Prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa wymaga synergii wielu procesów i stałej optymalizacji działań. Ze względu na to, że środowisko biznesowe podlega ciągłym zmianom, przedsiębiorstwa muszą również stawiać czoła wielu wyzwaniom. Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie nowoczesnego systemu ERP? Jest ich niemało.
Spis treści:
- Główne obszary zastosowania ERP
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP
- ERP – wdrożenie
- ERP – przykłady
- Podsumowanie
Najważniejsze informacje
- System ERP integruje wszystkie procesy, dzięki czemu zarządzanie firmą staje się prostsze i efektywne.
- Wdrożenie ERP w kluczowych obszarach przedsiębiorstwa pozwala stworzyć system informatyczny idealnie dostosowany do jego potrzeb i celów.
- Wdrożenie ERP oznacza wsparcie na praktycznie każdym etapie rozwoju firmy.
- System ERP enova365 to skalowalne rozwiązanie, które można dostosować do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.
Główne obszary zastosowania ERP
System ERP integruje wszystkie procesy, dzięki czemu zarządzanie staje się prostsze i efektywne. To uniwersalne i skalowalne narzędzie ułatwiające prowadzenie biznesu, niezależnie od branży.
Systemy ERP składają się z modułów, które usprawniają wybrane obszary działania organizacji. Dane z poszczególnych obszarów (modułów) znajdują się w jednej wspólnej bazie danych, co daje kompleksowy wgląd w procesy całej organizacji. Co istotne, przedsiębiorca ma możliwość wdrażania poszczególnych modułów w miarę potrzeb, aby sukcesywnie usprawniać poszczególne obszary działania firmy. W ten sposób nie ma potrzeby wymiany systemu, ponieważ ERP „rośnie” razem z firmą.
Wdrożenie ERP w kluczowych obszarach przedsiębiorstwa pozwala tworzyć system informatyczny idealnie dostosowany do jego potrzeb i celów.
Główne obszary zastosowania systemu ERP i moduły:
Finanse i księgowość
Zastosowanie systemu ERP w obszarze Finanse i księgowość pozwala zarządzać wszystkimi aktywnościami finansowymi w firmie oraz prowadzić księgowość zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowanie wielu czynności codziennie wykonywanych przez księgowych. Wykorzystanie systemu w tym obszarze umożliwia również lepsze panowanie i kontrolę wydatków. To duże ułatwienie w zarządzaniu finansami oraz codzienne wsparcie w zarządzaniu fakturami.
Moduł Finanse i księgowość enova365 posiada specjalne mechanizmy weryfikujące spójność oraz poprawność danych, co zapobiega popełnianiu błędów. Dodatkowo system enova365 jest zawsze zgodny z przepisami i aktualizowany, gdy zmieniają się regulacje prawne.
Sprzedaż i CRM
Wykorzystanie systemu ERP w obszarze, jakim jest Sprzedaż i CRM, umożliwia dokumentowanie działań podjętych w procesie sprzedaży. W jednym miejscu zbierane są dane klientów, historia ich transakcji oraz kontaktów z firmą. W efekcie pracownicy zyskują wiedzę niezbędną do obsługi.
Moduł Sprzedaż i CRM w enova365 automatyzuje rozmaite procesy sprzedażowe – tworzenie ofert, ewidencję i przetwarzanie zamówień, czy fakturowanie. Wykorzystuje przy tym dane z innych obszarów działania firmy, co przekłada się na większą efektywność obsługi klientów.
Handel i magazyn
Zastosowanie systemów ERP w obszarze Handel i magazyn pozwala usprawnić i zautomatyzować wystawianie dokumentów sprzedaży i zakupu, a także ofertowanie i ewidencję zamówień. Dzięki możliwościom, jakie daje system ERP, można zoptymalizować zarządzanie magazynem, między innymi umożliwiając indywidualne dostosowanie obrotu magazynowego do potrzeb firmy.
Moduł Handel i magazyn w enova365 usprawnia obsługę e-commerce, jak również zapewnia bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań. Wykorzystanie tego rozwiązania oznacza także możliwość samofakturowania, lepsze gospodarowanie odpadami i integrację z KSeF, który prędzej czy później będzie rozwiązaniem obligatoryjnym dla przedsiębiorców.
Kadry, płace i HR
W obszarze kadr, płac i HR system ERP pozwala zarządzać całą działalnością przedsiębiorstwa. Korzystanie z tego rozwiązania to prostsza księgowość oraz oszczędność czasu i pieniędzy, a przy tym ryzyko błędów ograniczone do minimum. Wykorzystanie systemów ERP w tym zakresie oznacza również szybsze uzyskiwanie informacji finansowych, a co za tym idzie możliwość podejmowania lepszych, bardziej świadomych decyzji finansowych.
W przypadku enova365 moduł kadrowo-płacowy daje możliwość ewidencji umów o pracę oraz innych rodzajów umów z pracownikami. Za jego pomocą można naliczać i rozliczać wynagrodzenia, rejestrować czas pracy i nieobecności, a także obsługiwać PPK. Moduł ułatwia codzienne czynności wykonywane przez księgowych, jak generowanie i wysyłka deklaracji, import zwolnień z PUE ZUS, czy ewidencję obowiązkowych szkoleń i dokumentacji pracowniczej.
Produkcja
Wykorzystanie systemów ERP w firmach produkcyjnych to wsparcie w zakresie tworzenia harmonogramu produkcji i zarządzania zleceniami produkcyjnymi. W ten sposób można zaplanować i rozłożyć produkcję, aby zapewnić jej ciągłość oraz optymalne wykorzystanie zasobów firmy. Dzięki temu, możliwe jest uniknięcie opóźnień w realizacji zleceń produkcyjnych. Można również zoptymalizować koszty produkcyjne związane z realizacją zleceń.
Moduł Produkcja dostępny w enova365 posiada szeroki zakres funkcji związanych z zarządzaniem produktem i zasobami produkcyjnymi. Usprawnia harmonogramowanie prac oraz raportowanie zdarzeń produkcyjnych. Pozwala tworzyć wzorcowe operacje będące elementami produkcji. Automatyzuje procesy produkcyjne oraz posiada narzędzia informujące o postępie prac w trybie offline. Moduł Produkcja powiązany jest z innymi modułami enova365, w tym z modułem handlowo-magazynowym, co usprawnia obieg informacji i umożliwia generowanie zleceń produkcyjnych na podstawie zamówień.
Czytaj także: System ERP dla produkcji – jak enova365 usprawnia zarządzanie produkcją?
Procesy
Systemy ERP zapewniają narzędzia, dające możliwość zdefiniowania zaawansowanych zasad i procedur, które pozwalają usprawnić zadania, wymagające określonej sekwencji działań.
W przypadku enova365 za usprawnienie przebiegu zadań odpowiada moduł Workflow. Za jego pomocą można zaprojektować przebieg procesów polegających na dystrybucji informacji oraz dokumentów między pracownikami. System wysyła powiadomienia o zadaniach do wykonania oraz podpowiada ewentualne działania. W rezultacie praca staje się szybsza, efektywna i obarczona jest dużo mniejszym ryzykiem powstania błędów.
Czytaj także: Moduł Workflow od enova365 – jak działa?
Raporty i analizy
Raporty i analizy to jeden z kluczowych obszarów wykorzystania systemu ERP. Zwykle odpowiada za niego moduł Business Intelligence, umożliwiający sprawne generowanie różnego rodzaju analiz i raportów. Dzięki natychmiastowemu pozyskiwaniu danych dotyczących aktualnej sytuacji firmy, wykorzystanie BI w bardzo szerokim zakresie wspiera procesy decyzyjne w przedsiębiorstwie.
Moduł Business Intelligence w enova365 umożliwia analizowanie dużej ilości danych pochodzących z różnych obszarów działania firmy. Na tej podstawie można łatwiej podejmować kluczowe decyzje, sprawdzać aktualną kondycję firmy i lepiej wykorzystywać rozmaite szanse rynkowe.
Nieruchomości
Wykorzystanie systemów ERP w obszarze nieruchomości oznacza dostęp do doskonałych narzędzi pozwalających na monitorowanie spraw związanych z nieruchomościami, należącymi do firmy.
W przypadku enova365 moduł Nieruchomości usprawnia wszystkie procesy związane z nieruchomościami komercyjnymi, biurowymi i mieszkaniowymi. Pozwala zarządzać różnymi typami nieruchomościami: budynkami, budowlami, obiektami tymczasowymi, czy gruntami. Umożliwia obsługę wszystkich procesów biznesowych realizowanych w obszarze nieruchomości. Ponadto integruje zarządzanie nieruchomościami z innymi funkcjami przedsiębiorstwa.
Nowoczesne systemy ERP znajdują zastosowanie także w innych obszarach działalności przedsiębiorstw. enova365 posiada aż kilkadziesiąt modułów do wyboru, między innymi:
- Praca Hybrydowa
- Flota Samochodowa
- Przedstawiciel Handlowy
- Windykacja
- Szkolenia
- Serwis
Wybór odpowiednich modułów powinien być podyktowany realnymi potrzebami przedsiębiorstwa. System ERP enova365 to skalowalne rozwiązanie, które daje możliwość dostosowania do zmieniających się potrzeb organizacji. Wdrożenie ERP enova365 oznacza więc wsparcie na praktycznie każdym etapie rozwoju firmy.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP
W zależności od wybranych modułów systemu ERP oraz specyfiki danego przedsiębiorstwa, korzyści z wdrożenia ERP mogą być bardzo różne. Implementacja systemu oznacza usprawnienie niemal każdego aspektu działania firmy. Na takim rozwiązaniu zyskują zarówno mniejsze, dopiero rozwijające się firmy, jak też duże przedsiębiorstwa. Wśród ogólnych zalet zastosowania systemów ERP wymienić można:
- Redukcję kosztów – wdrożenie systemu ERP wpływa, między innymi, na poprawę efektywności procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, co w dłuższej perspektywie przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych.
- Zwiększenie efektywności pracy – np. produkcji, sprzedaży, czy pracowników, między innymi poprzez automatyzację wielu procesów.
- Łatwiejszy dostęp do informacji – dzięki systemom ERP użytkownicy zyskują dostęp do kompleksowej wiedzy na temat kondycji firmy, co pozwala szybciej i trafniej podejmować decyzje biznesowe.
- Oszczędność czasu pracowników – między innymi na ewidencję dokumentów, przygotowanie raportów, kompletację zamówień.
- Poprawę i kontrolę jakości – system ERP pozwala na monitorowanie i wgląd do pełnych danych, między innymi dotyczących przebiegu procesów zachodzących w obrębie przedsiębiorstwa, testów kontrolnych, czy jakości surowców. Kontrola jakości ma także ogromne znaczenie w przypadku obsługi klienta.
- Szybsze podejmowanie decyzji – wszystkie kluczowe dane, niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych, są agregowane i prezentowane w czasie rzeczywistym w jednym systemie, jakim jest ERP. Integruje on różne obszary działalności, dając dostęp do pełnej wiedzy na temat bieżącego stanu przedsiębiorstwa.
- Optymalizację procesów produkcyjnych – wykorzystanie systemu ERP ułatwia monitorowanie i zarządzanie procesem produkcyjnym, w tym również zapasami, zamówieniami, harmonogramem produkcji, kosztami oraz jakością produktów. W efekcie możliwe jest zwiększenie wydajności produkcji oraz usprawnienie wszystkich procesów w jej obrębie.
- Poprawę bezpieczeństwa danych – dzięki cyfryzacji można ograniczyć dokumentację papierową, zwiększając bezpieczeństwo przepływu danych w firmie. Ponadto nowoczesne systemy ERP zapewniają maksymalny poziom bezpieczeństwa, niezależnie od wybranej opcji.
- Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów – systemy ERP, jak enova365, maksymalnie utrudniają popełnianie błędów przez pracowników. Na przykład moduły księgowe uniemożliwiają wykonanie operacji, która jest niezgodna z przepisami.
- Zgodność z przepisami – system ERP enova365 jest oprogramowaniem, które jest na bieżąco aktualizowane w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. To gwarancja bezpieczeństwa dla biznesów, które działają w Polsce.
ERP − wdrożenie
W przypadku systemów ERP wdrożenie składa się z kilku etapów. Może być również przeprowadzone metodą tradycyjną (kaskadową, waterfall) oraz w metodyce zwinnej (agile). Metoda tradycyjna obejmuje 5 etapów, a każdy z nich ma za zadanie realizować konkretne cele:
- Planowanie wdrożenia
Etap, podczas którego tworzony jest zespół projektowy odpowiedzialny za wdrożenie ERP w firmie. Realizuje on wiele różnorodnych zadań, a jednym z najważniejszych jest określenie wymagań, jakie powinien spełniać system ERP. Zrozumienie problemów w przebiegu aktualnych procesów i źródeł braku efektywności w przedsiębiorstwie to kluczowe zadania zespołu. Zajmuje się on również stworzeniem harmonogramu działań, zapewnieniem zasobów ludzkich zaangażowanych w projekcie oraz zarządzaniem projektem.
- Analiza przedwdrożeniowa
Rzetelna analiza przedwdrożeniowa spełnia wiele funkcji. Przede wszystkim pozwala na zidentyfikowanie nieefektywnych działań firmy, zaprojektowanie nowego, wydajniejszego przebiegu procesów oraz określenie wszystkich wymagań względem nowego systemu. W ten etap działań powinni być zaangażowani przyszli użytkownicy systemu, ponieważ to zwiększa szanse na sprawne wdrożenie rozwiązań oraz zaspokojenie realnych potrzeb pracowników.
- Wdrożenie ERP
Wdrożenie ma na celu stworzenie funkcjonalnego systemu ERP. Zakres działań obejmuje konfigurację oprogramowania oraz, jeśli jest to konieczne, budowę rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. W ramach wdrożenia konieczna może być również integracja systemu ERP z oprogramowaniem obecnie wykorzystywanym w firmie, które nie zostanie zastąpione systemem ERP. W ramach wdrożeniowych wykonywana jest ponadto migracja danych z poprzednio wykorzystywanego oprogramowania oraz testowanie poszczególnych modułów i opracowywanie poprawek oraz udoskonalanie rozwiązania.
- Uruchomienie systemu ERP i szkolenia
Uruchomienie systemu ERP oznacza również, że zespół projektowy musi być przygotowany na pojawienie się potencjalnych problemów oraz wsparcie użytkowników w początkowej fazie użytkowania systemu.
- Wsparcie powdrożeniowe
Etap powdrożeniowy to czas na opinie użytkowników oraz ich analizę, a także wprowadzenie ewentualnych korekt systemu. Wsparcie zespołu projektowego na tym etapie jest także bardzo ważne dla powodzenia całego projektu.
W przypadku metodyki zwinnej (agile) istnieje możliwość modyfikacji całego procesu wdrożeniowego w trakcie, co zmniejsza ryzyka projektowe. Dostarczane rozwiązania są zgodne z tym, jak aktualnie przebiegają procesy u klienta.
Metodę tradycyjną stosuje się zwykle w przedsiębiorstwach, w których procesy nie zmieniają się dynamicznie na przestrzeni miesięcy. Jeśli jednak są one mocno zmienne i klient nie jest w stanie do końca sprecyzować wymagań wobec systemu, wtedy warto stosować metodykę agile.
Czytaj także: Jak wdrożyć system ERP? Etapy, metody, dobre praktyki
ERP – przykłady
Systemy ERP znajdują zastosowanie w wielu różnych branżach. enova365 to świetne rozwiązanie w przypadku kadr i płac, finansów i księgowości, ale też handlu, produkcji, czy nieruchomości. System z powodzeniem wdrażany jest również w branży automotive, logistyce oraz w administracji publicznej i organizacjach pożytku publicznego.
Przykłady wdrożenia systemu ERP enova365 w przedsiębiorstwach z różnych branż:
Wdrożenie enova365 w firmie OknoPlus
W przypadku branży produkcyjnej system ERP enova365 został wdrożony między innymi w OknoPlus – firmie produkującej drzwi i okna aluminiowe.
Zastosowanie systemu enova365 pozwoliło bez problemu przejść przez wdrożenie PPK oraz intensywne zmiany w systemie podatkowym. System ERP pomógł usprawnić procesy dotyczące pracowników oddelegowanych oraz obsługę dokumentacji związanej z wyposażeniem BHP. Przeczytaj case study wdrożenia enova365 w firmie OknoPlus
Wdrożenie enova365 w przedsiębiorstwie Dr Irena Eris
Kolejnym przykładem zastosowania enova365 w firmie produkcyjnej jest wdrożenie w przedsiębiorstwie Dr Irena Eris, które zajmuje się produkcją kosmetyków oraz pracami rozwojowymi i badawczymi w branży kosmetycznej.
Wdrożenie systemu podyktowane było koniecznością wymiany systemu kadrowo-płacowego na elastyczny i dostosowujący się do zmieniających się realiów oraz przepisów prawnych. enova365 miała również zapewnić możliwość zbiorczego raportowania danych ze wszystkich spółek oraz usprawnić obsługę procesu rozmów okresowych z pracownikami.
Wdrożenie enova365 w firmie Balcerzak
System ERP enova365 został wdrożony także w firmie Balcerzak – zajmującej się produkcją wędlin.
Zastosowanie systemu ERP znacznie usprawniło proces obliczania miesięcznych wynagrodzeń i sporządzania list płac. Ważną korzyścią było odejście od papierowego obiegu dokumentów. Pulpit Pracownika i Kierownika zautomatyzował obsługę urlopów i nadgodzin, co przyczyniło się do oszczędności czasu i wyeliminowania błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Wykorzystanie systemu ERP w firmie Balcerzak zagwarantowało zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Przyniosło również korzyść w postaci samoobsługi pracowniczej.
Podsumowanie
Zastosowanie systemu ERP w przedsiębiorstwie przynosi wiele korzyści, praktycznie we wszystkich obszarach jego funkcjonowania. Prawidłowe zidentyfikowanie potrzeb pozwala zaprojektować wydajny system skrojony na miarę. enova365 składa się z modułów, które usprawniają wybrane obszary działania organizacji. To kompleksowe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, którym zależy na rozwoju i efektywnym funkcjonowaniu.
Sprawdź, jak system ERP enova365 usprawni działania Twojego przedsiębiorstwa. Już dziś umów się na prezentację systemu lub pobierz darmowe demo i przetestuj interesujące Cię funkcje.
Bibliografia:
