Dla firm, które chcą skutecznie konkurować, daleko idąca automatyzacja procesów jest obecnie koniecznością. Żeby była ona jednak możliwa, konieczna jest integracja systemów ERP z innymi narzędziami. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na częste pytania dotyczące integracji oprogramowania klasy ERP. Odpowie na nie Grzegorz Jurczak, kierownik zespołu badań i rozwoju enova365.
Spis treści:
- Integracja systemu ERP z innymi narzędziami – zalety
- Sposoby integracji ERP
- Integracja systemów ERP – jakie stawia wyzwania?
- Integracja systemu z ERP – na co zwrócić uwagę?
- Integracja oprogramowania z ERP – najważniejsze wnioski
Integracja systemu ERP z innymi narzędziami – zalety
Od czego zależy to, jak bardzo system jest otwarty na integracje?
Na początek musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czym jest integracja oprogramowania.
Czym więc jest?
Według ogólnej definicji „integracja” to proces tworzenia całości z części. Tak więc odpowiedzią na pytanie o zdolności integracyjne systemu ERP jest to, jak bardzo taki system jest w stanie stać się częścią większej całości – lub wręcz stworzyć taką całość przez dołączenie do siebie innych komponentów. Oczywiście przy zachowaniu jakości danych i stabilności wymiany danych.
Jak to osiągamy?
Integrowalność w systemach to możliwość wymiany danych – lub informacji – między systemami działającymi w przedsiębiorstwie w sposób bezpieczny i stabilny. Chodzi o to, by połączyć elementy tak, aby zachowywały się jak jeden organizm, zapewniając wydajność oraz bezpieczeństwo.
Co jest decydującym czynnikiem?
Moim zdaniem decyduje jakość, elastyczność i standaryzacja kanałów integracji. Łatwiej zarządzić połączeniem z wieloma systemami zewnętrznymi z jednego miejsca, obsługującego standardy niż mnożyć narzędzia integracyjne.
Na czym polega przewaga konkurencyjna systemów ERP otwartych na integracje?
Nie ma systemu, który potrafiłby zrealizować wszystkie możliwe warianty potrzeb wszystkich klientów. W szczególności wtedy, gdy są specjalizowane dla branż. Odpowiedzią na różnorodność potrzeb klientów jest właśnie integracja oprogramowania, konkretnie przeprowadzana między systemami wykorzystywanymi powszechnie w gospodarce – skierowanymi do różnego typu przedsiębiorstw – z takimi, które są celowane do przedsiębiorstw o szczególnym profilu lub branży i dostarczającymi sprofilowanych danych, potrzebnych w danej dziedzinie. Systemy zamknięte są skazane na bycie samotną wyspą w przedsiębiorstwie.
Czyli?
Skazują użytkowników na żmudne przepisywanie danych między systemami. Często utrudniają, zamiast upraszczać pracę.
Sposoby integracji ERP
A czy samo rozbudowanie systemu o dodatkowy moduł nie wpływa na szybkość obiegu informacji?
Nowy moduł z założenia dostarcza nowej funkcjonalności. Zazwyczaj celem jest tu automatyzacja procesów lub przynajmniej elektronizacja w zakresie danej czynności, realizowanej dotychczas w inny sposób. Można więc śmiało powiedzieć, że dobrze wdrożony moduł – czy to w większej całości, czy jako dodatkowy integrowany komponent – wpłynie bardzo korzystnie na szybkość obiegu informacji w systemach ERP, a tym samym: w firmie. Oczywiście należy też patrzeć globalnie na przedsiębiorstwo.
Jaki mógłby być przykład tego spojrzenia?
Czasem konieczność poświęcenia dodatkowej minuty pracy jednej osoby oszczędza wiele godzin pracy innej osobie. Może też pozwalać dużo lepiej podejmować decyzje biznesowe, których na podstawie dotychczasowej wiedzy nie dało się podjąć. Przykładowo więc, wprowadzenie dodatkowych 2-3 dodatkowych informacji do systemu na poziomie sekretariatu może spowodować, że dział analiz dostanie dużo lepsze dane i będzie mógł dostarczać lepszych raportów dużo szybciej niż dotychczas. Dzięki temu zarząd może podjąć decyzje na podstawie pełniejszych danych.
Jak istotny podczas integracji jest czynnik ludzki?
Mamy tutaj trzy strony.
Przeanalizujmy je więc po kolei.
Pierwsza to użytkownicy – bezpośredni odbiorcy wdrażanego rozwiązania. Każda zmiana, niezależnie czy to w życiu zawodowym, czy prywatnym, powoduje pewien rodzaj stresu i może budzić obawy. Brak akceptacji lub wręcz sprzeciw ludzi wobec nowego rozwiązania może spowodować porażkę całego projektu także w dziedzinie informatyki. Dlatego też niezwykle istotne, jeśli chodzi o przedsiębiorstwa, jest zarządzanie zmianą. I tu pojawia się druga strona.
Kadra zarządzająca?
Tak – sponsor zmiany w firmie klienta. To od ich determinacji, ale i świadomości zależy to, jak przebiegnie sam proces wdrożenia systemu ERP, oraz jaki będzie zakres dostarczonych funkcjonalności. To od tego, jak zostanie przedstawione wdrażane narzędzie i jak będzie wspierane w trakcie, może zależeć stopień jego adopcji w przedsiębiorstwie.
A trzecia strona?
Trzecią stroną są osoby, które realizują wprowadzenie systemu lub modułu w organizacji. W ich wypadku ważne jest to, na ile są przygotowani – tak w zakresie technologii, jak i techniki wdrażania rozwiązania. Wszystko należy zrobić tak, by całość odbyła się w sposób możliwie bezbolesny dla organizacji oraz inspirowała użytkowników do lepszej pracy.
Zobacz też: Magazynowy system informatyczny − jaki wybrać?
Integracja systemów ERP – jakie stawia wyzwania?
Jakie wyzwania rodzi integracja systemów ERP z innymi narzędziami w firmie?
Podstawowe wyzwanie to oczywiście różnica w sposobie wymiany danych. Część systemów może po prostu nie udostępniać możliwości połączenia z innymi. Inne z kolei będą udostępniały archaiczne lub niebezpieczne formy integracji – lub po prostu mniej ergonomiczne. Najlepiej jest, gdy systemy posługują się wspólnymi, standaryzowanymi formatami wymiany. To zapewnia jakość oraz bezpieczeństwo.
A dalsze problemy?
Wyzwaniem często mogą być również różne formaty wymienianych danych, które trzeba ujednolicić: czy to przed, czy na etapie samej wymiany, za pomocą narzędzi do integracji. Może nim być również wydajność. Jeśli jeden system generuje bardzo duże ilości danych, to drugi może wymagać dodatkowych elementów.
Na przykład?
Dajmy na to – jakiegoś buforu w rodzaju np. kolejki, który pozwoli pobierać mu w mniejszych paczkach i nieco wolniej dane, przekazywane przez system pierwszy.
Porozmawialiśmy już o problemach, więc analogicznie: jakie są korzyści?
Przede wszystkim: brak konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Lepsza jakość przechowywanych danych w organizacji to lepsze analizy. Jak to mówi stare porzekadło: „jeśli śmieci są na wejściu, to śmieci będą na wyjściu”. Jeśli dostarczymy brudne, nieoczyszczone dane do systemu, albo będziemy mieli je zduplikowane w wielu systemach, w sposób niekontrolowany – w różnej formie – to trudno będzie wnioskować, czy podejmować decyzje biznesowe na podstawie tego typu danych.
Jasna sprawa.
Oczywiście korzyścią jest także szybszy obieg procesów i dokumentów w organizacji. Zmniejsza się liczba błędów po stronie użytkownika.
Integracja systemu z ERP – na co zwrócić uwagę?
W jaki sposób integracje wykonywane są najchętniej? Gdzie występuje ich najwięcej?
Sposobów integracji przez lata było wiele. Najbardziej podstawowe to wymiana plików przy wykorzystaniu e-mail czy chociażby folderów FTP – pliki wyeksportowane z jednego systemu są ręcznie przerzucane do innego. Można spotkać też integracje na poziomie baz danych – czyli jeden system wpisuje dane bezpośrednio do bazy danych innego systemu – niestety wymusza to dostęp systemów zewnętrznych do kluczowych magazynów danych i rodzi problemy z bezpieczeństwem. Integracja systemu ERP występuje także za pomocą dodatków, które rozszerzają funkcjonalność systemu. Rozwój systemów oraz koncepcji architektury i narzędzi do obsługi architektury rozproszonej sprawił, że popularne stały się rozwiązania wykorzystujące REST, WebAPI oraz format JSON.
To chyba wiodący format integracji.
Faktycznie stały się one swego rodzaju standardem, choć nie jest to „usankcjonowane” formalnie. Warto jednak nadmienić, że systemy wykorzystujące ten sposób wymiany danych dobrze radzą sobie w środowiskach, gdzie systemy są rozproszone i specjalnie zabezpieczone. Na przykład: serwery rządowe czy bankowe.
Czy dostawca oprogramowania może z czasem rozwinąć je tak, by narzędzia zewnętrzne stały się niepotrzebne?
To zawsze kwestia rachunku ekonomicznego. Czasem dobrze jest samemu posiadać wyspecjalizowane funkcjonalności, ale czasem też dostajemy dobry produkt w przyzwoitej cenie, który możemy zintegrować z naszym głównym rozwiązaniem – nie ponosząc kosztów utrzymania i rozwoju rozwiązania dedykowanego. W takim wypadku kluczową kwestią jest wiarygodność partnera.
Jak prezentują się perspektywy rozwoju systemów ERP firmy Soneta w kontekście integracji z narzędziami z zewnątrz? Czy da się to jeszcze bardziej uprościć?
enova365 i TRIVA posiadają szereg narzędzi, które pozwalają zintegrować się z innymi systemami – czy to WebAPI, czy Harmonogram Zadań, czy też nieco bardziej konfiguracyjny mechanizm integratora. Integrator posiada szereg zdefiniowanych formatów integracji. Tutaj faktycznie jest bardzo prosto, jeśli chodzi o integrację. Wystarczy skorzystać z już istniejących form.
A jak jest w wypadku dwóch poprzednich dróg?
Jeśli chodzi o integrację z konkretnymi rozwiązaniami przy użyciu WebAPI, czy Harmonogramu Zadań: one są już mechanizmami bardziej programistycznymi. Pozwalają precyzyjnie dostosować sposób integracji do konkretnego rozwiązania.
Pozostaje więc pytanie o przyszłość.
Na pewno możemy spodziewać się rozwoju API, dostarczanego w ramach WebAPI – oraz predefiniowanych formatów, dostarczanych z integratorem.
Przeczytaj także: Budowa systemu ERP – jak to jest zrobione?
Integracja oprogramowania z ERP – najważniejsze wnioski
Omówiliśmy najważniejsze zagadnienia związane z integracją systemów ERP. Podsumujmy to, co warto zapamiętać.
- Żaden system ERP nie jest w stanie zaspokoić różnorodnych potrzeb wszystkich klientów. Żeby go do nich jak najlepiej dopasować, potrzebne są integracje systemów ERP z innymi narzędziami.
- Jak najdalej idąca automatyzacja procesów oraz przyspieszenie obiegu informacji w firmie to cele, do realizacji których często konieczna jest integracja oprogramowania.
- Systemy ERP, które nie umożliwiają integracji, różne formaty wymienianych przez programy danych, czy różna wydajność systemów to częste wyzwania przy integracjach systemów.
- enova365 i TRIVA posiadają szereg narzędzi, które pozwalają na ich łatwą integrację z innymi systemami. Należą do nich WebAPI, Harmonogram Zadań, czy też moduł Integrator.
