Wskaźniki KPI – co to jest? Jakie warto analizować?

• Wskaźniki KPI – co to jest?
• Kiedy analizować KPI?
• Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – zastosowania
  • Wskaźniki KPI w produkcji
  • Wskaźniki KPI dla HR
  • Wskaźniki KPI w sprzedaży
  • Wskaźniki KPI w e-commerce
• Jakie wskaźniki KPI analizować? – 4 porady
• Wizualizacja KPI – dlaczego warto?
• KPI a system ERP

Firma musi się rozwijać – wie o tym każdy przedsiębiorca. Aby mierzyć ten rozwój, niezbędne są odpowiednie wskaźniki, dzięki którym można dokładnie badać każdy obszar prowadzonej działalności. Służą temu wskaźniki KPI. Co to jest za narzędzie i jak wykorzystać je w swoim biznesie? Odpowiedzi w artykule.

Wskaźniki KPI – co to jest?

Skrót KPI (ang. Key Performance Indicators) przetłumaczyć możemy na język polski jako kluczowe wskaźniki efektywności. Umożliwiają one dokładne mierzenie zmian, jakie zachodzą w organizacji i sprawdzanie, czy mają one bezpośredni wpływ na przyjęte cele biznesowe.

Każdy współczynnik KPI, by spełniał swoją funkcję, musi mieć przypisaną konkretną wartość liczbową (pozwalającą określić jego aktualny stan w zestawieniu ze stanem docelowym zawartym w strategii) oraz być osadzony w konkretnym przedziale czasowym.

Jeśli zdefiniujesz kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i będziesz je regularnie sprawdzać, jesteś w stanie zredukować liczbę przeglądanych informacji związanych z Twoją firmą tylko do tych najważniejszych, najlepiej oddających aktualny stan przedsiębiorstwa.

Przykładów KPI możemy wymienić całe mnóstwo (omówienie kluczowych wskaźników dla różnych branż znajdziesz w dalszej części artykułu), jednak do najważniejszych z nich należą zazwyczaj:

• liczba pozyskanych klientów,
• wartość przychodów,
• odsetek przychodów uzyskanych ze sprzedaży nowych produktów lub usług,
• średni czas od wystąpienia awarii do jej usunięcia,
• poziom zadowolenia ze świadczonych usług,
• przeciętny czas realizacji zamówienia.

Kiedy analizować KPI?

Nie od dziś wiadomo, że analiza danych w biznesie ma ogromne znaczenie dla osiągania celów. Jeśli zatem prowadzisz firmę i zależy Ci na jej rozwoju, zdefiniowanie kluczowych wskaźników efektywności powinno być jednym z podstawowych elementów planowania działań. Pozwoli Ci to określić, co chcesz osiągnąć w zakładanym przedziale czasowym (np. w ciągu roku kalendarzowego).

Wskaźniki KPI ułatwiają orientację w etapach realizacji kolejnych celów oraz sprawowanie kontroli nad przedsiębiorstwem, skracając czas podejmowania ważnych decyzji biznesowych. Pozwalają one szybko ocenić, w których procesach wewnętrznych pojawiają się problemy. Dzięki nim nie musisz spędzać długich godzin nad żmudną analizą wszystkich danych dostarczanych przez systemy biznesowe. To z kolei sprawia, że większe zasoby czasowe możesz poświęcić na budowanie lepszych relacji z partnerami czy klientami, testowanie alternatywnych dróg biznesowych lub wyszukiwanie nowych możliwości na rynku.

Jak przygotować zestaw KPI-ów, dzięki którym zmierzysz efektywność najważniejszych obszarów przedsiębiorstwa?

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – zastosowania

Jak wspomnieliśmy kilka akapitów wcześniej – lista kluczowych wskaźników efektywności może być dowolnie długa. Zależą one bowiem w dużej mierze od potrzeb i wielkości Twojego biznesu. Poniżej przedstawiamy gotowe zestawy wskaźników, które warto wdrożyć w poszczególnych branżach. Potraktuj je jako wskazówkę lub dobry punkt odniesienia dla stworzenia własnej listy.

Wskaźniki KPI w produkcji

W firmie produkcyjnej najistotniejszym elementem jest odpowiedni sposób konstruowania i optymalizacji procesów produkcyjnych. Chcąc produkować więcej, w krótszym czasie i przy niższych kosztach mierz np.:

• czas cyklu produkcyjnego, czyli czas niezbędny do wykonania jednej sztuki produktu na całej ścieżce produkcyjnej;
• czas przezbrojenia, czyli czas, jakiego potrzebujesz, aby przestawić całą linię produkcyjną z tworzenia jednego typu towaru na inny;
• przepustowość produkcji mierzącą średnią liczbę produktów wytwarzanych w danej jednostce czasu lub na określonym fragmencie linii produkcyjnej;
• efektywność sprzętu określającą stopień jego rentowności na podstawie iloczynu dostępności, wydajności oraz jakości działania;
• stopień realizacji planu produkcji, który pozwala oszacować liczbę wyprodukowanych produktów w porównaniu z celem zakładanym na dany okres;
• wskaźnik awaryjności liczony zarówno dla przestojów planowanych (np. związanych z serwisem maszyn) jak i nieplanowanych (powodowanych awarią).

Wskaźniki KPI dla HR

Nie ma dobrej firmy bez dobrego pracownika. Dlatego mierzenie wskaźników efektywności (KPI) w działach HR powinno odbywać się w każdej firmie. Co warto sprawdzać?

• czas rekrutacji, czyli średni czas potrzebny na zrekrutowanie pracownika na dane stanowisko w firmie;
• jakość kandydatów, czyli jakość aplikacji i ilość kandydatów zaproszonych do dalszych etapów rekrutacji;
• skuteczność kanałów rekrutacyjnych, która wskaże jakimi kanałami jesteś w stanie najszybciej i najskuteczniej pozyskać odpowiednich kandydatów;
• wskaźnik odrzucenia kandydatów pokazujący jaki procent aplikacji odrzucasz na etapie przeglądu CV – może on uświadomić Ci, jakie zagadnienia w Twojej ofercie pracy wymagają weryfikacji;
• koszt zatrudnienia, który pokaże, ile kosztują Twoją firmę procesy rekrutacyjne (np. publikacja ogłoszeń).

Wskaźniki KPI w sprzedaży

Nawet silny zespół specjalistów nie będzie w stanie dostarczyć Ci wyników, jeśli nie będzie miał dla kogo pracować. W tym celu bardzo ważne jest określenie odpowiednich wskaźników efektywności dla działu sprzedaży. Oto lista najważniejszych:

• średni koszt sprzedaży, czyli suma wszystkich kosztów pracy działu handlowego podzielona przez przychód – pokazuje on poziom rentowności działu;
• skuteczność i wzrost sprzedaży, które pokażą Ci, jaki procent potencjalnie zainteresowanych klientów ostatecznie dokonuje zakupu w Twojej firmie i czy liczba ta rośnie,
• średni czas cyklu sprzedażowego prezentuje czas, w jakim handlowiec jest w stanie namówić klienta do dokonania zakupu;
• średnia wartość zakupu – średnia dla faktur sprzedażowych;
• jakość źródeł pozyskania klientów – wskaźniki przypisane dla każdego ze źródeł pokażą, które z nich są najefektywniejsze i generują najwyższe przychody.

Wskaźniki KPI w e-commerce

Jeśli działasz w sprzedaży internetowej lub zastanawiasz się nad jej otwarciem, sprawdź listę wskaźników KPI, których mierzenie jest kluczowe, by zbudować dobrze prosperujący e-commerce:

• ROAS (ang. Return On Ad Spend) – współczynnik pokazujący zwrot z inwestycji, określa on, w jakim stopniu wydatki na reklamę (np. kampanie płatne) przełożyły się na przychody w badanym okresie;
• współczynnik konwersji wskazujący, jaki procent osób odwiedzających Twój sklep internetowy zakończyło swoją wizytę złożeniem zamówienia;
• średni koszyk, czyli średnia wartość zamówień składanych przez Twoich klientów;
• współczynnik porzuconych koszyków, który poinformuje Cię, ile transakcji nie zostało zrealizowanych mimo dodania produktów do koszyka;
• CTR (ang. Click-Through Rate) ­dla różnych kanałów – wskaźnik ten pokazuje, ilu klientów widzących reklamy, Twój sklep w wynikach wyszukiwania lub np. link w newsletterze, odwiedziło Twoją stronę.

Jakie wskaźniki KPI analizować? – 4 porady

1. Zdefiniuj wskaźniki KPI, które będą pomocą dla wszystkich poziomów zarządzania;
zarówno dla zarządu, kierownictwa średniego szczebla, jak i kierowników operacyjnych.

2. Upewnij się, że określone wskaźniki są osiągalne w wybranym przedziale czasu
(np. rocznym) oraz, że możliwe będzie ich modyfikowanie wraz z rozwojem firmy.

3. Zadbaj o to, by KPI były precyzyjne oraz poinformuj pracowników o ich definicji i sposobach obliczania.

4. Pamiętaj o tym, by KPI były narzędziem zarówno do pomiaru wyników sprzedażowych
firmy, ale też jakości wytwarzanych produktów i usług, co przekłada się na satysfakcję
Klienta.

Wizualizacja KPI – dlaczego warto?

Praca na kluczowych wskaźnikach efektywności to znaczne ułatwienie w biznesie, jednak pamiętaj, że surowe dane nie są wcale tak łatwe do przeanalizowania. Dlatego wskaźniki KPI warto wizualizować przy pomocy odpowiednich narzędzi biznesowych. Doskonale nadają się do tego wszelkiego rodzaju narzędzia analityczne, dedykowane do pracy z danymi i posiadające wbudowane kreatory przejrzystych paneli do wizualizacji danych.

Przykładem takiego rozwiązania może być moduł Business Intelligence wchodzący w skład systemu ERP enova365. Oferuje on szereg rozwiązań, dzięki którym wyznaczanie i mierzenie KPI staje się niezwykle proste. W skład modułu wchodzą Panele BI, które pozwalają intuicyjnie – przy pomocy mechanizmu drag&drop ­– tworzyć nawet bardzo szczegółowe dashboardy składające się m.in. z tabel i różnego rodzaju wykresów. Umożliwiają one śledzenie wszystkich zdefiniowanych wskaźników efektywności z poziomu jednego panelu.

Moduł Business Intelligence gromadzi wszystkie dane niezbędne do kierowania przedsiębiorstwem w jednym miejscu. Dodatkowo przedstawia je w atrakcyjnej wizualnie formie, która ułatwia ich odczytywanie i interpretację. Więcej o jego funkcjach przeczytasz w artykule: Business Intelligence w pytaniach i odpowiedziach eksperta.

PODSUMOWANIE: Dlaczego warto wizualizować informacje biznesowe? Dobrze zaprojektowane i zwizualizowane wskaźniki KPI zapewniają szereg korzyści dla organizacji – m.in.:

• głębokie zrozumienie historycznej, jak i obecnej sytuacji biznesowej,
• łatwe śledzenie trendów rynkowych,
• monitorowanie zdarzeń, wymagających reakcji (np. w zarządzaniu jakością),
• wsparcie przy podejmowaniu decyzji biznesowych w czasach kryzysu.

KPI a system ERP

Warto podkreślić, że moduł BI to kolejny argument za tym, by budować swój biznes, opierając jego prowadzenie na systemie ERP. Ułatwia on codzienną pracę na wielu poziomach, także jeśli chodzi o monitorowanie wskaźników efektywności KPI. System enova365 umożliwia zdefiniowanie oraz śledzenie KPI na podstawie wewnętrznej bazy danych, a następnie prezentowanie ich w atrakcyjnej formie na jednym z przygotowanych Paneli BI.

To sprawia, że system ERP jest doskonałym narzędziem nie tylko do pracy operacyjnej, ale również działań na poziomie strategicznym. Dostarczając odpowiednio zwizualizowanych danych ze wskaźników KPI, zapewnia Ci dostęp do pełnej wiedzy o obecnej kondycji przedsiębiorstwa. Dzięki temu możesz szybciej podejmować kluczowe decyzje biznesowe, które rozwiną Twoją firmę i umocnią jej pozycję na rynku.

Chcesz zapewnić pracownikom możliwość analizowania wybranych KPI?

Wypróbuj moduł Business Intelligence enova365

Testuj bezpłatnie