Czy kontrola pracownika na l4 jest możliwa? Co może pracownik na zwolnieniu lekarskim? Jak wygląda kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę? Przepisy są jednoznaczne.  

Spis treści:

• Zwolnienie lekarskie – zasady 
• Co może pracownik na zwolnieniu lekarskim?
• Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę – czy jest możliwa?
• Kogo może skontrolować pracodawca na L4?
• Kontrola pracownika na L4 – procedura 
• Nowe zasady – L4 w 2023 roku

Zwolnienie lekarskie – zasady

Zacznijmy od tego, że zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy opisane są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632). 

Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia “pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.”

Co więcej, powinien to zrobić najpóźniej w 2 dniu nieobecności w pracy. O ile przepisy u danego pracodawcy nie określają, w jaki sposób pracownik ma poinformować o nieobecności, to przyjmuje się, że takie zawiadomienie można zgłosić osobiście, telefonicznie lub przy użyciu innego środka łączności, a nawet drogą listowną, gdzie za datę zawiadomienia przyjmuje się datę stempla pocztowego.

Kwestia powiadomienia pracodawcy o fakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim coraz rzadziej stanowi jednak problem, ponieważ obecnie zwolnienia lekarskie nie są już wystawiane papierowo. Od 2019 r. L4 wystawione przez lekarza elektronicznie jest od razu wysyłane do pracodawcy, bez udziału chorego pracownika.

Ważne jest natomiast to, że pracownik, który otrzymał zwolnienie lekarskie, nie może się stawić w pracy. Jeśli pracuje w więcej niż jednym miejscu, to zwolnienie lekarskie powoduje, że nie może wykonywać pracy w żadnym z tych miejsc. Takie działanie stanowiłoby bowiem wystarczającą przesłankę do utraty prawa do zasiłku chorobowego. A co może pracownik na zwolnieniu lekarskim?

Co może pracownik na zwolnieniu lekarskim?

Głównym celem zwolnienia lekarskiego jest powrót do zdrowia. W zależności od rodzaju wskazania lekarza pracownik powinien leżeć lub może chodzić.

Zwolnienie ze wskazaniem, że chory powinien leżeć nie oznacza jednak, że taki pracownik nie może opuścić domu. Chory może wybrać się na wizytę u lekarza, zlecone badania lekarskie czy zabiegi. Jednak w tym przypadku każda nieobecność pracownika w miejscu pobytu na zwolnieniu lekarskim musi być odpowiednio udokumentowana, bo zarówno pracodawca, jak i ZUS może zażądać wyjaśnień.

Pracownik na zwolnieniu lekarskim, o ile nie ma do tego przeciwwskazań lekarskich, może też wykonywać zwykłe, codzienne czynności. 

W przypadku adnotacji “chory może chodzić” pracownik na zwolnieniu lekarskim może, na przykład, zrobić niezbędne zakupy czy wyjść na spacer. Do dozwolonych czynności można też zaliczyć całą aktywność, która jest związana z rehabilitacją pacjenta. Może to dotyczyć wykupienia leków w aptece, wizyty u lekarza czy badań diagnostycznych.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę – czy jest możliwa?

Kwestie kontroli pracownika na L4 przez pracodawcę reguluje § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dziennik Ustaw z 1999 r. nr 65, poz. 743). 

Mówi ono, między innymi, że:  

„kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

• nie wykonuje pracy zarobkowej,
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.”

Każdy pracodawca ma prawo do kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich, za które na podstawie art. 92 Kodeksu pracy ma obowiązek wypłacania z własnych środków wynagrodzenia dla pracownika za czas choroby, zasiłków chorobowych, opiekuńczych oraz świadczeń rehabilitacyjnych. Są to pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Stanowi o tym § 1. pkt 1. wspomnianego wyżej rozporządzenia. 

“Kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny dokonują płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.”

A czy możliwa jest kontrola pracownika na l4 przez pracodawcę, który zatrudnia mniej niż 20 osób? Taki pracodawca musi wystąpić o przeprowadzenie kontroli do oddziału ZUS, który wypłaca zasiłki chorobowe, opiekuńcze lub świadczenia rehabilitacyjne jego pracownikom.

Kogo może skontrolować pracodawca na L4?

Jak wyjaśnia ZUS w poradniku „Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarkich – poradnik dla płatników” pracodawca może skontrolować swojego ubezpieczonego, któremu wypłaca: 

• wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby (na podstawie art. 92 Kodeksu pracy), 
• zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, 
• zasiłek opiekuńczy,
• świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. 

Kontrola może być wykonana bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć”, jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić” oraz może dotyczyć zarówno pracownika, jak i innego ubezpieczonego, np. osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia.

Kontrola pracownika na L4 – procedura

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika na L4 sam albo zlecić wykonanie jej innej osobie z tego zakładu pracy. Taka osoba musi posiadać imienne upoważnienie wystawione przez pracodawcę. Jest ono ważne tylko z legitymacją pracowniczą lub dokumentem tożsamości. Numer takiego dokumentu musi być wskazany w upoważnieniu.

Jednak nie tylko pracodawca lub jego pracownik może skontrolować zwolnienie lekarskie. Zasady pozwalają zlecić to zadanie zewnętrznej firmie. W tym przypadku oprócz udzielenia imiennego upoważnienia pracodawca musi także zawrzeć umowę, określającą zakres oraz cel przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania kontroli.

Kontrola L4 przez pracodawcę może być przeprowadzona w miejscu:

• zamieszkania,
• pobytu określonym w zwolnieniu lekarskim,
• pracy, jeśli pracodawca ma informację, że pracownik jest zatrudniony w innym miejscu,
• prowadzenia działalności, jeśli pracownik prowadzi działalność gospodarczą,
• wykonywania pracy na podstawie umów cywilno-prawnych.

Jeśli z posiadanych przez pracodawcę informacji wynika, że jest to celowe, dopuszcza się także kontrolę w innym miejscu, niż wymienione powyżej.

Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że pracownik wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem, to kontrolujący sporządza protokół z ustaleniami z kontroli, według wzoru opublikowanego w załączniku do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 roku. Taki protokół będzie podstawą do wstrzymania zasiłku chorobowego.

Należy jednak pamiętać, że to nie pracodawca ustala czy pracownik utracił prawo do L4. Zasady określone w przepisach wskazują, że może to zrobić jedynie ZUS. W tym celu pracodawca składa wniosek, a ZUS wydaje decyzję, od której pracownik może odwołać się do sądu. Na złożenie odwołania pracownik ma miesiąc od daty otrzymania decyzji.

Nowe zasady – L4 w 2023 roku

Jak wyjaśnia ZUS we wspomnianym wyżej poradniku, nieobecność w domu w czasie kontroli nie będzie się już wiązała z automatyczną utratą zasiłku chorobowego. 

“Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące nie zastały ubezpieczonego, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Dodatkowo trzeba zwrócić się do pracownika, by wyjaśnił przyczyny tej nieobecności. Nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie przeprowadzania kontroli nie musi bowiem oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza, odbywanie rehabilitacji itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane nieprawidłowo.”

Żeby uniknąć jednak sytuacji, w której czasie kontroli pracownika nie ma w domu, powinien on zgłosić do pracodawcy lub ZUS-u wszystkie miejsca, w których przebywa podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim. Jeśli to uczyni, nie utraci prawa do pobierania zasiłku chorobowego. Z drugiej strony, niezgłoszenie zmiany miejsca przebywania może stanowić podstawę do odebrania świadczenia.

Zyskaj kontrolę nad informacjami o zwolnieniach pracowniczych

W utrzymaniu pełnej kontroli nad absencją pracowników pomoże Ci system ERP enova365, a w szczególności moduł Kadry Płace. Jeżeli interesuje Cię wdrożenie tego nowoczesnego systemu w Twojej firmie, skontaktuj się z nami i umów prezentację. Dzięki temu dowiesz się od naszego specjalisty, jakie możliwości da Twojej firmie enova365. Możesz też już dziś pobrać demo tego systemu i samodzielnie wypróbować wszystkie funkcje.