Rok 2023 to duże zmiany w PPK. Automatyczny zapis będzie dotyczył także tych osób, które wcześniej złożyły rezygnację z uczestnictwa w programie. Jakie dokładnie obowiązki nakłada na pracodawców autozapis do PPK? Porządkujemy wiedzę o PPK.
Spis treści:
- Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?
- Dla kogo Pracownicze Plany Kapitałowe są obowiązkowe?
- Zmiany w PPK w 2023 r.
- Jak się wypisać z PPK – zmiany
- PPK a kary
- Automatyczny zapis do PPK – procesy
- enova365 – system ERP, który kompleksowo usprawnia obsługę PPK
Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to wprowadzony ustawą z 4 października 2018 r. obowiązkowy z punktu widzenia pracodawcy, a dobrowolny dla pracownika system długotrwałego oszczędzania, którego celem jest gromadzenie dodatkowych środków pieniężnych na poczet przyszłych emerytur.
Gromadzone w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych środki zgodnie z treścią ustawy pochodzą z 3 źródeł – od pracodawcy, pracownika oraz państwa.
Pracownik
- Comiesięczna wpłata podstawowa wynosząca 2% wynagrodzenia brutto.
- Comiesięczna wpłata dodatkowa, wynosząca do 2% wynagrodzenia, ustalana z pracodawcą.
Pracodawca
- Comiesięczna wpłata podstawowa wynosząca 1,5% od pensji pracownika brutto (obowiązkowa).
- Comiesięczna wpłata dodatkowa wynosząca do 2,5% od pensji pracownika brutto (dodatkowa).
Państwo
- 250 zł wpłaty powitalnej.
- 240 zł corocznej wpłaty na konto pracownika.
Dla kogo Pracownicze Plany Kapitałowe są obowiązkowe?
Pracownicze Plany Kapitałowe są obowiązkowe dla pracodawców, a dobrowolne dla pracowników.
Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, których umowy objęte są obowiązkowymi składkami emerytalno-rentowymi, co do zasady ma obowiązek dokonywać za nich wpłat do PPK. Każdą nowo zatrudnioną osobę w wieku od 18 do 55 lat obejmuje autozapis do PPK. Oznacza to, że dopóki taki pracownik nie złoży rezygnacji, to automatycznie jest wciągany na listę osób, które uczestniczą w PPK. Autozapis ma na celu zwiększenie liczby uczestników PPK oraz ułatwienie startu w tym programie. Dzięki temu, że pracownicy sami nie muszą dokonywać formalności związanych z przystąpieniem do programu, szansa na to, że zaczną oszczędzać na przyszłą emeryturę, wzrośnie.
Inaczej jest z osobami między 55. a 70. rokiem życia – pracodawca zawiera umowy o prowadzenie PPK wyłącznie na ich wniosek. Nie oznacza to jednak, że takie osoby są pozbawione szans na oszczędzanie. Zgodnie z prawem pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników w tej grupie wiekowej, jak zapisać się do PPK.
Autozapis to procedura, która pojawia się nie tylko przy przyjmowaniu do pracy. Zgodnie z przepisami co 4 lata automatyczny zapis do PPK będzie obejmował wszystkich pracowników, którzy złożyli wcześniej deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK i jednocześnie nie przekroczyli 55 roku życia.
Zmiany w PPK w 2023 r.
Chociaż sam program Pracowniczych Planów Kapitałowych funkcjonuje od 2019 r., to jednak nie wszystkie podmioty miały obowiązek od razu do niego przystąpić. Zasady uczestnictwa w PPK zmieniały się na przestrzeni lat.
PPK – zmiany dotyczące pracodawców w latach 2019-2023:
- 2019 r. – program PPK objął duże przedsiębiorstwa, zatrudniające co najmniej 250 osób.
- 2020 r. – obowiązek zapisu pracowników do PPK objął firmy zatrudniające co najmniej 20 osób,
- 2021 r. – program PPK objął wszystkie podmioty bez względu na stan zatrudnienia.
- 2023 r. – wprowadzenie obowiązku zapisu do PPK wszystkich, którzy wcześniej złożyli deklarację rezygnacji; w 2023 r. ma także miejsce pierwszy automatyczny zapis do PPK, który jest cykliczny i obowiązuje co 4 lata. Kolejne będą w 2027 r. a później 2031 r.
Jak wspomnieliśmy powyżej, w 2023 r. będzie miał miejsce pierwszy automatyczny zapis do PPK dla osób, które wcześniej złożyły rezygnację z PPK. Zgodnie z nowym stanowiskiem PFR wraz z KNF ponowny zapis obejmuje wszystkich, którzy zrezygnowali z uczestnictwa w PPK i są w wieku 18-55 lat w momencie rozpoczęcia ponownego przystąpienia do PPK. Nie ma tu znaczenia, czy deklaracja rezygnacji została złożona przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, czy też w trakcie oszczędzania w programie PPK.
Automatyczny zapis do PPK w 2023 r. nakłada na pracodawców następujące obowiązki.
- Do końca lutego 2023 r. – poinformowanie wszystkich, którzy zrezygnowali z PPK, że zostaną automatycznie zapisani do PPK, a wpłaty do PPK w ich imieniu zostaną wznowione od 1 kwietnia 2023.
- Od marca 2023 r. – zapisanie do PPK osób, które nie są uczestnikami PPK – o ile te osoby nie złożyły ponownie deklaracji rezygnacji z PPK oraz obliczanie i pobieranie za nie wpłat.
- Do 17 kwietnia 2023 r. – dokonanie wpłat do PPK za wyżej wymienione osoby.
Oczywiście osoby, które podjęły decyzję o wypisaniu się z PPK i złożyły w związku z tym stosowną deklarację, mają możliwość ponownego przystąpienia do programu w dowolnym momencie. Muszą jednak sami wyjść z inicjatywą i wyrazić zgodę na odprowadzanie 2% ich wynagrodzenia na PPK.
Jak wypisać się z PPK – zmiany
Pracowników objętych autozapisem może interesować to, jak wypisać się z PPK. Procedura jest prosta. Wystarczy, że takie osoby złożą w terminie od 1 marca 2023 r. rezygnację z PPK. W ten sposób będą poza tym systemem aż do momentu, gdy obejmie ich ponowny autozapis w 2027 r. Warto jednak pamiętać, że pracownik może zrezygnować z PPK w każdym momencie.
Także to jak zapisać się do PPK reguluje ustawa o PPK, która stanowi, że wystarczy złożyć do pracodawcy oświadczenie woli. Wymagany przy tym jest 3-miesięczny staż pracy u danego pracodawcy. Pracodawca, któremu pracownik złożył wniosek o przystąpieniu do PPK, ma obowiązek zgłosić takiego pracownika do instytucji finansowej, z którą ma podpisaną umowę o prowadzenie PPK do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył wniosek o objęcie go programem PPK.
Automatyczny zapis natomiast powoduje, że wszystko to dzieje się automatycznie. Wyznaczono konkretne daty, wspomniane powyżej, w których pracodawca musi poinformować o autozapisie oraz zacząć pobierać wpłaty na PPK.
PPK a kary
Z tego względu, że zarówno udział w PPK, jak i autozapis jest obowiązkowy, pracodawcy muszą przestrzegać procedur narzuconych przez obowiązujące przepisy. To, czy stosują się do nałożonych na nich obowiązków, może kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy. Przewidziano też sankcje w wysokości od 1 000 do 1 000 000 złotych za następujące uchybienia:
- brak zawarcia umowy o prowadzenie PPK pomimo takiego obowiązku,
- brak wpłat na PPK pomimo takiego obowiązku,
- brak stosownej dokumentacji,
- podawanie nieprawdziwych danych.
Chociaż z punktu widzenia pracodawcy lepiej, gdy do PPK przystąpi mniej osób, to za nakłanianie pracowników do rezygnacji z PPK może zostać nałożona grzywna w wysokości aż do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń danego pracodawcy.
Autozapis do PPK – procesy
Przepisy o PPK nakładają na działy kadrowo-płacowe cały szereg obowiązków. Muszą one między innymi na bieżąco monitorować statusy swoich pracowników względem PPK oraz informować stosowne osoby o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK lub o możliwości przystąpienia do programu na ich wniosek (osoby w wieku 55-70). Muszą także ewidencjonować ewentualne rezygnacje, naliczać składki na poczet PPK i odprowadzać je do stosownych instytucji finansowych.
Lista tych obowiązków jest tak szeroka, że Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią dla biznesów duże przedsięwzięcie organizacyjne. Dlatego producenci systemu ERP enova365 opracowali rozwiązania, umożliwiające kompleksową obsługę wszystkich procesów, związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, takich jak:
- autozapisanie pracownika w wieku do 55 lat do PPK,
- zapisanie pracownika po 55 roku życia do PPK,
- obsługa żądań wypłat transferowych,
- złożenie deklaracji o zmniejszeniu/zwiększeniu wpłaty podstawowej pracownika,
- złożenie deklaracji rezygnacji z PPK lub ponownego przystąpienia pracownika do PPK,
- wycofywanie złożonych deklaracji,
- zmiana danych osobowych w PPK.
W jaki sposób zapanować nad zapewnieniem sprawnej obsługi tych procesów? Odpowiedzią na potrzeby pracodawców są systemy klasy ERP, takie jak enova365, które mają wszystkie funkcje, potrzebne do obsługi PPK.
enova365 – system ERP, który kompleksowo usprawnia obsługę PPK
System ERP enova365, a w szczególności jego moduł Kadry Płace, pozwala działom kadrowo-płacowym sprawnie obsługiwać wszystkie procesy biznesowe, ciążące na pracodawcy i dotyczące programu Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Jeżeli interesuje Cię wykorzystanie tego nowoczesnego systemu w pracy działu kadrowo-płacowego w Twojej firmie, skontaktuj się z nami i umów prezentację. W czasie jej trwania nasz specjalista pokaże Ci możliwości, jakie da Twojej firmie enova365, albo jeszcze dziś pobierz demo systemu i wypróbuj wszystkie funkcje.
