Wiele firm musi stosować grafik czasu pracy. Dowiedz się, w jaki sposób poprawnie stworzyć taki dokument. Poznaj przepisy dotyczące planowania czasu pracy. Sprawdź, jak uniknąć błędów przy tworzeniu harmonogramu czasu pracy.
Spis treści:
- Czym jest grafik czasu pracy i dlaczego jest ważny?
- Jakie przepisy regulują grafik czasu pracy?
- Jak poprawnie tworzyć grafik czasu pracy?
- Jak system enova365 wspiera tworzenie grafiku czasu pracy?
- Zalety prowadzenia grafiku czasu pracy
- Jakich błędów unikać przy tworzeniu grafiku czasu pracy?
- Grafik czasu pracy a elastyczne formy zatrudnienia
Najważniejsze informacje:
- Grafik zmianowy jest obowiązkowy w przypadku stosowania w firmie systemu zmianowego.
- Planowanie grafiku pracy powinno uwzględniać potrzeby pracodawcy i pracowników.
- Grafik czasu pracy może być sporządzany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
- Zakłady pracujące przez całą dobę muszą stosować grafik trzyzmianowy.
- enova365 ułatwia tworzenie grafików czasu pracy zgodnych z obowiązującym prawem.
Czym jest grafik czasu pracy i dlaczego jest ważny?
Grafik czasu pracy, który jest też znany jako harmonogram pracy, to dokument określający dni i godziny, w których pracownicy mają wykonywać swoje obowiązki. Jest to kluczowy element organizacji pracy w przedsiębiorstwach, w których nie ma stałych godzin pracy. Grafik zmianowy pozwala na efektywne zarządzanie czasem oraz dystrybucję zadań między pracowników.
Prawidłowe planowanie grafików pracy powinno uwzględniać następujące aspekty:
- zarządzanie czasem,
- zgodność z przepisami,
- dokumentacja kontrolna,
- zadowolenie pracowników.
Opracowanie harmonogramu pracy nie jest wymagane w firmach, w których obowiązują stałe godziny pracy. Z tego względu zarządzanie czasem jest szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, w których funkcjonuje zmianowy system czasu pracy lub wprowadzone są elastyczne godziny pracy.
Planowanie grafiku pracy powinno obejmować nie tylko potrzeby pracodawcy, ale również potrzeby pracowników. Zwiększenie zadowolenia pracowników przełoży się na zaangażowanie w wykonywanie obowiązków zawodowych. Warto pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować czas pracy. Grafik jest jednym z kluczowych dokumentów, które będą poddawane analizie w czasie takiej kontroli.
Jakie przepisy regulują grafik czasu pracy?
W Kodeksie pracy zostały zawarte zasady, które regulują czas pracy. Grafik musi uwzględniać te normy prawne.
Jedną z nich jest ustawowy termin na przekazanie grafiku pracownikom. Mówi o tym art. 129 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem grafik musi być przekazany pracownikom co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.
Ten sam przepis wskazuje też, że grafik powinien być sporządzany na okres krótszy niż przyjęty w danym zakładzie pracy okres rozliczeniowy, z zastrzeżeniem, że grafik musi obejmować okres co najmniej 1 miesiąca.
Pracodawca może sporządzić zarówno papierowy, jak i elektroniczny grafik czasu pracy. Excel jest jednym z narzędzi, które mogą być wykorzystywane do układania takiego grafiku.
Należy pamiętać, że przy planowaniu grafików pracy trzeba wziąć pod uwagę dni wolne od pracy, minimalne przerwy pomiędzy poszczególnymi dniami pracy, a także maksymalną liczbę godzin pracy zarówno w ujęciu dobowym, jak i w okresie rozliczeniowym.
Jak poprawnie tworzyć grafik czasu pracy?
Planowanie grafików pracy należy zacząć od uwzględnienia 5 podstawowych kwestii:
- urlopy,
- odpoczynki,
- godziny pracy,
- normy czasu pracy,
- okresy rozliczeniowe.
Przy planowaniu czasu pracy warto wziąć pod uwagę sytuację życiową zatrudnionych. Szczególnie dotyczy to rodziców dzieci do lat 8. Zgodnie z art. 178 § 2 Kodeksu pracy takich osób nie można bez ich zgody zatrudniać w porze nocnej czy w godzinach nadliczbowych.
Czytaj także: Urlop z dyrektywy work-life balance – ile dni wolnego przysługuje pracownikowi?
Pierwszą z czynności niezbędnych przy tworzeniu grafiku czasu pracy jest określenie godzin pracy w danym zakładzie pracy. Przykładowo w sklepie mogą to być godziny od 6 do 22. Natomiast jeśli zakład pracy jest czynny przez całą dobę, to konieczny będzie grafik trzyzmianowy.
Jak system enova365 wspiera tworzenie grafiku czasu pracy?
Teoretycznie nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym można stworzyć grafik czasu pracy. Excel jest jednym z narzędzi, które są wykorzystywane w tym celu. Jednak nie są to rozwiązania dobre na dłuższą metę. Trzeba pilnować formuł oraz wprowadzać zmiany w odpowiedzi na często zmieniające się przepisy prawa pracy.
Wykorzystanie do tworzenia grafiku czasu pracy dedykowanych narzędzi, takich jak enova365, znacznie ułatwia pracę zarówno działów kadr i płac, jak i kierowników.
Szybkie tworzenie grafików czasu pracy dla pracowników w różnych branżach
Od października 2024 w systemie enova365 dostępny jest nowy sposób prowadzenia grafików czasu pracy dla pracowników, zleceniobiorców czy osób pracujących na umowach B2B. Elastyczna struktura obiektów pozwala układać grafik dla różnych branż np. budowlanej, medycznej, sieci sklepów i wielu innych. Kierownicy mogą planować czas pracy, wykorzystując automatyczne dokumenty – kolejne wersje planu lub czasu pracy, co pozwala na zachowanie historyczności w zakresie zmian wprowadzanych do normy i czasu pracy pracowników.
Łatwa weryfikacja czasu pracy pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy
Program kadry i płace enova365 daje możliwość korzystania z rozbudowanych mechanizmów weryfikacji czasu pracy. Pozwala to na weryfikację zaplanowanego na początku miesiąca kalendarza z finalną realizacją tego kalendarza w okresie rozliczeniowym.
W programie dostępne są standardowe weryfikatory, takie jak:
- norma dobowa,
- norma w okresie rozliczeniowym,
- cztery kolejne niedziele,
- odpoczynek dobowy,
- odpoczynek tygodniowy,
- praca w dniu ustawowo wolnym,
- roczny limit nadgodzin.
Funkcja weryfikacji czasu pracy ułatwia układanie grafików czasu pracy i ich weryfikację z poziomu Pulpitu Kierownika i Pracownika enova365.
Przejrzysty podgląd planu pracy poszczególnych pracowników w podziale na dzień, tydzień i miesiąc
W zakładce Grafik można podejrzeć czas plan pracy poszczególnych pracowników w podziale na dzień, tydzień i miesiąc. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość wyboru w kalendarzu zarówno okresu czasu, który poprzedza aktualny okres, jak i okresu, który następuje po aktualnym okresie. Taka funkcjonalność dotyczy nie tylko miesięcy, ale też dni czy tygodni. Innym ułatwieniem jest podgląd na oś czasu. Są tu dwie możliwości. Dostępny jest widok na oś godzinową, gdzie widać dni pracy w godzinach przedstawione na osi czasu. Drugą z możliwości jest dzienna oś czasu. W tym wypadku na osi czasu widać poszczególne dni pracy.
Zalety prowadzenia grafiku czasu pracy przy wykorzystaniu elektronicznych narzędzi
Zastosowanie elektronicznych narzędzi do opracowywania grafików, takich jak enova365, umożliwia szybsze oraz dokładniejsze planowanie. Prawidłowo sporządzony grafik umożliwia optymalne rozplanowanie czasu pracy zatrudnionych pracowników, przez co zwiększa wydajność operacyjną firmy.
Dodatkową zaletą jest eliminacja błędów. Jeśli narzędzie do sporządzania grafiku, tak jak enova365, umożliwia weryfikację czasu pracy pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy, to pracodawca minimalizuje też ryzyko nałożenia kar finansowych w wypadku kontroli.
Nowoczesne programy do prowadzenia grafików czasy pracy umożliwiają łatwą ewidencję czasu pracy przez kierowników i weryfikację zaplanowanego na początku miesiąca kalendarza z realizacją tego kalendarza w okresie rozliczeniowym. Z drugiej strony, pracownicy mogą zaplanować własny czas pracy, a w przypadku pracy wieloetatowej lub opartej o różne formy zatrudnienia elastycznie określić czas realizacji konkretnej umowy. Pracownicy mogą także w prosty sposób sprawdzić nie tylko swoje godziny pracy, ale też wypracowane nadgodziny, co przekłada się na zwiększone poczucie kontroli nad własnym czasem.
Jakich błędów unikać przy tworzeniu grafiku czasu pracy?
Ręczne opracowywanie harmonogramów pracy przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych podnosi ryzyko wystąpienia błędów. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja tego procesu. Wykorzystanie do tworzenia grafików nowoczesnych narzędzi, takich jak enova365 może przyczynić się do uniknięcia takich problemów.
Innym błędem jest nadmierne obciążenie pracą niektórych osób, podczas gdy inni częściej mają wolne od pracy. Może to prowadzić do frustracji pracowników, a także do wypalenia zawodowego. Można temu przeciwdziałać poprzez bardziej równomierne rozłożenie dni pracy pomiędzy zatrudnionych.
Brak elastyczności w planowanych harmonogramach pracy to kolejny błąd popełniany przy tworzeniu grafików. Można temu zaradzić przez umożliwienie pracownikom zgłaszania ich osobistych preferencji dotyczących zarówno dni pracy, jak i dni, w których chcieliby mieć urlop.
Ostatnim z często spotykanych błędów jest zbyt późne planowanie grafiku, przez co może wystąpić problem z dotrzymaniem ustawowego terminu przekazania harmonogramu pracy zatrudnionym pracownikom. Dodatkowo zbyt późne przekazywanie ustalonych dni pracy będzie niekomfortowe dla pracowników. Ten problem można rozwiązać przez wcześniejsze zarezerwowanie czasu na stworzenie grafiku na kolejny okres.
Grafik czasu pracy a elastyczne formy zatrudnienia
Do elastycznych form zatrudnienia można zaliczyć pracę w niepełnym wymiarze godzin czy korzystanie z pracy tymczasowej. Może to nieco komplikować tworzenie grafiku, bo w takiej sytuacji trzeba brać pod uwagę więcej zmiennych.
Korzystanie z pracowników zatrudnianych poprzez agencje pracy tymczasowej może być dobrym rozwiązaniem w czasie zwiększonego zapotrzebowania na pracę. Jednak takie osoby też trzeba uwzględnić w grafiku czasu pracy, tak by osiągnąć optymalne obciążenie pracą pracowników własnych i agencyjnych.
Z kolei pracownicy zatrudnieni na niepełny etat mogą być szczególnie potrzebni w przypadku gdy w niektórych okresach dnia jest do wykonania większa ilość pracy. Jednak trzeba pamiętać, że również w wypadku takich osób trzeba zachować co najmniej 11-godzinny odpoczynek pomiędzy zmianami, a także 35-godzinny odpoczynek tygodniowy.
Podsumowanie
Przy tworzeniu grafiku czasu pracy trzeba uwzględnić wiele aspektów. Najważniejszym jest jego zgodność z Kodeksem pracy. Tu w grę wchodzą dobowe i tygodniowe odpoczynki pomiędzy zmianami, nadgodziny czy urlopy.
Nie bez znaczenia jest branie pod uwagę oczekiwań pracowników, co może przekładać się na większe zadowolenie, a w rezultacie też większe zaangażowanie załogi. Planowanie pracy powinno odbywać się z takim wyprzedzeniem, żeby dotrzymać nie tylko ustawowych terminów, ale też nie zaskakiwać pracowników grafikami rozdawanymi na ostatnią chwilę.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak enova365 może Ci pomóc w układaniu grafików czasów pracy zgodnych z obowiązującymi przepisami, to już dziś umów się na niezobowiązującą, bezpłatną prezentację. Podczas jej trwania nasz Autoryzowany Partner wyjaśni jakie korzyści może przynieść Twojej firmie zastosowanie systemu enova365.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy
- Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy
- Łukasz Prasołek, Rozliczanie czasu pracy w praktyce, C.H. Beck 2023
- Rozkłady czasu pracy. Zasady tworzenia harmonogramów, Infor 2022
- Magdalena Barbara Rycak, Planowanie i rozliczanie czasu pracy, Wolters Kluwer Polska 2009
