Dobre systemy ERP ułatwiają firmom dostosowanie się do zmian regulacji prawnych. Dzięki temu, że zawsze zawierają aktualne wzory deklaracji, umożliwiają zgodną z prawem sprawozdawczość czy obieg dokumentów, pozwalają na bezproblemowe wywiązywanie się z ustawowych obowiązków bez względu na zmiany w przepisach. Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w Sonecie, wyjaśnia, na jakich zasadach klienci mogą korzystać z nowych wersji enova365 i TRIVA, kiedy zmienia się prawo.
Spis treści:
- Dlaczego zmiany w przepisach bywają problemem dla firm w Polsce?
- Ryzyko i niepotrzebne koszty, czyli czym grozi brak zgodności z przepisami
- Zgodność z przepisami a systemy ERP – czego oczekiwać od oprogramowania?
- Zadbaj o zgodność z przepisami – bez wysiłku i znaczących kosztów
Dlaczego zmiany w przepisach bywają problemem dla firm w Polsce?
Dlaczego zapewnienie zgodności z regulacjami jest dla firm wyzwaniem?
W Polsce przepisy zmieniają się bardzo często. Według danych Warsaw Enterprise Institute, w pierwszej połowie 2022 r. uchwalono 517 nowelizacji ustaw, co oznacza, że średnio zmieniają się trzy przepisy dziennie, co daje jedną nowelizację co osiem godzin. Grant Thornton w swoim raporcie „Barometr prawa” podkreśla, że tempo wprowadzania nowych przepisów w Polsce jest bardzo wysokie. W 2023 r. uchwalono aż 34 400 stron nowego prawa, a przepisy gospodarcze zmieniały się 1604 razy. Co więcej, vacatio legis dla ustaw podatkowych uległo skróceniu do rekordowych 31 dni.
Co częste zmiany w przepisach oznaczają dla producentów systemów ERP?
My jako producent systemów ERP – enova365 i TRIVA – odczuwamy zmiany regulacji na własnej skórze. Ostatnie lata większość naszych projektów realizujemy w silnym powiązaniu ze zmianami w przepisach. Uważamy to za nasz obowiązek, bo wiemy, że nasi klienci czekają na narzędzia, które w dobie cyfryzacji i digitalizacji podatków ułatwią wdrożenie w firmach zmian legislacyjnych.
W jaki sposób zmiany regulacji wpływają na codzienną pracę firm? Które działy są szczególnie obciążone?
Choć dostosowanie się do zmieniających się regulacji dotyczy wszystkich firm i działów, z największą liczbą zmieniających się przepisów muszą sobie radzić księgowość oraz kadry. Dlatego szczególnie księgowi i kadrowi liczą na wsparcie ze strony oprogramowania. Jest tak dużo zmian, że trudno w małej, czy nawet w średniej wielkości firmie, bez dobrego systemu informatycznego zapanować nad procesem ich wdrażania.
Ryzyko i niepotrzebne koszty, czyli czym grozi brak zgodności z przepisami?
Czym ryzykuje przedsiębiorca, którego system IT nie wspiera zmian w przepisach?
W czasie, kiedy wszystko odbywa się cyfrowo na linii podatnik-urząd, brak zainteresowania ze strony właściciela czy zarządu, jakimi narzędziami dysponuje firma, aby procesy fiskalne zaopatrzyć, niesie ryzyko na różnym poziomie. Od operacyjnego ryzyka zaczynając – kiedy niewłaściwy system może prowadzić do awarii, przestojów, dodatkowych nakładów pracy, błędów w naliczeniach podatkowych, co może zakłócić codzienne funkcjonowanie firmy – po ryzyko finansowe, czyli nieefektywności i wyższych kosztów operacyjnych, z karami finansowymi za nieprzestrzeganie przepisów włącznie.
Jakie jeszcze konsekwencje może ponieść firma, niedostosowana do nowych regulacji?
Do listy konsekwencji, o których mówiłam definiując je jako ryzyka, dodałabym jeszcze jedno. Otóż, prowadzenie działalności niezgodnie z aktualnym prawem może negatywnie wpłynąć na reputację firmy, co z kolei może prowadzić do utraty klientów i partnerów biznesowych, a to może obniżyć przychody firmy. A spadek przychodów jest dla każdej firmy niebezpieczny.
Zgodność z przepisami a systemy ERP – czego oczekiwać od oprogramowania?
W jaki sposób systemy ERP pomagają firmom nadążać za zmianami w przepisach?
Zacznę od Sonety – producenta systemów ERP enova365 i TRIVA – która jako swój model biznesowy przyjęła od zawsze, że będzie dostarczać klientom aktualne, zgodne z prawem oprogramowanie. Nasi klienci mają dostęp do wszystkich aktualizacji programu, niezależnie od liczby zmian w prawie w danym roku.
Z kolei Sieć Autoryzowanych Partnerów Sonety jest cały czas blisko klienta i dba o to, aby nowe wersje systemu enova365 wdrożyć. To jest jedna z rzeczy, które szczególnie cenią nasi klienci, kiedy decydują na zakup systemu ERP. A potem, już w trakcie użytkowania systemu, przekonują się jak dobrze to działa.
Czytaj także: Wdrożenie ERP – jaka firma wdrożeniowa zrobi to najlepiej?
Co robi Soneta, żeby być na bieżąco ze zmianami w przepisach?
Nasz zespół konsultantów nieustannie monitoruje, co się dzieje w przepisach. Nasi eksperci analizują zakres zmian, ale i uczestniczą w konsultacjach branżowych, inicjatywach i konferencjach organizowanych przez Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Cyfryzacji, ZUS czy organizacje merytoryczne – np. Stowarzyszenie Księgowych czy Polską Izbę Biegłych Rewidentów.
Współpracujemy też z liczną grupą biur rachunkowych oraz z międzynarodowymi firmami działającymi w Polsce, jako centra outsourcingowe świadczące usługi księgowe i płacowe. Dzięki temu jesteśmy blisko zmian legislacyjnych i umiemy je przełożyć na narzędzia informatyczne. Następnie tworzymy wersję lub kilka wersji w danym okresie.
Publikujemy z odpowiednim wyprzedzeniem zapowiedzi zmian w newsletterze do klientów, prowadzimy specjalne szkolenia dla Autoryzowanych Partnerów, redagujemy materiały informacyjne np. tematyczne ebooki. Prowadzimy także webinary, na które zapraszamy ekspertów z danej dziedziny. Wydając każdą nową wersję programu aktualizujemy też dokumentację i instrukcje systemu.
| Przeczytaj o zmianach w przepisach 2025, na które jest już gotowy system ERP enova365 – JPK CIT – FAQ: wszystko, co warto wiedzieć – PIT kasowy – na czym polega rozliczenie metodą kasową i kto może z niej skorzystać? – E-doręczenia – od kiedy i jak działają? – Krajowy System e-Faktur – od kiedy KSeF? FAQ |
Czym różni się to podejście od podejścia konkurencji?
Kiedy tylko pojawiają się zmiany w przepisach, są uwzględnione w naszych systemach ERP. Co więcej, robimy to na zasadach znanych klientom od lat, w ramach rocznej aktualizacji systemu enova365, która aktualnie wynosi 16% wartości licencji, posiadanej przez klienta (gdy ma licencję na własność/ on-premise). W sytuacji, kiedy klient korzysta z usługi wynajmu licencji bez dodatkowych opłat, w ramach miesięcznej opłaty. Niezależnie od tego, ile pojawi się zmian prawnych w roku, także niezależnie od zakresu zmian.
Wielu producentów pobiera dodatkowe opłaty za każdą modyfikację związaną z dostosowaniem do nowelizacji prawa lub wręcz buduje nowe produkty, które sprzedaje jako rozwiązania komplementarne do swoich systemów ERP, by te mogły spełniać nowe wymogi rozporządzeń i ustaw.
Soneta w swojej strategii nastawiona jest na długofalową współpracę z klientami, na jasnych i transparentnych warunkach.
Czy enova365 i TRIVA są już gotowe do wspierania firm w zrobieniu milowego kroku w cyfryzacji obiegu dokumentów, jakim jest KSeF?
Wiemy już dzisiaj, że od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych podmiotów, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
Dlatego już w teraz oddajemy klientom systemy enova365 i TRIVA gotowe (stan prawny na luty 2025) na KSeF, by mogli spokojnie przygotować się do tej bardzo wymagającej zmiany w obiegu dokumentów, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. By mogli na spokojnie wcześniej opracować proces fakturowania swoich produktów i usług.
Co istotne, nasi klienci będą mogli korzystać z KSeF w ramach aktualnej licencji. Funkcjonalność systemów związaną z obsługą KSeF jest funkcjonalnością standardową.
Zadbaj o zgodność z przepisami – bez wysiłku i znaczących kosztów
Podsumowując, elementem, który zmienia zasady gry w kwestii dostosowywania się do zmian w przepisach może być system ERP. Nie każdy jednak. Warto wybrać taki, który oprócz automatyzacji procesów, gwarantuje takżekompatybilność z regulacjami.
Jeżeli szukasz systemu ERP, który jest aktualizowany zawsze gdy pojawia się zmiana w przepisach prawnych, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację systemu enova365.
