Ustawa o sygnalistach, przyjęta przez Sejm 14 czerwca 2024 roku, ma na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscach pracy. Przyjrzyjmy się bliżej, kim jest sygnalista i jakie są najważniejsze założenia nowej ustawy. Dowiedz się, jak nowoczesny system ERP może pomóc w wywiązaniu się z obowiązków, jakie ustawa narzuca pracodawcom.
Spis treści:
- Kim jest sygnalista? Czym jest whistleblowing?
- Polska ustawa o sygnalistach – założenia
- Ochrona sygnalistów według nowych przepisów
- Prawa sygnalistów do zadośćuczynienia lub odszkodowania
- Obowiązki pracodawców wobec sygnalistów
- Ustawa o sygnalistach – kiedy wchodzi w życie?
- Jak enova365 pomaga firmom w wypełnieniu obowiązków, wynikających z ustawy o sygnalistach?
- Ustawa o sygnalistach – czy jesteś gotowy na zmiany?
Najważniejsze informacje:
- Ustawa o ochronie sygnalistów, przyjęta 14 czerwca 2024 roku, wchodzi w życie 25 września 2024 r.
- Nowe przepisy chronią sygnalistów przed działaniami odwetowymi i zapewniają prawo do zadośćuczynienia oraz odszkodowania.
- Pracodawcy muszą wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń, gwarantujące poufność i ochronę danych osobowych sygnalistów.
Kim jest sygnalista? Czym jest whistleblowing?
Sygnalista (z ang. whistleblower) to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, nadużycia, lub inne działania sprzeczne z prawem w organizacji, w której pracuje lub z którą ma związek. Sygnaliści mogą działać w różnych sektorach, takich jak sektor publiczny, prywatny, czy non-profit. Ich aktywność ma na celu ujawnienie informacji o działaniach, które mogą zagrażać interesom publicznym, bezpieczeństwu lub etyce zawodowej.
Whistleblowing to proces zgłaszania przez sygnalistę nieprawidłowości, nadużyć lub innych działań sprzecznych z prawem w organizacji. Proces ten może obejmować zgłaszanie takich problemów jak korupcja, oszustwa finansowe, łamanie przepisów dotyczących ochrony środowiska, czy naruszenia praw pracowniczych. Whistleblowing może odbywać się zarówno wewnętrznie (np. zgłaszanie problemów bezpośrednio w organizacji), jak i zewnętrznie (np. zgłaszanie problemów do organów nadzorczych lub mediów).
Twórcą pojęcia „whistleblowing” jest Ralph Nadar. Odnosi się ona do „dęcia w gwizdek” wszędzie tam, gdzie dzieje się źle. Zjawisko to można więc interpretować jako denuncjacja i zwracanie uwagi na łamanie prawa czy niemoralne postępowanie.
Polska ustawa o sygnalistach – założenia
Głównym celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa, niezależnie od formy zatrudnienia czy pełnienia służby. Dotyczy to pracowników, byłych pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy zawodowych, zleceniobiorców, stażystów i wolontariuszy. Ustawa ma na celu ochronę tych osób, które ryzykują w imię dobra wspólnego, sygnalizując nieprawidłowości w swoich miejscach pracy.
Ochrona przed odwetem
Aby chronić sygnalistów przed możliwymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców, ustawa przewiduje specjalne mechanizmy ochrony. Przykłady działań odwetowych, przed którymi ma chronić ustawa, to m.in. pozbawienie źródła zarobkowania, mobbing, pozbawienie awansu, nagrody czy premii. Sygnaliści, którzy doświadczyli takich działań, będą mogli wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie.
Dobrowolność zgłoszeń
Ustawa nie nakłada obowiązku dokonywania zgłoszeń. Pracownik, który zauważy nieprawidłowość, sam decyduje, czy chce dokonać zgłoszenia. Jeśli jednak się na to zdecyduje, będzie chroniony przez prawo, pod warunkiem że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Tożsamość sygnalisty będzie utrzymywana w tajemnicy.
Ochrona sygnalistów według nowych przepisów
Ustawa obejmuje ochroną sygnalistów zgłaszających informacje o naruszeniach w wielu obszarach, w tym:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa oraz Unii Europejskiej,
- praw człowieka i obywatela w stosunkach z organami władzy publicznej.
Środki ochrony sygnalistów
Ustawa wprowadza liczne środki ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi, które mogą obejmować:
- odmowę nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy,
- obniżenie wynagrodzenia,
- pominięcie przy awansach,
- mobbing,
- dyskryminację,
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
- wstrzymanie awansu,
- wszelkie inne formy niekorzystnego traktowania.
Pracodawca ponosi ciężar dowodu, że podjęte działania wobec sygnalisty nie miały charakteru odwetowego.
Procedura zgłoszeń
Ustawa zobowiązuje podmioty prawne do ustanowienia procedur wewnętrznych dotyczących przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa. Procedury te muszą zapewniać poufność oraz możliwość zgłaszania informacji zarówno ustnie, jak i pisemnie. Sygnaliści mają prawo do informacji zwrotnej na temat podjętych działań w terminie do 3 miesięcy od zgłoszenia.
Odpowiedzialność za nieprawdziwe zgłoszenia
Osoby, które świadomie dokonują zgłoszeń nieprawdziwych informacji, mogą być pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody, w tym naruszenie dóbr osobistych.
Anonimowość i ochrona danych osobowych
Ustawa przewiduje możliwość zgłaszania naruszeń anonimowo, a dane osobowe sygnalistów są chronione przed ujawnieniem bez ich zgody, chyba że ujawnienie jest konieczne z powodów prawnych.
Prawa sygnalistów do zadośćuczynienia lub odszkodowania
Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania. Minimalna wysokość odszkodowania wynosi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
Oprócz odszkodowania, sygnalista może ubiegać się o zadośćuczynienie za doznane krzywdy niematerialne, takie jak naruszenie dóbr osobistych, w tym dobrego imienia.
Obowiązki pracodawców wobec sygnalistów
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zwanej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Zgodnie z artykułem 24 ustawy, pracodawcy muszą opracować tę procedurę po konsultacjach z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Procedura ta musi być jasna i zrozumiała dla wszystkich pracowników oraz wchodzi w życie po upływie 7 dni od jej ogłoszenia.
W artykule 25 ustawy określono, że procedura zgłoszeń wewnętrznych musi obejmować szczegółowe informacje na temat sposobów zgłaszania naruszeń. Pracodawca musi wyznaczyć jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz ustalić jasne zasady przekazywania tych zgłoszeń, w tym adres do kontaktu. Ponadto procedura powinna obejmować tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami, obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni oraz termin przekazania informacji zwrotnej, nie dłuższy niż 3 miesiące od przyjęcia zgłoszenia. Czym jeszcze wyróżniać powinna się procedura?
Ochrona danych sygnalisty
Artykuł 27 ustawy nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia, że procedura zgłoszeń oraz związane z nią przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają dostęp nieupoważnionych osób do informacji objętych zgłoszeniem. Tożsamość sygnalisty oraz osób wymienionych w zgłoszeniu musi być chroniona, a dostęp do tych informacji mogą mieć jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Zgodnie z artykułem 27, osoby upoważnione do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń muszą zachować tajemnicę dotyczącą wszystkich uzyskanych informacji – w tym danych osobowych, nawet po zakończeniu stosunku pracy.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Pracodawca musi również prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, co jest opisane w artykule 29. Rejestr ten powinien zawierać m.in. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, datę zgłoszenia oraz informacje o podjętych działaniach następczych.
Możliwość zgłoszeń ustnie i pisemnie
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zapewniać możliwość dokonywania zgłoszeń zarówno ustnie, jak i pisemnie, co określa artykuł 26 ustawy. Zgłoszenia ustne mogą być dokonywane telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zgłoszenia pisemne mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej. Wszystkie zgłoszenia muszą być odpowiednio dokumentowane, a pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne kanały komunikacji, które chronią poufność przekazywanych informacji.
Ustawa o sygnalistach – kiedy wchodzi w życie?
Podczas posiedzenia 14 czerwca Sejm Rzeczypospolitej Polskiej zatwierdził ustawę o ochronie pracowników zgłaszających naruszenia prawa, opracowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Ustawa ta wchodzi w życie 25 września 2024 r.
Jak enova365 pomaga firmom w wypełnieniu obowiązków, wynikających z ustawy o sygnalistach?
W systemie ERP enova365 jest już dostępna funkcja, ułatwiająca obsługę zgłoszeń sygnalistów. System umożliwia zarówno anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, jak i monitorowanie zgłoszonych przypadków. W stworzonym specjalnie w tym celu rejestrze naruszeń mogą się znaleźć wszystkie przyjęte, przetwarzane, jak i zakończone zgłoszenia, wraz z informacjami, jakiej sprawy dotyczą.
Pracownicy-sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia za pośrednictwem Pulpitu pracownika. Wystarczy wejść w zakładkę Sygnaliści/Rejestr naruszeń, a otworzy się formularz, w którym pracownik może opisać dane naruszenie.
Po jego zatwierdzeniu zgłoszenie zostaje dodane do Rejestru naruszeń i przekazane pracownikowi, którego zadaniem jest obsługa zgłoszeń sygnalistów. On z kolei, może je przekazać osobie odpowiedzialnej za działania naprawcze, która dostanie systemowe powiadomienie o konieczności realizacji przetwarzania zgłoszenia od sygnalisty.
Ustawa o sygnalistach – czy jesteś gotowy na zmiany?
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza szereg istotnych zmian mających na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Dzięki nowym przepisom sygnaliści będą mogli liczyć na ochronę przed działaniami odwetowymi, prawo do zadośćuczynienia oraz jasne procedury zgłaszania nieprawidłowości. Pracodawcy natomiast będą zobowiązani do wdrożenia wewnętrznych procedur, które zapewnią poufność i bezpieczeństwo zgłaszających. To krok w stronę większej transparentności i odpowiedzialności w miejscach pracy, który może przyczynić się do poprawy warunków pracy i ochrony interesów publicznych. Czy jesteś gotowy na te zmiany? Upewnij się, że Twoja organizacja jest przygotowana na wdrożenie nowych przepisów i wspieranie sygnalistów w ich ważnej roli.
Przejdź na stronę enova365 i przetestuj bezpłatne, 14-dniowe demo. Sprawdź, jak nasz system ERP może ułatwić Ci pracę!
Bibliografia:
- https://www.gov.pl/web/rodzina/ustawa-o-ochronie-sygnalistow-przyjeta-przez-parlament
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000928/O/D20240928.pdf
