W biznesowej rzeczywistości jednym z podstawowych aspektów działania jest stworzenie przemyślanych schematów postępowania w każdej sytuacji. Mamy tutaj do czynienia z tzw. procesami biznesowymi, czyli uporządkowanymi zestawami operacji mających na celu osiągnięcie konkretnego efektu.
Spis treści:
- Co to jest proces biznesowy?
- Z czego składa się proces biznesowy?
- Procesy biznesowe – narzędzia i przykłady
- Wieloaspektowość procesów biznesowych
Co to jest proces biznesowy?
Proces biznesowy – definicja
To dowolny ciąg działań lub procedura, które prowadzą do osiągnięcia większego celu biznesowego w danej organizacji. Z grubsza możemy podzielić go na zestaw następujących po sobie działań, które wykonane w odpowiedniej kolejności przyniosą zakładany wcześniej efekt.
Procesy biznesowe mają porządkować działania związane z prowadzeniem oraz rozwojem przedsiębiorstwa. Umożliwiają one nie tylko w odpowiednie zarządzanie poszczególnymi zadaniami wykonywanymi przez pracowników, ale również mierzenie ich na każdym etapie w celu dalszej optymalizacji.
Podstawowe procesy biznesowe pojawiają się w dziesiątkach codziennych sytuacji – to chociażby szybki i prosty proces zamówienia towaru wykonany przez określoną osobę. W firmach na porządku dziennym są jednak też bardziej skomplikowane, np. proces przygotowania produktu zawierający w sobie m.in. konieczność zamówienia odpowiednich materiałów i podzespołów, zaplanowanie ich złożenia w odpowiedniej kolejności, a następnie testy dopuszczające produkt do użytku.
Z czego składa się proces biznesowy?
Tworząc dobry proces biznesowy, warto pamiętać o kilku elementach, które sprawią, że będzie on spełniał swoją podstawową funkcję. Musi on bowiem być:
- zdefiniowany, tj. musi mieć jasno określone granice, punkt wyjścia oraz cel,
- uporządkowany, musi składać się z działań jasno uporządkowanych względem siebie w czasie i przestrzeni,
- skierowany na klienta, którym w przypadku procesu biznesowego jest końcowy odbiorca rezultatu,
- osadzony w biznesowej rzeczywistości danej organizacji,
- mający za zadanie zwiększenie wartości,
- wielofunkcyjny, nie jest to wymagane, ale dobrze by było, gdyby proces biznesowy obejmował wiele obszarów działania przedsiębiorstwa.
Dobrze przygotowany proces biznesowy to rozwiązanie, które zapewnia porządek w procedurach działania i bierze pod uwagę wszelkie ewentualne zagrożenia pojawiające się po drodze. Jego opracowanie wcale nie jest takie proste. Na szczęście specjaliści, tzw. business process specialists wykorzystują i zalecają odpowiednie narzędzia, które ułatwiają to zadanie. Jakie?
Procesy biznesowe – narzędzia i przykłady
Oprocesowanie przedsiębiorstwa skupia się na trzech aspektach – są to: mapowanie procesów, ich modelowanie oraz dalsza optymalizacja. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.
Mapowanie procesów
Pierwszym aspektem, kluczowym z punktu widzenia procesu biznesowego, jest jego odpowiednie zmapowanie. Oznacza to, że na tym etapie budowania procesu skupiamy się na odpowiednim umieszczeniu go w rzeczywistości biznesowej naszej organizacji, biorąc pod uwagę m.in. posiadane zasoby, technologie oraz istniejące do tej pory procedury.
Mapowanie procesu biznesowego pokazuje nam, w jaki sposób powinien on wpływać m.in. na pracę poszczególnych działów oraz relacje pomiędzy nimi. Daje również dostęp do wiedzy związanej m.in. ze zużyciem materiałów, czy też koniecznością zapewnienia pracownikom odpowiednich narzędzi do pracy.
Modelowanie procesów (ang. Business Process Modeling Language – BPML)
Drugą fazą działania jest modelowanie procesów biznesowych. Mając już podstawowe informacje o celu i sposobach jego realizacji, przenosi się je do tzw. schematów blokowych, czyli wizualnego rozpisania całości trwania procesu. Ma to na celu dokładne prześledzenie działań, które powinny zajść, aby udało się osiągnąć konkretny, zamierzony efekt.
Schematy blokowe pozwalają m.in. przewidzieć sytuacje, w których konieczne jest wprowadzenie alternatywnych działań, będących odpowiedzią na zmienne zdefiniowane podczas danego procesu.
Optymalizacja procesów
Przetestowane i wdrożone procesy biznesowe to dopiero początek. Należy bowiem pamiętać, że nawet najlepiej rozpisany proces, podobnie jak najlepszy plan bitwy, niekoniecznie musi przetrwać spotkanie z rzeczywistością. Dlatego też kluczowym aspektem działania każdej firmy jest regularne analizowanie przepływu działań w procesach biznesowych, a następnie ich optymalizacja w celu zapewnienia jak najlepszych wyników.
Wieloaspektowość procesów biznesowych
Jak wspomnieliśmy na początku – procesy biznesowe mogą dotyczyć niemalże każdego aspektu działania przedsiębiorstwa. Oznacza to, że przy ich pomocy każda wykonywana w ramach organizacji praca może zostać uporządkowana i przypisana do zestawu kroków, jakie musimy podjąć, aby uzyskać odpowiedni wynik. W przedsiębiorstwach na całym świecie wyróżnić możemy szereg rozmaitych procesów, których celem jest uporządkowanie konkretnej przestrzeni działalności. Mogą one dotyczyć m.in.:
- aspektów finansowych, jak np. analizy oraz monitorowania kosztów działania przedsiębiorstwa w celu ich jak najlepszej optymalizacji,
- aspektów realizacyjnych związanych z wykonywaniem określonej pracy (np. produkcja towarów) przy mierzeniu i usprawnianiu alokacji zasobów, efektywności pracy oraz elastyczności samego procesu w razie wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji,
- aspektów koegzystencji poszczególnych działów firmy z uwzględnieniem wzajemnego przepływu pracy.
Dobrze stworzony proces biznesowy porządkuje wewnętrzną organizację i umożliwia sprawną kontrolę pracy przedsiębiorstwa. Już nawet podstawowe procesy biznesowe minimalizują ryzyko popełniania błędów. Dodatkowo jasne procedury działania wpływają pozytywnie na efektywność oraz np. czas wdrożenia nowych pracowników.
Co jeszcze warto wiedzieć o business process? Poza wymienionymi narzędziami (mapowanie, BPML, optymalizacja) możesz skorzystać również z dodatkowego wspomagania. Jednym z pomocnych rozwiązań jest system ERP enova365, który w ramach swojej funkcjonalności zapewnia dostęp m.in. do modułu Workflow.
Moduł ten dedykowany jest właśnie działaniu procesowemu, umożliwiając m.in.:
- projektowanie procesów w ramach działania przedsiębiorstwa,
- kontrolę nad przepływem oraz ewidencją dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej,
- tworzenie harmonogramów pracy dla poszczególnych działów i wchodzących w ich skład pracowników,
- dbanie o jakość wdrażanych procesów oraz szybką reakcję na zdarzenia (m.in. w czasie nieobecności pracowników stanowiących ważne węzły na drodze danego procesu).
System ERP enova365 z modułem Workflow stanowi doskonałe narzędzie do uporządkowania działań firmowych, ich stałej analizy oraz usprawniania codziennej pracy. Dzięki dostępnym w ramach modułu funkcjom jesteś w stanie samodzielnie zmapować większość działań w ramach Twojego biznesu, a następnie uporządkować je w strukturę zapewniającą skuteczną realizację celów biznesowych.
Jeśli chcesz przetestować moduł Workflow – zapraszamy do zapoznania się z wersją demo, która pozwoli Ci sprawdzić wszystkie istotne funkcje. W razie jakichkolwiek pytań nasi specjaliści pozostają do Twojej dyspozycji.
