Systemy klasy ERP ułatwiają zarządzanie. Ich wdrożenie w odpowiednim momencie rozwoju biznesu często usprawnia procesy do tego stopnia, że firma średniej wielkości wyprzedza konkurencję i zamienia się w wielkiego gracza. Dlatego, jeżeli twoja firma notuje dynamiczny wzrost, wybierz taki program do zarządzania firmą, który będzie podążał za rozwojem twojego biznesu.
Możesz mieć świetny model biznesowy i trzycyfrową dynamikę przychodów, ale prawdziwym testem stanie się dla twojej firmy chwila, w której z szybko rosnącej średniej firmy zamienisz się w duży biznes. Jeżeli współpraca między działami w firmie zacznie kuleć z powodu słabego przepływu informacji, a klienci poczują, że zostali źle obsłużeni – przygoda twojej firmy z biznesem może się szybko zakończyć.
- Kiedy średnia firma staje się dużą firmą – wyzwania
- Jak usprawnić zarządzanie w szybko rosnącej firmie?
- 3 sygnały, które świadczą o tym, że czas wybrać program do zarządzania firmą klasy ERP
- Funkcje ERP przydatne w średnich firmach
- Modele korzystania z ERP, które sprawdzają się w średnich firmach
- Najlepszy program do zarządzania firmą
- 5 cech systemów ERP niezbędnych dla każdej rozwijającej się firmy
- Kto w firmie skorzysta na wdrożeniu ERP?
- Jak enova365 usuwa częste przeszkody dla rozwoju firm? – case study firmy Spy Shop
- Podsumowanie
Zapewnij klientom obsługę, jakiej oczekują, a pracownikom szybki dostęp do potrzebnych informacji i wolność od żmudnych zadań – a będziesz na dobrej drodze do zbudowania firmy, która stanie się ważnym graczem rynkowym.
Kiedy średnia firma staje się dużą firmą – wyzwania
Wbrew pozorom, często to nie brak wizji, talentów czy środków inwestycyjnych, ale problemy z zarządzaniem dynamicznie rosnącą organizacją przeszkadzają firmom rosnąć. Sprawdź, czy pojawiają się u ciebie następujące problemy:
Słaby przepływ informacji
Kiedy liczba transakcji rośnie, zarządzanie obsługą klienta przerasta możliwości pracowników, dane firmy coraz trudniej analizować, rośnie także liczba systemów, którymi posługuje się firma. Gdy nie są one ze sobą zintegrowane, trzeba wielokrotnie wprowadzać te same dane. Co więcej, jeden dział nie wie, co robi drugi. Prowadzi to do:
· nieporozumień i frustracji pracowników – zarządzanie zespołami staje się chaotyczne nie z powodu niekompetencji kierowników, a nadmiaru informacji, które kierownik musi ręcznie przekazywać
· utraty klientów, niezadowolonych z obsługi,
· utraty możliwości biznesowych – chaos informacyjny może sprawić, że przeoczysz ważne dane, których wykorzystanie poprawiłoby pozycję konkurencyjną firmy.
Przykłady problemów w firmach, które posługują się wieloma systemami informatycznymi:
Słaba komunikacja między działem obsługi klienta a sprzedażą.
Obsługa klienta wprowadza do swojego programu informację, że klient odwołał spotkanie. Dział sprzedaży się o tym nie dowiaduje, bo tych danych nie ma w systemie, którym posługuje się sprzedaż.
Brak łatwo dostępnej informacji o stanie zapasów.
Dział sprzedaży nie ma wglądu w aktualny stan zapasów, więc sprzedaje produkt, którego nie ma w magazynie i na którego zamówienie trzeba czekać kilka tygodni. Efekt? Niezadowolony klient i sfrustrowany pracownik działu sprzedaży.
Brak wglądu w dane o funkcjonowaniu firmy.
Pojawiają się problemy i opóźnienia w łańcuchu dostaw, ale jako właściciel firmy o tym nie wiesz, bo nie informują Cię o tym pracownicy.
Niedostateczna znajomość preferencji grupy docelowej.
Marketing słabo zna preferencje grupy docelowe w kwestii otrzymywania informacji promocyjnych, bo znajdują się one tylko w systemie sprzedażowym. W rezultacie akcje promocyjne nie są dopasowane do potrzeb grupy docelowej i ich skuteczność jest niska.
Nieuporządkowane procesy
Wbrew pozorom, często to nie brak wizji, talentów czy środków inwestycyjnych, ale problemy z zarządzaniem dynamicznie rosnącą organizacją przeszkadzają firmom rosnąć. Sprawdź, czy pojawiają się u ciebie następujące problemy.
Wskazówka: Na etapie szybkiego wzrostu upewnij się, że każdy proces przyczynia się do budowania wartości w biznesie.
Innymi słowy, sprawdź czy każdy proces:
· przebiega tak, żeby minimalizować ryzyko popełnienia błędu,
· jest zautomatyzowany w takim stopniu, jak to możliwe,
· podnosi efektywność organizacji,
· przebiega zgodne z przepisami prawa.
Wiele szybko rosnących firm stoi przed wyzwaniem uporządkowania procesów, a zanim to nastąpi – boryka się z ich nieefektywnością. Według badań aż 41% MŚP zarządza procesami przy pomocy kilku niezintegrowanych ze sobą systemów informatycznych. Co więcej, około 12% szefów takich firm przyznaje, że przebieg procesów nie jest nigdzie udokumentowany – mają go po prostu „w głowie”.
Jak usprawnić zarządzanie w szybko rosnącej firmie?
W wyeliminowaniu problemów, jakie stoją na drodze transformacji z dynamicznie rosnącej firmy w potentata rynkowego pomaga system ERP przeznaczony dla szybko rozwijających się firm. Bo do efektywnego zarządzania firmą należy zaprzęgnąć nie byle jaki system zarządzania biznesem, a program ERP.
System ERP (skrót od ang. enterprise resource planning) to system informatyczny służący do zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. To specjalne oprogramowanie stworzone z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą rozwijać swój biznes na dużą skalę. Zapewnia nie tylko kompleksową obsługę firmy, ale również wysoką konfigurowalność.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia ERP:
· wszystkie informacje związane z zasobami firmy w jednym miejscu, dzięki jednej, wspólnej bazie danych,
· łatwy dostęp do istotnych danych dla wszystkich uprawnionych,
· możliwość uporządkowania i automatyzacji wielu procesów.
W firmie, w której wdrożono ERP poszczególne działy – obsługa klienta, sprzedaż, finanse, HR czy logistyka – wprowadzają dane do jednej wspólnej bazy danych. Na przykład, każdy rekord klienta zawiera wszystkie informacje, jakie tego klienta dotyczą, bez względu na to, czy były wprowadzane przez dział sprzedaży, finansów czy marketingu. Z danych wprowadzonych przez jeden dział mogą korzystać inne działy, w tym osoby, które mają do tego uprawnienia. Skutek – zespół w końcu może się skupić na zarządzaniu projektami, do których wszystkie dane dostarcza oprogramowanie ERP.
Początkowo personel firmy może doświadczyć uczucia przytłoczenia ogromem możliwości, jakie dostarcza rozwiązanie ERP. Choć zaawansowany system zarządzania firmą w pełni dostosowuje się do profilu działalności firmy, a firma ma pełną kontrolę nad modułami, z których chce korzystać, warto od początku wiedzieć, czego oczekujemy: zarządzanie zasobami, wsparcie w prowadzeniu firmy usługowej pod kątem kontroli stanów magazynowych, a może zaawansowane funkcje zarządzania projektami? Wiemy, że mamy kompleksowe rozwiązanie, ale to my musimy wskazać kierunek wdrożenia, który jest określony w trakcie analizy przedwdrożeniowej.
Jak enova365 rozwiązuje częste problemy dotyczące zarządzania przedsiębiorstwem: przykłady
Problem: brak komunikacji między działem obsługi klienta a działem sprzedaży
Rozwiązanie: wszystkie informacje o kontaktach klienta z firmą w jednej bazie danych
Każda interakcja klienta z firmą zostaje odnotowana w CRM enova365. Możesz więc gromadzić informacje o wszystkich czynnościach i zadaniach wykonanych w stosunku do klienta. Ma do nich wgląd dział obsługi klienta oraz dział sprzedaży, a także każda inna osoba w firmie, która tych informacji potrzebuje.
Po wdrożeniu modułu Handel i Magazyn enova365 wystarczy kilka kliknięć, żeby sprawdzić, czy określony produkt jest dostępny w magazynie.
Problem: brak wglądu w dane o funkcjonowaniu firmy
Rozwiązanie: błyskawicznie analizuj wskaźniki, które ułatwiają codzienną pracę
Zdecyduj się na wdrożenie modułu Business Intelligence enova365 i podejmuj decyzje dotyczące zamówień, sprzedaży, stanów magazynowych, należności czy też zobowiązań opierając je na wiedzy, a nie na intuicji.
Problem: niedostateczna znajomość preferencji klientów
Rozwiązanie: dziel się wiedzą w firmie na temat preferencji klientów, co do formy kontaktu z Twoją firmą
Zdecyduj się na wdrożenie CRM enova365, żeby zespół marketingu miał dostęp do wszystkich informacji dotyczących preferencji klientów.
3 sygnały, które świadczą o tym, że czas wybrać program do zarządzania firmą klasy ERP
Sygnał nr 1: Pracujecie na kilku niezintegrowanych systemach
Dość powszechnym zjawiskiem w rosnących firmach jest korzystanie z kilku systemów IT, które nie są ze sobą zintegrowane. Uznawane jest to za normę. Wbrew powszechnym opiniom program ERP nie jest przeznaczony wyłącznie dla dużych firm. To rozwiązanie świetnie sprawdza się także w średnich biznesach, które szybko rosną.
Mało dojrzałe organizacje, zamiast pracować na jednym narzędziu, zwykle korzystają z kilku niezintegrowanych systemów, które:
· obsługują księgowość i finanse,
· zarządzają kontaktami z klientami i kontrahentami,
· wspierają planowanie kampanii reklamowych.
Wskazówka: Zdecyduj się na wdrożenie ERP, żeby dane były wprowadzane do systemu tylko raz i jednocześnie dostępne dla wszystkich uprawnionych.
Sygnał nr 2: Potrzebujecie systemu IT dla wybranego obszaru działalności
Choć program do zarządzania firmą klasy ERP oferuje zwykle wiele różnych funkcji – nie musisz korzystać ze wszystkich naraz. W enova365 istnieje możliwość wybrania tylko takich modułów, które są aktualnie potrzebne do wykonywania obowiązków. Innymi słowy, kupujesz tylko to, co potrzebujesz i tylko za to płacisz. Wybrana przez ciebie wersja systemu ERP może być dokładnie na twoją kieszeń.
Wskazówka: Zamiast kupować pudełkowy system dla jednego obszaru działalności, który z czasem może być trudny do zintegrowania z pozostałymi systemami IT w firmie, wybierz moduły ERP, jakich potrzebujesz. Po jakimś czasie, możesz zdecydować się na inne, które będą dobrze współpracować z istniejącymi.
Sygnał nr 3: Notujecie wysoki wzrost przyrost przychodów lub przyrost klientów
Jeżeli twoja firma szybko rośnie, nie czekaj aż źle dobrany program do zarządzania firmą zacznie się objawiać utratą klientów, pracochłonnym raportowaniem, trudnościami z inwentaryzacją czy działaniem niezgodnym z przepisami.
Wskazówka: Zdecyduj się na wdrożenie oprogramowania, które zapobiegnie pojawieniu się problemów związanych z brakiem przepływu informacji w szybko rosnącej firmie i będzie zmieniać się wraz z jej potrzebami.
Zastanawiasz się, czy już pora na wdrożenie systemu klasy ERP w twojej firmie?
Nie zastanawiaj się dłużej. Skorzystaj ze wsparcia naszych ekspertów, którzy pomogą Ci w doprecyzowaniu potrzeb.
Umawiam się na bezpłatną konsultację
Funkcje ERP przydatne w średnich firmach
Wśród najbardziej rekomendowanych dla szybko rozwijających się średnich firm modułów systemu ERP wymienia się następujące:
Handel
Zautomatyzuj obsługę zleceń i zamówień bez względu na to, czy prowadzisz sprzedaż stacjonarną, czy e-commerce. Śledź bieżące i historyczne stany magazynowe. Generuj potrzebne dokumenty zakupowe i sprzedażowe. Korzystaj z Pulpitu Kontrahenta, żeby usprawnić współpracę z kontrahentami i przy pomocy kilku kliknięć generuj potrzebne raporty. Korzystaj z modułu faktur zintegrowanego z Krajowym System e-Faktur. Więcej o module Handel i Magazyn
Kadry i płace
Zautomatyzuj kalkulację i wypłatę wynagrodzeń, rejestrowanie czasu pracy i inne obowiązki pracodawcy. Bądź gotowy na wszystkie zmiany przepisów jeszcze zanim wejdą w życie i z łatwością dostosowuj się do nich. Umożliwij pracownikom samoobsługę. Wybierz Pulpit Pracownika, dzięki któremu zarządzanie zadaniami związanymi np. z obsługą wniosków pracowniczych jest zautomatyzowane. Więcej o module Kadry, Płace i HR
Finanse i księgowość
Zautomatyzuj cykliczne czynności księgowe. Generuj z systemu i wysyłaj do odpowiednich systemów obowiązkowe dokumenty. Miej pewność, że działasz zgodnie z przepisami. Analizuj prognozowane zyski na podstawie składanych zamówień. Planuj i kontroluj wydatki. Dobrze wybrany program do obsługi firmy posiada funkcje, które nie tylko ułatwiają zarządzanie finansami, ale wspierają w codziennym zarządzaniu fakturami. Więcej o module Finanse i Księgowość
Pamiętaj, że program do zarządzania firmą klasy ERP może być rozszerzany o dodatkowe moduły – gdy dotychczasowe funkcje przestaną wystarczać, możesz kupić kolejne, takie jak, np.: projekty, workflow, business intelligence czy zarządzanie produkcją. Dzięki temu powoli zbudujesz system dopasowany w 100% do potrzeb twojej firmy.
Modele korzystania z ERP, które sprawdzają się w średnich firmach
Możliwość pracy na wielu urządzeniach
Dla rozwijających się biznesów, które często pracują hybrydowo szczególnie rekomendowane są elastyczne programy ERP, takie jak np. wersja multi enova 365. To hybrydowy system, który umożliwia korzystanie z jego funkcji zarówno w tradycyjny sposób, czyli za pośrednictwem komputera, jak i w wersji mobilnej, np. na tablecie czy smartfonie. Interfejs programu został tak przygotowany, aby można było swobodnie zarządzać firmą i mieć dostęp do pełnej bazy danych z dowolnego urządzenia.
Obejrzyj film i dowiedz się, jak działa enova365 w wersji multi:
Za pomocą tej funkcji przeniesiesz wszystkie zasoby lub ich część na zewnętrzne serwery. Tym samym zyskasz:
· swobodny dostęp do danych za pośrednictwem internetu z dowolnego urządzenia o każdej porze dnia i nocy,
· bezpieczeństwo – w chmurze można przechowywać oryginalne pliki i kopie zapasowe, zatem nie musisz obawiać się, że stracisz potrzebne informacje,
· niskie koszty wdrożenia – korzystając z ERP w chmurze, płacisz jedynie comiesięczny abonament – nie musisz kupować licencji na cały program.
Najlepszy program do zarządzania firmą
Żeby wybrać program do zarządzania firmą klasy ERP zacznij od poszukiwania doświadczonych producentów, których oprogramowanie sprawdziło się już u tysięcy firm. Bierz pod uwagę wyłącznie systemy, oferujące cechy, które umożliwią twój nieustanny rozwój.
Wskazówka: jeśli z programu ERP korzystają również duże firmy, które są jego klientami przez wiele lat, oznacza to, że program jest elastyczny. Z dużym prawdopodobieństwem szybko rosnąca, mała firma, jak i średnia firma, skorzysta na wdrożeniu oprogramowania ERP, bo nie będzie ograniczało jej wzrostu.
5 cech systemów ERP niezbędnych dla każdej rozwijającej się firmy
1. Skalowalność
Wybierając system ERP wybierz taki, który może rosnąć razem z twoją firmą. Zapewnij sobie możliwość dowolnego dodawania kolejnych modułów, kiedy stanie się to potrzebne.
2. Łatwość integracji
Wybierz system ERP, który da się zintegrować z twoimi obecnymi systemami informatycznymi, żebyś nie musiał ich wymieniać i ponosić dodatkowych kosztów.
3. Zgodność z przepisami
Są systemy ERP, które wprowadzają zmiany wraz ze zmieniającymi się przepisami – np. odpowiednio konfigurują algorytmy elementów płacowych zawsze, kiedy zmianie ulegają przepisy prawa – takie jak enova365. Jeżeli chcesz mieć pewność, że twoje procesy za takimi zmianami nadążają, wybierz właśnie taki system.
4. Mobilność
Daj upoważnionym osobom dostęp do danych w dowolnym czasie i z różnych urządzeń z dostępem do Internetu (komputer, tablet, smartfon). Wykorzystuj różne urządzenia, korzystaj z różnych wersji oprogramowania (wersja desktopowa, wersja przeglądarkowa, aplikacja mobilna) jednocześnie cały czas operując na tej samie bazie danych (takie możliwości daje multi enova 365).
5. Perfekcyjne dopasowanie do potrzeb
Wybierz program do zarządzania firmą, które zostanie dopasowane do Twoich potrzeb w taki sposób, żeby nie tylko usprawnić procesy, ale też myśleć za pracowników. Zdecyduj się na system tworzony przez specjalistów od zarządzania, księgowości, kadr i płac, którzy pomogą Ci zaprojektować procesy w taki sposób, żeby były efektywne i utrudniały popełnianie błędów.
Wszystkie powyższe cechy znajdziesz w ofercie enova 365. Zobacz wersję demo>
Kto w firmie skorzysta na wdrożeniu ERP?
Właściciel
Program do zarządzania firmą klasy ERP pozwala na łatwe przygotowywanie szczegółowych analiz, dotyczących różnych obszarów funkcjonowania firmy i szybki wgląd w dowolne dane w każdej chwili (przykładowo – bez czekania na inwentaryzację czy czyjś raport). Mając pełnię informacji potrzebnych do podejmowania decyzji, nie musisz już opierać się na intuicji. Trafne decyzje przełożą się na twoje zyski, lepsze kontakty z pracownikami i klientami oraz szybszy rozwój całego przedsiębiorstwa.
Członkowie zespołu
System ERP usprawnia komunikację między poszczególnymi działami w firmie oraz komunikację na linii pracownicy-menedżerowie. Każdy ma dostęp do wybranych informacji, potrzebnych do pracy, np. na temat stanów magazynowych czy złożonych zamówień. Nikt nie musi czekać na dostęp do danych. Funkcjonalność na poziomie operacyjnym, która uławia zarządzanie sprzedażą, dostarcza system CRM.
Klienci
W programie ERP znajdują się moduły, które pozwalają zautomatyzować obsługę klienta, a więc m.in. rozwiązać wiele drobnych problemów związanych np. z przetwarzaniem otrzymanych zamówień czy szeroko pojętym kontaktem sprzedażowym. Dzięki temu klient oszczędza czas, co zwiększa jego zadowolenie ze świadczonych usług.
Jak enova365 usuwa częste przeszkody dla rozwoju firm? – case study firmy Spy Shop
Paweł Wujcikowski, założyciel Spy Shop, chciał rozwijać swoją sieć sklepów detalicznych, żeby stać się liderem branży detektywistycznej w Polsce. Osiągnął swój cel, a pomogła mu w tym enova365.
Spy Shop jest właścicielem sklepów z artykułami detektywistycznymi we Wrocławiu, Poznaniu, Szczecinie, Bydgoszczy, Katowicach i Krakowie. Sprzedaje również za pośrednictwem kanałów e-commerce (Amazon, allegro, sklepy internetowe).
Wyzwania
- Ręczne realizowanie procesów
Przed wdrożeniem systemu ERP firma używała prostego programu do fakturowania.Wszystkie czynności związane z obsługą zamówień – od ewidencjonowania zamówień, przez wystawianie listów przewozowych, dokumentów sprzedaży, aż po wysyłkę produktów nie były zautomatyzowane. W efekcie, obsługa zamówień była czasochłonna i obarczona ryzykiem popełnienia błędu.
2. Rozproszona struktura organizacyjna
W skład firmy wchodzi wiele sklepów. Właściciel rozumiał, jak ważne dla rozwoju firmy jest, żeby wszystkie mogły korzystać z tego samego systemu, który zawsze będzie działał.
Rozwiązanie
- Wdrożono program do zarządzania firmą klasy ERP, enova365, który zautomatyzował procesy – od obsługi zamówień, przez fakturowanie i wysyłkę, aż po komunikację z klientami
- Wybrano enova365 w chmurze, dzięki czemu wszystkie sklepy zawsze mają dostęp do systemu
- Wdrożono moduł CRM, który umożliwia interakcję z klientami przy pomocy nowoczesnych kanałów komunikacji (sms, mail)
- Uruchomiono centralny rejestr zamówień, który umożliwia koordynację zamówień oraz optymalizuje koszty dystrybucji
- Wdrożono dodatkowe moduły, dopasowane do potrzeb firmy:
- jako wsparcie logistyczne – integrację z drukarkami Zebra,
- do obsługi płatności – elektroniczne wyciągi bankowe,
- do prowadzenia pełnej księgowości – księgi handlowe i księgę inwentarzową,
- do obsługi serwisu i kalibracji w firmie – dodatek SERWIS,
- do obsługi sprzedaży wysyłkowej – moduły Kurier i Poczta Polska,
- do obsługi sprzedaży internetowej – moduły INTEGRUJĄCE ze sklepami internetowymi.
Efekty
- Realizowanie poszczególnych procesów jest łatwiejsze i szybsze
- Mniejsza liczba pracowników jest w stanie bez wysiłku obsłużyć większą liczbę zamówień
- Obsługa sprzedaży wysyłkowej jest płynna i szybka
- Dzięki wykorzystaniu chmury obliczeniowej system jest dostępny dla wszystkich sklepów 24/7
„Moja firma bardzo dynamicznie się rozwija, w związku z tym wymaga oprogramowania, które będzie bezproblemowo wspierało jej rozwój. enova365 okazała się produktem na miarę potrzeb dynamicznej firmy.”
Paweł Wujcikowski, założyciel Spy Shop
Podsumowanie
Wdrożenie programu ERP dopasowanego do potrzeb szybko rosnącej firmy pomaga w jej transformacji ze średniej firmy w dużego gracza.
enova365 to oprogramowanie, któremu zaufało ponad 17 000 firm, co plasuje je wśród najchętniej wdrażanych systemów klasy ERP w Polsce. A liczba firm korzystających z enova365 ciągle rośnie!
enova365 to jeden z systemów klasy ERP na rynku, który zawsze zmienia się wraz z przepisami i który tak dopasowuje się do zmieniających się potrzeb firm, że można powiedzieć, że myśli za pracowników. Jest tworzony z myślą o ambitnych przedsiębiorstwach, które szukają narzędzia do zarządzania firmą online, jak i hybrydowo.
Więc jeżeli szukasz systemu klasy ERP dla szybko rozwijającej się średniej firmy, nie szukaj dalej. Poznaj pełnię możliwości enova365, wypróbowując wersję demo systemu lub umawiając się na bezpłatną konsultację!
Zyskaj eksperckie wsparcie w optymalizacji procesów w firmie
Jeżeli zastanawiasz się, jaki system klasy ERP wybrać, nie zastanawiaj się dłużej. Porozmawiajmy o tym, jakie wsparcie jest Ci potrzebne.
