Jaki zespół wdrożeniowy zapewni sukces wdrożenia systemu ERP? O odpowiedź na to pytanie poprosiliśmy pięciu ekspertów z wiodących firm wdrożeniowych w Polsce. Pomogli nam oni sformułować 8 zasad, o jakich warto pamiętać przy budowie zespołów wdrażających systemy ERP. Wyjaśnili też jak praca zespołu wdrożeniowego wygląda z punktu widzenia firmy wdrożeniowej.
Spis treści:
- Jak zbudować zespół wdrożeniowy, który zagwarantuje, że wdrożenie systemu ERP przyniesie korzyści? Wskazówki wdrożeniowców
- 8 rzeczy, o których powinna pamiętać każda firma, przygotowująca się do wdrożenia systemu ERP w firmie
Jak zbudować zespół wdrożeniowy, który zagwarantuje, że wdrożenie systemu ERP przyniesie korzyści? Wskazówki wdrożeniowców
Jeżeli jako firma, która planuje wdrożenie systemu ERP zastanawiasz się, jak zorganizować pracę nad wdrożeniem, ten artykuł jest dla Ciebie.
Poprosiliśmy ekspertów, którzy mają za sobą liczne wdrożenia systemów ERP – Autoryzowanych Partnerów enova365 – żeby opowiedzieli, o czym kierownictwo firmy, która wdraża system ERP powinno wiedzieć jeszcze przed wdrożeniem i jak praca zespołu wdrożeniowego wygląda z ich perspektywy.
Odpowiadają oni między innymi na następujące pytania:
- kto powinien być członkiem zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu ERP ze strony klienta?
- jakich specjalistów powinna zapewnić firma wdrożeniowa?
- jaką strukturę powinien mieć zespół wdrożeniowy?
- jak powinien motywować swoich ludzi klient i jak robią to firmy wdrożeniowe?
- w jaki sposób oceniać czy prace zespołu wdrożeniowego idą w dobrym kierunku?
Zapraszamy do lektury!
„Zespół wdrożeniowy należy budować w oparciu o pracowników posiadających najlepszą wiedzę o praktycznym sposobie wykonywania poszczególnych procesów w organizacji. Powinny to być jednocześnie osoby posiadające zdolności liderskie oraz umocowanie do podejmowania decyzji, ponieważ oprócz dużych zmian organizacyjnych wynikających z wdrożenia nowego oprogramowania ERP, istnieją także dziesiątki drobnych decyzji do podjęcia.
Kluczowa jest struktura zespołu. Projekty wdrożeniowe nie lubią demokracji, dlatego potrzebna jest sprawdzona struktura hierarchiczna. Odpowiedni podział ról w postaci komitetu sterującego (w tym sponsora projektu), kierownika projektu oraz właścicieli biznesowych obszarów merytorycznych jest niezbędny do osiągnięcia sukcesu.
Należy przy tym pamiętać, że projekt to dodatkowa praca, wymagająca większego niż na co dzień zaangażowania. Pracownicy włączeni w proces wdrożenia muszą być wysłuchani, odpowiednio zmotywowani i mieć jasno ustalone cele. Samo wdrożenie powinno prowadzić do pozytywnych efektów zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników. W ramach tych efektów rekomenduje się wprowadzenie systemu motywacyjnego opartego na realizowanych celach organizacji. Takie podejście bardziej utożsamia pracowników z podejmowanymi inicjatywami.
Kluczowa w tym wszystkim jest jednak dobra organizacja pracy przez kierowników projektu, zarówno od strony zamawiającego, jak i wykonawcy. Bez bieżącego monitorowania prac wdrożeniowych nawet najlepszy system może okazać się problemem dla firmy, stąd kluczowe dla prac jest bieżące reagowanie na wydarzenia oraz sprawne podejmowanie decyzji”.
„Jaki zespół wdrożeniowy gwarantuje sukces wdrożenia systemu ERP? Odpowiedź nie jest trudna i aż dziw bierze, że trzeba pisać o tym artykuł! Odpowiedź jest oczywista i brzmi: Dobry!
Dobry zespół jest gwarancją sukcesu wdrożenia i lepiej zadane pytanie brzmi: Jak zmontować zespół wdrożeniowy na projekt implementacji ERP, aby odnieść sukces wdrożenia.
Ta oczywista, postawiona powyżej teza o dobrym zespole gwarantującym sukces wymaga jednak pewnych założeń. Umówmy się, że na potrzeby tego tekstu odetniemy się (choć nie krytycznie) od realizacji wdrożeń na podstawie ustalonego standardu systemu (system jest, taki jaki jest i inny nie będzie) oraz od wszelkiego rodzaju pakietów usług profesjonalnych, w których odpowiedzialność za efekt leży po stronie Klienta a dostawca jedynie daje system i gwarantuje określoną dostępność godzin swoich konsultantów.
W naszej wypowiedzi opiszemy zespół realizujący wdrożenie systemu ERP dobrej jakości (co to znaczy?) w relacji dostawca jako podmiot profesjonalny i Klient, który ma prawo się nie znać na wdrożeniach systemów. Opiszemy podejście, które metodycznie w sposób kaskadowy dostarcza końcowy efekt w postaci wdrożonego skutecznie systemu informatycznego.
Pierwszy krok w konstrukcji zespołu powinien leżeć po stronie Klienta. Nawet jeśli nie jest podmiotem profesjonalnym, to powinien być świadomy co oznacza wdrożenie ERP. Po jego stronie powinna zostać wyznaczona osoba, która podejmie się koordynacji działań osób merytorycznie związanych z wdrażanym systemem. Oczywiste, że nie są to ludzie znający system! Przecież on dopiero zostanie wdrożony! Muszą to być jednak osoby, które podejmą się roli liderów wdrożenia w poszczególnych obszarach objętych funkcjonalnością systemu ERP. Ktoś musi odpowiadać za obszar logistyki, ktoś inny za sprzedaż lub gospodarkę magazynową a jeszcze ktoś inny za finanse czy HR. Te osoby będą „interfejsem” pomiędzy wiedzą biznesową i procesową w organizacji Klienta a wiedzą o funkcjach i możliwościach systemu. Będą reprezentować biznesową część tego projektu. Dobór takich osób nie jest łatwy i wymaga właściwych narzędzi motywacyjnych oraz odpowiedniego wsparcia ze strony Zarządu Klienta. O tym jednak nie dzisiaj…
Po stronie dostawcy będzie łatwiej. Przecież spółki, które w realizacji swej misji dostarczają systemy ERP, muszą posiadać stały dostęp do odpowiedniej klasy konsultantów. Jak więc skonstruować zespół po stronie dostawcy? W każdym obszarze funkcjonalnym systemu należy obsadzić rolę konsultanta wiodącego. Jest to osoba o bardzo wysokiej wiedzy o funkcjonalności systemu oraz możliwości jego konfiguracji i parametryzacji. Konsultant wiodący musi posiadać również umiejętność „czytania” biznesu i jego procesów, czyli komunikować się skutecznie z liderami wdrożenia po stronie Klienta. Krok przed tą kompetencją konsultanta wiodącego idzie oczywiście znajomość norm formalno-prawnych w jego obszarze działania. Nie wyobrażam sobie konsultanta obszaru Produkcja niepotrafiącego zdefiniować rodzaju produkcji ani konsultanta obszaru Księgowego, niepotrafiącego rozmawiać o TKW w firmie produkcyjnej. Taka konstrukcja zespołu niesie za sobą jednak pewne ryzyko. Co w sytuacji, gdy zaproponowane rozwiązania wdrożeniowe w jednym obszarze nie będą spójne lub będą wręcz sprzeczne z rozwiązaniami w drugim obszarze funkcjonalnym ERP? Aby zapobiec konfliktom na poziomie funkcji systemu, do zespołu powołuje się konsultanta o bardzo wysokiej świadomości biznesowej i procesowej, połączonej z dużą wiedzą o systemie. Ten „superkonsultant” (mówimy na niego Solution Architect lub Solution Owner) ma za zadanie dbać o to, aby całość rozwiązania była spójna i zaspokajała potrzeby we wszystkich obszarach.
Podsumowując: dobry zespół wdrożeniowy to konsultanci pracujący ze wsparciem architekta rozwiązania, którzy wszyscy utrzymują wysoką jakość w trzech obszarach: znajomość systemu ERP, business acumen oraz właściwe relacje i komunikacja. W tym zakresie nie wolno iść z jakością na kompromis.
Aha…! A co z Project Managerem w zespole? To bardzo ważna rola, ale o tym być może innym razem. O developerach (programistach) i ich współpracy z konsultantami, również nie dziś”.
„Jaki zespół wdrożeniowy gwarantuje sukces wdrożenia systemu ERP? Ten, w którym znajdują się osoby o różnych kompetencjach – zapewni to kompleksowe podejście do wdrożenia. Istotne jest również, by jasno określić rolę każdej osoby uczestniczącej we wdrożeniu, ich zakres odpowiedzialności oraz dbać o ich motywację.
Analitycy określają, jakie funkcje w systemie zrealizują wymagania klienta. Współpracują z klientem, aby zidentyfikować braki i projektują dodatkowe funkcje, modelując przy tym procesy workflow. Wdrożeniowiec (w inSolutions jest to przy okazji specjalista z obszaru merytorycznego, który wdraża), odpowiada za konfigurację systemu w swoim obszarze. Przygotowuje dokumentację wdrożeniową i użytkową dla klienta, przeprowadza szkolenia oraz zapewnia wsparcie w okresie stabilizacji wdrożenia. Programiści są odpowiedzialni za przygotowanie dodatkowych funkcji do systemu, dostosowując go do specyficznych potrzeb klienta. Konsultanci techniczni określają architekturę infrastruktury potrzebną do wdrożenia, wykonują instalację i konfigurację infrastruktury, zapewniają asystę techniczną podczas wdrożenia i w okresie stabilizacji, reagują na problemy z wydajnością i zabezpieczają system przed brakiem dostępności. Lider zespołu wdrożeniowego nadzoruje całość wdrożenia, koordynuje pracę zespołu i zapewnia, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem i budżetem. Reprezentanci po stronie klienta z każdego obszaru merytorycznego wdrożenia biorą udział w pracy zespołu, konsultują, ale nie wchodzą w skład zespołu wdrożeniowego. Są częścią zespołu projektowego, dostarczając niezbędne informacje i wsparcie. Każda z tych ról jest kluczowa dla sukcesu wdrożenia systemu ERP, zapewniając, że wszystkie aspekty projektu są odpowiednio zarządzane i realizowane.
Jeżeli chodzi o motywowanie członków zespołu wdrożeniowego to zaczyna się ono od tego, aby jego członkowie zrozumieli problemy klienta. Kiedy widzą sens tego, co robią, i jak dostarczony system wpłynie na zadowolenie klienta oraz poprawi jego pracę, ich zaangażowanie rośnie.
Kluczowe jest, aby członkowie zespołu mieli świadomość, że ich praca ma realny wpływ na sukces projektu.
Rozumiejąc potrzeby klienta, mogą tworzyć dla niego optymalne rozwiązania, co pozwala im osobiście wnosić wartość do projektu. Wdrożenie systemu ERP staje się wtedy nie tylko zadaniem do wykonania, ale także okazją do spełnienia potrzeb w zakresie samorealizacji, uznania i szacunku. To właśnie te elementy są kluczowe dla utrzymania wysokiej motywacji i zaangażowania w zespole”.
„Na bazie długoletnich doświadczeń we wdrażaniu systemów ERP podkreślamy znaczenie współpracy zarówno w samych zespołach, jak i – gdy w grę wchodzą wdrożenia wieloobszarowe – między zespołami oraz z zespołem wyznaczonym do współpracy ze strony Klienta. Od współpracy zespołu np. w restauracji (na marginesie – świetnie przedstawione relacje i komunikacja w serialu „The Bear”) odróżnia nas zaangażowanie po obu stronach (XLE / Klient), by uzyskać efekt jak najlepiej dopasowanego systemu do potrzeb przedsiębiorstwa w sposób efektywny. Podkreślam jeszcze raz – przedsiębiorstwa – a nie jednego pracownika.
Jak zapewniamy efektywną komunikację w trakcie realizacji projektów wdrożeniowych w XLE? Standardowo w projektach obie strony mają wyznaczoną osobę – koordynatora czy kierownika. Określamy też sposób komunikowania, raportowania, spotkań. Na czele każdego zespołu wdrożeniowego stoi Lider, który dba o sprawne przeprowadzenie analizy i wdrożenia, koordynację.
Co więcej, Lider to często wdrożeniowiec-ekspert w swoim obszarze na przykład księgowości, kadr i płac czy handlu, który jest wsparciem dla mniej doświadczonych członków zespołu. Istotnym wsparciem dla „świeżaków” i nie tylko są opracowane przez nas procedury. Pracownicy mogą w każdej chwili skorzystać z tej bazy pomocnych „tipów”.
Każdy projekt na bieżąco wnikliwie śledzimy, dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja w przypadku pojawiających się przeszkód. Efektywna współpraca zapobiega przerodzeniu sytuacji związanej np. z przeszkodą w konflikt.
Kolejnym cennym elementem zespołu XLE w projektach wdrożeniowych jest Obsługa Klienta – to tutaj jest centrum dowodzenia mailami i telefonami od Klientów, pomoc w trakcie prezentacji systemu, przekazie dokumentacji projektowej.
A co jest najlepszym motywatorem dla nas i dla całego zespołu? Gdy zadowolony Klient przekazuje nam referencje i poleca nasze usługi innym przedsiębiorcom”.
„Wdrożenie systemu ERP przypomina budowę domu. Wymaga odpowiedniego planowania, zaangażowania i ścisłej współpracy między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Podobnie jak przy budowie, kluczowe jest, aby każdy uczestnik projektu wiedział, co do niego należy i jakie są jego oczekiwania. Niezbędne jest jednak nie tylko zaangażowanie zespołu wykonawczego, ale także aktywna rola inwestora, czyli firmy, która wdraża system.
Zespół wdrożeniowy to fundamenty projektu – tak jak fundamenty domu muszą być solidne, dobrze zaplanowane i zróżnicowane, aby całość konstrukcji była stabilna. Dlatego kluczowe jest, aby w zespole znalazły się osoby z różnych działów firmy. Wyobraź sobie, że budujesz dom i decydujesz się zatrudnić wyłącznie architekta, ale nie angażujesz specjalistów od elektryki czy hydrauliki. Efekt? Nawet najlepiej zaplanowana przestrzeń nie będzie funkcjonować bez kluczowych instalacji. Tak samo w ERP – każdy dział, który będzie korzystał z systemu, musi być reprezentowany w zespole wdrożeniowym. Dlaczego? Bo system ma służyć całej firmie, a nie tylko jednemu działowi.
Każdy członek zespołu ma swoją rolę, podobnie jak przy budowie domu. Kierownik projektu jest jak generalny wykonawca – zarządza pracami, dba o harmonogram, pilnuje, aby wszystkie elementy były na swoim miejscu. Przedstawiciele poszczególnych działów to specjaliści, którzy odpowiadają za swoje „piętra” systemu – dział finansowy dba o właściwe wdrożenie modułów księgowych, dział HR za moduły kadrowe, a logistyka pilnuje swoich narzędzi. Bez ich współpracy system może działać, ale będzie pełen luk i niedopasowań, co w dłuższej perspektywie zniweczy cały wysiłek.
Komunikacja jest kluczem do sukcesu. Wyobraź sobie plac budowy, na którym ekipy nie rozmawiają ze sobą – jedni kładą dach, podczas gdy drudzy zaczynają dopiero stawiać ściany. Taka sytuacja prowadzi do chaosu, opóźnień i dodatkowych kosztów. W zespole wdrożeniowym ERP podobne problemy mogą pojawić się, jeśli nie ma jasnej i otwartej komunikacji. Regularne spotkania, na których wszyscy omawiają postępy, problemy i wyzwania, są niezbędne, aby uniknąć konfliktów i nieporozumień. Transparentność działań i wspólne ustalanie priorytetów pozwalają zachować spójność w działaniu i uniknąć niepotrzebnych napięć.
Oczywiście, każde wdrożenie to proces, który wymaga motywacji. Członkowie zespołu wdrożeniowego muszą czuć, że ich praca ma sens. Jeśli pracownicy widzą, że ich zaangażowanie przynosi konkretne korzyści – uproszczone procesy, automatyzację pracy, oszczędność czasu – to ich motywacja rośnie. To jak budowlańcy widzący, jak dom zaczyna nabierać kształtów – kiedy widzą efekty swojej pracy, działają z większym zapałem.
Ocenianie postępów to nieodzowny element wdrożenia. Na placu budowy nikt nie czeka do końca, żeby zobaczyć efekt – inspekcje i kontrole odbywają się na każdym etapie. Tak samo w projekcie ERP – trzeba regularnie sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy cele są realizowane, a zespół trzyma się ustalonych kamieni milowych. Bez tego istnieje ryzyko, że na końcu projektu pojawią się poważne luki, które będą kosztowne do naprawienia.
Najważniejsze przy wdrożeniu systemu ERP jest pełne zaangażowanie obu stron – wykonawcy i zamawiającego. Wdrożenie systemu ERP nie jest tylko zadaniem dla firmy technologicznej. To wspólny projekt, gdzie zamawiający odgrywa równie ważną rolę, jak wykonawca. Tylko wtedy, kiedy wszystkie strony współpracują, możemy zbudować solidny, nowoczesny i funkcjonalny system, który będzie skutecznie wspierał rozwój firmy, niczym dobrze zaprojektowany i zbudowany dom, w którym z przyjemnością się mieszka.”
8 rzeczy, o których powinna pamiętać każda firma, przygotowująca się do wdrożenia systemu ERP w firmie
Korzystając z powyższych wskazówek ekspertów sformułowaliśmy 8 elementów, o których powinny pamiętać firmy, przygotowujące się do wdrożenia systemu ERP.
1. Do współpracy z firmą wdrożeniową oddeleguj odpowiednich ludzi.
Najlepiej, żeby byli to pracownicy, którzy świetnie znają przebieg procesów w firmie, mają zdolności menedżerskie i uprawnienia do podejmowania decyzji.
2. Zadbaj o to, by w zespole wdrożeniowym reprezentowany był każdy dział, który będzie korzystał z systemu ERP.
Pozwoli to zagwarantować, że system ERP będzie dobrze dopasowany do potrzeb całego przedsiębiorstwa.
3. Jasno określ obowiązki osób, które będą współpracować z firmą wdrożeniową w czasie wdrożenia.
Upewnij się, że każdy pracownik oddelegowany do pracy nad projektem wdrożenia systemu ERP z Twojej (klienta) strony rozumie swoje obowiązki i zakres odpowiedzialności.
4. Wyznacz odpowiednie role w zespole wdrożeniowym po swojej (klienta) stronie.
Pozyskaj sponsora projektu, czyli osobę z wyższego kierownictwa organizacji, która będzie wspierać zespół wdrożeniowy i ułatwiać mu realizację zadań.
Jeszcze przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych obsadź rolę kierownika projektu, który ma wiedzę i uprawnienia decyzyjne, żeby skoordynować wszystkie działania po stronie klienta oraz właścicieli/ liderów biznesowych obszarów merytorycznych.
5. Upewnij się, że firma wdrożeniowa oddelegowała do zespołu wdrożeniowego osoby o odpowiednich kompetencjach.
Warto by zespół wdrożeniowy wspierał nie tylko konsultant wiodący – osoba, która perfekcyjnie zna funkcje systemu i możliwości jego konfiguracji, ale także rozumie biznes i umie się komunikować z liderami wdrożenia po stronie klienta – ale także Solution Architect, który zadba o to, aby całość rozwiązania była spójna i zaspokajała potrzeby we wszystkich obszarach. Konieczne jest także wsparcie analityków, wdrożeniowców oraz programistów.
6. Motywuj pracowników, będących członkami zespołu wdrożeniowego.
W tym celu sprawdza się wprowadzenie systemu motywacyjnego, powiązanego z realizacją celów organizacji.
7. Upewnij się, że pracownicy Twojej firmy, którzy współpracują z firmą wdrożeniową mają czas na tą pracę.
Projekt wdrożenia systemu ERP może zabrać niektórym pracownikom dużo czasu, więc część ich obowiązków musi zostać przejęta przez inne osoby.
8. Szybko reaguj na ewentualne przeszkody, jakie pojawiają się w czasie realizacji projektu wdrożeniowego.
Pomoże to zapobiec konfliktom i innym problemom.
Więcej o tym, jakie dobre praktyki warto wprowadzić na etapie wdrożenia systemu ERP dowiesz się z artykułu Jak wdrożyć system ERP: etapy, metody i dobre praktyki
Masz pytanie o pracę zespołu wdrożeniowego? Umów się na bezpłatną prezentację, w czasie której nasz Autoryzowany Partner nie tylko przedstawi Ci możliwości zespołu enova365, ale także odpowie na każde pytanie dotyczące procesu wdrożenia.
