z regulacjami wybierz oprogramowanie kadrowo-płacowe enova365, nad którego zgodnością z przepisami, czuwa szereg ekspertów.
Jeżeli chcesz przetestować program kadrowo-płacowy, jeszcze dziś pobierz bezpłatnie demo Kadry Płace enova365. Oprogramowanie enova365 to kompleksowe rozwiązanie, które wspiera firmy w każdym aspekcie twardego HR i jest w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Co więcej, automatyzuje wiele czynności, dzięki czemu minimalizuje liczbę błędów.
