- Zasady pracy zdalnej – czy obowiązują?
- Praca zdalna – obowiązki pracodawcy w 2022 r. – czy są nowe?
- Praca zdalna a prawa pracownika
- Praca zdalna a umowa o pracę
Najważniejsze zmiany, jakie wprowadzi spodziewana nowelizacja Kodeksu pracy, związana z uregulowaniem kwestii pracy zdalnej, podsumowaliśmy w artykule Nowelizacja Kodeksu pracy – kiedy i jakie zmiany wejdą w życie?. Tutaj szczegółowo opiszemy obowiązki pracodawcy i prawa pracownika, wynikające z nowych przepisów.
Zasady pracy zdalnej – czy obowiązują?
Według obecnego porządku prawnego przepisy związane z telepracą i pracą zdalną znajdują się w trzech miejscach:
- Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.),
- Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk nr 2335 z dnia 7 czerwca 2022 r.).
Regulacje dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone ustawą z dnia 2 marca 2020 r. Zapisy tej ustawy pozwalają pracodawcy skierować pracownika do pracy zdalnej, aby przeciwdziałać rozprzestrzenianiu się COVID-19. Obowiązywanie tego przepisu zostało ograniczone do czasu trwania stanu epidemii oraz do kolejnych 3 miesięcy po zniesieniu tego stanu. Obecnie więc przepisy tej ustawy straciły ważność.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 maja 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, które zaczęło obowiązywać 16 maja 2022 r., zniosło stan epidemii i zastąpiło go stanem zagrożenia epidemicznego. Trzymając się wyłącznie litery prawa można stwierdzić, że w związku z tym rozporządzeniem, od września 2022 r. nie obowiązują już przepisy dotyczące pracy zdalnej.
Intencją ustawodawcy nie było jednak całkowite wykreślenie przepisów regulujących pracę zdalną. Świadczy o tym fakt, że obecnie procedowany jest projekt ustawy, który ma wprowadzić wprost do Kodeksu pracy zapisy dotyczące tego trybu pracy.
Jak to się czasami zdarza, ustawodawca po prostu nie zdążył uchwalić na czas nowych przepisów. Formalnie będzie z nich można skorzystać dopiero po ich wejściu w życie. Jednak, skoro został wyznaczony kierunek zmierzający do uporządkowania tego obszaru aktywności zawodowej, to można założyć, że pracodawcy nadal mogą korzystać z zapisów w regulaminach, które pozwalają zlecać pracownikom pracę zdalną.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy w 2022 r. – czy są nowe?
Spodziewana nowelizacja Kodeksu pracy nałoży na pracodawców delegujących pracowników do pracy zdalnej szereg nowych obowiązków. Należą do nich:
- zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- ubezpieczenie powierzonego sprzętu i narzędzi pracy,
- określenie zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi,
- pokrycie kosztów związanych z eksploatacją, serwisem, instalacją oraz konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej zużywanej przez pracownika oraz kosztów niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
- pokrycie innych kosztów, jeśli są bezpośrednio związane z pracą zdalną, a taki obowiązek został określony w regulaminie pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi,
- zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.
Czy pracodawca musi pokryć koszty pracy?
Jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi narzędzi lub materiałów do pracy, obejmujących też urządzenia techniczne, takie jak komputer czy drukarka, to będzie musiał pokryć wszystkie koszty pracy lub wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość powinna być ustalona przez pracodawcę wspólnie z pracownikiem.
Zamiast ekwiwalentu będzie też można przyznać ryczałt. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom, które poniesie pracownik w związku z pracą zdalną.
Zwrot kosztów pracy a podatek
Pracownik wykonujący pracę zdalną, który otrzyma pokrycie kosztów, wypłatę ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałt związany z pracą przez internet nie będzie musiał płacić podatku od otrzymanych w ten sposób środków. Jest tak dlatego, że nie będą one stanowić przychodu zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Praca zdalna a prawa pracownika
Nowe przepisy dają pracownikom wykonującym pracę przez internet dodatkowe prawa. Jednym z nich jest możliwość wykonywania pracy w dowolnym, wskazanym przez siebie miejscu. Pracownik powinien, jednak uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą.
Czy pracodawca może przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej?
Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Czynności kontrolne nie mogą jednak naruszać prywatności pracownika oraz innych osób przebywających z nim pod jednym dachem. Nie mogą też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Taka kontrola powinna odbywać się wyłącznie w godzinach pracy za uprzednią zgodą pracownika i może dotyczyć:
- wykonywania pracy,
- inwentaryzacji, konserwacji, serwisu oraz naprawy powierzonego sprzętu i narzędzi pracy,
- spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Pracownik a odmowa pracy zdalnej
A co, jeżeli pracownik nie chce pracować zdalnie? Albo wręcz przeciwnie – interesuje go jedynie praca zdalna? Pracodawca nie może go w jakikolwiek sposób dyskryminować – zarówno z powodu odmowy podjęcia pracy zdalnej, jak i z powodu przejścia na pracę zdalną. Pracodawca nie może traktować go mniej korzystnie podczas:
- nawiązania i rozwiązania umowy o pracę,
- ustalania warunków zatrudnienia w porównaniu do innych pracowników, którzy są zatrudnieni do takiej samej lub podobnej pracy,
- określania zasad awansów i dostępu do szkoleń.
Praca zdalna a umowa o pracę
Wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie wymagało zmiany umowy o pracę. Nie ma tu zastosowania art. 29 par. 4 Kodeksu pracy, który mówi o tym, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Jeśli osoba, którą pracodawca chce skierować do pracy zdalnej jest już pracownikiem firmy, to wystarczy uzgodnienie stron, że dany pracownik przejdzie ze stacjonarnego na zdalny tryb pracy. Nie trzeba modyfikować umowy o pracę ani zmieniać warunki pracy i płacy.
Pracownik ma prawo do powrotu do poprzedniego trybu pracy
Pracownik, który już w trakcie zatrudnienia zostanie skierowany do pracy zdalnej zyska uprawnienie do powrotu do poprzedniego trybu pracy. Taka osoba może złożyć wniosek o przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia – w tym wypadku do pracy stacjonarnej. Jeśli taki wniosek wpłynie do pracodawcy to będzie on musiał wyznaczyć termin powrotu, który nie może być dłuższy niż 30 dni.
Pracodawca może przywrócić poprzednie warunki zatrudnienia
Takie samo prawo przysługuje pracodawcy. Przepisy precyzują mianowicie, że z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia może wystąpić każda ze stron porozumienia. Wniosek może mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. W tym wypadku pracodawca musi poinformować pracownika o cofnięciu polecenia pracy zdalnej z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem.
Takie uprawnienie nie będzie natomiast przysługiwać osobom, które przy podpisywaniu umowy zgodzą się na zdalną formę pracy. Niestety jest to rozwiązanie, które dyskryminuje takich pracowników, jednak w tej kwestii przepisy są dość jednoznaczne.
Chcesz mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami?
Korzystaj z aktualnej wersji enova365 – oprogramowania, które zmienia się wraz z regulacjami i potrzebami biznesowymi.
