Wskaźnik OTD związany jest z terminowością dostaw, której wymagają klienci firm handlowych. Dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej wdrażają rozwiązania mające na celu jego poprawę. W jaki sposób zrobić to za pomocą nowoczesnych narzędzi biznesowych?
Spis treści:
- Czym jest OTD (On Time Delivery)?
- Jakie elementy wpływają na terminowość dostaw?
- Jak mierzyć wskaźnik OTD?
- Systemy wspomagające monitorowanie terminowości dostaw
Najważniejsze informacje:
- OTD czyli On Time Delivery to wskaźnik, który określa, jaki odsetek dostaw dotarł do klienta na czas.
- Terminowa realizacja dostaw wpływa między innymi na konkurencyjność, zadowolenie klientów, efektywność operacyjną i kosztową.
- Żeby wyliczyć wskaźnik OTD należy porównać liczbę dostaw zrealizowanych na czas do całkowitej liczby zrealizowanych dostaw.
- Nowoczesne narzędzia IT umożliwiają łatwe monitorowanie wskaźnika OTD.
Czym jest OTD (On Time Delivery)?
OTD (On Time Delivery) to wskaźnik używany w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw informujący o tym, jak skutecznie firma dostarcza produkty do klientów zgodnie z ustalonymi terminami. Wskaźnik ten określa procent dostaw, które dotarły do klienta na czas – bez opóźnień, zgodnie z planowanym harmonogramem. Ma niezwykle duże znaczenie, ponieważ zależą od niego m.in.:
- zadowolenie klienta: OTD bezpośrednio wpływa na poziom obsługi klienta. Opóźnienia w dostawie mogą prowadzić do niezadowolenia, anulacji zamówień i utraty klientów,
- efektywność operacyjna: regularne analizowanie wskaźnika OTD pozwala zidentyfikować problemy w łańcuchu dostaw, które mogą opóźniać dostawy,
- optymalizacja kosztów: brak terminowości dostaw może prowadzić do dodatkowych kosztów, takich jak kary umowne, zwiększone koszty magazynowania lub konieczność przyspieszonego transportu,
- zarządzanie zapasami: brak odpowiedniej terminowości może powodować niedobory produktów lub nadmiar zapasów,
- konkurencyjność na rynku: firmy o wysokim poziomie wskaźnika OTD są postrzegane jako niezawodne i dzięki temu przyciągają więcej klientów.
Jakie elementy wpływają na terminowość dostaw?
Terminowość dostaw zależy od kilku elementów w łańcuchu dostaw, których współdziałanie zapewnia, że produkt dotrze do klienta w ustalonym terminie. Kluczowe czynniki wpływające na OTD to planowanie produkcji, koordynacja transportu oraz współpraca z dostawcami.
Planowanie produkcji
Na planowanie produkcji składają się takie elementy jak:
- precyzyjne prognozowanie popytu: zrozumienie przyszłego zapotrzebowania jest kluczowe, aby zapewnić odpowiednią ilość surowców, zdolności produkcyjnych i zasobów do realizacji zamówień,
- zarządzanie zapasami: braki w zapasach materiałów mogą opóźniać produkcję, co bezpośrednio wpływa na terminowość dostaw,
- optymalizacja procesu produkcji: nieefektywność w procesach produkcyjnych, przerwy techniczne lub awarie maszyn mogą opóźniać zamówienia, co negatywnie wpływa na OTD.
Koordynacja transportu
Koordynacja transportu obejmuje przede wszystkim:
- wybór odpowiednich przewoźników: wybór sprawdzonych i niezawodnych firm transportowych jest kluczowy dla terminowej realizacji dostaw,
- planowanie tras i czasów transportu: efektywność dostawy zależy od planowanych tras dostawy, wyboru odpowiednich środków transportu oraz uwzględnienia czasu na przeładunki,
- monitorowanie łańcucha dostaw: systemy śledzenia dostaw umożliwiają monitorowanie statusu przesyłek, co pozwala szybko reagować na potencjalne opóźnienia.
Współpraca z dostawcami
W przypadku współpracy z dostawcami najważniejszymi czynnikami wpływającymi na wskaźnik OTD są:
- terminowość dostawców: opóźnienia w dostawach surowców lub komponentów mogą opóźniać całą produkcję, co wpływa na terminowość końcowych dostaw.
- umowy o poziomie usług (SLA): jasno określone umowy z dostawcami, które definiują oczekiwane terminy dostaw, poziom zapasów bezpieczeństwa i sankcje za opóźnienia, mogą pomóc w zarządzaniu współpracą.
Nieprzewidziane zdarzenia a OTD
Poza tymi czynnikami należy wziąć pod uwagę również nieprzewidziane zdarzenia. Są jednymi z największych wyzwań w utrzymaniu wysokiego wskaźnika OTD. Zwłaszcza że z definicji nie jesteśmy w stanie przewidzieć miejsca i czasu ich występowania. Mogą one obejmować:
- zakłócenia w łańcuchu dostaw: przerwanie dostaw z powodu klęsk żywiołowych, strajków pracowniczych, problemów politycznych lub ekonomicznych może mieć negatywny wpływ na terminowość dostaw,
- problemy pogodowe: ekstremalne warunki pogodowe, takie jak burze, opady śniegu lub powodzie często prowadzą do opóźnień,
- problemy techniczne: awarie systemów IT, systemów zarządzania magazynem lub transportem mogą skutkować błędami w zarządzaniu zapasami, zleceniach transportowych lub planowaniu produkcji,
Jak mierzyć wskaźnik OTD?
Wskaźnik On Time Delivery oblicza się, porównując liczbę dostaw zrealizowanych na czas do całkowitej liczby zrealizowanych dostaw. Można to zrobić za pomocą prostego wzoru:
OTD = (Liczba dostaw na czas / Całkowita liczba dostaw) x 100%
Przykładowo: firma ma w danym okresie 100 zamówień, z czego 90 z nich dostarczono na czas. W związku z tym OTD wyniesie: (90 / 100) x 100% = 90%
OTD może być wyliczany dla różnych aspektów, wśród których wyróżnić możemy 3 główne, tj.:
- OTD całościowy: mierzy, ile wszystkich zamówień zostało dostarczonych na czas w danym okresie,
- OTD dla konkretnych produktów lub usług: czasem monitoruje się OTD dla określonych produktów lub linii produktów, aby zidentyfikować problemy dotyczące konkretnych asortymentów,
- OTD na poziomie klienta: można również mierzyć wskaźnik dla poszczególnych klientów, co pomaga w ocenie poziomu obsługi.
Trzeba też zwrócić uwagę na 3 czynniki, których uwzględnienie może znacząco wpłynąć na ostateczną wartość wyliczonego wskaźnika:
- określenie „na czas”: każda firma może różnie pojmować terminowość dostaw, dlatego należy ustalić jednoznaczną definicję, która obejmie dostawy w ramach określonego okna czasowego,
- całkowita liczba dostaw: do obliczeń włącza się tylko dostawy zrealizowane, nie uwzględniając zamówień w toku,
- złożoność zamówień: zamówienia częściowe lub wieloetapowe dostawy mogą wymagać osobnych metod monitorowania.
Systemy wspomagające monitorowanie terminowości dostaw
Monitorowanie wskaźnika OTD wymaga odpowiednich narzędzi biznesowych, które pozwalają na gromadzenie, analizowanie i raportowanie danych dotyczących dostaw. Wśród nich warto wyróżnić takie rozwiązania jak:
- ERP (Enterprise Resource Planning): systemy ERP mają wbudowane moduły zarządzania logistyką i dostawami, które umożliwiają monitorowanie OTD, generowanie raportów oraz integrację z innymi danymi operacyjnymi,
- WMS (Warehouse Management System): systemy zarządzania magazynem wspierają monitorowanie stanów magazynowych, procesów kompletacji zamówień i przygotowania wysyłek,
- TMS (Transport Management System): narzędzia zarządzania transportem pomagają w monitorowaniu i planowaniu, co ma kluczowy wpływ na terminowość dostaw,
- systemy monitorowania dostaw (Track & Trace): narzędzia monitorowania dostaw w czasie rzeczywistym umożliwiają ciągłe śledzenie przesyłek oraz raportowanie czasu dostawy,
- Business Intelligence (BI): narzędzia do analizy integrują dane z różnych systemów i umożliwiają identyfikację trendów, wąskich gardeł i obszarów wymagających poprawy,
- SCM (Supply Chain Management Systems): zaawansowane systemy zarządzania dostawami pozwalają na skuteczne monitorowanie łańcucha dostaw i wspierają podejmowanie decyzji operacyjnych.
enova365 a OTD
Jednym z najpopularniejszych rozwiązań wykorzystywanych przez rozwijające się biznesy jest system ERP enova365. Wspiera on zarządzanie w firmach poprzez automatyzację różnych procesów operacyjnych, która znacząco poprawia wskaźnik On Time Delivery w kilku kluczowych obszarach:
- planowanie zamówień i produkcji: enova365 automatyzuje proces składania zamówień i planowania produkcji, co pozwala na precyzyjne prognozowanie zapotrzebowania,
- zarządzanie zapasami: automatyczne monitorowanie poziomów zapasów i generowanie zamówień uzupełniających w czasie rzeczywistym redukuje ryzyko braków magazynowych,
- integracja z systemami TMS: enova365 może integrować się z systemami zarządzania transportem (TMS). To umożliwia automatyczne planowanie transportu, monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym oraz analizę tras dostaw,
- śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI): system automatycznie zbiera dane dotyczące dostaw i generuje raporty, które pomagają w analizie wydajności procesów logistycznych.
Automatyzacja umożliwia dokładne planowanie, szybkie reagowanie na problemy i efektywne zarządzanie zasobami. To prowadzi do poprawy wskaźnika OTD oraz zwiększenia efektywności całego łańcucha dostaw. System enova365 pozwala każdej firmie handlowej zadbać o terminowość dostaw. Dzięki temu zwiększa się jakość świadczonych usług i zadowolenie klientów.
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem zaawansowanego rozwiązania biznesowego w swojej organizacji, przetestuj wersję demonstracyjną enova365. Ponadto nasi eksperci chętnie odpowiedzą na Twoje pytania podczas prezentacji, na którą możesz umówić się, wypełniając poniższy formularz kontaktowy.
