Program do pracy zdalnej

Wyzwanie 2: Korzystanie z wielu narzędzi informatycznych

W firmach, w których korzysta się z pudełkowych programów do zarządzania projektami, w tym do zarządzania pracą zdalną, dane z różnych obszarów działalności firmy rozrzucone są w różnych systemach. Generuje to dodatkową pracę, poświęcaną na szukanie, kopiowanie czy porównywanie danych. 

Rozwiązanie:

System do pracy zdalnej od enova365 to jeden z modułów systemu ERP. Dane o czasie pracy realizacji poszczególnych zadań są automatycznie przekazywane do Kadr i Płac lub działu Księgowości, i wykorzystywane do rozliczeń płac, czy analiz kosztów. Po zakończeniu projektu można go rozliczyć, wystawiając potrzebne dokumenty handlowe w module Handel. Wszystko odbywa się w jednym narzędziu, zasilanym jedną wspólną bazą danych. 

Wyzwanie 3: Słaby wgląd w postęp projektów

Zarządzanie pracą zdalną wiąże się z tym, że nie siedzisz obok swojego zespołu, przez co trudniej ad hoc sprawdzić czym się zajmują się pracownicy. Jest to szczególnie widoczne w zespołach, które nie mają wdrożonych procedur - zarządzanie zespołem kończy się na zwiększonej liczbie spotkań online. 

Rozwiązanie:

System pracy zdalnej enova365 umożliwia sprawdzenie stopnia zaawansowania każdego zleconego zadania, bez konieczności mnożenia spotkań na temat postępów w projekcie. Jeżeli dokumentacja jest prowadzona regularnie, widać, kiedy projekt się opóźnia, co powoli wkroczyć kierownikowi we właściwym momencie.  Pozwala też ocenić wydajność poszczególnych pracowników, analizując czas realizacji poszczególnych zadań. 

Wyzwanie 4: Ręczne raportowanie – wewnętrzne i do kontrahentów

Rozliczasz się na podstawie stawek godzinowych? Pracujesz w branży serwisowej, w której producenci żądają dokładnego raportowania przebiegu serwisu? Chcesz oszacować, jakie koszty generują poszczególne etapy realizacji zadań? Praca w modelu rozproszonym, w tym rozliczana godzinowo, dotyczy wielu branż. Wiele z nich nadal ma problem ze spójnością raportowania - mnożenie dokumentacji opóźnia rozliczenie pracy.

Rozwiązanie:

Aplikacja do pracy zdalnej enova365, która pozwala na łatwe ewidencjonowanie niezbędnych informacji i przetwarzanie ich, dzięki modułowi Business Intelligence. W efekcie raport, który zawiera wszystkie potrzebne informacje, można wygenerować przy pomocy kilku kliknięć. 

Wyzwanie 5: Wprowadzenie pracy zdalnej zgodnie z przepisami Kodeksu pracy

Praca zdalna do niedawna była cenionym benefitem, ale nie była prawnie uregulowana. Nowelizacja Kodeksu pracy sprawia, że nie tylko pracodawca będzie mógł zdecydować o przejściu na pracę zdalną. W niektórych okolicznościach pracodawca będzie musiał to zrobić także na wniosek pracownika. Firma powinna być gotowa na Kodeks pracy, a praca na niezintegrowanych narzędziach jest problemem z powodu braku spójności procedur.

Rozwiązanie:

enova365 jest znana ze swojej szybkiej reakcji na zmiany w przepisach. Program do zdalnej pracy enova365 jest nie tylko spójny z Kodeksem pracy. Program jest domyślnie rozwijany z myślą o pracy w modelu rozproszonym: jest dostępny z każdego urządzenia, również w chmurze. Poza modułem Praca Hybrydowa, enova365 oferuje narzędzia do samoobsługi pracowniczej, e-teczki pracownicze czy elektroniczny obieg dokumentów.

Planowanie pracy zdalnych zespołów

Zorganizuj pracę od ogółu do szczegółu – w oparciu o strukturę drzewa. Zacznij od pakietu prac, przez grupę zadań, aż po zadania.

Deleguj zadania – do każdego zadania przypisz osobę lub zespół osób, odpowiedzialnych za ich wykonanie.

Wyznaczaj czas realizacji zadań – określ, kiedy zadanie będzie realizowane oraz ile czasu potrzeba na jego wykonanie.

Ustalaj kolejność wykonywania zadań, tak, żeby kolejne zadania mogły zostać wykonane dopiero, kiedy zostaną zakończone te, których zakończenie jest wcześniej wymagane.

Optymalizacja przepływu informacji

Śledź status zadań, które Cię interesują – otrzymuj powiadomienia o zmianie statusu zadań, które zdecydujesz się „zaobserwować”.

Komentuj i czytaj komentarze do zadań – zyskaj możliwość wstawiania komentarzy do zadań, także wywołując przy tym innego użytkownika programu do pracy zdalnej. Osoba wywołana w komentarzu otrzyma powiadomienie systemowe. 

Przesyłaj i odbieraj wiadomości korzystając z list powiadomień – wysłane lub odebrane. Z poziomu pierwszej możesz przygotować i przesłać wiadomość do pozostałych użytkowników narzędzia do pracy zdalnej. W zależności od posiadanych praw na liście tej dostępny jest podgląd powiadomień wygenerowanych przez zalogowanego użytkownika lub wszystkich powiadomień. Lista Odebrane daje możliwość podglądu oraz potwierdzenia otrzymywanych powiadomień. 

Podgląd zadań i zarządzanie nimi

Zyskaj wgląd w listę zadań – systemy pracy zdalnej, takie jak enova365, umożliwiają wgląd w listę zadań przypisanych do operatora oraz całej firmy. 

Zarządzaj zadaniami – możesz zarządzać strukturą drzewa, modyfikując relacje między zadaniami, także przy użyciu wygodnego mechanizmu drag & drop. 

Kopiowanie aktywności – kreuj cyklicznie powtarzające się aktywności poprzez funkcję kopiowania.

Filtrowanie list aktywności

Filtruj drzewo aktywności na wybranym poziomie (możesz filtrować według pakietów prac, grup zadań lub zadań), zawężając wyniki do danego pracownika, całego zespołu lub do prowadzącego. Filtruj zadania według ich stanu aktywności, stanu realizacji oraz priorytetu.

Rejestrowanie w tle czasu wykonania zadań

Włączaj stoper, kiedy zaczynasz pracę nad zadaniem. Po uruchomieniu stopera czas pracy rejestrowany jest w tle, niezależnie od widoku, w którym odbywa się praca zdalna, aż do momentu jego zatrzymania. Każdy pracownik korzystający ze stopera rejestruje czas pracy w sposób niezależny. Jednocześnie, gdy nad jednym zadaniem pracuje kilkoro pracowników, sumaryczny czas poświęcony na realizację zadania również zostaje zaewidencjonowany. Czasy realizacji zadań zsumowane są w Grupach Zadań i Pakietach Prac, dzięki czemu menedżer ma wgląd w czas pracy wielu osób, co ułatwia delegowanie zadań pracownikom.

Ręczne rejestrowanie czasu realizacji zadań 

Możesz dodać nową pozycję czasową lub edytować datę, godzinę i długość czasu wykonania zadania oraz wpisać uwagi. Program pozwala rejestrować czas pracy nad zadaniem nie tylko za pomocą stopera, ale także ręcznie. Program do zdalnej pracy wskazuje wszystkie czynności wykonywane w systemie, dzięki czemu pracownik nie musi pamiętać nad jakimi zadaniami i w jakich godzinach pracował. Można łatwo sprawdzić wszystkie operacje jakie wykonał w systemie. Umożliwia to zarejestrowanie czasu pracy dla wielu zaznaczonych czynności i przypisanie ich do nowego lub już istniejącego zadania.

Filtrowanie danych o realizacji zadań według operatora, zespołu czy czasu. 

Wylistuj operatora, pracownika lub cały zespół, który wykonywał zadania oraz filtruj ewidencję czasu pracy według dni, tygodni czy miesięcy. Z tak przygotowanych list bezpośrednio w systemie można utworzyć raport z wykonywanej pracy, który pokaże co zrobił dany zespół i konkretna osoba oraz w jakim czasie.

Otrzymywanie powiadomień o przekroczeniach/braku ewidencji czasu

Otrzymuj informacje, gdy czas pracy nad zadaniem jest za krótki lub za długi. Możesz określić minimalny czas jaki należy zarejestrować w danym dniu do wykonywanych zadań. W wypadku niezarejestrowania odpowiedniej ilości czasu do zadań, użytkownik otrzyma stosowny komunikat podczas rejestrowania rozpoczęcia pracy w kolejnym dniu (w systemie RCP). Z drugiej strony, gdy pracownik przekroczył zaplanowany na wykonanie zadania czas, menedżer otrzyma powiadomienie o przekroczonym czasie.