Zarządzanie projektami, szczególnie prowadzonymi przez zespoły pracujące w trybie rozproszonym, wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jak zarządzać projektem, by zrealizować go na czas i zamknąć się w założonym budżecie? Wykorzystaj 5 wskazówek.
Spis treści:
- Systemy do zarządzania projektami – korzyści
- 5 wskazówek jak efektywnie zarządzać projektem w firmie
- Zarządzanie projektami z enova365
- Przyspiesz rozwój firmy, inwestując w oprogramowanie do zarządzania projektami
Systemy do zarządzania projektami – korzyści
Jeżeli kiedyś zarządzałeś projektem, który trwał dłużej niż założono i znacznie przekroczył budżet prawdopodobnie rozumiesz, jak ważne jest, żeby firma miała zarządzanie projektami pod kontrolą.
Jeżeli nie, rzuć okiem na wyniki badań prowadzonych wśród przedsiębiorców. Badanie przeprowadzone przez PricewaterhouseCoopers na 200 firmach w 30 krajach pokazało, że tylko 2,5% z nich z sukcesem zakończyło 100% projektów. Z kolei badanie Harvard Business Review, w którym przeanalizowano 1471 projektów z branży IT wykazało, że 1 na 6 realizowanych projektów przekroczył zarówno budżet, jak i czas wykonania.
W uniknięciu takich problemów pomaga wdrożenie właściwej metodyki zarządzania projektami oraz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami.
Podnoszą efektywność
Zacznijmy od tego, że intuicyjne systemy do zarządzania projektami ułatwiają efektywne zarządzanie projektami, bo dają kierownikom projektów wgląd w zadania przydzielone członkom zespołu i umożliwiają kontrolę postępów. Pozwalają też analizować wydajność poszczególnych pracowników. To przekłada się na efektywność i szybsze osiąganie założonych celów.
Oszczędzają czas i pieniądze
Jeżeli założenia projektu są dobrze zdefiniowane, a harmonogram prac umiejętnie zaplanowany można mieć pewność, że projekt zostanie skończony na czas i w ramach założonego budżetu. Sprawdzone metodyki zarządzania projektami i odpowiednie systemy do zarządzania projektami pomogą Ci lepiej ulokować zasoby, uniknąć opóźnień i niepotrzebnych kosztów.
Usprawniają przepływ informacji
Efektywne zarządzanie projektami, w które zaangażowanych jest wiele osób, szczególnie pracujących w trybie rozproszonym, może być trudne. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz ułatwić wzajemną komunikację i usprawnić przepływ informacji.
Umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji biznesowych
Mając lepszy wgląd w informacje o tym, jakie są postępy prac w projekcie, łatwiej zdecydować, co w danym momencie jest priorytetem i jak powinny być rozlokowane zasoby. Pomoże to uniknąć opóźnień w ukończeniu poszczególnych etapów projektu.
Pomagają skorzystać z dobrych praktyk
Jak korzystać z doświadczeń z poprzednich projektów? Po pierwsze, zastanów się, co przy poprzednich projektach się sprawdziło, a gdzie jest miejsce na ulepszenia. Po drugie, niech bazą dla planowania pracy w nowym projekcie będzie wykorzystany wcześniej harmonogram projektu.
Przykład takiego zweryfikowanego już w praktyce harmonogramu ułatwi stworzenie nowego – lepiej dopasowanego do realiów. Nowoczesne systemy do zarządzania projektami umożliwiają zaimportowanie do systemu gotowych harmonogramów lub kopiowanie już wykorzystywanych rozwiązań.
5 wskazówek, jak efektywnie zarządzać projektem w firmie
Zarządzanie projektami, szczególnie prowadzonymi przez zespoły pracujące w trybie rozproszonym, wiąże się z wieloma wyzwaniami. Najważniejsze z nich to:
- niska wydajność członków zespołu, wynikająca, m.in. z tego, że project manager nie ma możliwości sprawdzenia, czym w danym momencie zajmują się członkowie zespołu projektowego,
- problemy z przepływem informacji – praca na wielu plikach i programach, czyli rozproszenie informacji na wielu nośnikach powoduje wąskie gardła, błędy, a czasem wiąże się z trudnościami ze sprawdzeniem postępów projektu,
- brak jasno określonych celów dla członków zespołu projektowego.
Poniżej znajdziesz 5 wskazówek, które umożliwią efektywne zarządzanie projektami w Twojej firmie.
1. Jasno określaj cele i zadania
Zarządzanie projektem zawsze zacznij od zdefiniowania celów i mierników sukcesu. Przydzielaj zadania poszczególnym osobom i twórz harmonogramy, określając terminy wykonania poszczególnych zadań.
2. Zadbaj o efektywną wymianę informacji
Dobry project manager tak organizuje współpracę nad projektem, żeby wszystkie informacje o projekcie – dokumenty i uwagi osób zaangażowanych w projekt – znajdowały się w jednym miejscu, w zasięgu kilku kliknięć. Pomagają w tym systemy do zarządzania projektami, takie jak moduły Praca hybrydowa i Projekty enova365.
3. Inicjuj kolejne kroki
Ustalenie celów i zadań to nie wszystko. Dobry project manager przypomina członkom zespołu o kolejnych krokach. Pomocne mogą się tu okazać narzędzia, dzięki którym członkowie zespołu będą otrzymywać przypomnienia o działaniach, jakie muszą zostać wykonane w ramach danego zadania.
4. Kontroluj efektywność członków zespołu
Wysokiej produktywności sprzyja także rejestracja czasu poświęcanego na wykonanie zadań, prowadzona przez samych pracowników. Także tutaj na pomoc przychodzą odpowiednie narzędzia.
Wykorzystaj system do zarządzania zadaniami, który umożliwi monitorowanie czasu, poświęcanego na wykonanie zadań przez członków zespołu, a jednocześnie minimalnie obciąży ich czynnościami niezwiązanymi z pracą nad projektem.
5. Elastycznie reaguj na zmiany
Project manager nie tylko musi wytyczyć zespołowi jasny harmonogram, ale też upewniać się, że poszczególne zadania są realizowane na czas. Wtedy może w odpowiednim momencie zdecydować, kiedy plany powinny zostać dostosowane do rzeczywistości.
Zarządzanie projektami z enova365
W jaki sposób enova365 optymalizuje zarządzanie projektami? Po prostu usprawnia wszystkie etapy zarządzania projektem, wspierając pracę członków zespołu projektowego.
Definiowanie projektu i planowanie
Praca nad projektem zaczyna się od szczegółowego określenia założeń i zakresu projektu. W kolejnym kroku powstaje harmonogram projektu. Warto wykorzystać przy tym nie tylko doświadczenie zdobyte przy realizacji podobnych projektów, ale też odpowiednie narzędzia.
System do zarządzania zadaniami enova365 pozwala zaplanować realizowane przedsięwzięcie w formie harmonogramu, od ogółu do szczegółu. Taki harmonogram projektu można stworzyć od podstaw lub na bazie istniejącego już w systemie. Finałem jest przypisanie zadań pracownikom.
Realizowanie projektu
Gdy zespoły zaczną pracę kierownik projektu śledzi jej efekty – pozyskuje i dzieli się informacjami zwrotnymi od osób zaangażowanych w projekt, aby zapewnić ich konstruktywną wymianę. Komunikację ułatwiają także narzędzia, które gromadzą wszystkie informacje związane z projektem. Moduł Praca hybrydowa enova365 usprawnia przepływ informacji w zespole, bo:
- wszystkie informacje dotyczące projektu znajdują się w jednym miejscu, w systemie,
- pracownicy widzą pracę innych osób w czasie rzeczywistym.
Kontrola i monitorowanie
Kierownik projektu monitoruje postępy osób zaangażowanych w projekt – żeby wiedzieć, czy wywiązują się ze swoich zadań zgodnie z harmonogramem – oraz koszty związane z projektem – żeby uniknąć przekroczenia budżetu. Z pomocą przychodzą moduły enova365 przeznaczone do pracy projektowej – Projekty i Praca hybrydowa.
Moduł Projekty enova365 pozwala nie tylko na tworzenie planu wydatków i przychodów w ramach projektu, ale także bieżącą kontrolę ponoszonych kosztów oraz analizę uzyskiwanych przychodów. Innymi słowy, spina wszystkie działania, związane z przedsięwzięciem – od planowania zadań i zasobów, przez przechowywanie dokumentów, aż po kontrolę budżetu.
Z drugiej strony, moduł Praca hybrydowa umożliwia śledzenie postępów realizacji projektu oraz ewidencję czasu spędzanego przez pracowników na wykonaniu przypisanych im zadań. Umożliwia to stoper, czyli zegar, wyświetlany na systemowym pasku narzędziowym. Można go uruchamiać z poziomu zadania, listy zadań lub dowolnego miejsca w systemie. W rejestrację czasu realizacji zadań wgląd ma nie tylko pracownik, ale także jego przełożony.
Zamknięcie i rozliczenie projektu
Ten etap powinien nastąpić, kiedy cele projektu zostaną już zrealizowane. Wtedy następuje odbiór projektu przez zleceniodawcę, rozliczenie projektu, a często także opracowanie raportu z realizacji projektu. Ten ostatni może służyć gromadzeniu wiedzy zdobytej podczas realizacji projektu lub stanowić podstawę do rozliczenia projektu z klientem.
Moduł Praca Hybrydowa enova365 pozwala łatwo wygenerować raport z informacjami:
- jakie prace wykonano i w jakim czasie,
- jaki jest średni czas wykonania zadań,
- jaką wydajność mają poszczególni pracownicy.
Wszystko jest zwizualizowane w postaci łatwych do analizy wskaźników.
Przyspiesz rozwój firmy, inwestując w oprogramowanie do zarządzania projektami
Jesteś przedsiębiorcą lub project managerem, który chciałby usprawnić pracę zespołów, pracujących zdalnie w trybie projektowym? Wypróbuj moduły Praca Hybrydowa i Projekty enova365, które wspierają wszystkie etapy zarządzania projektem. Ustalaj priorytety, wyznaczaj cele, poprawiaj komunikację, kontroluj budżet, lepiej współpracuj i efektywniej zarządzaj zasobami.
