- 1. Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym – aspekty prawne oraz bezpieczeństwo
- 2. Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?
- 3. Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365?
- 4. Zalety korzystania z programu do podpisywania dokumentów zintegrowanego z enova365
- 5. Jak mogę dodać e-podpis do enova365?
- 1. Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym – aspekty prawne oraz bezpieczeństwo
- 2. Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?
- 3. Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365?
- 4. Zalety korzystania z programu do podpisywania dokumentów zintegrowanego z enova365
- 5. Jak mogę dodać e-podpis do enova365?
W czasach, kiedy cyfrowa transformacja nie jest opcją, a koniecznością, podpis elektroniczny jest niezbędnym rozwiązaniem dla firm, którym zależy na szybkim i bezpiecznym obiegu dokumentów. Podpisy elektroniczne oraz zarządzanie procesem podpisywania jest również dostępne w enova365 dzięki integracji z Autenti – największą platformą oferującą usługi zaufania w Polsce, która umożliwia szybkie i bezpieczne zarządzanie dokumentami, łącząc funkcje e-Podpisu, e-Doręczeń i e-Identyfikacji w jednym narzędziu. Sprawdź, jakie korzyści przynosi zastosowanie e-podpisu oraz jak wygląda proces podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- jakie są rodzaje podpisów elektronicznych,
- od czego zależy wybór podpisu elektronicznego,
- jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym,
- jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365,
- w jakich organizacjach sprawdzi się elektroniczne podpisywanie dokumentów,
- jak dodać podpis elektroniczny do enova365.
Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym – aspekty prawne oraz bezpieczeństwo
Usługa podpisywania dokumentów świadczona przez Autenti umożliwia komunikację pomiędzy nadawcą a odbiorcami procesu podpisywania dokumentów, zapoznanie się z ich treścią oraz składanie oświadczeń woli z wykorzystaniem dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego.
Dokument, do którego dołączono podpisy elektroniczne lub z którym są one logicznie powiązane, jest datowany za pomocą Kwalifikowanego Znacznika Czasu i zabezpieczony pieczęcią elektroniczną Autenti, w celu ochrony jego integralności oraz zapewnienia pewności, co do daty i czasu.
Istnieje jednak kilka rodzajów podpisów elektronicznych, na co warto zwrócić uwagę przed przystąpieniem do procesu podpisywania:
- podpis elektroniczny – najprostsza forma podpisu elektronicznego wystarczająca do spełnienia wymogu złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej w rozumieniu art. 772 Kodeksu cywilnego, czyli dla zdecydowanej większości dokumentów funkcjonujących w polskim i europejskim obrocie gospodarczym, które nie wymagają zachowania dla swojej ważności formy pisemnej. Podpis elektroniczny opiera się na deklaracji tożsamości nadawcy oraz jej potwierdzeniu przez podpisującego, poprzez uwierzytelnienie adresem e-mail/numerem telefonu;
- zaawansowany podpis elektroniczny – podpis elektroniczny spełniający dodatkowe wymogi, przede wszystkim dotyczące określenia tożsamości osoby składającej podpis. Jego wymogi zostały opisane w art. 26 Rozporządzenia eIDAS, zgodnie z którymi zaawansowany podpis elektroniczny jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej, jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, jest powiązany z podpisanymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. W ramach usługi podpisu zaawansowanego, w celu spełnienia dodatkowych wymogów, Autenti przeprowadza dodatkową, automatyczną i w pełni zdalną weryfikację tożsamości osoby podpisującej, przed złożeniem podpisu na dokumencie;
- kwalifikowany podpis elektroniczny – jest to podpis elektroniczny, który oprócz wymogów z art. 26, o którym mowa powyżej, musi spełniać również wymogi Załącznika nr 1 do Rozporządzenia eIDAS, w tym opierać się o indywidualny certyfikat podpisu oraz który charakteryzuje się jeszcze wyższym poziomem bezpieczeństwa co do tożsamości, z uwagi na fakt, iż może być świadczony wyłącznie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Przepisy prawa zrównują kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem odręcznym, co pozwala na spełnienie formy pisemnej dla wszystkich czynności prawnych, które wymagają takiej formy dla jej ważności, tj: m.in. umowa przenosząca prawa własności intelektualnej, umowa o zakazie konkurencji, umowa poręczenia, umowa leasingu. W uproszczeniu, jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, odręcznego podpisu, mający taką samą moc prawną.
Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu elektronicznego zależy od rodzaju dokumentu, poziomu ryzyka i wymagań prawnych. W ramach usługi obsługi podpisywania, Platforma Autenti oferuje również dodatkowe funkcjonalności, pozwalające na zabezpieczenie procesu podpisywania, tj. możliwość zabezpieczenia dostępu do dokumentu na Platformie Autenti przed nieuprawnionym dostępem, poprzez autoryzację kodem SMS oraz zabezpieczenia wysyłki dokumentu do odbiorców po zakończonym procesie podpisywania, poprzez autoryzację kodem SMS.
Dzięki Soneta e-Podpis Konektor zarządzanie procesem podpisywania oraz składanie podpisów elektronicznych jest dostępne również w systemie ERP enova365. Jest ona dostępna za sprawą integracji z największym w Polsce dostawcą podpisu elektronicznego i innych usług zaufania – firmą Autenti.
Autenti to dostawca usług zaufania w rozumieniu Rozporządzenia eIDAS, wpisany na listę prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji, który integruje w ramach własnej platformy wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych przewidzianych prawem, dostarcza narzędzia i funkcjonalności umożliwiające jeszcze szybsze i bardziej bezpieczne podpisywanie dokumentów, a także ich cyfrową walidację. Oprócz elektronicznego podpisywania dokumentów Autenti oferuje również kwalifikowaną usługę e-Doręczeń, umożliwiając przedsiębiorcom, konsumentom oraz innym instytucjom bezpieczne i zgodne z prawem przesyłanie korespondencji w formie cyfrowej. Współpracując z ponad 11 000 firm, a także sygnując już ponad 11 milionów dokumentów w Polsce i Europie, Autenti wspiera liderów cyfrowej transformacji, przyspiesza i optymalizuje procesy biznesowe oraz ogranicza zużycie papieru.
Korzystanie z Autenti jest bezpieczne, ponieważ dane użytkowników, osób podpisujących oraz wszystkie dokumenty procesowane w ramach Platformy Autenti są przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym kryptograficznie środowisku chmurowym. Autenti stosuje również odpowiednie algorytmy kryptograficzne dla szyfrowania przesyłu, zabezpieczenia typu DMARC oraz DKIM i wiele innych. Procesy oraz środki bezpieczeństwa wdrożone przez Autenti podlegają corocznym audytom, w tym m.in. w ramach certyfikacji za zgodność z normą ISO 27001:2022 czy dedykowanym dla dostawców usług zaufania standardem ETSI 319 401.
Integracja pomiędzy Platformą Autenti a systemem ERP enova365 oparta jest o bezpieczne kanały komunikacji dzięki dedykowanej integracji.
Soneta e-Podpis Konektor we współpracy z platformą Autenti nie wymaga zastosowania dodatkowych urządzeń fizycznych, jak czytnik i karta kryptograficzna. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu i – ewentualnie – telefon komórkowy z aplikacją, pozwalającą na potwierdzenie tożsamości podpisującego.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?
Podpis elektroniczny pozwala na podpisywanie różnego typu dokumentów firmowych: handlowych, księgowych, pracowniczych czy urzędowych. Takie rozwiązanie usprawnia obieg informacji i przyspiesza procesy w organizacji.
Co można podpisywać za pomocą Soneta e-Podpis Konektor?
- umowy z kontrahentami (np. najmu, sprzedaży, leasingu);
- umowy z pracownikami (np. o pracę, umowy cywilnoprawne, kontrakty menedżerskie);
- dokumenty urzędowe wysyłane z systemu enova365 do organów administracji publicznej (np. za pomocą usługi e-Doręczenia, zintegrowanej z systemem enova365);
- dokumenty księgowe i kadrowe (np. świadectwo pracy, PIT-11, regulaminy, skierowania na badania lekarskie).
Wykorzystanie podpisu elektronicznego jest doskonałym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które stawiają na pracę hybrydową lub zdalną. Dzięki cyfryzacji procesów podpisywania oraz wysyłki dokumentów (e-Doręczenia), nie trzeba osobiście stawiać się w siedzibie firmy, aby podpisać niezbędne dokumenty oraz składać wizyt w oddziałach pocztowych czy ponosić kosztów obsługi kurierskiej. Można to zrobić z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
Jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym w enova365?
Podpisywanie dokumentów elektronicznie za pomocą Soneta e-Podpis to krótki proces, który można opisać w kilku prostych krokach.
- Przygotowanie dokumentu do podpisania.
- Określenie parametrów podpisu (np. kto ma podpisać, jakim rodzajem podpisu).
- Wysłanie plików do platformy Autenti.
- Podpisanie dokumentów przez wskazane osoby.
- Archiwizacja pobranych dokumentów w systemie enova365.
Zalety korzystania z programu do podpisywania dokumentów zintegrowanego z enova365
Bez wątpienia podpisywanie dokumentów elektronicznie pozwala na redukcję czasu niezbędnego do obsługi transakcji, generowanie oszczędności oraz usprawnianie procesów wewnątrz organizacji. To korzyści, które doceniają szczególnie firmy dbające o efektywność procesów związanych z obiegiem dokumentów.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla:
- przedsiębiorstw chcących przenieść prowadzoną dokumentację na wersję elektroniczną,
- firm, którym zależy na uproszczeniu komunikacji z kontrahentami i administracją publiczną,
- przedsiębiorstw chcących przenieść prowadzoną dokumentację na wersję elektroniczną,
- organizacji, którym zależy na bezpieczeństwie, w tym bezpieczeństwie prawnym w relacjach biznesowych,
- biur rachunkowych chcących przyspieszyć pracę przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Soneta e-Podpis Konektor pozwala na wykorzystanie wszystkich możliwości enova365. Całą procedurę przygotowania do podpisu wykonasz w jednym systemie ERP, co umożliwia dostęp do:
- różnych użytkowników w systemie, którzy mogą być wyznaczeni jako podpisujący dokumenty (operatorzy, pracownicy, osoby kontaktowe kontrahentów);
- różnych typów dokumentów wykorzystywanych w systemie.
Dzięki wykorzystaniu standardowych procesów Workflow w enova365 użytkownik może skupić się na wyborze podpisujących, rodzaju wymaganego podpisu i określeniu kolejności podpisywania.
Jak mogę dodać e-podpis do enova365?
Soneta e-Podpis Konektor to dodatek dostępny w enova365, zapewniający integrację z Platformą Autenti w zakresie podpisywania dokumentów. Dodatek można dokupić do systemu ERP enova365.
Soneta e-Podpis Konektor integruje się z Autenti – największą platformą do składania podpisów elektronicznych w Polsce. Autenti umożliwia szybkie i bezpieczne zarządzanie dokumentami, łącząc funkcje e-Podpisu, e-Doręczeń i e-Identyfikacji w jednym narzędziu.
Aby korzystać ze wszystkich wymienionych funkcji, należy wykupić bezpośrednio w Autenti odpowiedni plan API, paczkę dokumentów do podpisu i – w razie potrzeby – kwalifikowane podpisy elektroniczne. Pełne informacje dostępne są na zapytanie pod adresem sales@autenti.com
Chcesz dowiedzieć się więcej o integracji enova365 z Autenti oraz dodatku Soneta e-Podpis Konektor? Umów się na prezentację!
