ERP a Polski Ład — jak pomogą systemy IT?

• Polski Ład – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców
• Rewolucja podatkowa
• Systemy ERP a Polski Ład
• ERP a Polski Ład – enova365 zawsze zgodna z przepisami
• Jak działa system ERP?
• Czy systemy ERP w przedsiębiorstwie to konieczność?
• ERP a Polski Ład — podejście holistyczne czy częściowe

Zapowiadany od miesięcy Polski Ład stał się faktem. Zmiany weszły już w życie, stąd księgowi muszą postępować zgodnie z nowymi przepisami. Czy systemy ERP mogą być w tym pomocne? Czy pozwolą szybciej wdrożyć się w nową rzeczywistość, którą przyniósł nam ten projekt? I czy integracja między pojęciami: ERP a Polski Ład to konieczność?

Polski Ład – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców

Polski Ład zawiera szereg zmian, które dotykają przedsiębiorców i pracowników:

• Zmiana wysokości składki zdrowotnej – jej wysokość zależy od dochodu (skala podatkowa i podatek liniowy) lub przychodu (ryczałtowcy). Wynosi 9% dochodu/przychodu i nie może być wliczona w koszty zmniejszające podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.
• Zwiększenie kwoty wolnej od podatku oraz podniesienie kwoty dla II progu podatkowego – kwota wolna od podatku w 2022 roku wynosi 30 000 zł brutto. II próg podatkowy w skali podatkowej rozpoczyna się od 120 000 zł brutto.
• Zmiany w stawkach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – z wejściem w życie Polskiego Ładu, niektóre zawody otrzymały nowe stawki ryczałtu, m.in. branża IT (obniżona do 12%) czy architekci (stawka 14%).
• Likwidacja karty podatkowej – z opodatkowania przy pomocy karty podatkowej skorzystają w 2022 roku tylko ci, którzy rozliczali się w ten sposób w 2021.
• Brak amortyzacji lokali mieszkalnych – wykorzystane w 2022 roku do działalności lokale mieszkalne nie podlegają amortyzacji. Dla lokali, których amortyzacja rozpoczęła się wcześniej, można kontynuować amortyzację, korzystając z przepisów przejściowych do końca 2022.
• Zmiany w wycenach prywatnego majątku wnoszonego do firmy – prywatne przedmioty wnoszone do firmy wyceniamy zgodnie z ich aktualną wartością rynkową, a nie fakturą zakupu.
• Zmiany w opodatkowaniu sprzedaży pojazdów firmowych wykupionych na cele prywatne – chcąc sprzedać samochód wykupiony z leasingu na cele prywatne, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego jeśli pojazd zostanie sprzedany po upływie 6 lat od momentu wykupu (wcześniej jedynie 6 miesięcy).
• Możliwość połączenia przedsiębiorstw w tzw. grupę VAT – przedsiębiorstwa, między którymi istnieją powiązania organizacyjne, finansowe lub ekonomiczne mogą łączyć się w grupy VAT dla celu wspólnego rozliczenia podatku od towarów i usług.
• Zmiany w sposobie naliczania wynagrodzeń dla pracowników – w związku z podniesieniem kwoty wolnej od podatku i kwoty II progu podatkowego, a także brakiem możliwości odliczenia składek zdrowotnych i nową ulgą dla klasy średniej, sposób naliczania wynagrodzeń pracownikom uległ zmianom.

Rewolucja podatkowa

Patrząc na powyższe przykłady, można śmiało stwierdzić, że Polski Ład niejako zrewolucjonizował system podatkowy w naszym kraju. Księgowi pracujący w polskich firmach mają przed sobą wiele wyzwań.

Dziesiątki znowelizowanych przepisów oznaczają konieczność szybkiego przystosowania się do obecnie panujących reguł. Czy jest jednak na to sposób? Okazuje się, że tak. Są nim nowoczesne systemy ERP, dzięki którym możliwe staje się zapanowanie nad taką ilością nowych informacji.

Systemy ERP a Polski Ład

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to narzędzia pozwalające zarządzać wszelkimi posiadanymi przez firmę zasobami. Charakteryzują się modułową budową, gdzie każdy z modułów odpowiada za określony segment działania (np. CRM, Handel, Finanse, Kadry i płace) i może pracować samodzielnie lub w połączeniu z innymi modułami, na wspólnej bazie danych.

Systemy ERP to rozwiązania, które od lat zdobywają coraz większą popularność w firmach różnej wielkości. Od potężnych korporacji posiadających swoje filie na całym świecie, po jednoosobowe działalności, zarówno handlowe, usługowe, jak i produkcyjne.

Wzrost znaczenia systemów ERP w biznesie wiąże się m.in. z kolejnymi nowelizacjami przepisów prawa w Polsce. Kładą one coraz większy nacisk na digitalizację firmowej dokumentacji i przyspieszenie spraw z nią związanych. Upowszechniono elektroniczną dokumentację, wnioski urzędowe i deklaracje składane online poprzez profile zaufane, Jednolite Pliki Kontrolne. Te i inne działania sprawiły, że wiele przedsiębiorstw musiało zainwestować w cyfryzację swoich działów rachunkowych. Co więcej, konieczne stało się zapewnienie im odpowiednich narzędzi służących wykonywaniu codziennych obowiązków.

Obecnie, funkcjonalność systemów ERP wciąż wzrasta, dając nam możliwość szybszego i pełniejszego dostosowania się do obecnych wymogów prawnych.

Działania producentów oprogramowania klasy ERP skupione są na usprawnieniach systemowych. Jednak dążą też do zwiększenia dostępnych funkcji, a przede wszystkim do stałego dopasowywania ich do zmieniających się przepisów. Dlatego też już w grudniu 2021 roku wszystkie liczące się systemy na rynku otrzymały odpowiednią aktualizację wprowadzającą wszystkie zmiany i pozwalającą stosować je praktycznie od momentu ich wejścia w życie.

ERP a Polski Ład – enova365 zawsze zgodna z przepisami

Za sprawą wejścia w życie Polskiego Ładu, wszystkie najważniejsze systemy ERP musiały zostać zaktualizowane zgodnie z nowymi wytycznymi prawnymi. W systemie enova365 za ich wprowadzenie odpowiadała aktualizacja nr 2112.0.0 wraz z późniejszymi poprawkami. Wprowadzały  one m.in.:

• Dostosowanie naliczania składki zdrowotnej zgodnie z nowymi przepisami.
• Możliwość naliczenia ulgi dla klasy średniej dla pracowników, którzy wyrazili chęć skorzystania z niej.
• Aktualizację kwoty wolnej od podatku.
• Aktualizację kwoty drugiego progu podatkowego.
• Nowe definicje oświadczeń, m.in. ulgę dla klasy średniej, ulgę dla dużych rodzin, ulgę na powrót z zagranicy etc.
• Nowe stawki ryczałtu dla przychodów związanych z wydawaniem oprogramowania komputerowego (12%) oraz dla przychodów dotyczących świadczenia usług opieki zdrowotnej i usług architektonicznych (14%).

Jak działa system ERP?

System ERP jest w stanie praktycznie samodzielnie wykonać większość działań, przykładowo:

• Automatycznie wylicza wysokość składki zdrowotnej dla każdego pracownika na podstawie wartości wprowadzonych do bazy danych.
• Sprawdza, czy pracownicy przekraczają II próg podatkowy. Dodatkowo, czy i w jakiej wysokości przysługuje im odliczenie kwoty wolnej od podatku.
• Informuje księgowego o możliwości (lub jej braku) stosowania konkretnych zapisów amortyzacyjnych.
• Służy pomocą w momencie, gdy podejmujemy konkretne działania rachunkowe, np. informuje o aktualnych przepisach związanych z wprowadzeniem do firmy majątku prywatnego.
• Pilnuje prawidłowego naliczenia wynagrodzenia za pracę. Bierze pod uwagę m.in. takie elementy jak złożenie wniosku w sprawie ulgi dla klasy średniej, czy też innych ulg przysługujących danemu pracownikowi.

Można powiedzieć, że przy obecnym rozwoju technologii, system ERP wyręcza księgowego w wielu czynnościach, które wykonywał do tej pory samodzielnie. Co więcej, regularne aktualizacje w celu zapewnienia zgodności z przepisami pozwalają dodatkowo prowadzić go przez gąszcz stale pojawiających się zmian. W przypadku tak wielu nowych informacji związanych z Polskim Ładem aktualna wersja systemu ERP jest więc elementem niezbędnym.

Czy systemy ERP w przedsiębiorstwie to konieczność?

Systemy ERP stanowią bardzo dużą pomoc dla działów rachunkowych. Zapewniają wsparcie w trakcie wykonywania ich codziennych obowiązków, a także pilnując ich zgodności z obecnie obowiązującymi przepisami. Czy to oznacza, że stają się w naszych rodzimych biznesach koniecznością?

Wdrożenie systemu ERP to duża inwestycja, jednak z każdym mijającym rokiem widzimy, w jaki sposób usprawnia to pracę przedsiębiorstw.

Za wzrostem popularności systemów ERP przemawia również perspektywa dalszych zapowiadanych zmian. Nacisk na cyfryzację elementów podatkowych sprawia, że już od 1 stycznia 2023 roku prawdopodobnie wszyscy przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo wdrożyć w swoich firmach KSeF (Krajowy System e-Faktur). W tym samym czasie zacznie obowiązywać JPK dla ksiąg rachunkowych oraz środków trwałych. Obydwa te elementy spowodują konieczność jeszcze głębszego wejścia w obsługę elektronicznej dokumentacji. A do tego właśnie systemy ERP zostały stworzone.

ERP a Polski Ład — podejście holistyczne czy częściowe

Oczywiście, istnieje możliwość obycia się bez tego typu narzędzi w firmie. Na rynku istnieje szereg programów, dzięki którym możemy skutecznie dbać o kwestie podatkowe firmy zgodnie z nowymi zasadami. Możemy również być na bieżąco ze wszystkimi dalszymi nowelizacjami. Rozwiązania te jednak zwykle ograniczają się wyłącznie do niewielkiego wycinka potrzeb przedsiębiorstwa (np. programy księgowe, programy kadrowe). Co więcej, nie zawsze dobrze współpracują między sobą.

Wybór systemów ERP zapewnia holistyczne podejście do potrzeb całego przedsiębiorstwa. Poszczególne moduły bezproblemowo komunikują się między sobą i wymieniają potrzebne informacje. Sprawia to, że całość procesów odbywa się w jednym narzędziu, bez potrzeby importu danych do innych miejsc. Przyspiesza to pracę i eliminuje szereg potencjalnych błędów związanych z ryzykiem nieodpowiedniego przeniesienia informacji.

Ich wykorzystanie jest więc znacznym ułatwieniem. Pozwala nie tylko zachować bezpieczny, wewnątrzsystemowy obieg informacji, ale również regularną aktualizację. Daje to szansę, żeby wykonywać wszystkie działania księgowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.