Zarządzanie firmowymi finansami wymaga wiedzy z zakresu rachunkowości i znajomości procedur. Szczególnie ważne są audyty pozwalające spojrzeć na procesy wewnętrzne z innej perspektywy. Dlatego przygotowanie audit trail może okazać się kluczowe.
Spis treści:
- Co to jest ścieżka audytu i dlaczego jest ważna?
- Ścieżka audytu w nowoczesnych systemach ERP
- Gdzie zapisany jest ślad rewizyjny?
- Przykłady operacji masowych w ścieżce audytu
- Weryfikacja poprawności zapisów w ścieżce audytu
- Ścieżka audytu w praktyce
Co to jest ścieżka audytu i dlaczego jest ważna?
Nim przejdziemy do konkretów, warto zacząć od podstawowych definicji. Ścieżka audytu, czyli tzw. audit trail (ślad rewizyjny), to dokument zawierający przejrzysty opis przebiegu operacji finansowych, gospodarczych bądź procesów – od pierwszego do ostatniego kroku. Każdy z tych kroków powinien być opisany z uwzględnieniem niezbędnych informacji oraz narzędzi do jego prawidłowego przeprowadzenia. Celem ścieżki audytu jest przede wszystkim umożliwienie śledzenia kolejnych faz operacji od początku do końca.
Taki dokument jest narzędziem, które wspiera zarządzanie procesami i pozwala przeprowadzać regularne wewnętrzne kontrole badające np. czy dany proces przebiega zgodnie z wytycznymi i czy nie ma żadnych luk, niedomówień prowadzących do powstania błędów.
Ścieżka audytu w nowoczesnych systemach ERP
Przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują różne narzędzia informatyczne dla poprawy swojej wydajności. Podobnie wygląda to w przypadku audit trail, który można wykorzystać w ramach używanych przez firmę technologii.
Podstawowym rozwiązaniem w tym momencie są systemy ERP, czyli wielofunkcyjne narzędzia pozwalające zarządzać dowolnej wielkości firmą z poziomu komputera stacjonarnego, laptopa, a nawet urządzenia mobilnego. Cechują się budową modułową – każdy z modułów połączony jest z wewnętrzną bazą informacji, umożliwiając bezproblemową i natychmiastową wymianę danych.
Gdzie zapisany jest ślad rewizyjny?
Ślad rewizyjny w systemach ERP przyjmuje postać skonfigurowanego wcześniej oznaczenia, które automatycznie (bądź ręcznie) wypełniane jest w trakcie prowadzenia audytu. Informacja o nim dołączona zostaje do audytowanych zapisów księgowych, dzięki czemu w bazie danych pojawiają się powiązania między dokumentami audytowanymi w danym zakresie. Z poziomu narzędzia do przeprowadzania audytu mamy w takim przypadku dostęp do wszystkich dokumentów, jakie pojawiły się w całym procesie. Przy każdym śladzie rewizyjnym system automatycznie dopisuje dodatkowe informacje, np. nazwę operatora i czas wykonania czynności.
Przykłady operacji masowych w ścieżce audytu
Ścieżka audytu zawiera w sobie poszczególne działania wykorzystywane w danej operacji finansowej. Wśród nich są m.in. operacje masowe, wycena aktywów i pasywów, a także przenoszenie operacji między modułami. Dlatego dobry system ERP, taki jak enova365, powinien bez problemu radzić sobie z ich śledzeniem i opisywaniem.
W przypadku operacji masowych mamy do czynienia z działaniami dotyczącymi wielu dokumentów w jednym czasie. Są to m.in.:
- prekredytacja – utworzenie w buforze dekretów księgowych dla wybranej grupy dokumentów na podstawie wcześniej utworzonych schematów księgowych,
- księgowanie – automatyczne zatwierdzanie zapisów z bufora po ich wcześniejszym porównaniu ze stanem faktycznym,
- naliczanie różnic kursowych w przypadku księgowania dokumentów zawierających wartości wyrażone w walutach obcych niż podstawowa.
Zautomatyzowane metody wyceny aktywów i pasywów
Automatyzacja działań biznesowych sprawia, że w systemach ERP wiele rzeczy dzieje się praktycznie samodzielnie. Dotyczy to również wyceny aktywów i pasywów. W tym przypadku system enova365 posłużyć się może:
- metodą kosztową, gdzie wartość aktywów określana jest na podstawie kosztu ich zakupu bądź produkcji,
- wyceną rynkową, czyli wyceną na podstawie aktualnej wartości rynkowej aktywów,
- amortyzacją w przypadku aktywów trwałych.
Wycena aktywów i pasywów w systemie ERP uwzględnia również różnice kursowe naliczane automatycznie na podstawie informacji historycznych połączonych z aktualnymi wskaźnikami. Jest to ważne nie tylko dla aktywów zakupionych w obcej walucie, ale staje się kluczowym elementem wyceny w momencie, gdy przedsiębiorstwo ma magazyn walut.
Przenoszenie operacji między modułami
Dobry system ERP wspiera przeprowadzanie wewnętrznych audytów również poprzez automatyczne przenoszenie danych między poszczególnymi modułami. Jako że program wykorzystuje jedną wspólną bazę danych, informacje tworzone w jednym z nich dostępne są również w innym module, używającym tych samych dokumentów. Umożliwia to stworzenie audit trail nie tylko w obrębie jednej funkcji, ale na pełnej ścieżce obiegu dokumentów.
Weryfikacja poprawności zapisów na ścieżce audytu
Niezwykle ważna jest odpowiednia weryfikacja poprawności zapisów na ścieżce audytu. Dokonać tego możemy, korzystając z poniższej listy niezbędnych do wykonania kroków:
- analiza zgodności – czy zapisy w ramach prowadzonej ścieżki audytu są zgodne z ustalonymi procedurami,
- identyfikacja użytkowników – sprawdzenie, czy informacje dotyczące uczestników procesu zgadzają się ze stanem faktycznym,
- przejrzystość ścieżki audytu – upewnienie się, czy jest ona zrozumiała i możliwa do przeprowadzenia,
- chronologia zdarzeń – ustalenie, że wszystkie kroki wykonywane są w odpowiedniej kolejności,
- ochrona przed modyfikacjami – sprawdzenie, czy zapisy audytowe są zabezpieczone przed wprowadzaniem zmian,
- monitorowanie nieregularności – związane z ewentualnym wykryciem działań odbiegających od przyjętego porządku.
Ścieżka audytu w praktyce
Jak może przebiegać ścieżka audytu? Przykład działania, który można przedstawić, będzie się różnił w zależności od badanego procesu. Poniżej przedstawiamy kilka schematów audit trail do ustawienia w systemie enova365.
Ścieżka audytu dla faktur zakupowych:
- pobieranie faktur: pobieranie faktur zakupowych i potwierdzenie tego procesu,
- zatwierdzanie faktur: śledzenie procesu zatwierdzenia i upewnienie się, że jest zgodny z procedurą,
- przypisanie do konta: weryfikacja, czy faktury zakupowe są przypisywane do odpowiednich kont.
Ścieżka audytu dla płatności:
- zatwierdzenie płatności: sprawdzenie, czy zatwierdzenie następuje zgodnie z wewnętrzną procedurą,
- zapisy w banku: porównanie zapisów księgowych z wyciągami bankowymi, aby zweryfikować dokładność transakcji.
Ścieżka audytu dla różnic kursowych:
- wyszczególnienie transakcji w obcych walutach: sprawdzenie transakcji walutowych w celu ich identyfikacji,
- sprawdzenie zapisów księgowych: weryfikacja zapisów księgowych pod kątem uwzględnienia korekt w różnicach kursowych.
Ślad rewizyjny w rachunkowości jest niezwykle istotnym elementem, który pozwoli firmie wychwycić ewentualne błędy i niepotrzebne działania. Audyty wykonywane regularnie pozwalają ocenić jakość procedur firmowych i zgodność działań pracowników z ich zapisami. W systemie ERP enova365 narzędzie do przeprowadzania wewnętrznych audytów pozwala na bieżąco śledzić wszystkie podejmowane w ich zakresie działania, co zwiększa możliwości analizy i usprawniania. Stworzenie odpowiedniej ścieżki audytu ułatwia cały proces i pozwala dokładniej oraz szybciej badać wszystkie działania mające wpływ na przejrzystość firmowych finansów.
Rekomendujemy wdrożenie systemu ERP, dzięki któremu prowadzenie powyższych działań będzie prostsze i szybsze.
