System informatyczny, aby mógł odpowiednio efektywnie służyć użytkownikom, musi być stale monitorowany i rozwijany. Na czym dokładnie polega utrzymanie systemu informatycznego i jakie są dobre praktyki w tym zakresie?
Spis treści:
- Wprowadzenie do utrzymania systemu informatycznego
- Kluczowe elementy utrzymania systemu informatycznego
- Procesy utrzymania systemu informatycznego
- Wyzwania związane z utrzymaniem systemu informatycznego
- Dobre praktyki w utrzymaniu systemu informatycznego
- Jakie korzyści daje skuteczne utrzymanie systemów informatycznych?
Najważniejsze informacje:
- Zadbanie o odpowiednie utrzymanie systemu informatycznego jest kluczowe dla zapewnienia efektywności, niezawodności i bezpieczeństwa operacji.
- Regularny monitoring systemów, zarządzanie zmianami, aktualizacja oprogramowania to tylko niektóre działania gwarantujące sprawne działanie systemów informatycznych.
- Właściwe utrzymanie systemu informatycznego przekłada się na jego niezawodność i bezpieczeństwo przy kontroli kosztów.
- Zarządzanie systemami informatycznymi wymaga strategicznego podejścia, wdrażania najlepszych praktyk oraz inwestowania w nowe technologie.
Wprowadzenie do utrzymania systemu informatycznego
Utrzymanie systemów informatycznych jest procesem, który ma na celu zapewnienie bezproblemowej, ciągłej pracy, a także optymalizację komponentów infrastruktury IT organizacji. Zadbanie o odpowiednie utrzymanie systemu informatycznego jest kluczowe dla zapewnienia efektywności, niezawodności i bezpieczeństwa operacji. Korzystanie z najnowszych technologii wpływa także na wydajność pracy i podnosi konkurencyjność przedsiębiorstwa. Jakie są najważniejsze elementy utrzymania systemu informatycznego?
Kluczowe elementy utrzymania systemu informatycznego
Regularny monitoring systemów, zarządzanie zmianami, aktualizacja oprogramowania to tylko niektóre działania gwarantujące sprawne funkcjonowanie systemów informatycznych. Niezwykle istotne jest też ich ciągłe doskonalenie, dzięki czemu mogą stale wspierać realizację celów biznesowych przedsiębiorstwa.
W przypadku systemów ERP enova365 utrzymaniem systemów informatycznych zajmuje się sieć Autoryzowanych Partnerów oraz producent, który zapewnia aktualizacje systemu, update’y technologiczne, nowe funkcje oraz stabilny rozwój aplikacji.
Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom utrzymania systemu informatycznego.
Monitoring systemu
Monitoring systemu umożliwia kontrolę nad funkcjonowaniem usługi. Monitorowane są kluczowe parametry systemu, aby w razie potrzeby móc sprawnie dotrzeć do źródła ewentualnych problemów.
Aktualizacje i patchowanie
Systemy informatyczne powinny być na bieżąco aktualizowane. Posiadanie nieaktualnej wersji może zwiększać ryzyko wystąpienia problemów. Dlatego nadzór i wsparcie przy aktualizacjach systemu są niezwykle ważne.
Patchowanie to instalacja aktualizacji producenta. W przypadku enova365 klienci posiadający ważną gwarancję na system mają dostęp do nowych wersji oprogramowania, zawierających między innymi aktualizacje do zmian w przepisach polskiego prawa.
Zarządzanie bezpieczeństwem
Zapewnienie bezpieczeństwa w przypadku systemów informatycznych to ciągły proces, który polega między innymi na stałej ocenie bieżącej sytuacji, a także określaniu potrzeb i dostosowywaniu konfiguracji. Niewłaściwe zarządzanie bezpieczeństwem może skutkować utratą informacji niejawnych bądź danych osobowych, co z kolei może nieść poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa.
Istotne jest nie tylko zapewnienie nowoczesnych systemów informatycznych, ale też niezawodnego oprogramowania.
System ERP enova365, dzięki aktualizacjom systemu wprowadzającym zmiany technologiczne oraz prawne, zapewnia stałe bezpieczeństwo biznesowe przedsiębiorstw. W rezultacie użytkownicy otrzymują aktualne oprogramowanie, zapewniające stabilność systemu oraz bezpieczeństwo danych.
Czytaj także: Bezpieczeństwo danych w chmurze – jak to działa?
Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych
Każda firma powinna chronić swoje dane i regularnie tworzyć kopie zapasowe oraz odpowiednio przechowywać informacje. Dzięki temu można odzyskać dane, które mogą zostać utracone z powodu problemów ze sprzętem, uszkodzenia plików, utraty danych lub ich omyłkowego usunięcia.
Specjaliści są w stanie szybko i skutecznie rozwiązywać tego typu problemy techniczne, co pozwala zminimalizować przestoje w organizacji. Zadania związane z tego typu problemami polegają zwykle na:
- naprawie uszkodzonych plików,
- rozwiązywaniu problemów związanych z błędami w kopiach zapasowych,
- planowaniu wykonania kopii zapasowych,
- sprawdzaniu, czy proces przebiegł prawidłowo,
- planowaniu odzyskiwania danych po awarii,
- archiwizacji danych.
Oprócz regularnego tworzenia kopii zapasowych bardzo ważne jest również posiadanie dobrego i kompleksowego planu odzyskiwania danych po awarii.
Czytaj także: Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo w biurach rachunkowych – najlepsze praktyki
Zarządzanie zasobami
Zarządzanie zasobami informatycznymi jest niezbędne do monitorowania stanu zasobów w organizacji. Pozwala gromadzić informacje na temat posiadanego wyposażenia, a także monitorować jego pełny cykl życia, obejmujący:
- wdrażanie,
- utrzymywanie,
- rozliczanie,
- terminowe wyłączanie z użytku wyeksploatowanych zasobów.
Gwarantuje to sprawne działanie sprzętu, aktualność systemów oraz bezpieczeństwo danych.
Odpowiednie zarządzanie zasobami IT wspiera procesy inwentaryzacji oraz wpływa na optymalizację zużycia zasobów. To także obowiązek każdej organizacji, który musi być realizowany regularnie i długotrwale.
Procesy utrzymania systemu informatycznego
Utrzymanie systemu informatycznego składa się z wielu procesów, zapewniających niezawodność i bezpieczeństwo.
Identyfikacja i zarządzanie incydentami
Incydentem jest każe nieplanowane zdarzenie niebędące częścią standardowego działania usługi, powodujące lub mogące spowodować przerwę w dostarczaniu usługi informatycznej.
Identyfikacja i zarządzanie incydentami obejmuje procesy, które mają na celu przywrócenie normalnego działania usługi oraz ograniczenie wpływu incydentu na procesy biznesowe.
Incydenty mogą różnić się poziomem ważności – mogą być praktycznie niezauważalne bądź też powodować poważną awarię infrastruktury, a w efekcie sparaliżować działanie organizacji.
Wśród rodzajów procesów zarządzania incydentami można wyróżnić:
- identyfikację,
- rejestrację i kategoryzację incydentu,
- priorytetyzację incydentu,
- rozwiązywanie incydentów przez wsparcie pierwszego i drugiego poziomu,
- zamknięcie incydentów,
- raportowanie.
Prawidłowe zarządzanie incydentami jest niezbędne w każdej organizacji i pozwala ograniczyć negatywne skutki incydentów oraz umożliwia przywrócenie procesów biznesowych do normalnego stanu działania w możliwie jak najkrótszym czasie.
Zarządzanie problemami
O Ile incydentem jest każde nieplanowane zdarzanie niebędące częścią standardowego działania usługi, powodujące bądź mogące spowodować przerwę w dostarczaniu usługi informatycznej, to problemem jest z kolei zdarzenie będące przyczyną lub też potencjalną przyczyną co najmniej jednego incydentu.
Zarządzanie problemami to proces rozpoznawania przyczyn incydentów oraz zarządzania nimi. Pozwala usprawnić zarządzanie incydentami poprzez wczesne wykrywanie oraz eliminowanie powtarzających się błędów destabilizujących środowisko. W efekcie możliwe jest:
- skrócenie czasu rozwiązywania problemów,
- unikanie kosztownych incydentów,
- zwiększenie produktywności,
- ciągłe doskonalenie usługi,
- wzrost satysfakcji klienta.
Zarządzanie zmianami
Zarządzanie zmianami to sposób zarządzania usługami mający na celu zminimalizowanie ryzyka oraz przerw w dostawie usług IT w trakcie wprowadzania zmian w systemach i usługach o znaczeniu krytycznym.
Działania związane z zarządzaniem zmianami mają na celu ograniczenie liczby incydentów oraz spełnienie standardów regulacyjnych. Zapewnia to sprawną i szybką obsługę zmian w infrastrukturze i kodzie IT.
Można wyróżnić pięć głównych działań związanych z implementacją zmian w organizacji:
- rejestrowanie,
- planowanie,
- zatwierdzenie,
- wykonanie,
- ocena.
Właściwe zarządzanie zmianą może przynieść organizacji wiele korzyści. Przede wszystkim poprawia jej funkcjonowanie i zapewnia ciągłe doskonalenie. W przypadku odpowiednio podejmowanych działań możliwa jest automatyzacja procesów, a w rezultacie obniżenie kosztów ciągłych modyfikacji.
Zarządzanie konfiguracją
To proces polegający na śledzeniu poszczególnych elementów konfiguracji systemu IT. Zarządzanie konfiguracją oprogramowania jest z kolei procesem, który śledzi i monitoruje zmiany w metadanych konfiguracji systemu oprogramowania.
Zarządzanie konfiguracją ułatwia budowanie wydajnych i stabilnych systemów dzięki wykorzystaniu narzędzi, które automatycznie zarządzają aktualizacjami danych konfiguracji oraz monitorują je. Do etapów zarządzania konfiguracją można zaliczyć:
- identyfikację – gromadzenie informacji,
- ustanowienie punktu odniesienia – określonego stanu ustawień,
- kontrolę wersji,
- audyt.
Zarzadzanie konfiguracją jest niezbędne do zarządzania złożonymi systemami oprogramowania. Brak takiego procesu może powodować poważne problemy w zakresie wydajności, czasu działania oraz możliwości skalowania systemu.
Wyzwania związane z utrzymaniem systemu informatycznego
Prawidłowe utrzymanie systemu informatycznego oznacza zmierzenie się z wieloma wyzwaniami. Jakimi?
- Złożoność systemów
Współczesne systemy informatyczne są coraz bardziej złożone i skomplikowane, co utrudnia ich administrację.
- Szybkie tempo zmian technologicznych
Konieczność ciągłego dostosowywania systemów do szybko zmieniających się potrzeb biznesowych wymaga odpowiednich zasobów.
- Zagrożenia bezpieczeństwa
Systemy i dane wymagają coraz lepszej ochrony przed cyberzagrożeniami.
- Koszty utrzymania
Utrzymanie nowoczesnych systemów IT wymaga odpowiednich, niemałych nakładów finansowych.
Dobre praktyki w utrzymaniu systemu informatycznego
Aby sprostać wyzwaniom związanym z utrzymaniem systemów informatycznych, należy stosować odpowiednie metody i rozwiązania. Oto najważniejsze z nich:
- automatyzacja procesów,
- monitorowanie i analiza logów,
- regularne tworzenie kopii zapasowych i ich testowanie,
- opracowanie szczegółowej dokumentacji,
- wdrażanie narzędzi do zarządzania konfiguracją,
- szybkie usuwanie luk w zabezpieczeniach i aktualizacja oprogramowania,
- szkolenia dla zespołu IT.
Niezbędną praktyką jest również zapewnienie stałego kontaktu na linii organizacja – specjaliści IT, co podkreśla Tomasz Ojrzyński z Datio Sp. z o.o., Autoryzowany Partner Soneta:
„Bardzo ważnym aspektem współpracy jest odpowiednia komunikacja, która odbywa się online z wykorzystaniem technologii informatycznych. Właściwy przepływ informacji usprawnia proces, pozwala rozdysponować zadania w zespole i monitorować rezultaty. To również duże wsparcie w realizacji celów organizacji.”
Więcej wskazówek Tomasza Ojrzyńskiego na temat tego, jak dbać o utrzymanie systemu informatycznego znajdziesz w poniższym materiale wideo.
Jakie korzyści daje skuteczne utrzymanie systemów informatycznych?
Właściwe utrzymanie systemu informatycznego przekłada się na jego niezawodność i bezpieczeństwo przy kontroli kosztów. Ponadto pozwala organizacji szybko reagować na zmiany biznesowe oraz zwiększać przewagę konkurencyjną.
W przypadku systemu ERP enova365 wsparcie zapewniają Autoryzowani Partnerzy specjalizujący się w doradztwie, wdrożeniu oprogramowania oraz asyście technicznej.
Partner, który wdraża enova365 w danej organizacji, najlepiej zna jej potrzeby i wie w jaki sposób jej pomóc!
Soneta, jako producent, zapewnia aktualizacje oprogramowania, wprowadzające nowe funkcje czy dostosowujące system do zmian w przepisach polskiego prawa.
Podsumowanie
Odpowiednie utrzymanie i administracja systemów informatycznych jest niezbędne w przypadku każdej organizacji, której zależy na efektywnym funkcjonowaniu. Zarządzanie systemami informatycznymi wymaga strategicznego podejścia, wdrażania najlepszych praktyk oraz inwestowania w nowe technologie. Daje to gwarancję niezawodności i bezpieczeństwa systemów. Właściwe procedury związane z utrzymaniem systemów IT pozwalają organizacjom szybko reagować na wyzwania biznesowe oraz zwiększać swoją przewagę konkurencyjną.
Jeśli chcesz poznać pełnię możliwości enova365, sprawdź wersję demonstracyjną naszego oprogramowania. Możesz również umówić się na prezentację, w czasie której chętnie przedstawimy możliwości systemu. Pokażemy Ci, w jaki sposób skutecznie wykorzystasz go do realizacji strategii biznesowej w swojej firmie.
