Do wejścia w życie KSeF zostało już tylko 9 miesięcy – wynika z harmonogramu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów 12 kwietnia 2025 roku. Skorzystaj ze wskazówek naszego eksperta – Piotra Świergonia – który podpowiada, jakie działania i kiedy należy podjąć, żeby w porę przygotować firmę na zapowiadane na 2026 zmiany w fakturowaniu.
Spis treści:
- Harmonogram wdrożenia KSeF: 2025-2026
- Jak się przygotować na zmiany w fakturowaniu 2026? Lista kontrolna
Zacznij od zapoznania się z harmonogramem wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, opublikowanego w kwietniu 2025 przez Ministerstwo Finansów. W dalszej części artykułu znajdziesz natomiast wskazówki, co warto zrobić w poszczególnych miesiącach, które dzielą nas od momentu, w którym podatnicy obowiązkowo będą wystawiać e-faktury w KSeF, żeby dobrze przygotować do tego swoją firmę.
Harmonogram wdrożenia KSeF: 2025-2026
Kwiecień 2025: potwierdzenie wejścia w życie obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF od 2026 r.
12 kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w 2026 r. wejdą w życie zmiany w fakturowaniu. Wszyscy podatnicy, oprócz najmniejszych, „wykluczonych cyfrowo” firm, będą musieli wystawiać e-faktury w KSeF.
Obowiązek rejestrowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie:
- 1 lutego 2026 r. dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Więcej informacji na https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia
Obowiązkiem wystawiania w KSeF nie będą objęte faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.
Czerwiec 2025: udostępnienie KSeF 2.0
W czerwcu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępni:
- strukturę logiczną FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
- dokumentację interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikację oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.
Dzięki temu producenci oprogramowania, tacy jak enova365, zyskają możliwość połączenia KSeF ze swoimi systemami.
Listopad 2025: udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Od listopada 2025 r. dostępna będzie testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, co pozwoli wszystkim przedsiębiorcom poznać funkcje nowego systemu i przygotować się do obowiązkowego KSeF. Będzie to zupełnie bezpieczne, bo – jak informuje Ministerstwo Finansów – faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.
Luty 2026: udostępnienie produkcyjnej wersji KSeF
Produkcyjna – czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – wersja Krajowego Systemu e-Faktur, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.
Jak się przygotować na zmiany w fakturowaniu 2026? Lista kontrolna
Rzeczy do zrobienia w 2. kwartale 2025
1. Czy wyznaczyłem osoby odpowiedzialne za przygotowanie firmy do obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF?
Dostosowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur to projekt cross-zespołowy. Dlatego jako menedżer nie powierzaj zadania przygotowania firmy na zmiany w zasadach fakturowania i wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur jedynie głównej księgowej. Najlepiej powołaj specjalny zespół, w skład którego, oprócz specjalisty ds. księgowości, wejdą specjalista ds. IT oraz przedstawiciele działów, współpracujących z kontrahentami.
2. Czy zespół projektowy KSeF wie wszystko o planowanych zmianach w fakturowaniu?
Pierwszym krokiem do przygotowania firmy do nowych obowiązków jest gruntowne poznanie nowych przepisów. Warto więc prześledzić dokładnie informacje publikowane na stronie Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF oraz akty prawne, regulujące wprowadzenie KSeF w Polsce, takie jak:
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076).
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598).
- Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852).
Warto także korzystać z opracowań producentów oprogramowania finansowo-księgowego, które zawierają praktyczne wskazówki i odpowiadają na często zadawane pytania.
3. Czy mam w firmie wdrożony system finansowo-księgowy, który będzie gotowy na KSeF?
To czy firmie łatwo będzie wywiązać się z obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF i ich importowania w dużej mierze zależy od tego, na ile te czynności będzie ułatwiał wykorzystywany w firmie system komputerowy. Jeżeli możesz te czynności wykonać z poziomu wykorzystywanego w firmie systemu ERP, praca księgowych i handlowców będzie znacznie prostsza.
Nowoczesne programy, takie jak moduł Handel enova365 już teraz są wyposażone w wiele funkcji, które ułatwiają obsługę e-faktur. W enova365 są to m.in.
- komunikacja z API KSeF – środowisko testowe, przedprodukcyjne, produkcyjne;
- obsługa schemy FA(2);
- wysyłka faktur sprzedaży z obszaru handlu;
- pobieranie faktur zakupu i sprzedaży do obszaru handlowego i ewidencyjnego;
- wizualizacja faktury KSeF;
- obsługa kodu QR KSeF na wydruku faktury;
- obsługa KSeF w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego;
- automatyzacja komunikacji z KSeF (pobieranie i wysyłanie danych) dzięki Harmonogramowi zadań;
- standardowy proces Workflow dedykowany do obsługi KSeF z możliwością włączenia w istniejące w firmie procesy.
Sukcesywnie, wraz z dodatkowymi szczegółami sposobu działania KSeF, udostępnianymi przez Ministerstwo Finansów, enova365 będzie wzbogacana w nowe funkcje, takie jak m.in. obsługa:
- przelewów i rozliczeń z numerem KSeF oraz identyfikatorem zbiorczym;
- załączników;
- schemy FA(3);
oraz ujmowanie danych na temat faktur z KSeF w pliku JPK_V7.
Rzeczy do zrobienia w 3.-4. kwartale 2025
4. Czy procedury przepływu dokumentów są już zaktualizowane?
Zmiany w zasadach fakturowania, jakie wejdą w życie w 2026 r. wymuszą zmianę procesów w działach księgowości, handlowych czy biurach rachunkowych. Trzeci i czwarty kwartał 2025 r., kiedy zostanie już upubliczniona testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 to najwyższa pora na opracowanie nowych procedur obiegu dokumentów. Warto:
- określić jak będą dostarczane do firmy faktury kosztowe,
- uzgodnić sposób opisywania dokumentów kosztowych,
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur sprzedażowych i wysyłanie ich do KSeF,
- zadbać o uzyskanie dostępu do platformy KSeF i wygenerowanie tokenów z odpowiednimi uprawnieniami.
5. Czy firma przetestowała Aplikację Podatnika KSeF 2.0?
Czy program wykorzystywany na co dzień w firmie jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur? Czy wszystkie funkcje działają zgodnie z przeznaczeniem i nie generują błędów? Ostatni kwartał 2025 r. warto wykorzystać na testy, aby uniknąć problemów w momencie wejścia nowych regulacji w życie.
6. Czy personel został przeszkolony z nowych procedur?
Wszyscy pracownicy, którzy uczestniczą w jakikolwiek sposób w obiegu faktur powinni być świadomi tego, jak w firmie funkcjonować będzie obieg dokumentów po wejściu w życie KSeF i jakie nowe zasady ich obowiązują. Pamiętajmy, że pracownicy, którzy nie będą tego wiedzieć mogą spowodować różne problemy.
Chcesz się dobrze przygotować na zmiany w zasadach fakturowania, jakie wejdą w życie 2026 r.? Sprawdź, jak system ERP enova365 wspiera firmy w obsłudze KSeF. Jeszcze dziś umów się na prezentację, w czasie której poznasz wszystkie szczegóły.
