W obrocie gospodarczym występują różne rodzaje faktur zakupowych. Każda z nich ma inne zastosowanie. Dowiedz się więcej o typach faktur, dzięki czemu unikniesz błędów przy wystawianiu faktur.
Spis treści:
- Rodzaje faktur – czy znasz je wszystkie?
- Faktura VAT – podstawa rozliczeń
- Faktura proforma – więcej niż wstępna wersja
- Faktura korygująca – kiedy popełniono błąd
- Faktura zaliczkowa – finanse przed realizacją
- Faktura końcowa – rozliczenie projektu
- Faktura elektroniczna – przyszłość rozliczeń
- Faktura marża – specyfika rozliczeń
- Faktura eksportowa – handel zagraniczny
- Inne rodzaje faktur – przegląd specjalistycznych przypadków
- Jak wybrać odpowiedni rodzaj faktury?
- Podsumowanie: Znaczenie znajomości rodzajów faktur
Najważniejsze informacje:
- W obrocie gospodarczym najczęściej występuje faktura VAT.
- Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym.
- Fakturę korygującą może wystawić jedynie sprzedawca.
- Pod względem podatkowym istnieją dwa główne rodzaje faktur korygujących.
- Faktura zaliczkowa pozwala na otrzymanie należności jeszcze przed sprzedażą.
- Faktura eksportowa umożliwia zastosowanie stawki VAT 0%.
Rodzaje faktur – czy znasz je wszystkie?
Faktury powinny być odzwierciedleniem faktycznych zdarzeń gospodarczych. Na ich podstawie dokonuje się płatności na rzecz kontrahentów. Są też podstawą do obliczania podatków. I to zarówno podatku dochodowego, jak i podatku od towarów i usług.
Każda faktura musi zawierać elementy wymienione w ustawie o VAT. Jednym z nich jest unikalny numer dokumentu. Powinna wskazywać co i za ile zostało sprzedane. Musi zawierać też dane sprzedającego i kupującego.
Istnieją różne rodzaje faktur handlowych. Warto dowiedzieć się, w jakich sytuacjach trzeba zastosować konkretny rodzaj faktury.
Faktura VAT – podstawa rozliczeń
Chociaż są różne rodzaje faktur sprzedaży, to jednak faktura VAT jest dokumentem, który najczęściej towarzyszy transakcjom handlowym. Takie faktury wystawiane są zarówno przy sprzedaży na rzecz innych podmiotów gospodarczych, jak i przy sprzedaży na rzecz konsumentów.
W tym drugim przypadku podstawowym dowodem sprzedaży jest paragon fiskalny. Jednak na życzenie klienta sprzedający jest obowiązany wystawić fakturę VAT do paragonu. Czas przewidziany na takie żądanie to 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż towaru lub wykonanie usługi.
To jeszcze nie wszystkie rodzaje faktur VAT. Przy sprzedaży na odległość, a więc na przykład tej prowadzonej przez sklepy internetowe, występują faktury imienne. Są to pełnoprawne faktury VAT wystawiane zamiast paragonów fiskalnych przy sprzedaży na rzecz konsumentów.
Faktura proforma – więcej niż wstępna wersja
Najważniejszą cechą faktury proforma jest to, że nie jest ona dokumentem księgowym. Wystawienie takiej faktury nie rodzi też konsekwencji podatkowych. I to zarówno na gruncie podatku VAT, jak i podatku dochodowego.
Fakturę proforma można potraktować jako zaproszenie do skorzystania z oferty handlowej. Albo jako określenie kwoty do zapłaty za usługi, które świadczy wystawca takiego dokumentu.
Jeśli odbiorca faktury pro forma nie zdecyduje się na współpracę i nie opłaci takiej faktury, to nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych działań. Natomiast jeśli do przedsiębiorcy wpłynie płatność za fakturę proforma, to powinien w tej sytuacji wystawić fakturę VAT. W zależności od terminu, w którym zrealizuje dostawę lub wykona usługę wykazaną na fakturze proforma w grę może wchodzić zwykła faktura VAT lub faktura zaliczkowa.
Faktura korygująca – kiedy popełniono błąd
Faktura korygująca pozwala zmienić dane zawarte w pierwotnej fakturze i to bez względu na zastosowane rodzaje faktur sprzedaży. Taki dokument może wystawić jedynie sprzedawca. Jeśli błąd wykryje nabywca towaru lub usługi, to ma dwie możliwości.
Pierwszą z nich jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę, o ile błąd nie dotyczy zmiany danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT. Jeśli trzeba zmienić te dane, to nabywca może skorzystać z drugiej możliwości, czyli wystąpienia do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.
Jedyną pomyłką, której nie można poprawić fakturą korygującą, jest wystawienie faktury na niewłaściwego kontrahenta. W tym wypadku, bez względu na rodzaj faktury wystawionej pierwotnie, trzeba taką fakturę skorygować do zera, a następnie wystawić nową fakturę VAT na prawidłowe dane.
Pod kątem zmiany podstawy opodatkowania można wyróżnić dwa rodzaje faktur korygujących:
- in minus, gdy po korekcie podstawa opodatkowania jest mniejsza niż na fakturze pierwotnej,
- in plus, gdy po korekcie podstawa opodatkowania jest większa niż na fakturze pierwotnej.
Faktura zaliczkowa – finanse przed realizacją
Otrzymanie płatności przed realizacją usługi lub dostawą towaru wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy zarówno wpływ zaliczki, jak i realizacja zamówienia odbywa się w tym samym miesiącu. Zdarzenie to może potwierdzać wtedy tylko końcowa faktura.
Rodzaje sytuacji, które pozwalają na wystawienie faktur zaliczkowych na tym się nie kończą. Taki dokument sprzedawca może wystawić nawet na 60 dni przed otrzymaniem płatności za towary lub usługi.
Otrzymanie zaliczki jeszcze przed dostawą towaru zazwyczaj jest praktykowane w sytuacji, w której wartość sprzedawanych towarów lub świadczonych usług jest dość spora. Taki sposób postępowania poprawia płynność finansową sprzedającego. Jest też gwarancją dla przedsiębiorcy, że nabywca naprawdę chce kupić dany produkt. Może to być szczególnie ważne przy produktach tworzonych na zamówienie.
Czytaj także: Wystawianie faktury zaliczkowej w enova365. Sprawdź jak to zrobić!
Faktura końcowa – rozliczenie projektu
Wystawienie faktury zaliczkowej co do zasady wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury końcowej. Ten krok można pominąć jedynie wtedy, gdy zarówno faktura zaliczkowa, jak i faktura końcowa byłyby wystawione w tym samym miesiącu. Jednak w tym wypadku faktura końcowa musi zawierać datę wpływu zaliczki, bądź też zaliczek, które przedsiębiorca otrzymał przed dostawą towaru lub wyświadczeniem usługi.
Faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych, dotyczących danej transakcji. Na takiej fakturze nie wykazuje się całej wartości zamówienia, lecz jedynie różnicę między tą wartością a sumą wystawionych do tej pory faktur zaliczkowych. Z tego względu może zdarzyć się sytuacja, w której wartość faktury końcowej będzie wynosić 0 złotych.
Czytaj także: Faktura końcowa – czy zawsze jest potrzebna?
Faktura elektroniczna – przyszłość rozliczeń
Faktury elektroniczne pozwalają zaoszczędzić na wydrukach i miejscu na archiwizację papierowych dokumentów. Obecnie stosowane są różne rodzaje faktur elektronicznych, na przykład w postaci plików PDF czy obrazów faktur w formacie PNG czy JPEG.
Bez względu na stosowane przez przedsiębiorców rodzaje faktur handlowych już niedługo wszystkie takie dokumenty będą musiały trafić w wersji elektronicznej do Krajowego Rejestru e-Faktur. Co prawda na razie wejście KSeF odłożono w czasie, ale prędzej czy później będzie to obowiązkowe dla każdego podatnika wystawiającego faktury.
Czytaj także: Krajowy System e-Faktur – od kiedy? FAQ
Chociaż dla niektórych taka perspektywa może wydać się dość odległa, to najlepiej już teraz wybrać program księgowy, który umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych. Godny polecenia jest system enova365, który zapewnia integrację z KSeF bez dodatkowych opłat.
Faktura marża – specyfika rozliczeń
Jest to szczególny sposób wystawiania faktur, gdzie podatek VAT płaci się wyłącznie od marży naliczonej przy sprzedaży danego towaru czy usługi, a nie od całej wartości faktury. Dlatego faktura VAT marża może być stosowana tylko w przypadkach wymienionych w ustawie o VAT.
Zgodnie z przepisami wystawianie faktury VAT marża jest możliwe tylko przy sprzedaży antyków, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, towarów używanych oraz przy świadczeniu usług turystycznych.
Z taką fakturą najczęściej można się spotkać w biurach podróży, komisach samochodowych oraz w antykwariatach, a także w komisach z rzeczami używanymi.
Chociaż w nazwie takiej faktury występuje słowo marża, to jednak nie jest ona widoczna dla kupującego. Obliczenie podatku VAT może, ale nie musi znajdować się na egzemplarzu faktury będącej w dyspozycji sprzedającego. Takie wyliczenia powinny znajdować się w programie księgowym wystawcy faktury VAT marża, co ułatwi sprawdzenie poprawności wyliczenia podatku VAT do zapłaty.
Czytaj także: Faktura VAT marża – co to jest i jak ją wystawić?
Faktura eksportowa – handel zagraniczny
Faktura eksportowa jest dokumentem stosowanym w handlu zagranicznym. Może dotyczyć zarówno sprzedaży towarów za granicę, jak i świadczenia usług, których odbiorcami będą zagraniczne podmioty. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku eksportu towar musi opuścić terytorium Unii Europejskiej. Dostawa towarów do innych krajów unijnych jest traktowana jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WNT).
Co do zasady, faktura eksportowa pozwala skorzystać ze stawki VAT 0%. Jednak trzeba tu spełnić pewne warunki. W przypadku towarów sprzedawca powinien być zarejestrowanym podatnikiem VAT, posiadać numer EORI i zgłosić dostawę towarów do odprawy celnej. Dodatkowo sprzedawany towar musi opuścić terytorium Unii Europejskiej. Jeśli realizowana dostawa wypełnia te warunki, to sprzedawca może wystawić fakturę eksportową.
Czytaj także: Czym są faktury eksportowe – jak wystawić?
Inne rodzaje faktur – przegląd specjalistycznych przypadków
W obrocie gospodarczym występują pewne specyficzne rodzaje faktur zakupowych. Wśród nich jest faktura dla rolnika ryczałtowego. W tym wypadku przyda się znajomość procedury samofakturowania. Jest to charakterystyczny przypadek, w którym to nabywca towaru ma obowiązek wystawić fakturę.
Faktury VAT RR mogą występować przy nabywaniu produktów rolnych. Wystawiając taką fakturę oprócz naliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku (ZZP) nie można zapomnieć o obowiązkowym naliczeniu opłaty na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
Przy niewielkich zakupach przedsiębiorcy często spotykają się z fakturą uproszczoną. Jest to wydruk z kasy lub drukarki fiskalnej, który nie zawiera pełnych danych nabywcy, lecz jedynie numer NIP kupującego.
Taki paragon z numerem NIP nabywcy jest traktowany na równi z fakturą, dlatego w tym wypadku nie potrzeba wystawiać dodatkowych dokumentów. Faktura uproszczona może być stosowana przy sprzedaży towarów i usług na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro.
Innym szczególnym rodzajem faktury jest faktura konsularna, która jest wystawiana na specjalnych formularzach. Można je zakupić w placówkach handlowych lub konsularnych kraju importującego. W niektórych krajach taka faktura zastępuje fakturę handlową. Taki dokument służy do potwierdzenia wartości oraz pochodzenia towarów do celów podatkowych. Dlatego jest ona potwierdzana w kraju eksportującym przez konsulat kraju importującego.
Jak wybrać odpowiedni rodzaj faktury?
Z reguły każdą transakcję biznesową kończy faktura. Rodzaje dostępnych wzorów dokumentów mogą przyprawić o zawrót głowy. Jednak prowadzenie biznesu nieodłącznie wiąże się z wystawianiem faktur. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien mieć wiedzę na temat faktur stosowanych w swojej branży.
Podstawowym wyborem zazwyczaj będzie faktura VAT. Zamiast oferty można wysłać fakturę proforma, bo nie rodzi ona konsekwencji podatkowych.
Jeśli płatność wpłynie jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, to niezbędna będzie faktura zaliczkowa. Taki dokument wystawia się też wtedy, gdy sprzedawca ustalił termin zapłaty jeszcze przed sprzedażą towaru lub usługi. W tym wypadku na koniec, po zapłacie przez kontrahenta całości należności, trzeba wystawić fakturę końcową.
W przypadku pomyłki trzeba wystawić fakturę korygującą. W szczególnych sytuacjach w użyciu będzie faktura VAT marża, faktura eksportowa, faktura konsularna czy faktura dla rolnika ryczałtowego. Jednak tego typu dokumenty dotyczą wyłącznie specyficznych branż. Nie każdy przedsiębiorca musi zaprzątać sobie nimi głowę.
Podsumowanie: Znaczenie znajomości rodzajów faktur
W obrocie gospodarczym istnieją różne rodzaje faktur VAT. W tym wypadku rodzaj faktury ma bardzo duże znaczenie dla poprawności wystawionego dokumentu. Wybranie złego typu faktury może nieść za sobą konsekwencje podatkowe.
Z tego względu warto znać zasady, które dotyczą wystawiania faktur. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o poszczególnych rodzajach faktur, to na blogu enova365 znajdziesz sporą dawkę rzetelnych informacji. Możesz także przetestować, jak wystawić dowolny rodzaj faktur w enova365.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług,
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,
- https://www.enova.pl/blog/enova365-w-praktyce/wystawianie-faktury-zaliczkowej-w-enova365-sprawdz-jak-to-zrobic/
- https://www.enova.pl/blog/nowoczesne-biura-rachunkowe/faktura-vat-marza-jak-ja-wystawic/
- https://www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/czym-sa-faktury-eksportowe-jak-wystawic/
