Krajowy System e-Faktur KSeF, bezpłatna wysyłka faktur do KSeF
enova365 łączy swoich użytkowników z Krajowym Systemem e-Faktur bez dodatkowych opłat.
Krajowy System e-Faktur to standardowa integracja w enova365
Krótszy termin zwrotu VAT.
Przyspieszenie obiegu dokumentów.
Bezpłatne archiwum elektronicznych faktur.
Darmowa platforma EDI.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Czy wiesz, że enova365 łączy swoich klientów z Krajowym Systemem e-Faktur bezpłatnie (w cenie standardowej licencji)? W przeciwieństwie do innych oprogramowań, klienci enova365 mają w standardzie integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Nie pobieramy dodatkowych opłat za wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF. Wybierz rozsądnie oprogramowanie i korzystaj z udogodnień, jakie daje KSeF.
Krajowy System e-Faktur KSeF, to więcej niż platforma wymiany faktur między przedsiębiorstwami.
KSeF to także:
• miejsce zbierania i archiwizowania dokumentów – faktury elektroniczne w KSeF utrzymywane są przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione; po upływie tego okresu przechowywanie faktur leży w gestii podatnika, który jest zobowiązany robić to do upływu terminu przedawnienia,
• narzędzie analizy i kontroli – administracja skarbowa, która ma szeroki dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
FAQ
Co to jest KSeF?
KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to centralna, nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową baza faktur elektronicznych. To teleinformatyczna forma gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli tzw. faktur ustrukturyzowanych.
KSeF – od kiedy obowiązkowy?
Polskie firmy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już od 1 stycznia 2022 r. Do końca stycznia 2026 r. przystąpienie do KSeF i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych będzie jednak dobrowolne. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowo będą musieli korzystać z KSeF przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Dla wszystkich pozostałych firm, obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r.
Co robi wystawca faktury w KSeF?
W celu wysłania i pobrania faktury elektronicznej przedsiębiorca musi:
- założyć konto na platformie KSeF,
- zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur,
- wystawić fakturę dla odbiorcy,
- wygenerować plik XML z tą fakturą, zgodny ze specyfikacją KSeF i wysłać ją na platformę KSeF za pośrednictwem systemu ERP, łączącego się z Web API KSeF; wysłanie faktury wymaga autoryzacji procesu przez zarejestrowaną osobę fizyczną za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
Sprzedawca może dostarczyć nabywcy fakturę w dowolnej formie, nie tylko przez Krajowy System e-Faktur.
Co robi KSeF?
Krajowy system faktur waliduje fakturę i wysyła informację zwrotną o jej poprawności wraz z nadanym numerem w KSeF.
Co robi odbiorca faktury?
Odbiorca, który również założył konto w KSeF pobiera fakturę z platformy i importuje do swojego systemu, w którym powstaje faktura zakupu.
Odbiorca faktury nie jest zobowiązany do pobierania faktur elektronicznych wyłącznie przez krajowy system faktur.
Dlaczego warto przystąpić do KSeF ?
Darmowa platforma EDI
Bezpłatne archiwum faktur elektronicznych
Przyspieszenie obiegu dokumentów
Krótszy termin zwrotu VAT dzięki KSeF
Zwolnienie z JPK na żądanie
Darmowa platforma EDI
KSeF umożliwia elektroniczną wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi, czyli natychmiastowo przekazuje informacje, które są zawarte w dokumentach handlowych. Dołączając do KSeF, zyskujesz więc za darmo możliwość elektronicznej wymiany faktur.
Bezpłatne archiwum faktur elektronicznych
Nie musisz już drukować i archiwizować faktur w firmie, ani wystawiać duplikatów. Wysyłając fakturę do krajowego systemu e-faktur i odbierając faktury za jego pośrednictwem w pełni wywiążesz się z obowiązku archiwizacji faktur.
Przyspieszenie obiegu dokumentów
Krajowy System e-Faktur ma pozytywny wpływ na obieg dokumentów. Odbiorca będzie szybciej otrzymywał faktury i szybciej przekazywał je do akceptacji w firmie. Im mniej dni potrzeba na wewnętrzną akceptację kosztów, tym szybciej faktury będą opłacane, a sprzedawca w krótszym czasie odzyska swoją należność.
Krótszy termin zwrotu VAT dzięki KSeF
Dla podatników, którzy działają dłużej niż 12 miesięcy i w całym okresie rozliczeniowym wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane obowiązuje skrócony termin zwrotu VAT. Otrzymają oni jego zwrot o 20 dni szybciej niż pozostałe firmy – już po 40 dniach.
Zwolnienie z JPK na żądanie
Biznes, który korzysta z krajowego systemu faktur nie ma już obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.
KSeF - wyzwania
Przyspieszony obieg dokumentów może zwiększyć zapotrzebowanie na środki pieniężne, a wdrożenie KSeF i dostosowanie procesów – generować dodatkowe koszty, związane m.in. z koniecznością zaprojektowania procesów, przeszkolenia pracowników oraz dostosowania systemu informatycznego do nowych potrzeb. Dodatkowo, w Krajowym Systemie e-Faktur nie ma możliwości:
- poprawienia raz wystawionego dokumentu,
- umieszczenia kodów nabywcy i odbiorcy – jest tylko EAN,
- dodawania do faktur załączników – protokołów, specyfikacji czy gwarancji,
- wystawiania faktur według indywidualnego wzorca, np. z logiem firmy.
Warto jednak pamiętać, że wkrótce przystąpienie do KSeF nie będzie już dobrowolne. Lepiej więc zawczasu przygotować się na wyzwania. Przeanalizuj proces generowania faktur i zaimplementuj procedury, które zagwarantują poprawność faktur i rozliczeń z kontrahentami także po dołączeniu do KSeF. Czas niezbędny do przygotowania się na nadchodzące zmiany zainwestuj też we wdrożenie rozwiązań klasy ERP, które już teraz są przystosowane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, takich jak enova365.
Jak obsłużyć KSeF z enova365?
System KSeF działa na podobnej zasadzie jak elektroniczna wymiana danych czyli EDI, a enova365 umożliwia ją już od wielu lat.
W enova365 przy każdej fakturze znajduje się zakładka, która umożliwia wykonanie czynności służących do przesłania jej w trybie elektronicznego obiegu dokumentów. enova365 umie też odczytywać pliki XML. Jest więc przystosowana do obsługi faktur ustrukturyzowanych w formacie zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów.
Przy imporcie lub eksporcie faktur możesz przejrzeć ich strukturę i upewnić się, że dane w niej zawarte są prawidłowe.
Warto wiedzieć, że klienci enova365 nie płacą dodatkowo za integrację z KSeF.
Jak wysłać albo odebrać fakturę KSeF w enova365
Jak wysłać fakturę KSeF w enova365?
1. Zaloguj się do systemu.
2. Wystaw dokument sprzedaży za towar lub usługę.
3. Zatwierdź fakturę.
4. Wyślij fakturę do KSeF. Możesz wykorzystać do tego wbudowaną funkcję znajdującą się w czynnościach, albo skorzystać z funkcji widocznej na zakładce na fakturze. System enova365 podpowie Ci domyślnie definicję komunikatu potrzebną do wysłania e-faktury Krajowy System e-Faktur. Kliknij „wyślij”.
5. Po krótkim czasie oczekiwania dokument jest wysłany, a ty otrzymujesz wewnętrzny numer KSeF, który jest unikalny dla dokumentu.
6. Przesłana elektroniczna faktura jest dostępna do odbioru u kontrahenta.
Jak zaimportować, czyli odebrać fakturę KSeF w enova365?
1. Zaloguj się do systemu.
2. Z poziomu bazy danych przypisanej do danego NIP-u pobierz fakturę do ewidencji. Przesłana faktura jest fakturą zakupu. Możesz pobrać fakturę, wykorzystując wbudowaną funkcję. System podpowie Ci domyślnie definicję komunikatu potrzebną do zaimportowania faktur.
• Wybierz przedział czasowy, za który chcesz pobrać faktury. System enova365 pozwala na pobieranie faktur KSeF z różnych przedziałów czasowych, w tym z całego miesiąca.
• Możesz zaimportować jeden dokument, albo pobierać faktury grupowo.
3. Pobrane faktury zapisują się na dysku lokalnym we wskazanej lokalizacji i są gotowe do importu po stronie enova365.
4. Zaimportuj tak przygotowane pliki wykorzystując do tego czynność wbudowaną – czyli Krajowy System e-Faktur import.
KSeF - co radzi ekspert?
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Co to jest?
Faktura ustrukturyzowana to faktura, która zawiera odpowiednie, zdefiniowane w przepisach informacje i ma specjalną strukturę.
Format
E-faktura KSeF to plik XML, generowany według określonego wzorca. Platforma KSeF umożliwia także jej wizualizację w formacie PDF.
Udostępnianie i otrzymywanie
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana przy użyciu interfejsu KSeF. Ma przydzielony przez system numer identyfikacyjny.
Zakres raportowanych informacji
Ministerstwo Finansów zdefiniowało 370 pól faktur elektronicznych. Choć część pól w schemie faktury ustrukturyzowanej jest opcjonalna – czyli ich nieuzupełnienie może nie stanowić problemu pod względem technicznym – zakres informacji wymagany w schemie e-faktury jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M, czy JPK_FA.
Data wystawienia
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu, w którym zostaje przesłana do systemu. Wówczas dokument jest weryfikowany w oparciu o wzór faktury ustrukturyzowanej. Jeśli jego odbiorca nie wyraził akceptacji, faktura zostanie mu przesłana w postaci z nim uzgodnionej.
KSeF – projekt ustawy
Ministerstwo Finansów poinformowało, że Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest w Polsce na mocy następujących ustaw:
1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076),
2. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
Przygotuj firmę na szanse i wyzwania związane z KSeF
Jako producent enova365, razem z siecią Autoryzowanych Partnerów, oferujemy wsparcie na każdym etapie działań związanych z przygotowaniem firm na przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur.
1. Analiza procesów
Sprawdzenie, jak przebiegają procesy finansowo-księgowe i gdzie po dołączeniu do KSeF mogą pojawiać się problemy.
2. Przebudowa procedur finansowo-księgowych
Wdrożenie procesów, których przebieg gwarantuje, że powstające dokumenty będą poprawne, a ewidencja kosztów i zamówień zgodna z polityką firmy po przystąpieniu do KSeF nadal będzie możliwa.
3. Automatyzacja
Dostosowanie istniejących rozwiązań informatycznych do integracji z KSeF oraz systemami kontrahentów lub wdrożenie nowego oprogramowania. Przygotowanie pracowników do obsługi nowych procesów finansowo-księgowych.
Masz pytanie o system elektronicznych faktur?
Jakie nowe obowiązki będą mieli przedsiębiorcy w związku z KSeF?
Obowiązki przedsiębiorców po przystąpieniu do KSeF to między innymi:
- wysyłanie faktur elektronicznych,
- otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych,
- pobieranie potwierdzeń i nadanych numerów KSeF,
- rejestrowanie osób uprawnionych do KSeF.
KSeF – od kiedy obowiązek?
1 lutego 2026 r. to termin, po którym dołączenie do KSeF jest obowiązkowe dla największych firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Pozostali podatnicy będą musieli dołączyć do KSeF 1 kwietnia 2026 r.
Krajowy System e-Faktur – jaka ustawa?
Ministerstwo Finansów opublikowało już podstawę prawną wprowadzenia w życie KSeF. Są to ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy od towarów i usług oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r.
Jak skorzystam dzięki KSeF?
Krajowy system e-faktur już teraz stanowi obszerne, bezpłatne archiwum faktur. Ich obieg jest szybszy, niż obieg faktur papierowych. Przyspieszeniu ulegają procesy zamknięcia ksiąg oraz ściągalności należności. Firma działa efektywniej, bo procesy finansowo-księgowe zajmują mniej czasu, należności odzyskiwane są szybciej, a zarząd ma łatwy wgląd w informacje o kosztach i przychodach.