Nowoczesne narzędzia pozwalają na skalowanie biznesu dzięki zapewnieniu wyższej efektywności operacyjnej i redukcji kosztów. Firmy produkcyjne mogą w tym zakresie korzystać z systemów ERP i APS. Co je różni i jakie są ich zastosowania?
Spis treści:
- Definicja i funkcje systemów ERP
- Definicja i funkcje systemów APS
- Główne różnice między APS i ERP
- Jak wybrać odpowiedni system dla swojej firmy?
- Przypadki użycia i korzyści z wdrożenia APS i ERP
- Wyzwania i najlepsze praktyki przy wdrażaniu APS i ERP
Najważniejsze informacje:
- Systemy ERP integrują wszystkie obszary działania firmy w jednym systemie, wspierając m.in.: zarządzanie finansami, obiegiem dokumentów, magazynem, produkcją czy procesami HR-owymi.
- Systemy APS (Advanced Planning and Scheduling) wspierają zarządzanie produkcją przy pomocy zaawansowanych funkcji planowania i harmonogramowania.
- Systemy ERP integrują i automatyzują wszystkie obszary działania firmy. Oferują też wybrane funkcje innych systemów. Na przykład moduł Produkcja enova365 umożliwia zarządzanie produkcją i oferuje wybrane funkcje MRP, MES czy APS.
Definicja i funkcje systemów ERP
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowane oprogramowanie służące do zarządzania i koordynowania różnych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Umożliwiają one firmom zintegrowanie danych i procesów z różnych działów w jednym, wspólnym systemie.
Historia systemów ERP sięga lat 60. XX wieku. Wtedy pojawiły się pierwsze systemy MRP (Material Requirements Planning) zarządzające zasobami materiałowymi w procesach produkcyjnych. W latach 80. rozwinięto te systemy do MRP II (Manufacturing Resource Planning), dodając możliwość planowania produkcji. W latach 90. systemy ewoluowały do obecnej formy ERP, integrując zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa.
Systemy ERP obejmują szeroki zakres funkcji, które są kluczowe dla efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. Do najważniejszych należy zarządzanie:
- finansami: kontrola nad budżetem, księgowością, zarządzaniem aktywami i pasywami oraz prognozowaniem finansowym,
- zasobami ludzkimi: ERP obejmuje funkcje związane z zarządzaniem kadrami, takie jak rekrutacja czy szkolenia,
- produkcją: system wspiera planowanie i kontrolę procesów produkcyjnych oraz harmonogramowanie produkcji,
- łańcuchem dostaw: zarządzanie zapasami, logistyką, zaopatrzeniem oraz dystrybucją,
- relacjami z klientami: ułatwienie zarządzania kontaktami z klientami, sprzedażą, marketingiem i obsługą posprzedażową.
Definicja i funkcje systemów APS
APS (Advanced Planning and Scheduling, APS Systems) to zaawansowane systemy planowania i harmonogramowania, które wspierają zarządzanie procesami produkcyjnymi w przedsiębiorstwach. Pozwalają na precyzyjne planowanie zasobów, optymalizację harmonogramów produkcji oraz poprawę wydajności operacyjnej dzięki zaawansowanym algorytmom i technikom optymalizacyjnym.
Historia systemów APS rozpoczyna się w latach 90. XX wieku. Systemy MRP II i ERP koncentrowały się na zarządzaniu zasobami i integracji procesów, jednak nie były w stanie skutecznie rozwiązywać problemów harmonogramowania produkcji w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych. APS wypełniło tę lukę, oferując narzędzia do dokładniejszego i bardziej elastycznego planowania.
Systemy APS oferują szereg kluczowych funkcji, które umożliwiają bardziej efektywne zarządzanie produkcją. Do najważniejszych możliwości należą:
- planowanie produkcji: tworzenie szczegółowych planów produkcyjnych, które uwzględniają dostępność surowców, zasobów ludzkich i maszynowych,
- harmonogramowanie zasobów: dynamiczne dostosowywanie harmonogramów w odpowiedzi na zmieniające się warunki produkcyjne i zapotrzebowanie rynkowe,
- optymalizacja procesów produkcyjnych: wykorzystanie algorytmów do maksymalizacji efektywności produkcji i minimalizacji czasu przestojów,
- analiza i prognozowanie: przewidywanie przyszłych trendów, co pozwala na lepsze planowanie działań i wczesne identyfikowanie problemów.
Główne różnice między APS i ERP
Systemy APS i ERP różnią się znacznie pod względem zakresu funkcjonalności. ERP zapewnia kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wszystkimi aspektami działalności przedsiębiorstwa – także produkcją, umożliwiając integrację danych i procesów z różnych działów. Z kolei APS jest narzędziem dedykowanym do rozwiązywania konkretnych problemów związanych z planowaniem i harmonogramowaniem produkcji.
Różnice między APS i ERP dotyczą również ich celów biznesowych i zastosowań. ERP ma na celu integrację różnych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, umożliwiając efektywną wymianę informacji między działami. Głównym celem APS jest natomiast zwiększenie efektywności produkcji poprzez precyzyjne planowanie zasobów i optymalizację harmonogramów.
Warto jednak zaznaczyć, że systemy ERP oferują często niektóre funkcje systemów APS.
Z drugiej strony, systemy APS i ERP mogą współpracować ze sobą, tworząc spójne rozwiązanie dla przedsiębiorstw produkcyjnych. Integracja APS i ERP pozwala na wykorzystanie zalet obu systemów: szerokiego zakresu funkcji ERP oraz zaawansowanych technik planowania APS.
Przykłady integracji APS i ERP obejmują sytuacje, w których dane z systemu ERP są wykorzystywane przez system APS do tworzenia precyzyjnych planów produkcyjnych i harmonogramów. W zamian, wyniki optymalizacji i harmonogramowania generowane przez APS są przekazywane do systemu ERP, gdzie używa się ich do zarządzania codziennymi operacjami produkcyjnymi.
Jak wybrać odpowiedni system dla swojej firmy?
Pierwszym krokiem w wyborze odpowiedniego systemu dla firmy jest dokładna analiza potrzeb biznesowych. Proces ten można podzielić na trzy kroki:
- ocena potrzeb i celów – określenie, jakie są strategiczne cele firmy i jakie funkcje systemu są niezbędne do ich realizacji,
- identyfikacja kluczowych procesów do optymalizacji – rozumiana jako zidentyfikowanie procesów, które mają największy wpływ na efektywność operacyjną,
- ocena obecnych systemów i technologii – ten etap pozwala ustalić, jakie wymagania techniczne musi spełniać nowy system.
Po dokonaniu analizy potrzeb biznesowych, kolejnym etapem jest określenie kryteriów, które będą podstawą wyboru systemu. Kryteria techniczne i funkcjonalne dotyczą możliwości, jakie daje dane narzędzie zarówno na obecnym poziomie rozwoju biznesu, jak i w przyszłości. Musimy wziąć pod uwagę:
- skalowalność – czy system może rosnąć razem z firmą?
- integrację – jak łatwo można zintegrować system z istniejącymi rozwiązaniami?
- funkcjonalność – czy system oferuje wszystkie niezbędne funkcje?
- użytkowość – czy jest prosty w obsłudze?
- bezpieczeństwo – jakie zabezpieczenia oferuje system w zakresie ochrony danych?
Kryteria finansowe to z kolei wszystkie wyzwania kosztowe, z jakimi zmierzymy się zarówno przed samym wdrożeniem, jak i jego zakończeniu:
- koszt licencji – cena zakupu licencji na system z uwzględnieniem liczby modułów i stanowisk,
- koszt wdrożenia – opłaty związane z instalacją, konfiguracją i integracją systemu,
- koszt utrzymania – regularne wydatki związane z utrzymaniem systemu, takie jak aktualizacje, wsparcie techniczne i szkolenia dla pracowników,
- zwrot z inwestycji (ROI) – przewidywane oszczędności i korzyści wynikające z wdrożenia systemu w stosunku do jego kosztów.
Czytaj także: ROI ERP – ile wynosi? Jak policzyć czy opłaca się zainwestować w system ERP?
Przypadki użycia i korzyści z wdrożenia APS i ERP
Wybór odpowiedniego systemu zależy przede wszystkim od specyfiki branży, w której działa firma. Na rynku znajdziemy bowiem przykłady firm, które odniosły sukces dzięki wdrożeniu systemów APS, ERP.
APS Systems są często wykorzystywane przez branżę motoryzacyjną. Firmy takie jak Toyota czy Ford używają tych rozwiązań do zaawansowanego planowania i harmonogramowania produkcji, co pozwala im na optymalizację procesów produkcyjnych i minimalizację przestojów. Dzięki wdrożeniu APS Toyota znacząco poprawiła harmonogramowanie produkcji, co przełożyło się na redukcję kosztów i zwiększenie elastyczności produkcyjnej. Przemysł farmaceutyczny również korzysta z APS do zarządzania skomplikowanymi procesami produkcyjnymi, uwzględniającymi rygorystyczne normy jakości i regulacje.
Z drugiej strony, przykłady zastosowania ERP są bardzo liczne, bo obecnie większość dużych firm i wiele średnich korzysta z takich systemów. Systemy ERP o odpowiednim zestawie funkcji są wdrażane także w małych firmach. Jakie korzyści przynosi ich wdrożenie? Żeby je przedstawić przytoczymy przykład wdrożenia systemu ERP u klienta enova365 z branży produkcyjnej.
Jeden z nich, producent szytych na miarę rozwiązań transportu wewnętrznego i logistyki wewnętrznej borykał się z zarządzaniem skomplikowanymi procesami produkcyjnymi., bo nie były one wystandaryzowane, ani zintegrowane w jednym systemie. Dzięki wdrożeniu enova365 przez DPS Systems oraz dopasowaniu go do indywidualnych potrzeb firmy zarządzanie produkcją, logistyką, zakupami, kontrolą jakości oraz pracami konstrukcyjnymi, projektowaniem elektrycznym i automatyzacją odbywa się przy pomocy jednego systemu ERP, który integruje wszystkie te działania.
Czytaj także: Case study: Jak enova365 i DPS Systems usprawniają proces produkcji w Wuwer Sp. z o.o.
Wyzwania i najlepsze praktyki przy wdrażaniu APS i ERP
Wdrożenie wszelkich systemów – ERP, APS lub innych – wiąże się z wyzwaniami, które mogą wpłynąć na sukces projektu. Jednym z największych jest złożoność techniczna systemów wymagających zaawansowanej infrastruktury informatycznej oraz integracji z istniejącymi procesami firmy.
Kolejnym wyzwaniem jest zmiana organizacyjna – pracownicy muszą przyzwyczaić się do nowych sposobów pracy. Również koszty wdrożenia mogą być znaczące – zarówno w zakresie finansowym, jak i czasowym.
Aby skutecznie wdrożyć systemy APS i ERP, warto kierować się najlepszymi praktykami wdrożeniowymi obejmującymi kilka kluczowych punktów:
- zdefiniowanie celów i zakresu projektu – określenie jasnych celów i oczekiwań wobec systemu pozwala na lepsze zarządzanie projektem i uniknięcie nieporozumień w trakcie całego procesu,
- wybór odpowiedniego partnera technologicznego – należy zadbać o staranny wybór dostawcy systemu i partnera wdrożeniowego, który ma doświadczenie i wiedzę o branży,
- szkolenia i wsparcie – przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników oraz zapewnienie ciągłego wsparcia technicznego pomaga w efektywnej nauce obsługi nowego narzędzia,
- testowanie i walidacja systemu – przeprowadzenie dokładnych testów systemu przed jego uruchomieniem pozwala zidentyfikować i naprawić ewentualne błędy,
- elastyczność i iteracyjność wdrożenia – wdrażanie systemu etapami (iteracyjnie) umożliwia lepsze zarządzanie ryzykiem.
Zarządzanie zmianą jest kluczowym elementem każdego projektu wdrożeniowego, bez względu, czy chodzi o systemy APS, ERP czy dowolne inne rozwiązanie. Firma musi zadbać o:
- jawną komunikację – regularne informowanie pracowników o postępach projektu, jego celach i korzyściach płynących z wdrożenia nowego systemu,
- zaangażowanie pracowników – włączanie pracowników w proces decyzyjny i dawanie im poczucia wpływu na całość projektu,
- monitoring i ewaluację – kontrolowanie postępów wdrożenia i zbieranie opinii użytkowników, aby szybko wprowadzać niezbędne korekty.
Wdrożenie systemów APS i ERP to skomplikowany proces, który wiąże się z różnego rodzaju wyzwaniami technicznymi, organizacyjnymi i finansowymi. Kluczem do sukcesu jest stosowanie sprawdzonych praktyk wdrożeniowych, a także dokładny wybór systemu, który ma wprowadzić rewolucję w pracach organizacji. Dobrym pomysłem jest zaufanie sprawdzonym rozwiązaniom, jakie dostępne są obecnie na rynku.
Jeśli chcesz sprawdzić możliwości systemu ERP w praktyce, przetestuj wersję demonstracyjną. Możesz również umówić się na prezentację, w czasie której nasz specjalista dokładnie omówi zalety systemu, jak i odpowie na wszystkie pytania.
