ERP on-premise to rozwiązanie, które funkcjonuje od dziesięcioleci. Różni się od innych wariantów pod kilkoma, bardzo istotnymi względami, o których trzeba wiedzieć wybierając system ERP. Czym dokładnie charakteryzuje się ERP on-premise i jakie są wady oraz zalety tego rozwiązania? Na te, a także inne pytania odpowiadamy razem z naszą ekspertką – Sabiną Jurek, kierowniczką zespołu rozwoju i serwisu aplikacji chmurowych enova365.
Spis treści:
- ERP on-premise – co to znaczy?
- Czym charakteryzuje się ERP on-premise
- Jak skonfigurować ERP on-premise?
- Wady i zalety systemu ERP on-premise
- Przyszłość ERP on-premise
Najważniejsze informacje:
- ERP on-premise oznacza oprogramowanie uruchomione lokalnie, w ramach wewnętrznej infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie,
- wariant on-premise wymaga dokonania jednorazowej inwestycji za licencję na własność, z której właściciel będzie mógł korzystać bezterminowo,
- wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być podyktowany realnymi potrzebami przedsiębiorstwa.
ERP on-premise – co to znaczy?
ERP on-premise to inaczej oprogramowanie uruchomione lokalnie. Choć określenie to odnosi się do infrastruktury IT (i oprogramowania niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania tej infrastruktury), to może także być wykorzystane w kontekście określenia licencji na oprogramowanie, np. biznesowe, zakupionej na własność. Jednak w obu przypadkach utrzymanie systemu, zapewnienie bezpieczeństwa jego działania oraz aktualizacje muszą być przeprowadzane przez firmowy dział specjalistów lub wynajętą w tym celu zewnętrzną firmę.
Z kolei korzystanie z systemu ERP w wersji chmurowej oznacza dostęp do funkcjonalności na podstawie miesięcznego lub rocznego abonamentu. Dzięki temu użytkownik może korzystać z rozwiązań, których potrzebuje, bez ponoszenia znaczących inwestycji “z góry”. Udostępniane są one jako pojedyncze moduły funkcjonalne lub zgrupowane obszary merytoryczne dla określonej liczby użytkowników. W tym przypadku zarówno system ERP, jak też zasilana oraz przetwarzana przez niego baza danych znajdują się w chmurze – w zależności od systemu ERP – na serwerach producenta systemu ERP albo serwerach wynajętych od innego dostawcy.
ERP on-premise (w rozumieniu zakupu licencji ERP na własność) jest jednym z dwóch modeli dystrybucyjnych enova365, obok modelu abonamentowego (subskrypcyjnego).
Czytaj także: Rozwiązania chmurowe a systemy ERP – fakty i mity
Czym charakteryzuje się ERP on-premise?
Wariant ERP on-premise różni się od innych rozwiązań pod kilkoma względami. Przede wszystkim zwykle wymaga dokonania jednorazowej inwestycji za licencję na własność, z której właściciel będzie mógł korzystać bezterminowo (dożywotnie prawo użytkowania). Rozwiązanie wiąże się więc z wyższymi kosztami początkowymi. Aktualizacje systemu dostarczane są w tym przypadku w ramach wykupionego rocznego pakietu gwarancyjnego.
Czytaj także: Ile kosztuje system ERP?
System ERP w opcji on-premise oznacza konieczność zakupu i utrzymania sprzętu – infrastruktury IT i oprogramowania niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania tej infrastruktury (system operacyjny, systemy bazodanowe itp.) Kwestie bezpieczeństwa i zabezpieczenia dostępu danych również znajdują się w zakresie odpowiedzialności użytkownika. Tworzenie kopii zapasowych, systemy zasilania awaryjnego, zapasowe łącza internetowe, a także plan odzyskiwania danych po awarii to tylko przykłady działań, o których trzeba pamiętać. Realizowane są zwykle przez wewnętrzny dział IT bądź zewnętrzną firmę.
Zakup systemu ERP w modelu tradycyjnym oznacza również, że firma sama decyduje o tym, kiedy wprowadza aktualizacje systemu.
Rozbudowa instalacji wymaga dokupienia kolejnych stanowisk (modułów) w tym samym modelu na własność.
Zakup systemu ERP on-premise oznacza więc, że oprogramowanie i infrastruktura pozostają własnością przedsiębiorstwa. Do jego obowiązków należy więc kontrola nad danymi oraz sposobem i miejscem ich przechowywania, a także ich zabezpieczenie na wypadek awarii, katastrofy oraz wszelkich incydentów związanych z bezpieczeństwem. Lokalny system ERP, w zależności od wariantu, może działać niezależnie od Internetu, zapewniając ciągłą łączność i dostęp do danych, nawet w przypadku wystąpienia awarii. Należy jednak upewnić się, że jest to możliwe w przypadku danego systemu, ponieważ nawet zainstalowane lokalnie oprogramowanie może do prawidłowego funkcjonowania wymagać łączności z Internetem.
Wariant on-premise pojawił się jako pierwszy, głównie w celu automatyzacji procesów w dużych firmach. Brak szerokopasmowego Internetu sprawiał, że przez długi czas było to rozwiązanie bardzo popularne. Jednak coraz więcej klientów, w tym duże przedsiębiorstwa, decyduje się na wykorzystanie chmury obliczeniowej.
Dane GUS-u pokazują, że usługi chmurowe największą popularnością cieszą się wśród dużych firm, zatrudniających co najmniej 250 osób, a odsetek wykorzystania tego typu rozwiązań wynosi prawie 70%. Niemniej dane Eurostatu za rok 2023 pokazują, iż dynamika wzrostu w zakresie postępu cyfryzacji w Polsce jest bardzo dobra. Korzystanie z usług chmurowych deklaruje 55,7% polskich przedsiębiorstw, to dwa razy więcej niż przed dwoma laty. Pierwszy raz w historii, polski wynik jest lepszy niż średnia w UE, która za 2023 rok wyniosła 45,2%. W 2018 roku Polska zajmowała trzecią lokatę od końca, obecnie jest na 9. miejscu wśród Państw UE. Zatem trend jest zauważalny.
Jak skonfigurować ERP on-premise?
W przypadku konfiguracji ERP on-premise, niezależnie od wariantu licencji, trzeba pamiętać, że system ERP wyposażony jest w wiele ustawień lub konfiguracji, które muszą zostać prawidłowo wdrożone.
Aby prawidłowo skonfigurować system ERP, należy wcześniej zaplanować cały proces oraz przeprowadzić dokładną analizę przedwdrożeniową. Na początku procesu konieczne jest między innymi stworzenie zespołu odpowiedzialnego za proces wdrożenia, określenie wymagań, jakie powinien spełniać system ERP, a także wybór konkretnego systemu i firmy wdrożeniowej.
Wdrożenie oraz konfigurację poprzedza również analiza przedwdrożeniowa, której celem jest zidentyfikowanie nieefektywności w działaniach firmy, zaprojektowanie nowego, bardziej wydajnego przebiegu procesów oraz określenie wymagań względem nowego systemu. Etap ten obejmuje ponadto identyfikację obszarów, w których oprogramowanie ERP wybranego producenta musi zostać dopasowane do indywidualnych potrzeb. Na tej podstawie firma wdrożeniowa nakreśla wstępnie potencjalne rozwiązania i funkcje systemu ERP.
Konfiguracja systemu ERP jest częścią etapu wdrożenia, którego celem jest stworzenie funkcjonalnego systemu. Oprócz tego konieczne może być stworzenie szytych na miarę rozwiązań informatycznych oraz integracja systemu ERP z oprogramowaniem obecnie wykorzystywanym w firmie, które nie zostanie zastąpione przez system ERP.
W przypadku modelu on-premise etap wdrożenia oraz konfiguracji oznacza budowę potrzebnej infrastruktury oraz oprogramowania.
Czytaj także: Jak wdrożyć system ERP? Etapy, metody i dobre praktyki
Wady i zalety systemu ERP on-premise
System ERP on-premise wymaga zakupu lub dzierżawy sprzętu IT wraz z oprogramowaniem, które instalowane jest na serwerze klienta. Oznacza to, że przedsiębiorca musi sam zbudować oraz utrzymać infrastrukturę, a także skalować ją i modernizować w zależności od potrzeb. Zwykle technologia on-premise zakłada konieczność utrzymania serwerowni i konserwację sieci, a co za tym idzie wymaga zatrudnienia zespołu informatyków i stałego dokupowania niezbędnego sprzętu.
Do zalet rozwiązania on-premise zalicza się okresową przewidywalność w zakresie kosztów, wynikających z utrzymania systemu, opłat za oprogramowanie, konserwację sieci i zatrudnienia specjalistów. Tymczasem już na początku ponosi się duże wydatki związane z budową serwerowni, czy zakupem innych niezbędnych sprzętów, do tego trzeba doliczyć koszty konserwacji oraz ewentualnych napraw, więc trudno jest dokładnie oszacować wszystkie koszty tej opcji.
Uważa się, że ERP on-premise jest korzystnym rozwiązaniem w sytuacji, gdy organizacja zarządza poufnymi informacjami. Niektóre organizacje muszą wręcz wybrać tę opcję, mając przy tym zakaz używania systemów ERP w chmurze. Utrzymanie wrażliwych danych w siedzibie firmy jest postrzegane jako szczególnie bezpieczne rozwiązanie, między innymi ze względu na większą możliwość przeprowadzenia sprawnej kontroli. Może tak być, ale tylko wtedy, gdy firma należycie zadba o bezpieczeństwo i back upy. W innym razie będzie ono zagrożone i wariant on-premise tego nie zmieni. Trzeba jednak mieć świadomość, że obecne systemy ERP uruchamiane w chmurze, jak enova365, zapewniają najwyższy standard bezpieczeństwa.
W przypadku wariantu on-premise systemu ERP wady i zalety nie są tak oczywiste, ponieważ wszystko zależy od faktycznych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Długi czas wdrożenia czy wysokie koszty początkowe dla jednych firm będą odbierane jako wady, dla innych znajdą się w kategorii korzyści.
Przyszłość ERP on-premise
System ERP w modelu on-premise działa od dziesięcioleci, ale to warianty w chmurze cieszą się w ostatnim czasie szczególną popularnością. Wiele firm nie chce inwestować we własne serwery i personel, który musiałby zarządzać oprogramowaniem. ERP w chmurze wybierany jest zwykle ze względu na niższe koszty początkowe oraz mobilny dostęp z dowolnego miejsca na świecie (choć ERP uruchomiony lokalnie też ma taką funkcjonalność).
Rosnąca popularność rozwiązań chmurowych sprawia, że przedsiębiorstwa są obecnie bardzo zainteresowane wdrażaniem systemów ERP w chmurze. Szczególne korzyści z wyboru systemu ERP w takim wariancie widzą zarówno duże, jaki i średnie oraz mniejsze, ponieważ zastosowanie takiej technologii oznacza rezygnację z kosztów inwestycji we własną infrastrukturę oraz wygodny model abonamentowy.
Warto mieć na uwadze, że wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być podyktowany realnymi potrzebami przedsiębiorstwa oraz uwzględniać jego przyszłe potrzeby, zatem skupiać się na rozwiązaniach, które dają swobodę wyboru. W przypadku enova365 decyzja o zakupie licencji na własność nie przekreśla możliwości uruchomiania go w chmurze. Rozwiązanie tworzone jest w taki sposób, by można je było uruchomić w chmurze dowolnego dostawcy, dbając przy tym o ochronę inwestycji, którą poczynił klient.
ERP on-premise jest jednym z dwóch modeli licencji dostępnych w enova365. Jeśli zastanawiasz się, jaki system ERP wybrać, zastanów się najpierw, jakie są potrzeby Twojego przedsiębiorstwa oraz jakie planujesz kierunki jego rozwoju. Tylko na tej podstawie możliwy jest właściwy wybór modelu funkcjonowania systemu ERP.
Już dziś możesz umówić się na prezentację, która pozwoli Ci poznać funkcjonalności enova365 oraz oba modele dystrybucyjne: on-premise i model abonamentowy (subskrypcyjny).
Artykuł powstał we współpracy z Sabiną Jurek, kierownik zespołu rozwoju i serwisu aplikacji chmurowych enova365.
Bibliografia:
- Cloud computing – statistics on the use by enterprises: https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Cloud_computing_-_statistics_on_the_use_by_enterprises
- Społeczeństwo informacyjne w Polsce 2021: https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/nauka-i-technika-spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne-w-polsce-w-2021-roku,1,15.html
