- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) – co to jest?
- Wykorzystanie technologii OCR w księgowości
- Zalety stosowania oprogramowania OCR w pracy działów księgowości
- Technologia optycznego rozpoznawania tekstu w enova365
- FAQ – jak działa program OCR w systemie enova365?
- Technologia OCR – główne wnioski
Narzędzie, które może znacznie przyspieszyć pracę – szczególnie działów księgowości – to OCR. Sprawdź, co to jest i jakie usprawnienia są możliwe dzięki zastosowaniu technologii optycznego rozpoznawania znaków.
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) – co to jest?
Skrót OCR oznacza (z ang.) Optical Character Recognition. To technologia umożliwiająca optyczne rozpoznawanie znaków. Odpowiedni program sczytuje je z różnego rodzaju dokumentów – plików graficznych, wydruków lub dokumentów pisanych ręcznie – a następnie zamienia na wersję cyfrową.
Zwróć uwagę, że w przeciwieństwie do skanowania systemy rozpoznawania znaków nie wczytują dokumentu jako obrazu, tylko identyfikują znaki i konwertują je na teksty do odczytu maszynowego.
Wykorzystanie technologii rozpoznawania znaków może znacznie ułatwić pracę księgowych. OCR pozwala zautomatyzować wprowadzanie danych z faktur kosztowych, rachunków czy dokumentów rozliczeniowych do systemu księgowego.
Zastosowanie technologii OCR rewolucjonizuje też pracę w sektorze ubezpieczeniowym, bankowym, energetycznym czy medialnym. Słowem – sprawdza się wszędzie tam, gdzie na co dzień wykorzystuje się dokumentację papierową lub dokumenty w różnych formatach plików, gdzie jest duża skala działalności i ważna jest wydajność.
Wykorzystanie technologii OCR w księgowości
OCR wdrożone w działach rachunkowych pomaga m.in. w takich czynnościach, jak:
- skanowanie faktur, paragonów i innej dokumentacji przetwarzanej w dziale księgowym,
- zamienianie plików PDF na dokumenty Excela lub inne formaty plików,
- ekstrakcja danych tylko z wybranych pól i przenoszenie ich w odpowiednie miejsca w systemie księgowym,
- automatyczne odczytywanie treści dokumentów podatkowych,
- weryfikacja danych,
- wprowadzanie danych do systemów ERP.
Wzrost znaczenia cyfryzacji w biznesie i możliwość przenoszenia coraz większej liczby działań w sferę online sprawiły, że systemy do sczytywania treści zyskały na znaczeniu w kontekście ułatwienia i przyspieszenia codziennej pracy.
Przykład zastosowania OCR w księgowości
PDF to najpopularniejszy format do zapisywania faktur i innych dokumentów księgowych, a następnie ich przesyłania przy pomocy poczty elektronicznej. Problem w tym, że PDF to plik zamknięty, bez możliwości edycji, co oznacza, że system księgowy (np. wykorzystywany w wielu biurach rachunkowych system ERP) ma trudności w automatycznym pobraniu danych i wpisaniu ich do odpowiednich pól tabeli. Księgowy musi więc taki plik przepisać ręcznie, co wydłuża czas jego pracy nad tym konkretnym zadaniem, a także zwiększa ryzyko wystąpienia tzw. błędu ludzkiego, czyli prozaicznej pomyłki w przepisywanych danych. Technologia OCR sprawnie (a do tego niemal bezbłędnie) radzi sobie z odczytywaniem danych z plików PDF i automatycznym wprowadzeniem ich do odpowiednich systemów.
Zalety stosowania oprogramowania OCR w pracy działów księgowości
Wyższa efektywność
Dzięki rozpoznawaniu znaków w dokumentach przez OCR, znacznie skraca się czas wprowadzania faktur do systemów księgowych.
Redukcja kosztów
Oszczędność czasu przekłada się na niższe koszty pracy całego działu księgowego. Odpowiednio wdrożona automatyzacja (za którą odpowiada również OCR) sprawia, że nie ma potrzeby zatrudniania większej liczby osób, aby odciążyć aktualnych pracowników w ich codziennych obowiązkach. Nie ma też potrzeby zatrudniania pracowników, których zadaniem byłoby wprowadzanie ewentualnych korekt.
Wyeliminowanie błędów
Przy ręcznym przepisywaniu dokumentów do systemu zdarzają się pomyłki. Sposób działania OCR powoduje, że ryzyko wystąpienia błędów operacyjnych w czasie przenoszenia danych znacząco spada.
Łatwiejszy dostęp do plików
Przeniesienie danych z dokumentów fizycznych do wersji cyfrowych ułatwia ich archiwizację, a także pozwala efektywniej zarządzać dostępem do poszczególnych plików na poziomie firmowym.
Czytaj też: Księgowość w chmurze — oszczędzaj dzięki automatyzacji
Technologia optycznego rozpoznawania tekstu w enova365
Każdy dobry system ERP dostosowuje się do potrzeb użytkowników. Także enova365 wpisuje się w potrzeby działów księgowych, oferując narzędzie OCR w ramach dodatkowych modułów. Oprogramowanie to umożliwia między innymi:
- import obrazów – wczytywanie skanów lub wersji PDF dokumentów, które następnie po odpowiednim przetworzeniu wprowadzane są do DMS według odpowiednich rejestrów z przypisanymi im konkretnymi numerami;
- eksport obrazów – przekazanie ich z systemu enova365 do narzędzia OCR;
- import produktów OCR – wprowadzenie do systemu enova365 odczytanych danych;
- transformację dokumentacji – przekształcenie pliku XML tworzonego przez OCR do dokumentów ewidencji przy pomocy mechanizmów EDI.
FAQ – jak działa program OCR w systemie enova365?
Dla kogo przeznaczona jest technologia optycznego rozpoznawania tekstu?
enova365 to rozbudowany system ERP, który można dopasować do potrzeb każdego przedsiębiorstwa. System ERP uzupełniony o narzędzie OCR, taki jak enova365, przeznaczony jest szczególnie dla firm, do których wpływa z zewnątrz dużo dokumentów zakupowych czy formularzy. Należą do nich banki, firmy ubezpieczeniowe, administracja publiczna, firmy energetyczne i z wielu innych branż.
Jakie moduły enova365 warto wdrożyć, żeby przyspieszyć pracę działów księgowości?
Chcąc zautomatyzować pracę działów księgowych i skrócić czas potrzebny na wprowadzanie danych warto wdrożyć między innymi moduły: DMS, Workflow, Integrator OCR oraz Harmonogram zadań.
Jak wygląda proces OCR przy pobieraniu treści faktur?
Treść faktur jest pobierana i przekazywana do systemu. Narzędzie nie tylko dostarcza obraz każdej faktury z kluczowymi polami indeksów, ale także tworzy elektroniczne archiwum faktur. Błyskawicznie można w nim znaleźć potrzebną fakturę.
Do czego służy Integrator OCR?
Integrator OCR łączy OCR z modułem Document Management System (DMS), co sprzyja płynnemu obiegowi dokumentów w firmie.
Jaka jest skuteczność technologii OCR?
Wdrożenie narzędzia zintegrowanego z systemem enova365 zapewnia precyzyjne rozpoznawanie znaków na poziomie 99%.
Który z modułów enova365 wymusza prawidłowy obieg dokumentów?
Moduł DMS pozwala zarządzać obiegiem dokumentów według określonych w firmie procedur. Dodatkowo, wspiera je narzędzie Harmonogram zadań, który automatyzuje wiele powtarzalnych czynności, takich jak: odzyskiwanie należności od dłużników, aktualizację kursów walut, wysyłanie przypomnień o nadchodzącym zadaniu.
Technologia OCR – główne wnioski
1. Korzystanie z OCR generuje oszczędności. Ich skala zależy od liczby przetwarzanych danych, dokumentów papierowych lub obrazów. Im ich więcej, tym więcej oszczędzisz.
2. Wdrożenie optycznego rozpoznawania znaków eliminuje wąskie gardła. Możesz zwiększyć skalę działalności bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.
3. Stopień automatyzacji pozostałych procesów księgowych – innych niż wprowadzanie danych – takich jak obieg dokumentów znacząco wpłynie na skalę realizowanych korzyści.
Chcesz zwiększyć wydajność procesów finansowo-księgowych?
Wykorzystaj zaawansowane algorytmy OCR enova365
