EDI, czyli elektroniczną wymianą danych warto się zainteresować dlatego, że firmy, które korzystają z takiej funkcjonalności odnoszą wymierne korzyści. Szybsze przetwarzanie dokumentów, niższe koszty, mniejsza liczba błędów i lepsze relacje z partnerami biznesowymi to tylko niektóre zalety wdrożenia EDI.

Spis treści:

• EDI – co to jest?
• Jak działa EDI?
• Format dokumentów w systemie EDI
• Elektroniczna wymiana danych w enova365 – najważniejsze funkcje
• Dlaczego warto zainwestować w system EDI?
• Ile kosztuje EDI?

EDI – co to jest?

EDI (inaczej Electronic Data Interchange) to elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami lub instytucjami. Polega na tym, że dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą. Co ważne, obie firmy mogą się przy tym posługiwać zupełnie różnymi systemami informatycznymi, np. różnymi systemami ERP, albo systemami finansowo-księgowymi. Systemy muszą jedynie posiadać funkcjonalność obsługi komunikatów EDI.

Jednym z najczęstszych zastosowań EDI jest wymiana dokumentów między dostawcami i odbiorcami. Przykładowo, gdy firma jest dostawcą sieci handlowej i oba podmioty wdrożyły system EDI – wtedy zarówno przyjmowanie zamówień, jak i wystawianie faktur odbywa się automatycznie, w formie komunikatów EDI. Ten model wymiany dokumentów stosuje się jednak także w wielu innych branżach, np. przy wymianie dokumentów między biurem rachunkowym a klientami.

Elektroniczna wymiana danych najczęściej sprowadza się do wymiany takich dokumentów, jak zamówienia, potwierdzenia zamówień czy faktury. Może jednak służyć także do wymiany dokumentów, związanych z wysyłką towarów.

Jak działa EDI?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) między komputerami zastępuje nie tylko pocztę, ale także e-mail. Dlaczego to takie ważne? Chociaż e-mail również pozwala na swego rodzaju elektroniczną wymianę danych, dokumenty wymieniane za pośrednictwem poczty elektronicznej nadal muszą być obsługiwane przez ludzi, a nie wyłącznie przez komputery. Stanowi to problem o tyle, że zaangażowanie ludzi spowalnia przetwarzanie dokumentów, jest bardziej kosztowne, w porównaniu do elektronicznej wymiany danych, a także zwiększa ryzyko popełnienia błędu. 

Żeby uświadomić sobie, jak dużą liczbę ludzi angażuje typowy manualny proces wymiany dokumentów, przyjrzyj się poniższemu schematowi, który pokazuje, jak taki proces przebiega. 

Z drugiej strony, przy wymianie komputer-komputer dokumenty mogą przepływać bezpośrednio do odpowiedniej aplikacji na komputerze odbiorcy. W efekcie, ich przetwarzanie może się rozpocząć natychmiast po dotarciu do firmy. Jak działa EDI pokazuje poniższy schemat.

Dla zrozumienia procesu elektronicznej wymiany danych istotne jest także to, że dokument wyeksportowany przez firmę A staje się przy tym innym rodzajem dokumentu w firmie B. Przykładowo, faktura sprzedaży wystawiona przez firmę A będzie przez firmę B zaimportowana, jako faktura zakupu. Widać to na poniższym schemacie.

Format dokumentów w systemie EDI

Ponieważ dokumenty wymieniane w ramach elektronicznej wymiany danych muszą być przetwarzane przez komputery, a nie przez ludzi, muszą mieć one standardowy format. W przeciwnym razie, gdyby wysyłano dokumenty w formacie specyficznym dla danej firmy, systemy komputerowe nie mogłyby precyzyjnie odczytać informacji, zawartych w dokumentach. 

W systemie enova365 obsługiwane są komunikaty EDI w postaci plików XML. 

Elektroniczna wymiana danych w enova365 – najważniejsze funkcje

Wiesz już na czym polega elektroniczna wymiana danych, ale jakie dokładnie funkcje ma system EDI enova365? Przede wszystkim umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów między podmiotami posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Pozwala więc na:  

1. tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu), 
2. tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu,
3. zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu. 

To podstawowe funkcje niezbędne do tego, żeby system EDI mógł sprawnie działać. Jednak tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI jest fakt, że struktura komunikatów oraz ich zawartość jest całkowicie definiowalna.

W enova365 można, między innymi:

• zdefiniować strukturę komunikatów, korzystając przy tym z wzorców według specyfikacji ECOD i EDINet, jak również komunikatów niezwiązanych z żadnym wzorcem,
• tworzyć wiele różnych wariantów definicji komunikatu tego samego rodzaju, np. ORDER,
• przypisywać warianty komunikatów poszczególnych rodzajów do kontrahentów i rodzaje komunikatów do definicji dokumentu – osobno dla eksportu i importu.

Do dyspozycji klientów enova365 oddaje także 6 gotowych definicji komunikatów, które można modyfikować: INVOICE, ORDER, DESADV, z których każdy dostępny jest w 2 wariantach, odpowiadających standardom ECOD i EDINet.

W każdym z systemów informatycznych, między którymi zachodzi elektroniczna wymiana danych, może wystąpić różne kodowanie towarów i kontrahentów. Z tego powodu, podstawowym założeniem EDI w enova365 jest identyfikacja towarów po kodzie EAN oraz kontrahentów po kodzie GLN, który jest odpowiednikiem EAN dla lokalizacji, czyli adresu.

Dlaczego warto zainwestować w elektroniczną wymianę danych?

Najważniejszą zaletą elektronicznej wymiany danych jest to, że po jej wdrożeniu dokumenty przepływają do i z systemu ERP z niewielką interwencją człowieka, lub całkiem bez niej. Przyspiesza to przetwarzanie zamówień i zmniejsza koszty zarządzania łańcuchem dostaw oraz podnosi wydajność na kilka innych sposobów. Wyeliminowane jest nie tylko ręczne wklepywanie danych do systemu, co w 100% eliminuje błędy, jakie mogłyby powstać przy tej czynności, ale także wysyłka pocztą czy kurierem, sortowanie, drukowanie czy archiwizowanie dokumentów. Usprawniona zostaje także obsługa klientów, bo przetwarzanie dokumentów przebiega szybciej i jest obarczone mniejszą liczbą błędów.

Ile można tym sposobem zaoszczędzić? Jak często bywa skala oszczędności w firmie, jaka może być następstwem wprowadzenia elektronicznej wymiany dokumentów między kontrahentami zależy od wielu czynników, na przykład – liczby partnerów biznesowych oraz liczby i rodzaju dokumentów przetwarzanych w firmie.

Case study z wdrożeń enova365 pokazują, jednak, że w wielu wypadkach, przejście na elektroniczną wymianę danych może całkowicie zrewolucjonizować przetwarzanie dokumentów w firmie. Tak było na przykład w biurze rachunkowym „Rachunkowość dla firm”, w którym firma Agemit – Autoryzowany Partner enova365 – wdrożyła moduł enova365 EDI i skróciła czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu o 340 godzin miesięcznie, czyli o 94%. 

Czytaj więcej: Import faktur skraca o 94% czas obsługi sieci aptek – case study biura rachunkowego

Ile kosztuje EDI?

Jeżeli rozważasz wdrożenie modułu EDI, z pewnością zainteresują Cię kwestie kosztów. Trudno jest je jednak jednoznacznie określić, bo to, ile kosztuje EDI zależy od wielu czynników, a w szczególności – od liczby partnerów handlowych oraz liczby i rodzaju przesyłanych komunikatów i dokumentów.

Przed oszacowaniem kosztów przejścia na elektroniczną wymianę danych konieczna jest więc dokładna analiza potrzeb firmy. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, na jakie oszczędności przełoży się wdrożenie systemu EDI w Twojej firmie i ile ono kosztuje, zapraszamy do umówienia się na darmową prezentację. W czasie jej trwania nasz specjalista pokaże, w jaki sposób system EDI enova365 jest w stanie wznieść Twoją firmę na zupełnie nowy poziom wydajności. Zapraszamy do kontaktu.